7.3. Отчетность по билетно-кассовым операциям на
вокзалах
Работа вокзала, связанная с билетно-кассовыми операциями и поступлением
денежной выручки, учитывается ежесуточно. На основе этого учета по
установленным периодам составляют отчетность о продаже билетов.
Правильное ведение учета по операциям билетных касс, составление
отчетности о продаже билетов и своевременное предоставление ее в
финансовую службу управления дороги имеют важное значение для
организации билетно-кассовой работы и управления пассажирскими
перевозками в целом.
Отчеты о продаже билетов являются единственным источником, по которому
учитываются доходные поступления от пассажирских перевозок, определяются
производственные и финансовые показатели работы дорог. Кроме того, эти
отчеты содержат данные для разработки статистических показателей, а
именно: отправление пассажиров по каждой станции по видам сообщений,
населенность пассажирского вагона, фактические потоки пассажиров. Эти
данные используют при составлении графика движения пассажирских поездов
и разработке мер, направленных на обеспечение рационального
использования вагонов пассажирского парка и развитие пассажирского
хозяйства.
Корешки проездных и перевозочных документов (включая оформленные по ДТМ)
поступают в группу учета и отчетности со всех станций, прикрепленных к
данному пункту финансового учета. Корешки поступают в ГУО ежедневно.
Исключение составляют станции с небольшим объемом работы, присылающие
корешки за пятидневку. Макеты по машинам БПМФ поступают утром первого
числа месяца, следующего за отчетным.
Операторы проверяют все корешки проездных и перевозочных документов,
составляют отчеты по воинским перевозкам за пятидневку, проверяют
накопительные карточки и формируют отчет за месяц
по ДТМ, получают из системы справки, касающиеся
оформления перевозок багажа, грузобагажа, багажа на руках, передают в ВЦ
информацию о получении документов из билетно-бланкового склада
(сообщение № 3387), расходе бланковых документов строгой отчетности
(сообщение № 3389), продаже пригородных билетов билетопечатающими
машинами БПМФ (сообщения № 3385, 3395), взысканных платежах (сообщение №
3384).
Ввод информации с корешков и макетов заканчивается первого числа
следующего за отчетным месяца. Для пункта передачи расчет считается
законченным, когда все переданные сообщения приняты к расчету согласно
«Справке о принятых и непринятых к расчету сообщениях». По окончании
расчета макеты-отчеты вместе с приложениями (корешки бланковых билетов и
доплат, испорченные проездные документы) за отчетный месяц
предоставляются в финансовую службу дороги. Отчеты отправляются не
позднее третьего числа месяца, следующего за отчетным.
В отчетность билетного кассира входят бланки начального и конечного
отчета, купоны кассира (третий слой слипа) по всем видам оформленных
бланков строгой отчетности, испорченные бланки вместе с бланками их
гашения, объяснения и акты, если они были оформлены в течение смены.
Начальный и конечный отчеты подшиваются сверху и снизу пачки купонов
кассира.
Отчет в системе «Экспресс» билетный кассир оформляет по виду работы Р 01
как минимум 2 раза: в начале работы и при закрытии смены. Могут
возникать ситуации, при которых потребуется взять промежуточный отчет.
Билетный кассир не имеет права взять промежуточный отчет без разрешения
старшего кассира. Для продолжения работы в любом случае необходимо
оформить начальный отчет.
Приступая к работе, надо убедиться, что на счетчиках терминала нет
никаких денежных сумм, и ввести номера бланков строгой отчетности,
первых на остатке. Текст запроса начального отчета:
Р 01F ФАМИЛИЯИО V Н N 123 X НТ273443 Z В501095 Q Г618423
Характеристика ключей: F — фамилия и инициалы билетного кассира
(набирают без пробела); V — вид отчета: Н — начальный или К — конечный;
N — номер отчетной кассы (на книге ЛУ-8э); за ключом видов бланков
набирают номера чистых, первых к оформ-лению: X — проездных документов,
Y — пригородных билетов, Z — перевозочных документов (багажных), Q —
квитанций разных сборов. Если какой-либо из бланков строгой отчетности
не завести в начальном отчете, то система не сможет выдавать ответы для
печати на таких бланках.
