Fire and Rescue Service Operational guidance. Operational Risk Information (2012) - part 3

 

  Index      Manuals     Fire and Rescue Service Operational guidance. Operational Risk Information (2012)

 

Search            copyright infringement  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Content      ..     1      2      3      4      ..

 

 

 

Fire and Rescue Service Operational guidance. Operational Risk Information (2012) - part 3

 

 

 

 

32

Table 1 : 

Data sources

 

Influencing factors 

Potential internal 
source 

Potential partner 
source 

Transportation – Aircraft, 
Railways, Shipping, Vehicle 
Data, etc. 

Local operational 
intelligence 

Commercial vehicle 
Data sets – vehicle 
construction, etc 
Aviation authorities 
Airport Fire Services 
Ministry of Defence 
Car manufacturers 
Railway operating 
companies  
Network Rail 

Temporary structures – pallets, 
fridge mountains, etc 

Local operational 
intelligence 

Local authorities 
Planning / Building 
Control 
Environment Agency 

Temporary and Mobile 
structures and/ or events 
 

Local operational 
intelligence 

Local authorities 
Planning / Building 
Control 
Police 

Areas where potential civil 
disturbances may occur 

Local operational 
intelligence 

Police 
Local Resilience 
Forums 
Crime and Disorder 
Reduction 
Partnerships 

 

!

33 

Fire Service Emergency Cover Model

 

8.22   

Some idea of the scale of the issue can be obtained from looking at the 
number of “Other Buildings

3

” contained in the Fire Service Emergency Cover 

toolkit. A trial search in a small sample of medium to large sized Fire and 
Rescue Services indicated that there are 35,000 to 45,000 Other Buildings in 
the database.  

8.23   

The “Other Buildings” module in the Fire Service Emergency Cover toolkit 
holds information that can identify buildings with a high societal risk and those 
presenting a high potential property loss. The Fire Service Emergency Cover 
Toolkit also contains information on road interchanges, tunnels, bridges, rail 
infrastructure, river sites, flood plains, cliffs and areas of shifting sinking sand 
where it is reasonably foreseeable that rescues or other emergency activities 
may take place. In addition where surveys have been conducted and the 
results recorded, Fire Service Emergency Cover toolkit records may contain 
“flags” that identify that the building or site is:  
 

 

a risk to firefighters 

 

 

a risk to or from the environment 

 

 

a heritage risk 

 

 

a critical national sole supplier 

 

 

of exceptional value (higher than expected for the type of building) 

 

 

where hazardous materials are stored or used.  

 

8.24   

The Fire Service Emergency Cover Toolkit www.fsec.org has been modified to 
enable it to undertake the risk analysis elements in Stages I, II and III of the 
Provision of Operational Risk Information System.  
  

Fire safety data bases 

 

8.25   

Fire and Rescue Services also hold databases of fire safety records relating to 
premises, where some fire safety regulatory or advisory activity may have 
been undertaken. There may be an overlap between the Fire Service 
Emergency Cover toolkit database and local fire safety databases. 

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

3

!

Other Buildings are defined in the Fire Service Emergency Cover planning process as those 

buildings where there is the potential for significant loss of life (societal risk) or significant financial 
loss (Property, Heritage or Environmental risk.)

!

 

 

34

8.26 

Structured queries of fire safety databases may be able to provide lists of 
premises such as: 

 

x

 

complex buildings 

x

 

large buildings 

x

 

buildings where fire fighting facilities are provided 

x

 

buildings or sites containing special hazards, such as chemical, 
radiological, biological, flammable or explosive materials or 
processes 

x

 

sites with a high life risk to occupiers 

x

 

sites where a specific risk to firefighters has been identified 

x

 

sites with a high risk to heritage, the environment, the 
community, or buildings of exceptional value or sole supplier / 
employer 

x

 

buildings where the fire safety management is poor and / or the 
built-in fire safety facilities may not be effective 

x

 

buildings that use or include a form or element of construction 
known to perform poorly in fires. 
 

8.27 

Appendix D outlines the Risk Scores and Qualitative Risk Bands given in 
Integrated Risk Management Planning Guidance Note No. 4, for 
comparison with the scoring of the Individual and Societal Life Risk 
Groups, to assist in the subsequent management of visits for combined 
technical fire safety and operational risk information audit purposes. 

