1С-Рарус: АЗК+НЕФТЕБАЗА (редакция 2). Руководство пользователя (2012 год)

352

8.5. Финансовые отчеты

Сформированная таблица отчета по статье Прибыль по основной

деятельности показана ниже.

В таблицу отчета выводится информация о начальных и конечных

остатках по статье доходов и расходов, а также подробная

информация о документах, изменивших состояние взаиморасчетов.

Для каждой строки таблицы отчета выводится следующий набор

данных:

☞ Дата документа;

☞ Документ, изменивший состояние учета денежных средств;

☞ Дополнительная аналитика (Контрагент, статья доходов или расходов и

т.п.);

☞ Сумма прихода;

☞ Сумма расхода.

8.5.5

Финансовое состояние

Отчет позволяет построить таблицу сводного финансового состояния

на выбранную дату. Этот отчет является некой упрощенной формой

управленческого баланса компании, где в одной таблице собраны все

353

активы и пассивы. Форма настройки отчета показана ниже на

рисунке. Для отчета можно установить фильтр по фирме.

Отчет строится в двух режимах:

☞ Баланс на выбранную дату (остатки активов и пассивов);

☞ Оборотный баланс за период (остатки на границы периода и изменение

активов и пассивов за период).

На следующем рисунке показана таблица сформированного отчета на

31.05.2008. Обратите внимание, что баланс (т.е. общая сумма активов

и пассивов) сходится. Программа автоматически поддерживает

356

8.6. Реестры

8.6.1

Реестр договоров

Отчет служит для построения реестра договоров с контрагентами.

Реестр формируется по информации справочника Договоры. Форма

настройки отчета показана ниже на рисунке.

На форме отчета можно установить следующие фильтры:

☞ Фирма;

☞ Виды договоров;

☞ Контрагенты (списочный фильтр).

Также для отчета указывается дата, на которую будет рассчитываться

текущая задолженность по договору.

В колонки отчета выводится следующая информация:

☞ Номер договора;

☞ Дата договора;

☞ Фирма (собственная компания, от имени которой заключен договор);

☞ Контрагент;

☞ Вид договора;

☞ Текущая задолженность.

357

Ниже на рисунке показан пример сформированного реестра

договоров.

Рекомендуется формировать реестры договоров с установленным

фильтром по виду договора, т.е. отдельно по договорам

с поставщиками и отдельно по договорам с покупателями.

8.6.2

Реестр отгрузок

Этот отчет служит для построения реестра оптовых отгрузок товаров

и ГСМ за выбранный период. Реестр формируется по информации

документов Отгрузка ГСМ и Отгрузка товаров. Форма настройки

отчета показана ниже на рисунке. На форме отчета можно установить

следующие фильтры:

☞ Фирма;

☞ Тип склада (нефтебаза, АЗС, оптовый склад);

☞ Склады (списочный фильтр);

☞ Вид договора (договор купли продажи с покупателем, договор

хранения);

☞ Покупатели;

☞ Вид номенклатуры (ГСМ, товары);

☞ Номенклатура.

359

Ниже на рисунке показан пример сформированного реестра отгрузок.

8.6.3

Реестр поступления

Этот отчет служит для построения реестра поставок товаров и ГСМ за

выбранный период. Реестр формируется по информации документов

Поступление ГСМ и Поступление товаров. Форма настройки отчета

показана ниже на рисунке. На форме отчета можно установить

следующие фильтры:

☞ Фирма;

☞ Тип склада (нефтебаза, АЗС, оптовый склад);

☞ Склады (списочный фильтр);

☞ Вид договора (договор купли продажи с поставщиком, договор

хранения);

☞ Поставщики;

☞ Вид номенклатуры (ГСМ, товары);

☞ Номенклатура.

361

Ниже на рисунке показан пример сформированного реестра поставок.

