| 
|
Кнопка «Интервал»
|
Резервирование товара
Продажа по безналичному расчету
Отмена заявки покупателя
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
по проведению Банковской инкассации на торговой точке
1. Перед открытием торговой точки старший продавец должен пройди инструктаж по инкассации у финансового менеджера.
2. Документы, которые дают право проводить инкассацию, должны проверяться у инкассаторов – при каждом заезде на торговую точку.
3. Инкассаторы должны иметь при себе – явочную карточку, доверенность, удостоверение банка с печатью или паспорт, которые они должны предъявлять старшему продавцу или кассиру учетчику. Перед началом проведения инкассации, старший продавец сверяет фамилию, имя, отчество инкассатора с имеющимся на точке списком инкассаторов. В случае возникновения подозрений в подлинности документов инкассатора или отсутствия фамилии в списке, связывается с Оперативным дежурным Службы безопасности или со службой инкассации для получения подтверждения информации. После получения подтверждения, приступает к проведению инкассации.
4. Инкассация проводится следующим образом:
· Перед получением ценностей инкассатор предъявляет кассиру-учетчику удостоверение инкассатора установленного образца, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку; Кассир-учетчик предъявляет образец оттиска пломбира, которым опечатана инкассаторская сумка, и два экземпляра препроводительной ведомости и передает сумку с ценностями.
· Деньги должны сдаваться по купюрам, в пачках по 100 купюр. Неполные пачки нужно собирать отдельно. Перед вложением в сумку денежной рублевой наличности кассир-учетчик точки обязан в электронном виде или от руки под копирку заполнить препроводительную ведомость в трех экземплярах и подписать каждый экземпляр (при вложении рублевой выручки второй экземпляр препроводительной ведомости называется «Накладная»).
· Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку, а сумка с выручкой опломбировывается таким образом, чтобы пломба находилась как можно ближе к замку, при этом концы шпагата от завязанного узла в пазу пломбы должны иметь длину не более двух сантиметров. Препроводительная ведомость составляется к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью.
· При приеме сумки с ценностями инкассатор проверяет: ясность оттиска пломбира и соответствие его образцу, заверенному Банком; целостность сумки с ценностями (отсутствие заплат и наружных швов, разрыва ткани, швов, шпагата или наличие узлов на шпагате); соответствие номера сумки с ценностями номеру, указанному в препроводительной ведомости и явочной карточке.
· Инкассатор проверяет правильность оформления накладной и копии препроводительной ведомости:
· соответствие суммы денежной наличности записи в накладной и копии препроводительной ведомости;
· соответствие сумм цифрами и прописью в накладной и копии препроводительной ведомости;
· подпись кассира на каждом экземпляре препроводительных документов;
· покупюрную разбивку и итоговую сумму сдаваемых денег в накладной к инкассаторской сумке с денежной наличностью.
Кассир-учетчик оформляет явочную карточку, делая следующие записи:
· время сдачи денежной наличности;
· номер инкассаторской сумки с денежной наличностью;
· сумму денег, вложенных в сумку с ценностями (цифрами);
· номер принимаемой от инкассатора порожней сумки;
· подтверждает правильность записей, сделанных в явочной карточке, личной подписью.
· Проверив сумку с денежной наличностью, документы к ней и явочную карточку, инкассатор расписывается на копии препроводительной ведомости, ставит на ней дату инкассации, печать маршрута инкассации, передает порожнюю инкассаторскую сумку кассиру-учетчику.
· Кассир-учетчик сверяет идентичность подписи инкассатора на доверенности и копии препроводительной ведомости, после этого открывает дверь кассы для выхода инкассатора.
· Если инкассаторская сумка с денежной наличностью не подготовлена для сдачи инкассатору в установленное графиком время, то кассир-учетчик отмечает в явочной карточке причину не сдачи денежной наличности, заверяет своей подписью и несет персональную ответственность за отказ от инкассации. Повторная инкассация точки может осуществляться в другое время, по согласованию финансовым менеджером. Категорически запрещается самостоятельно отказываться от проведения инкассации без согласования с финансовым менеджером, а также звонить инкассаторам и в банки. При повторном заезде инкассаторов по причине нарушения точкой графика Банк имеет право взыскать с точки штраф в двойном размере от тарифов Банка.
5. Сотрудникам, ответственным за сдачу денежной наличности в банк (старшим продавцам, кассирам–учётчикам), в обязательном порядке проверять исправность запорных устройств, петель и целостность швов, как с внешней, так и с внутренней стороны на инкассаторских сумках, которые привозят из банков инкассаторы. При обнаружении разрывов, разрезов на швах или обметочной кайме внутри сумки, наличии других ниток на швах, клеевых соединений и т.п., необходимо записать фамилию инкассатора и немедленно сообщить финансовому менеджеру и оперативному дежурному Службы безопасности.
