Бухгалтерлік есеп әр түрлі сенімділік дәрежесіндегі көптеген мәліметтер
қалыптастырады. Барлық шашыранды мәліметтер жүйеленуі және топтастырылуы
керек. Толықтылық принципіне сай барлық шаруашылық фактілері толығымен
бастапқы құжаттар негізінде бухғалтерлік есеп счеттарына үздіксіз
жазылады. Бастапқы құжаттар есептік жазуларды негіздеудің құралы ретінде
міндет атқарады. Өз мәнінде рәсімделген құжаттардағы мәліметтер
шаруашылық фактілерінің заңдылығы мен сенімділігін көрсетеді.
Бастапқы құжаттар шаруашылық қызметіне жетекшілік ету мен басқару үшінде
қажет. Бұлар арқылы басқарушылардың берген тапсырмалары орындаушыларға
жеткізіледі. Мысалға,цехтардың қойған талабы қоймадан босатылған
материалдар есебіне,кассалық шығыс ордер кассадан төленген нақты ақшаның
есебіне,қоюшылардың жөнелткен тауарлары жөніндегі счет-фактурасы есеп
айырысу шотынан ақша қаражатының аударылуы есебіне негіз болып,мұндағы
құжаттар өздерінің орындаушылық міндетін атқарады.
Бухгалтерлік бастапқы құжаттар негізінде орын алған шаруашылық
фактілерінің дұрыстығы тексеріледі.сонымен қатар шаруашылық қызметінің
ағымдағы барысы талданып, жіберілген қателер мен есеп жүргізу тәртібін
бұзушылықтың себеп-салдары анықталады. Яғни бухгалтерлік құжаттар
тексеру мен талдау қызметі функцияларын орындайды.
Бухгалтерлік есеп құжаттары экономикалық және заңды ақпараттар
қалыптастырудан тұрады. Құжаттардың экономикалық тұрғыда танылуы-байқалған
шаруашылық фактілері мазмұнын ең әуелі бастапқы құжаттарға жазып,
мұндағы цифрларды тиісті бухгалтерлік есеп регистрларына тіркеу арқылы
қалыптасады.
Орындалған шаруашылық фактілері материалдық объекті түрінде дәлелді
мәліметтер алуды қамтамасыз ететді және құжаттар мазмұны заңды тұрғыда
танылады.
Сонымен шаруашылық жүргізу фактісінің алғы шарты құжаттау болып табылады.
Бухгалтерлік есеп счеттарына жүргізу үшін арнайы модельденген үлгідегі
бастапқы құжаттарға шаруашылық операцияларының көрсеткіштері міндетті
түрде жазылады. Құжаттарға жазылған мәліметтер мен ақпараттар логикалық
іс-әрекетке жауап беретіндей тіркеліп,тек ақиқат операцияларды көрсетуі
керек.
Ұйымдар қызметі өрісінде нақтылы орындалған іс-әрекеттер мен
экономикалық қатынастарды құжаттарға түсіріп жазу бухгалтерлік есеп
жүйесінің негізін құрайды. Яғни бухгалтерлік есеп жүргізу құжаттардан
қана туындайды. Құжаттарға түспеген жазулар-жоқ жазулар. Құжаттау
процесіне сүйене отырып,ұйымдар мен жеке тұлғалар арасындағы заңды
қатынастарды ажыратуға болады.
Ендігі жерде есеп жүйесінде қолданылатын құжаттардың маңызына түсінік
берелік.
Бастапқы құжаттар деп-заңды мағынасы бар шаруашылық фактілерінің
мазнұнын арнайы үлгідегі қағаздарға рәсімдеп жазу мен куәландыруды
айтамыз.
Орындаушы бухгалтерлерге: «құжат жоқ болса,жазу да болмайды»-деген
қағиданы есте сақтауы керек.
Қандай да болмасын құжаттардың өзіне тән заң актілерімен және арнайы
ережелермен белгіленген деректері (реквизиттері) болады. Реквизит латын
сөзі. Бұл сөз «қажетті»деген ұғым береді. Реквизиттер барлық құжаттарға
түсірілуі керек. Құжаттардың деректері мен мәліметтері арнайы
мақсаттарға қарай толтырылады. Құжаттар үлгісін пайдаланып,мұның
деректерін толтырушы адамдар заң алдында, осы ұйымның қабылдаған өз
ережесін және құжат айналысын бұзбау үшін жауапты болады.
Құжаттардың деректеріне (реквизит) мыналар жатады:
- құжаттардың аталуы және құжат үлгісінің коды;
- құжаттарды рәсімдеген күн;
- шаруашылық фактісінің мазмұны;
- шаруашылық фактісін сандық және сапалық бақалаудағы өлшеу бірлігі;
- орындалған фактіге жауап берушілердің аты-жөні,бұлардың қойған қолы,ұйымның
аталуы.