 
 

Performance management 

 

8.28 

Periodic audit is a useful means to enable a deeper and more critical 
appraisal of the elements of the operational risk information system. The 
audits should be planned to determine whether the system has been 
properly implemented and maintained and is effective in meeting the 
organisation’s policy and objectives. The results of the audit should be 
reviewed to support continual improvement and to address weaknesses in 
the policy or organisation. Independent third party audit and validation 
should also be considered to ensure a robust review programme. 

 

8.29 

Performance indicators for qualitative and quantitative monitoring of 
organisational performance may be used as part of an on-going review 
process of the operational risk management system.  

 

 

 

 

35

General 

 

8.30 

Each Fire and Rescue Service should ensure that there is a clearly 
defined protocol for the management of all risk data, and that those who 
are tasked with developing and implementing operational risk systems and 
databases have easy and immediate access to all of their ‘Internal’ data 
sources; and that they have established systems for readily obtaining and 
sharing data from, and with, ‘External’ organisations. 

 

8.31 

Fire and Rescue Services must decide what information should be given 
to operational crews when attending an incident. 

 

8.32 

The 2003 Chief Fire Officer’s Association (CFOA) national study into the 
provision of mobile data examined the information requirements for the 
roles that support incident ground operations. This identified the need to 
give operational crews accurate, timely and relevant information that 
related directly to the specific stages of the incident. The research 
indicated that full consideration of the requirement to meet the demands of 
the various operational phases must be given in order to prevent 
information overload for all those personnel involved in command and 
incident management, notably Incident Commanders. 

 

8.33 

Fire and Rescue Services that use electronic methods of capturing and 
storing operational site specific information should also give careful 
consideration to electronic file sizes.  This is crucial as it is technically 
extremely difficult and sometimes impractical to send very large data files 
to appliances on the incident ground within acceptable time limits. 

!

36 

SECTION 9

 

Competency and training

 

Introduction 

9.1   

The guidance in this section is intended to assist in achieving a consistent 
approach within individual Fire and Rescue Services and between Fire and 
Rescue Services. This will enable the provision of operational risk information 
with a continuing emphasis on quality, founded upon common understanding 
and underpinning knowledge and improved intraoperability with other Fire and 
Rescue Services. Emphasising a consistent quality approach in turn 
introduces the underlying requirement that those involved at the various 
judgemental stages in the operational evaluation of risk information must have 
operational competency.  

9.2   

The guidance in this section is not intended to set out specific individual 
competencies or training methodologies. Rather it provides some principles 
which may be used to support the development of skill and knowledge 
acquisition.  

9.3   

Irrespective of whatever operational risk information management system is 
used, the provision of timely, accurate and relevant information is highly 
dependent on the competency of all those who have accountability and 
responsibility for operational risk reduction and safety.  

9.4   

The assessment of operational risk requires careful integration with other Fire 
and Rescue Service risk recording and assessment activities. It is therefore 
important that the assessment of operational risk is recognised as an essential 
element of the Integrated Personal Development System and the associated 
National Occupational Standards.

 

 

9.5   

All of the personnel involved should be competent and have the appropriate 
skills to undertake risk assessment and utilise the outputs provided by the 
operational risk information management system. Individuals should be able to 
interpret and translate, information provided prior and during any incident into 
decisions and action. For some of those decisions, the outcome will have life 
safety implications and for many other decisions, these will be made in the 
pressured environment that results from time restrictions and scarcity or 
complexity of information.  

 

 

 

37

9.6 

This will ensure that those personnel involved have the necessary 
competencies to undertake their responsibilities, and will help create 
within the organisation a culture of awareness of the importance of the 
provision of risk information. This awareness should aim to encourage all 
staff to note deficiencies or changes that may affect operational 
effectiveness and safety and to ultimately raise these matters within to 
enable appropriate action to be taken.  

 

9.7 

There are many tasks in an operational risk information management 
system where it may not be a relevant for all staff involved to have 
operational competence – for instance information communication 
technologists and non-operational community safety or technical fire 
safety staff. When utilising individuals, who are not required to have an 
operational competence as part of their role, it is important to recognise 
the limitations of their knowledge, skills or understanding of operational 
issues. The credibility and justification of the process will only be achieved 
if those who will use the operational risk information management system 
outputs have confidence in the process’s integrity and robustness. 
 