8.6.4

Реестр слитых цистерн

Этот отчет используется для построения реестра слитых на нефтебазе

цистерн за выбранный период. Отчет формируется по информации

документов Поступление ГСМ (см. главу 6.2.1, «Поступление

(закупка) ГСМ» на стр. 187). Форма настройки отчета показана ниже

на рисунке. На форме отчета можно установить следующие фильтры:

☞ Фирма;

☞ Склады (списочный фильтр);

☞ Вид договора (договор купли продажи с поставщиком, договор

хранения);

☞ Поставщики (списочный фильтр);

☞ Номенклатура.

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0

Руководство

363

▲ Количество брутто, т;

▲ Вода, т;

▲ Количество нетто, т;

☞ По данным измерений:

▲ Уровень, см.;

▲ Температура, °C;

▲ Плотность, кг/л;

▲ Объем, м3;

▲ Количество брутто, т;

▲ Вода, т;

▲ Количество нетто, т;

☞ Разница:

▲ Количество, т;

☞ Оприходовано:

▲ Объем, м3;

▲ Количество нетто, т.

8.6.5

Реестр счетов-фактур

Отчет служит для построения реестров счетов-фактур за выбранный

период. Отчет формируется по информации документов Счет-

фактура (см. главу 6.6.2, «Счет-фактура» на стр. 285). На форме

отчета можно установить следующие фильтры:

☞ Фирма;

☞ Контрагенты (списочный фильтр).

365

Пример сформированного реестра счетов-фактур показан ниже.

8.7

Отчеты по продажам

В эту группу объединены следующие отчеты:

☞ Отчет по продажам;

☞ Прайс-лист.

8.7.1

Анализ продаж

Этот отчет служит для анализа торговой деятельности (продаж

товаров покупателям). Отчет является основным средством анализа

основной деятельности, где можно выявить наценку

и проанализировать, каким образом эта наценка сформировалась.

Отчет формируется по информации, накопленной в оборотном

учетном регистре Продажи (см. главу 4.7, «Учет результатов

продаж» на стр. 111).

Для отчета доступны три режима формирования:

366

8.7. Отчеты по продажам

☞ Все продажи;

☞ Только оптовые продажи;

☞ Только розничные продажи.

Для отчета доступна установка следующих фильтров:

☞ Фирма;

☞ Тип склада;

☞ Покупатели (списочный фильтр);

☞ Склады (списочный фильтр);

☞ Вид номенклатуры;

☞ Номенклатура (списочный фильтр);

☞ Тип розничной реализации;

☞ Основания реализации (списочный фильтр).

Форма настройки отчета показана на рисунке ниже.

☞ В качестве реквизитов детализации (группировок) отчета можно

выбрать следующие значения:

☞ Фирма;

☞ Склад;

☞ Вид номенклатуры;

☞ Номенклатура;

☞ Контрагент (имеет смысл для оптовых продаж);

367

☞ Договор (имеет смысл для оптовых продаж);

☞ Тип реализации (имеет смысл для розничных продаж);

☞ Основание реализации (имеет смысл для розничных продаж);

☞ Отчетный период (месяц);

☞ Документ движения;

☞ Хозяйственная операция;

☞ Цена.

Для отчета доступны следующие числовые колонки:

☞ Количество;

☞ Объем;

☞ Стоимость;

☞ Сумма;

☞ Наценка.

Ниже показан пример таблицы отчета сформированной

с детализацией Склад — Номенклатура.

9. Сервисные

обработки

Сервисные обработки используются для выполнения некоторых

регламентных процедур или групповых действий над

информацией. Обработки вызываются через пункт меню Сервис.

Далее будут описаны только сервисные обработки программы «1С-

Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0», остальные пункты меню и

соответствующие им возможности описаны в руководстве

пользователя системы «1С-Предприятие».

374

9.1. Групповая обработка документов

Доступ к пункту меню Сервис и сервисным обработкам, доступным

через этот пункт меню необходимо максимально ограничивать

и разрешать использовать эти обработки только ответственным

пользователям программы.