Ответ И ВЦ печатается на бланке «Отчет кассира». Для группы учета и
отчетности обязательно берут дубль конечного отчета по запросу: Р 52 R
01.
Конечный отчет снимают не только для оформления отчетности, но и для
сверки остатка кассы, сдачи денег инкассатору, а также при переходе на
следующую дату в конце суток и при завершении пачки бланков. Если
закончились бланки строгой отчетности, но следующая пачка нумерацию не
продолжает, а прерывает ее, то следует получить конечный отчет. Затем в
начальном отчете завести нумерацию новой пачки и продолжить работу.
Запрос на получение конечного отчета имеет следующие технологические
особенности в наборе номеров бланков строгой отчетности. Если были
оформлены бланки и кассир отчитывается купонами третьего слоя, то за
ключами следует набрать номера последних отработанных бланков. Если же
остался чистым бланк, номер которого указан в начальном отчете, то в
конечном отчете следует указать номер на единицу меньше, т.е.
использованного перед чистым. Когда и кем использованного — значения не
имеет. Текст запроса:
Р 01F ФАМИЛИЯИО V К N 123 X НТ273648 Z В501094 Q Гб 18487
Потребуется дубликат. Если конечный отчет взять на терминале невозможно,
то по виду работы Р 99 следует получить конечный отчет на другом
терминале.
Когда все реквизиты набраны верно, система выдаст конечный отчет с
итогами денежных сумм, расходом бланков строгой отчетности, количеством
льготных талонов, оформленных мест, полученных справок и подсчетом
производительности труда кассира. В конечных отчетах не указывают суммы
возврата и гашения, эти значения снимаются со счетчиков программно. При
условии, что касса работает только на возврат, суммы в отчете будут
отпечатаны со знаком «минус».
Если фактическая денежная выручка совпадает с отчетными данными, номера
бланков соответствуют имеющимся, то кассир запол-няет книгу суточной
продажи формы ЛУ-8э, затем сдает ключи от терминала и билетной кассы.
При утрате бланков строгого учета согласно п. 3.14 Инструкции по ведению
станционной коммерческой отчетности (ЦФ/3504) выставляется начет. В
случае порчи бланкового проездного документа работник, ее допустивший,
обязан после отправления поезда указать на бланке причину и перечеркнуть
бланк крест-накрест по диагонали. Испорченный бланк предъявляют
начальнику вокзала или старшему билетному кассиру, который ставит на
бланке должностной штемпель, дату и расписывается. Если билет разрезан,
то перечеркиваются сложенные обе части. Испорченные билеты, не
оформленные в указанном порядке, согласно п. 5.8 Инструкции ЦФ/3504 к
отчету не принимаются, а их стоимость относится за счет виновного
работника вокзала.
Билеты считаются испорченными, если они ошибочно закомпостированы, либо
компостерные знаки не читаются, бланковые билеты неправильно разрезаны,
заполнен билет ненадлежащей формы и т.д. Нельзя считать испорченными
билеты, которые уже были выданы пассажирам. Также не признаются
испорченными бланки с компостерными знаками, наложенными один на другой.
Стоимость проезда по таким билетам ставится в начет кассиру. В системе
«Экспресс» испорченный бланк положено гасить следующим заказом во
избежание недоразумений и, как следствие, расследований.
Данные первичных отчетов о продаже проездных документов сводятся по
каждой билетной кассе в книгу продаж (формы ЛУ-8э). Суточный отчет о
продаже билетов на билетопечатающих машинах проводится по книге формы
ЛУ-39. Учет выручки из автоматов по продаже пригородных билетов
производится по сборному листу формы ЛУ-35, суточный отчет о продаже
билетов через автоматы проводят по книге формы ЛУ-36.