9.8 

Similar quality controls will need to be applied when utilising the 
information to gain familiarisation and execute planning assumptions.  
This activity, which also provides essential feedback, again requires 
supervision and oversight by individuals having competency in operational 
tasks and incident command.  

 

9.9 

The overriding value of having accurate, timely and relevant information is 
to support Incident Command, decision making including selection and 
implementation of safe systems of work. It is therefore essential that staff 
at all levels become central participants in obtaining and selecting the 
information that they judge will ultimately be useful to them at incidents.  

 

9.10 

In addition to the skills and competencies related to operational decision-
making, there are numerous other processes and activities where the 
assessment of the risk and likely outcomes in the event of a fire, or other 
emergencies, will benefit from the experience and knowledge of non-
operational professionals.  Building construction, building systems, fire 
protection arrangements, occupancy, use, manufacturing processes, etc, 
are common examples of areas of expertise that are not exclusively within 
the operational Fire and Rescue Service domain. It may be determined 
that a service’s own fire safety staff have sufficient capability, capacity and 
competency to meet local circumstances, whilst in other cases it may be 
decided that the services of other specialists or partner organisations 
should be utilised.  

 

 

 

38

9.11 

Competency standards chosen should be supported by reference to 
evidence or justification statements together with any other material used 
in choosing the standard.  This material should be retained to demonstrate 
the rigor of the consideration and task matching undertaken.  

 

9.12 

Operational risk information should be used during all training and 
exercises to ensure that operational personnel are able to develop their 
skills in using the information in the operational environment. Further 
reading regarding incident command may be found in 

Fire and Rescue 

Manual: Volume 2 - Fire Service Operations Incident Command

.  

 

 

http://www.communities.gov.uk/documents/fire/pdf/incidentcommand.pdf 

 

 

 

39

 

SECTION 10 

Provision of operational risk 
information system 

  

 

 

Introduction 

 

10.1 

This section introduces a model approach, entitled Provision of 
Operational Risk Information System (PORIS). This model provides a 
strategic framework that is compatible with other relevant data and 
information systems such as the Incident Recording System, Fire Service 
Emergency Cover toolkit, generic risk assessments, fire safety data, and 
security guidance. The model provides a common methodology and 
approach to managing the identification, gathering, analysis, provision, 
audit and review of operational data, whilst allowing individual Fire and 
Rescue Services the flexibility to integrate its processes into their own 
systems. 

 

10.2 

Individual Fire and Rescue Services are free to develop their own systems 
for the management of operational risk information. However, it is 
suggested that departure from the principles contained in this model 
should only be undertaken following a risk based assessment of an 
alternative, the outcome of which clearly illustrates that the legal 
responsibilities of the Fire and Rescue Authority have been met.  

 

10.3 

The Provision of Operational Risk Information System seeks to provide a 
common approach to operational planning and management of risk and 
has been developed to assist Fire and Rescue Services to: 
 

x

 

meet their legislative responsibilities 

x

 

maintain and where necessary improve their effectiveness and 
efficiency 

x

 

manage the risk to their personnel 

x

 

maintain interoperability with neighbouring Fire and Rescue 
Services and other Category 1 & Category 2 responders 

x

 

manage and mitigate other risks in the communities that they 
serve. 

 

 

 

40

10.4 

The Provision of Operational Risk Information System has been 
specifically designed to utilise existing data sets and supporting 
information and constructed to enable a flexible working framework where 
principles, rather than hard and fast rules, are used to underpin the 
methodology. 

 

10.5 

The Provision of Operational Risk Information System takes account of 
the need to identify and assess information, and its relevance to the 
operational pre-planning and management of risk to six risk groups.  
 
These groups are summarised in Table 2. 

 

 

Table 2 :

  

The Provision of Operational Risk Information 
System  -  RISK GROUPS 

 

Firefighter safety 

The direct impact on the safety of firefighters (or other emergency 
responders working under the direction of the Fire and Rescue 
Services) who may be affected. Encompassing fatalities, injuries, 
illness or injury or damage to health. 

