Жұмыс кезінде бухгалтерлер түрлі құжаттармен жұмыс жасайды: нормативтік-құқықтық,ұйымдастырушылық-өкімгерлік,ақпараттық-анықтамалық,
есеп айырысу ақша құжаттары және басқа да алғашқы есептік құжаттар. Олар
ұйымның шаруашылық қызметін айқындайды. Бухгалтерлік қызметтің сапасы
құжат айналымының ұйымдастыруына байланысты. Кәсіпорындар мен ұйымдарда
құжаттар бірнеше кезеңнен өтеді. Олар:жасалу немесе толтырылу,есепке
алыну,тексерілу немесе өңделу,бухгалтерлік есепте операцияларды айқындау,мұрағатқа
өткізу және тағы басқа да кезеңдер. Сонымен құжат айналымы дегеніміз
кәсіпорындардағы құжаттардың қозғалысы немесе басқаша түрде олардың
жасалуынан (құрылуынан),яғни толтырылуынан бастап олардың қызметінің
аяқталуы және мұрағатқа өткізілу кезеңін айтады.
Құжат айналымының ережесі және есептік ақпараттың өңделу технологиясы
кәсіпорынның қабылдаған есептік саясатында көрсетіліп бекітіледі.
Құжат айналымының басқару механизмін дайындау,кәсіпорындағы бухгалтерлік
есептің үдерісінде негізгі буын болып табылады. Құжат айналымын
ұйымдастыру арқылы бухгалтерлік қызметтің тұрақтылығы,құжаттың қозғалысы
мен өңделуінің жолдары және оперативтілігі,ұйымдық шешімдерді
қабылдаудың уақыттылығы қамтамасыз етеді.
Құжат айналымын басқарудың жүйесі кәсіпорында келесі кезеңдерді қамтиды:
- бухгалтерлік қызмет туралы ережені дайындау;
- бухгалтерияның және кәсіпорындағы есепке қатысы бар басқа
қызметкерлердің лауазымдық қызмет нұсқаулығын дайындау;
- кәсіпорындағы құжат айналымының кестесін (графигін) құру;
- есепті ақпаратты өңдеу технологиясын құру;
- істің номенклатурасын құру және құжатты ағымдағы сақтау тәртібі;
- құжаттың бағалы сараптамасы (экспертизасы) және істі ұзақ сақтауға
дайындау.
«Бухгалтерлік есеп және қаржылық есеп беру» туралы Қазақстан
Республикасының заңына сәйкес келген кәсіпорынның басшысы есептік
жұмыстың көлеміне байланысты мынадай жұмысты жүргізе алады:
1) бухгалтерлік қызметті құрылымдық бөлімше ретінде құру;
2) қызметкерлер құрамына бухгалтер лауазымын енгізу;
3) шарттық негізінде бухгалтерлік есептің жүргізілуін мамандандырылған
ұйымға немесе бухгалтер- маманына беру;
4) кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысын өзі жүргізу.
Кәсіпорындар мен ұйымдарда бухгалтерлік есеп жұмысының көлемі көп болған
жағдайда бірнеше қызметкерлері бар бөлек құрылымдық бөлімше ретінде
бухгалтерлік қызмет құрылады. Осыған сәйкес кәсіпорында бухгалтерлік
қызмет туралы ереже және қызметкерлердің лауазымды қызмет нұсқаулығын
реттемелеу (регламенттеу) қызметі қарастырылуы қажет. Бухгалтерлік
қызмет туралы ережені белгіленген заңға сәйкес ұйымның бас бухгалтері
басқа мүдделі лауазымды адамдармен келісе отырып әзірлейді және оны тек
қана кәсіпорын басшысы бекітеді. Ереже бөлімшенің мәртебесін, оның
басқару жүйесіндегі орнын және оның ішкі ұйымын анықтайды. Ереженің
мәтіні келесі бөлімшелерді қамтиды:
- жалпы ережелер;
- негізгі міндеттер;
- қызметтер;
- құқықтар мен міндеттемелер;
- жауапкершілік;
- өзара қарым-қатынас (қызмет бабындағы байланыс);
- жұмыстың ұйымдастырылуы.