Құжаттардың аталуы (мысалға, акт, материалдар алудың талабы, кассалық
шығыс ордер т.б.) орындалатын шаруашылық фактісінің сипатын көрсетіп,құжаттаудың
дәлелділік қасиетін көрсетеді.
Құжаттардың рәсімделген күні-біртекті шаруашылық операциялары қайталанып
отыратындықтан құжат рәсімделген күннің тексерушілік және ақпараттық
мағынасы болады. Құжаттарға, бұлардың рәсімделген күнін қою арқылы бір
құжаттың екінші рет немесе тағы да пайдаланбауы қадағаланады.
Сандық және сапалық өлшеу арқылы шаруашылық фактілері мәліметтерін басқа
да фактілерден ажыратып қарап, әрбір факті өз нышанына қарай тіркеледі.
Шаруашылық фактілерінің мазмұны тиісті бастапқы құжаттарға дұрыс және
толық жазылып рәсімделеді және мұндағы мәліметтеодің дәлдігі осы
фактінің орындалуына жауапты адамдардың қойған қолдарымен расталады.
2.2.Бастапқы құжаттарды классификациялау
Ұйымдарда экономикалық мазмұны мен үлгі пішіміне қарай көптеген бастапқы
құжаттар қолданылады. Бухгалтерлік есеп жүйесінде қолданылатын бастапқы
құжаттардың атқаратын міндетін, бұлардың рәсімдеудің жолдарын,
құжаттарды өңдеу әдістерін білуіміз керек. Бухгалтерлік есеп жүргізудің
бастапқы кезеңін қалыптастыратын құжыттыр сыртқы пішім үлгісіне,атқаратын
міндеті мен мазмұнына және шаруашылық фактілерін тіркеу әдістері мен
ерекшеліктеріне қарай біртекті топтарға топтастырылады. Топтасу деп –
бастапқы құжаттарды біртектес нышандарына қарай классификациялауды
айтамыз.
Бастапқы құжаттар төмендегі нышандарға (признаки) қарай
классификацияланады:
- атқаратын міндетіне;
- жинақтау дәрежесіне;
- шаруашылық фактілерін тіркеу әдісіне;
- жасалған орындарына;
- шаруашылық фактілерінің сипатына.
Атқаратын міндетіне қарай құжаттар ұйымдастыру мен әміршілікс
растаушы, бухгалтерлік рәсіндеуші және қиыстырушы болып бөлінеді.
Ұйымдастыру мен әміршілік құжаттары ұйымдар қызметін жалпы басқару
жұмыстарын іске асыруға арналған. Мұндай құжаттарға белгілі бір
шаруашылық әрекеттерді орындау жөнінде берілген бұйрық, сондай - ақ
материалдықұндылықтар алуға берілген сенім хат, банктерден ақша алуға
берілген чектер, төлем-тапсырма құжаты жатады.
Растаушы құжаттарды шаруашылық фактілерінің орындалуы мен рәсімделінуіне
жауапты адамдар жасап, қолдарын кояды. Жауапты адамдар шаруашылық
фактілерінің орындалғандығын растайды. Бұлар материалды құндылықтырдың
алынғандығы мен өз орнымен дұрыс жұмсалғандығына әрқашанда жауапты
болады.
Бухгалтерлік рәсімдеуші құжаттар есеп жазуларын жүйелеу мен счеттар
корреспонденциясын анықтау үшін ұйымдастыру мен әміршілік және растаушы
құжаттар негізінде рәсімделеді. Мұндай құжаттар әміршілік етуші және
растаушы құжаттардың қосымшасы түрінде танылып, мұндай құжаттардың
қосымшасы түрінде танылып, мұндай құжаттардың жеке мағынасы болмайды.
Қиыстырушы құжаттар әртүрлі құжаттар нышанынан құралады. Мысалы: 1)әміршілік
және растаушы (еңбек ақы төлеудің есептесу-төлеу ведомостысынан),растаушы
және бухгалтерлік рәсімдеуші (аванстық есеп),әміршілік,және бухгалтерлік
рәсімдеуші (кассаның шығыс ордері); 2)кассаның шығыс ордерінде ақшаның
төленуі жөніндегі әмірлік (әмірлік етушінің қойған қолы),ақшаның
төленгендігі жөніндегі кассирдің және ақшаны алғандығы жөніндегі
алушының қойған қолдары,сондай-ақ операцияның мазмұнын тиісті счеттарға
жазу жөніндегі счеттар корреспонденциясы көрсетіледі.