6. Необходимо строго соблюдать следующее:
· Пломбиры хранить только в сейфе и проверять их наличие, комплектность и исправность утром, а не перед проведением инкассации. Если пломбир не исправен, необходимо немедленно сообщить финансовому менеджеру.
· Инкассаторские сумки хранить закрытыми в сейфах. Сумку с выручкой не должны собирать и сдавать стажеры.
· Расходные материалы (пломбы, шпагат) заказывать на складе самостоятельно по необходимости.
· Препроводительные ведомости в распечатанном виде обязательно иметь в папке документации салона на случай отключения электричества и т.п. для заполнения от руки и только под копирку. Проверять их наличие ежедневно – утром.
· При оформлении препроводительных ведомостей лицам, ответственным за сдачу денежной наличности, в графе – «Кассир» необходимо ставить подпись и писать фамилию и инициалы разборчиво.
· Информационные письма, касающиеся инкассации, а также списки инкассаторов, хранить только в отдельной папке в сейфе.
· Своевременно предоставлять в финансово-аналитическую группу информацию по изменениям в работе торговой точки – особенно в праздничные дни.
· Обо всех опозданиях, неприездах инкассаторов, срывах и нарушениях проведения инкассации, как со стороны инкассаторов, так и со стороны персонала торговой точки – сообщать немедленно финансовому менеджеру, а также направлять служебную записку по электронной почте или через курьеров или секретарей офиса.
7. В соответствии с договорами на инкассацию каждой торговой точке определено время заезда инкассаторов.
Фактическое время приезда инкассаторов может отклоняться «+» «–» 30 мин., то есть наиболее раннее время приезда это – время обслуживания торговой точки «–» 30 мин., наиболее позднее – время обслуживания «+» 30 мин. Если инкассаторы приехали раньше, чем время обслуживания ТТ «–» 30 мин., то выручку точка не сдает, а инкассаторы ждут указанного времени! Деньги сдаются инкассаторам только во время инкассации по графику «+» «–» 30 мин. Если инкассаторы не приехали через 30 мин. после указанного в графике времени инкассации, торговая точка обязательно должна отзвониться финансовому менеджеру, а после 19–00 в будни и в выходные / праздничные дни оперативному дежурному Службы безопасности и сообщить о данном факте.
8. По вопросам «недовложений» или «перевложений» денежной наличности при сдаче инкассации обращаться к руководителю сектора и в Группу учета розничных продаж.
Лист Продаж
Лист продаж – итоговый отчет по всем проведенным операциям за смену. Формируется в конце дня. Это документ, который отражает всю совокупность операций, проведенных на ТТ за рабочий день, и позволяет контролировать правильность их совершения.
Прежде чем отправить Лист Продаж в офис необходимо сверить Черновик Листа Продаж с данными Х-отчета (можно распечатывать любое количество раз в день).
Х – отчёт – итоговая кассовая лента пробитий за текущую кассовую смену, снимается необходимое количество раз и служит для сверки наличности в денежном ящике и суммы пробитой за смену по ККМ.
1. Чтобы сформировать Лист Продаж необходимо в меню «ОТЧЕТЫ» выбрать отчет «Лист Продаж»
Для предварительного просмотра и проверки правильности проведенных операций служит «Черновик» (Приложение 26).
2. Для снятия
X
‑Отчета во Фронте Кассира служит кнопка «
X
‑Отчет».
3. Обязательно сверяются все контрольные суммы в
X
‑отчете и в черновике Листа продаж:
– Сумма продаж за наличные.
– Сумма продаж по кредитной карте.
– Общая сумма продаж за смену.
– Остаток наличных в кассе – всегда должна совпадать с фактическим наличием денег в кассе.
– Сумма изъятий за смену (возвраты, инкассация в банк, выдача в подотчет и т.д.).
Если все операции в Листе продаж оформлены корректно, то все контрольные суммы в Листе Продаж соответствуют
X‑Отчету.
4.
Z
‑Отчет
(Приложение 27) – контрольная кассовая лента пробитий по ККМ за текущую кассовую смену. Снимается один раз в день после закрытия салона и по завершению всех операций с ККМ. Z‑Отчет закрывает кассовую смену, при этом обнуляется итоговая сумма продаж за смену. На основании каждого Z – Отчета заполняется журнал кассира – операциониста.