Кәсіпорындағы бухгалтерлік қызмет туралы ереженің қолданылу мерзімі
шектелмейді. Ереженің мәтініне бөлек өзгерістер енгізу кәсіпорын
басшысының бұйрығына сәйкес орындалады. Бұл ережемен және оған
енгізілетін өзгерістермен ұйымдағы бухгалтерияның барлық қызметкерлері
міндетті түрде таныстырылып отырылуы тиіс.
Кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп құжаттары мен құжат айналымы кестесін
құруды кәсіпорынның бас бухгалтері ұйымдастырады. Құжат айналымының
кестесі кәсіпорын басшысының бұйрығымен бекітеді. Кесте немесе тәсім
(схема) құру,тексеру және талдау жөніндегі жұмыстар тізбесі түрінде
рәсімделуі мүмкін. Оларды барлық құрылымдық бөлімшелермен
орындаушылардың өзара байланысы және жұмыстың орындалу мерзімі
көрсетілуі керек. Кәсіпорынның есепке қатысы бар қызметкерлері өздерінің
саласына қатысты құжаттарды құжат айналымы кестесіне сәйкес жасайды және
ұсынады .Ол үшін әрбір орындаушыға кестеден көшірмесі беріледі.
Көшірмеде орындаушының саласына қатысты құжаттар аталып,олардың орындалу
мерзімі жазылады. Осы кестенің сақталуын ұйымның бас бухгалтері
қадағалап отыруға тиіс. Сонымен қатар кәсіпорынның бас бухгалтері
кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысының дұрыс және уақтылы жүргізуіне
жауапты болып табылады. Құжаттар кестеде көрсетілген уақытты
бухгалтерияға өткізілуі тиіс. Құжаттарды қабылдау кезінде бухгалтер
құжаттардың белгілі талаптарға сай, дұрыс ресімделуін тексеру керек.
Ережеге сай ресімделмеген құжаттар жауапты адамға, яғни оны жасаған
(толтырған) адамға қайта өңдеу үшін қайтарылуы қажет.
Бухгалтер құжатты қабылдау барысында ең біріншіден мазмұны бойынша
тексереді,яғни жүргізілген жұмыстардың заңдылығын анықтайды. Олардың
нормативтік актілер мен қолданылып жүрген нұсқауларға қайшы
келмейтіндігін қадағалайды. Содан кейін оның деректемелерінің
(реквизиттерінің) толық толтырылуын,тиісті лауазымды адамдардың
қолтаңбаларының болуын,сомалардың нақты көрсетілуі мен операциялардың
құрылымын тексереді. Бұдан кейін бухгалтер арифметикалық тексеру
жүргізеді,яғни құжаттарды таксалаудың дұрыстығын тексереді.
II. Бастапқы құжаттарды ұйымдастыру
Бұл тараудың мақсаты:
- бастапқы құжаттарға түсінік беріп,бұларды қолданудың қажеттілігін
түсіндіру;
- бастапқы құжаттардың атқаратын рөлі мен маңызын зерделеу;
- бастапқы құжаттар жасау үрдісіне қойылатын талаптар мен бұлардың
міндетті реквизиттерін сипаттау;
- құжаттарды классификациялау тәртібі мен қасиеттерін түсіндіру;
- шаруашылық фактілерін құжаттау қажеттілігі және бастапқы құжаттарды
өңдеу әдістерін көрсету;
- құжат айналысы үрдісіне түсінік беру және құжат айналысының
қажеттілігін дәлелдеу;
- есеп регистрларына түсінік беру және бұларды пайдалану қажеттілігі мен
классификациялық нышанын сипаттау;
- түгендеу принципінің мақсаты мен қажеттілігін,басқа да сипаттарын
түсіндіру.