Жинақтау дәрежесіне (жасау тәртібіне) қарай құжаттар бастапқыдағы
бірінші кезеңдегі рәсімдеу және екінші кезеңдегі жинастырушы құжаттарға
бөлінеді. Бастапқы рәсімдеу құжаттары шаруашылық фактілерінің орындалған
сәтінде (қабылдау актілері,счет-фактуралар,тауар тасымалдау накладнойлар,шығыс
накладнойлар,кассалық ордерлер т.б.) рәсімделеді.Екінші (жинастырушы).
Мысалы, кіріс және шығыс құжаттарының негізінде қойма меңгерушісінің
жасаған материалдық есебі (отчеты);жол жүру белеті,қонақ үйге төлеген
ақшаның түбіртегі т.б. негізінде тапсырған жауапты адамның аванстық
есебі (отчеты) екінші жинастырушы құжаттарға жатады.
Шаруашылық фактілерін тіркеу әдісіне қарай құжаттар бір реттік және
жинақтаушы құжаттар болып бөлінеді.
Бір ретті құжаттар шаруашылық фактісінің бір –ақ рет орындалғандығына (кіріс
және шығыс ордерлер, материалдардың берілуіне қойылған талап және
басқалар) арналған.
Жинақтаушы құжаттар біртектес бірнеше операциялар мен әр екзеңде (апта,
онкүндікте, ай ішінде)бірнеше рет мазмұны жағынан қайталананып отыратын
шаруашылық фактілерін (мысалға жұмыс наряды, шектеп алу картасы т.с.с.)жинақтауға
арналған.
Жасалған орындарына қарай құжаттар ішкі және сыртқы болып бөлінеді.Ішкі
құжаттар ұйымның өзінде рәсімделіп, осы ұйымның әшәнде қолданылады. Ал
сырты құжаттар басқа заңды және жеке тұлғаларда жасалынады.
Шаруашылық фактілерінің сипатына қарай құжаттар кассалық,банктік,
материалдық, есеп айырысу болып сипатталады. Сонымен қатар, құжаттар
авторлық, қызметтік, жеке, стандартық және стандартық емес,түп нұсқалық,
көшірме құжаттар болып та сипатталады.
2.3. Құжаттарды бухгалтерлік өңдеу
Ұйымдар қызметінде іске асқан шаруашылық фактілерінің мазмұны
рәсімделген барлық құжаттар ұйым бухгалтериясына тапсырылады.
Бухгалтерияға тапсырылатын құжаттардың толықтығы мен сапасына мұны
орындаған материалды жауапты адамдар жауап береді.Ұйымдар
бухгалтериясына тапсырылатын барлық бастапқы құжаттар тиісті счеттарға
жазылғанға дейін алдын-ала өңделеді. Бастапқы құжаттарды өңдеу төмендегі
кезеңдерден өтуі керек:
1. Құжаттардың мазмұнын тексеру:
- үлгі пішім мен ревизиттердің сақталуын;
- орындалған операциялардың заңдылығын;
- арифметикалық тексеру.
2.Бағаға айналдыру (таксировка) (натуралды өлшемдерді ақшалай өлшемге
айналдыру);
3. Өшіру;
4. Құжаттарды біртектес нышандарына қарай топтастыру (касса, есеп
айырысу т.с.с. бойынша);
5. Құжаттар мазмұны көрсеткіштерін есеп регистрларына ауыстыру;
6. Топтастырылған құжаттарды кітаптан тігіп мұрағатқа (архивке) өткізу.
Құжаттар мазмұнын бастапқыда тексеру үрдісіне барлық жауапты адамдар
айрықша назар аударуы керек. Құжаттарды тиісті жауапты адамдардан ұйым
бухгалтериясына қабылдаған кезде міндет атқарушы бухгалтер құжаттарға
жазылған жазулардың толықтығын, мазмұнын,арихметикалық амалдардың дұрыс
қолданылғандығын және логикалық санаға маңызын мұқият тексеруі қажет.
Яғни құжаттарды толтыруда барлық реквизиттердің дұрыс жазылғандығы,
растаушылардың қойған қолының анықтығы, өшіріліп қайта қойылған
цифрларды, дәлелденбеген түзетулерді жан-жақты тексеру қажеттігі
туындайды.
Арифметикалық тексеру кезінде натуралды өлшемдегі құндылықтарды ақша
өлшеміне келтіріп бағалау нәтижесінің дұрыстығы анықталады. Мұндай
тексеру барысында құжаттар рәсімдеуде жіберілген қателер, мысалға,
қойылмай қалған цифрлар,цифрлар жанына жазылмай кеткен немесе артық
жазылған нөл, бір цифрдық орнына басқа цифрдың (67 цифрының орнына 76
цифрының) жазылып кеткендігі анықталады.Арифметикалық тексеру барысында
жауапты адамның еренсіздігінен, мұқиятсыздығынан, шаршағандығынан
жіберілген қателер түзетіледі. Құжаттар уәсімдеуге жіберілген қателерді
түзету үшін қате жасалған құжаттар жауапты адамға қайтарылады.