Для снятия Z‑Отчета во Фронте Кассира служит кнопка «ЗАКРЫТИЕ».
Итоговая сумма
Z
‑Отчета
(сумма продаж, пробитая по фискальному регистратору) отображается в Листе Продаж в стоке «ПРОБИТО ПО ККМ ФАКТ»
Только после снятия Z‑отчета можно формировать оригинал Листа Продаж (Приложение 28): «Отчеты» – «Лист Продаж».
1. Выбрать кассира.
2. Нажатием на кнопку «Выгрузка и печать ЛП» сформировать «Оригинал Листа Продаж». При этом формируются электронный и печатный вариант.
3. Отправка производится по каналам связи автоматически;
4. Ежедневно в Отдел Учета предоставляется 1 печатный экземпляр Оригинала Листа Продаж и электронный вариант.
После выгрузки Листа Продаж блокируется возможность формирования всех операций в 1С-Рарус за текущий день. Повторная выгрузка на эту же дату невозможна.
Обзвон
Обзвон – это предоставление в Отдел Логистики отчета по остаткам товара на торговой точке.
Обзвон составляется и выгружается на сервер ежедневно автоматически при выгрузке листа продаж.
Плановая инвентаризация
Плановая Инвентаризация – пересчет фактического количества остатков товаров. На торговых точках проводится один раз в месяц. Салон на время проведения инвентаризации не закрывается.
«Плановая инвентаризация» за отчетный месяц проводится начиная с первого рабочего дня следующего месяца.
Продолжительность инвентаризации не более трех дней с момента ее начала.
Порядок действий при проведении плановой инвентаризации:
1. Заполняется и проводится табель смены.
В открывшемся окне «плановая инвентаризация», нажимается кнопка «Первый пересчет товара на ТТ»
· Кружочки зеленого цвета означают доступность данной кнопки, кружочки красного цвета означают недоступность данной кнопки.
· Если случайно была нажата кнопка «Закрыть», получить данное окно вновь можно, войдя в папку «Отчеты» и выбрав пункт «Инвентаризация на торговой точке».
2. Перед открытием документа «Первый пересчет», в базе автоматически будет проведен документ «Инвентаризация», который спишет все минусовые остатки, и спишет весь серийный товар без серийных номеров.
3. В сформировавшемся документе «Первый пересчет» в строке «по причине» должна быть – Административно-хоз. нужды. В колонку «факт» напротив каждой позиции товара вносятся фактически пересчитанное количество товара. Вносить товар можно сканером штрих кодов и вручную. В один и тот же документ можно внести информацию о товаре вручную или с помощью проводного сканера. В документ «первый пересчет» один и тот же товар можно внести только один раз.
4. Товар, который будет продаваться в течение инвентаризации, перед продажей должен быть занесен в документ «первый пересчет товара на ТТ», если он не был занесен в него ранее.
5.
Товар, который будет поступать на торговую точку уже после формирования документа «Первый пересчет товара на ТТ» приходуется в обычном порядке и продается. Этот товар не должен учитываться в инвентаризации.
6. Проводятся все документы «Первый пересчет» на всех. На главном компьютере в окне «плановая инвентаризация» нажимается кнопка «пересчет разницы».
· После нажатия на кнопку «пересчет разницы» формируется и открывается документ «пересчет разницы», внешне идентичный документу «Первый пересчет». Документ «Пересчет разницы» может сформироваться только один раз на главном компьютере.
· Алгоритм действий программы таков: программа находит все ранее созданные (не более 3‑х дней назад) и проведенные документы «Первый пересчет товара на тт» и производит суммирование данных которые торговая точка заносила в колонку «факт». Затем сверяет их с остатками в базе 1С Рарус. В итоге в открывшемся документе остаются видимы только те позиции, по которым программа нашла расхождения и позиции не числящиеся на остатках. Если в поле факт есть позиция с нулевым остатком, то это означает что данный товар не был внесен в документ «Первый пересчет товара на тт».
7. По выведенным позициям проводим повторный пересчет. В документе «Пересчет разницы» можно только добавлять позиции и вносить изменения как сканером, так и вручную. Удаление выведенных позиций невозможно. Если товар отсутствует, то в колонке «факт» ставится ноль. После внесения всех изменений в документ «пересчет разницы» он проводится.
8. При втором пересчете фактически пересчитанное количество может не совпадать с итогами первого пересчета. Это может произойти как вследствие продажи данной позиции в течение инвентаризации так и в результате неверного первого пересчета. Чтобы проверить в чем причина, нажимаем кнопку «выбора печатной формы» и выбираем «отчет по движению в период инвентаризации».