9.1

Групповая обработка документов

Обработка служит для выполнения неких групповых действий над

документами. Для обработки выбираются только помеченные виды

документов, дополнительно можно установить фильтр по следующим

параметрам:

☞ Период;

☞ Фирма;

☞ Фрагмент комментария документа;

☞ Состояние документа.

Для отбора по состоянию можно указать одно из следующих

значений:

☞ Все документы;

☞ Только проведенные документы;

☞ Только непроведенные и непомеченные на удаление документы;

☞ Все документы, кроме помеченных на удаление.

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

375

Доступны следующие виды обработки документов:

☞ Отмена проведения документов;

☞ Только помеченные на удаление документы;

☞ Пометка на удаление;

☞ Снятие пометки на удаление;

☞ Установка флага необходимости экспорта в бухгалтерский учет;

☞ Снятие флага необходимости экспорта в бухгалтерский учет;

☞ Установка флага успешного экспорта в бухгалтерский учет;

☞ Снятие флага успешного экспорта в бухгалтерский учет.

Для быстрой отметки видов документов, которые экспортируются

в бухгалтерский учет, предусмотрена специальная кнопка.

Групповое проведение документов. Эта обработка не предназначена

для группового перепроведения документов. Для группового

проведения документов используется встроенная в систему

1С:Предприятие 8 сервисная обработка, описанная ниже.

9.2

Проверка движений документов

В случае обнаружения ошибок программа выдает на экран

предупреждения, как это показано ниже.

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

377

9.3

Проверка списания в минус по

складу

Эта служебная процедура может использоваться для проверки

расходных складских документов на списание в минус по складским

регистрам. Форма настройки процедуры показана ниже.

Перед выполнением обработки необходимо выбрать период проверки

документов, а также указать режим проверки (разделы складского

учета).

В случае обнаружения минусового списания по складам программа

выдает на экран предупреждения, как это показано ниже.

9.4

Загрузка сменных отчетов АЗС

Эта сервисная обработка служит для загрузки электронных сменных

отчетов АЗС. По результатам работы этой процедуры генерируются

документы розничной реализации (см. 6.5.1 «Розничная реализация»

на стр. 271). В настоящее время на рынке присутствует большое

количество систем управления АЗС от различных производителей.

В этих условиях нет единого стандартного формата электронных

сменных отчетов, однако в любых форматах электронных сменных

отчетов должен присутствовать следующий набор информации:

378

9.4. Загрузка сменных отчетов АЗС

☞ Номер АЗС;

☞ Дата закрытия смены;

☞ Номер смены;

☞ Старший смены;

☞ Сумма наличной выручки;

☞ Таблица продаж ГСМ: Номенклатура ГСМ; Основание розничной

реализации; Объем топлива;

☞ Цена; Сумма;

☞ Таблица состояний ТРК: Состояние на начало смены; Состояние на

начало смены; Пролив в мерник;

☞ Таблица состояния резервуаров: Состояние на начало смены;

Состояние на начало смены; Поступление за смену;

☞ Выбытие за смену;

☞ Таблица продаж сопутствующих товаров: Номенклатура товаров;

☞ Основание розничной реализации;

☞ Количество;

☞ Цена;

☞ Сумма;

☞ Таблица продаж услуг: Номенклатура услуг; Основание розничной

реализации; Количество;

☞ Цена; Сумма.

В файлах электронных сменных отчетов присутствуют данные

различного типа, как правило все эти данные приведены к строковому

типу:

☞ Дата;

☞ Число;

☞ Строка.

☞ Код справочника.

Для справочников, которые используются при загрузке сменных

отчетов, для возможности их однозначной идентификации

необходима синхронизация по кодам. Это следующие справочники:

☞ Номенклатура, реквизит Код для обмена (см. 5.2.1 «Номенклатура»

на стр. 137);

☞ Основания розничной реализации, реквизит Код для обмена

(см. 5.3.4 «Основания реализации» на стр. 149);

☞ Склады, реквизит Код для обмена (см. 5.1.3 «Склады» на стр. 125).