Құжаттарды орындалған фактілердің мәні мен маңынасына қарай тексеруде
шаруашылық фактілерінің заңдылығы, қатысушы жақтарға түсініктілігі,
мысалға, шын мәнінде осындай көлемдегі фактілер болды ма, болмады ма
деген күдікті сұрақтар анықталуы керек.
Өшіру деп-құжаттарды пайдаланғандығы жөнінде қойылған белгілерді
(«алынды», «төленді», «өшірілді» қызыл сиямен қойылған штампты) айтуға
болады. Бастапқы құжаттарға мұндай белгілердің қойылуы негізінен ақша
қаражаты т.б. материалды құндылықтарға тән бір құжаттың екінші рет
қолданылып кетпеуін қамтамасыз етеді.
2.4. Құжаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптар
Құжаттың рәсімделуі мен мазмұнына қатаң талаптар қойылады. Құжаттар
рәсімделетін шаруашылық операцияларына сипаттама беретін көрсеткіштерді
көрсетуге тиіс. Бухгалтерлік құжаттама мынадай негізгі талаптарға жпуап
беруі тиіс: дәл болу, яғни олардың сипаты, сандық және ақшалай
көрсеткіштері бойынша нақты жүргізілген шаруашылық операцияларына сәйкес
келу: қарапайым және айқын есеп аппаратының қызметкерлеріне ғана емес,
сондай-ақ пайдаланушыларға (салық инспекциясының, банктердің
қызметкерлеріне, менеджерлерге, кәсіпкерлерге, құрылтайшыларға және
т.б.) түсінік болуы керек. Мерзімінде рәсімделген және есеп процесін
автоматтандыру жағдайында өңделуге бағытталған болуы қажет. Есеп
құжаттарында көрініс тапқан бухгалтерлік ақпарат сапалы және тиімді
болуға,яғни еңбек пен уақыттың аз шығынымен қалыптасуға тиіс.
Қорытынды
Нарықтық қатынастар жағдайында құжаттарға жазылған кейбір маңызды
экономикалық ақпараттарды бәсекелестердің пайдаланып кетпеуі үшін оны
құпия сақтау керек. Маңызы жағынан аса жоғары дәрежедегі ақпараттарды
құпия сақтау үшін құжаттар қозғалысының айрықшы айналымын жасап, құжат
жасаушы міндетті адамдарды арнайы нұсқаудан өткізіп, бұларды материалды
жағынан ынталандыру шаралары белгіленгені жөн. Құжат жасауға байланысты
адамдар ақпараттардың ұрланып немесе сатылып кетпеуін қамтамасыз етуге
міндетті. Ұйым бухгалтерлері мен басшылары арасында жасалған
келісім-шартта осы ұйымның коммерциялық құпиясын сақтау жөнінде
бухгалтерлерден жазба түрде міндеттеме талап етіліп, құпия сақталатын
құжаттар тізімін белгілеу шаралары іске асырылып отыруы керек.
Ұйымдардағы бухгалтерлік есепті компъютерлік технологиямен жүргізілуіне
байланысты ақпараттар құпиясын сақтау мақсатында компъютерге басқалардың
кірмеуі керек. Компъютерлік ақпараттарға бөлек адамдардың кірмеуі үшін
арнайы кіліттер, парольдер (атқарушының дауыс ерекшелігі, саусағының
таңбасы) қолданылуы керек. Ақпараттар құпиясын сақтау барысында
шаруашылық операцияларын компъютерге енгізу алдында бұларды арнайы
шифрлармен белгілеп, шығару кезінде шифрларды жою керек.
Сонымен ұйымдарда жасалынатын құжаттардың коммерциялық құпиясын сақтау
үшін компъютерлік арнайы бағдарлама құрылады. Мұндай бағдарлама ұйым
экономикасының қауыпсіздігін қамтамасыз етеді. Коммерциялық құпияның
сақталуын қамтамасыз ету шараларына ақпараттар ағынын тексеру мен
пайдаланушылардың тізімін арнайы категория мен уәкілдік етуші топтарға
бөлу керек. Ұйым басшысы мен бас бухгалтері ақпараттар жүйесіне
кірушілер мен уәкілдік етушілердің қыэметін тексеріп, қажет болған
жағдайда шектеу шараларын белгілейді.