Отчет показывает список товаров, проданных или принятых с момента первого нажатия кнопки «первый пересчет товара на тт» до момента формирования этого отчета. Данный отчет носит информационный характер. В него попадают только те позиции из пересчета разницы, по которым были приход или расход.
9. Вносятся все необходимые корректировки в документе «пересчет разницы» и он проводится.
10. В окне «плановая инвентаризация» выбирается третья кнопка «сформировать документ инвентаризация».
· После нажатия на кнопку «сформировать документ «Инвентаризация»» формируется стандартный документ «Инвентаризация». Данный документ формируется только один раз на главном компьютере и сразу проводится. Если открыть проведенный документ «инвентаризация» то в нем уже можно увидеть колонку «учет».
· После формирования документа «инвентаризация» остатки на торговой точке, числящиеся по базе 1С Рарус, изменяются на фактически посчитанные.
11. После проведения документа «инвентаризация» в окне инвентаризации нажимаем последнюю кнопку «выгрузка листа учета».
12. В открывшемся стандартном окне для выгрузки нажимается кнопка «выгрузить».
13. При выгрузке листа учета формируется и распечатывается 2 варианта «инвентаризационной описи». Опись подписывают все сотрудники торговой точки с расшифровками фамилий, которые принимали участие в инвентаризации, на каждой странице описи старший продавец ставит свою подпись. Отдельно должна стоять подпись привлеченного сотрудника Компании и внешнего аудитора (если он входит в состав инвентаризационной комиссии) – членов инвентаризационной комиссии. Один экземпляр остается на торговой точке, а второй отправляют вместе с остальными документами в офис.
Получение сверки по инвентаризации
После выгрузки Листа Учёта и передачи оригиналов документов по инвентаризации в офис, в течение 2‑х недель Отделом товарного учёта производится сверка результатов инвентаризации.
Результаты выверки выгружаются в 1С Рарус в форме документа ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.
· В столбцах НОМЕНКЛАТУРА, СЕРИЙНЫЙ НОМЕР отображается товар, по которому зафиксировано расхождение в инвентаризацию
· В столбце ФАКТ отображается фактическое количество товара на ТТ по данным Листа учёта, по которому зафиксировано расхождение
· В столбце УЧЕТ отображается количество товара после выверки Отделом учета.
По каждому выявленному расхождению нужно выбрать:
· причину расхождений;
· заполнить запрашиваемые данные.
Чтобы выбрать причину расхождения в 1С: Рарус, нужно просто двойным щелчком левой кнопки мыши нажать на нужную позицию, откроется такое меню:
Если написано «ПРИЧИНА НЕ УКАЗАНА», то в этом случае нужно нажать «ИЗМЕНИТЬ» и выбрать причину расхождения.
Все причины расхождений в документе должны быть заполнены. Если не будет заполнена хоть одна причина, то документ не проведётся.
Если по одному товару выявлено несколько причин расхождений, то одна причина выбирается из списка, а остальные причины с указанием необходимых данных вносятся вручную в поле «Комментарий».
Для того чтобы определить по каким расхождениям не заполнены причины расхождений необходимо сформировать печатную форму сверки (Сверка из SAP) (Приложение 29)
Если не заполнено поле комментарий – причина расхождения не внесена.
Если поле комментарий заполнена, то причина расхождений внесена.
После проведения документа Инвентаризация он вместе с ЛП выгружается в SAP для обработки Отделом товарного учёта.
Внеплановая инвентаризация
Выполняется по мере необходимости (передача торговой точки, внесение изменений по результатам проверки отделом аудита).
В Общем журнале необходимо сформировать документ «Инвентаризация». Открытие документа возможно, только при вводе кода разблокировки (нужно взять в Отделе Учета).
Учет ТМЦ
Учет ТМЦ на точке проводится в последний день каждого месяца.
В меню «Отчеты» выбрать «Лист учета ТМЦ»;
В поле отчета «Листа учета ТМЦ» выбрать учетную дату;
И нажать «Выгрузить»
1. Приход ТМЦ
Ввод документа: Журнал документов – Новый – Приход ТМЦ
Необходимо заполнить табличную часть, указав приходуемые ТМЦ и их инвентарные номера.
2. Расход ТМЦ
Ввод документа: Журнал документов – Новый – Расход ТМЦ.
Необходимо заполнить табличную часть, указав расходуемые ТМЦ и их инвентарные номера.
Сохранить документ «Расход ТМЦ».
В документе «Расход ТМЦ» нажать на кнопку Печать и распечатать полученную накладную «Торг‑12».
содержание ..
1069
1070
1071 ..
|
|