Individual and societal 

The personal safety of persons other than firefighters, or other 
emergency responders working under the direction of the Fire and 
Rescue Services, who may be directly affected (fatalities, injuries, 
illness, or injury or damage to health) or indirectly affected because 
of the strain on the health service. 

Environment 

The consequences from an onsite event which would result in 
contamination or pollution of land, water or air with harmful biological 
/ chemical / radioactive matter or oil, flooding, disruption or 
destruction of plant or animal life. 

Community 

Encompassing the social consequences of an event, including 
availability of social welfare provision; disruption of facilities for 
transport; damage to property; disruption of the supply of money, 
food, water, energy, or fuel; disruption of an electronic or other 
system of communication; homelessness, evacuation, avoidance of 
behaviour; and public disorder due to anger, fear, and / or lack of 
trust in the authorities. 

 

 

 

41

 

Table 2 :

  

The Provision of Operational Risk Information 
System  -  RISK GROUPS 

 

Heritage 

Recognition of the value placed by society on the site’s cultural and 
historic presence as part of the fabric of the national and local 
community.  Encompassing where possible the net economic cost, 
including both direct (e.g. loss of artefacts, goods, buildings, 
structures, etc) and indirect (loss of business, tourism, etc) costs. 

Economic and other 

Encompassing the net economic cost, including both direct (e.g. loss 
of goods, buildings, infrastructure) and indirect (loss of business, 
increased demand for public services) costs.  Also, risks, other than 
those identified in the remaining risk groups (see above), listed that 
are judged of importance to the national or local economy.

 

 
 

10.6 

Accurate and relevant information and data is crucial to assess the risk 
against each of these risk groups.  The information and data necessary to 
assess the risk   against each of these risk groups may be: 
 

x

 

obtained by the Fire and Rescue Services through their various 
legal responsibilities 

x

 

provided by neighbouring Fire and Rescue Services; 

and

 

x

 

provided by sites in pursuance of their own legal responsibilities. 

 

10.7 

In addition, data and intelligence from other sources may provide 
information that the Fire and Rescue Service may not otherwise be aware 
of as part of this process.  Establishing and maintaining good links with 
partner organisations, such as neighbouring Fire and Rescue Services, 
the Health and Safety Executive, building control bodies, responsible 
persons, local resilience fora, or Category 1 and 2 responders, is therefore 
essential. 

 

10.8 

The importance of using an integrated approach for risk critical information 
is highlighted by the need to ensure that operational information can be 
shared and understood to support national resilience and interoperability 
between Fire and Rescue Services. This is demonstrated by the 
increasing frequency in the number, scale and complexity of operational 
incidents demanding higher levels of multi-agency working. 

 

 

 

42

10.9 

The Provision of Operational Risk Information System is based on a five 
stage process and is illustrated in Figure 2 below, with the objectives for 
each of the five stages described in Table 3.  

 

 

 

 

43

 

FIGURE 

2: 

THE 

PROVI

S

ION 

OF 

OPERATI

O

NAL 

RISK 

IN

FORMATI

O

SYSTE

M

 MODEL 

 

 

44

10.10 

Description and key objectives of the five stages of The Provision of 
Operational Risk Information System are shown in Table 3 below: 
 

 

Table 3 : 

The Provision of Operational Risk Information System  – 
DESCRIPTION AND KEY OBJECTIVES 

Stage I

 

 

 

To review the information held relating to a 
site or premises on internal or external 
databases.  This review will determine 
whether sufficient information exists for 
each of the six risk groups in order to 
decide whether: 

x

 

a Stage II visit to gather further 
information is required in order for a 
more accurate assessment to be made, 
or  

x

 

sufficient information exists to proceed 
directly to a Stage III assessment of the 
risk. 

 

Stage I Key Objectives 

 

1.  Assessment of existing data / 

information. 

2.  Prioritisation of workload. 

3.  Critical information made available 

to operational crews. 

 

Stage II 

 

 

Where appropriate gathering additional 
data by visiting the site, and by other 
means, to provide sufficient information to 
assess the risk to one or more of the six 
risk groups (Stage III), and to provide the 
necessary information for use in the 
management of the risk (Stage IV). 

Stage II - Key Objectives 
 

1.  Capture relevant accurate 

information on sites. 

2.  Review of data from Stage I & IV 

process. 

 

 

 

45

Table 3 : 

The Provision of Operational Risk Information System  – 
DESCRIPTION AND KEY OBJECTIVES 

Stage III

 

 

Information from Stage I, and/ or obtained 
in Stage II, is assessed in order to 
determine the level of risk presented by 
the site, premises or activity, for each of 
the six risk groups; and to determine 
appropriate timescales and frequencies of 
visits by operational crews (and other 
relevant personnel) and subsequent 
review periods. 

Stage III - Key Objectives 
 

1.  Assessment of the risk using the 

data / information from Stages I & 
II. 

2.  Prioritisation of workload. 

3.  Critical information made 

available to operational crews. 

 

Stage IV 
 

To determine the appropriate risk 
management processes that should be 
applied to reduce or manage the risk in 
one or more of the six risk groups. 
Information from this Stage should be 
produced as necessary and communicated 
across the Fire and Rescue Service and to 
partner organisations, including , where 
appropriate, neighbouring Fire and Rescue 
Services. Decisions will also be made 
about the provision of appropriate levels of 
knowledge and training for relevant Fire 
and Rescue Service personnel, in order to 
ensure they understand the nature of the 
risk and the risk management processes 
that are being put in place. 
 

Stage IV - Key Objectives 
 

1.  Assessment of the data / 

information captured using the 
risk assessment methodology for 
Stage III. 

2.  Consider prioritisation of workload 

and frequency of review. 

3.  Develop appropriate risk 

management controls in 
conjunction with other emergency 
responders and partner agencies 
where appropriate. 

4.  Critical information made 

available to operational crews. 

 

 
 
 
 
 

 

 

 

46

Table 3 : 

The Provision of Operational Risk Information System  – 
DESCRIPTION AND KEY OBJECTIVES 

Stage V 

 
Providing the operational information 
produced in Stage IV for use by Incident 
Commanders and other functional roles, in 
a timely and relevant manner. This should 
also include information for use at 
incidents by Bronze and Silver Command 
and other functional roles, (and off the 
incident ground in Gold Command).  In 
addition sharing information between other 
emergency responders and agencies. 
 
Stage V should (if appropriate) also 
include dynamic data, such as weather or 
local road closures, being made available 
throughout the stages of an incident, from 
mobilisation and en-route, in attendance, 
during a development phase of an 
incident, to major or protracted incident, 
post incident investigation and recovery. 

 

Stage V - Key Objectives 
 

1.  Delivery of accurate, relevant & 

timely information to operational 
personnel. 

2.  Sharing Information with other 

Emergency Responders. 

 
 

 
 

10.11 

Each stage of the Provision of Operational Risk Information System model 
is described in more detail below and the objectives, inputs, processes, and 
outcomes for each stage are summarised. 

 
 
 

 

 

47

Stage I – Initial site risk analysis process 

 
 

FIGURE 3: PORIS STAGE I – INITIAL SITE RISK ANALYSIS PROCESS

 

 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
 

10.12 

Objective:

 

 To review the information that is held relating to a site or 

premises on internal or external databases, such as Fire Service 
Emergency Cover, operational information, fire safety databases or the 
service’s own Integrated Risk Management Plan, or any information 
supplied by partner agencies.  This review will determine whether sufficient 
information exists for each of the six risk groups to decide whether (a) 
sufficient information exists to proceed directly to a Stage III assessment of 
the risk – or (b) whether a Stage II visit to gather further information is 
required for a more accurate assessment to be made. 
 

Stage I - Key Objectives 

 

1.

 

Assessment of 

relevant data / 

information. 

2.

 

Prioritisation of 

workload. 

3.

 

Critical information 

made available to 

operational crews. 

Data Gathering Process

STAGE II

Risk Grading Process

STAGE III

Initial Site Risk Analysis Process

STAGE I

Site Selection Factors

No

Is there 

sufficient 

information / 

data

Initial Data Gathering, 

Assessment

FRS

Datasets

FSEC,

Fire Safety

Etc

External

Datasets

NAG / NLPG

Building 

Control

etc

Partner 

Organisations

Intelligence

Yes

 

 

 

 

 

 

 

 

Content      ..     1      2      3      4      ..