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

379

Кроме того, необходима синхронизация по кодам для таблиц

счетчиков ТРК и резервуаров АЗС. Эти таблицы доступны для

элементов справочника Номенклатура с типом АЗС (см. 5.2.1

«Номенклатура» на стр. 137).

Экранная форма обработки показана ниже на рисунке. Для загрузки

доступны следующие форматы файлов сменных отчетов:

☞ Стандартный формат, текстовый формат (описание смотри ниже);

☞ Альфа-АЗС, текстовый формат (производитель: компания "ПК-

Электроникс", г. Новосибирск);

☞ Родник (ДОН), текстовый формат (производитель: г. Воронеж);

☞ Славутич, текстовый формат (производитель: компания "Славутич", г.

Краматорск, Украина);

☞ Бук-ТС, текстовый формат (производитель: компания

"Нефтепродукттехника", г. Москва);

☞ Топаз-Электро, формат XML (производитель: компания "Топаз-

Электро", г. Волгодонск).

Ниже описан стандартный текстовый формат программы «1С-Рарус:

АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0».

Общий формат файла: текстовый структурированный файл

с разделителями, разделитель ";" (символ «точка с запятой»),

кодировка — Windows;

380

9.5. Обмен информацией

с бухгалтерским учетом

Наименование файла: произвольное (это имя не разбирается),

например :

AAANNNNN.txt

AAA - номер АЗС с ведущими нулями;

NNNNN - номер смены с ведущими нулями;

Первая строка файла: структурированный набор информации «N;

Дата окончания смены; S; ФИО»

N - номер АЗС, число;

Дата окончания смены, формат: ДД.ММ.ГГГГ;

S - номер смены, число;

ФИО - ФИО старшего оператора.

Далее следуют данные разделенные на секции. Каждая секция

начинается строкой <Имя секции> и заканчивается строкой </Имя

секции>. Между этими строками содержаться данные в виде строк

с разделителями ";". Секции бывают следующих видов:

Имя секции = «Сотрудники». Формат данной секции:

<код оператора>;<ФИО оператора>;

Имя секции = «Реализация» + <Вид номенклатуры>. Формат данной

секции:

<код основания>;<код номенклатуры>;<Количество, ед. изм>;<Сумма

от покупателя>;

Имя секции = «СчетчикиТРК». Формат секции:

<код счетчика>;<Счетчик на начало смены, л.>;<Счетчик на конец

смены, л.>;<Технологический пролив, л.>

Имя секции = «Резервуары». Формат секции:

<код резервуара>;<Объем на начало смены, л.>;<Объем на конец

смены, л.>;<Принято за смену, л.>;<Выбыло за смену, л.>;

9.5

Обмен информацией

с бухгалтерским учетом

Как правило, программа оперативного учета эксплуатируется в

компании наряду с программой стандартного бухгалтерского учета 1

С: Бухгалтерия. Для избежания двойного ввода информации бывает

удобно реализовать автоматический обмен информацией между

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

381

этими программами. Обычно автоматическому обмену подлежат

следующие группы операций:

☞ Товарные операции;

☞ Платежные операции.

Операции, связанные с движением товаров и услуг обычно первично

ведутся в программе оперативного учета и в дальнейшем переносятся

в программу бухгалтерского учета. Как правило, платежные операции

первично ведутся в программах бухгалтерского учета и в дальнейшем

переносятся в программу оперативного учета. В состав программы

«1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» включены процедуры,

которые реализуют:

☞ Полуавтоматический перенос информации по товарным операциям из

оперативного в бухгалтерский учет.

☞ Полуавтоматический перенос платежных операций из бухгалтерского

учета в оперативный учет.

Термин «полуавтоматический» означает, что процедуры обмена

информацией запускаются вручную.

9.5.1

Методика автоматического обмена

информацией для товарных операций

Методика обмена информацией предполагает два этапа:

Выгрузка подлежащей переносу информации из программы «1С-Рарус:

АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» в промежуточный файл обмена;

Загрузка информации из файла обмена в программу бухгалтерского

учета 1С: Бухгалтерия.

Для автоматического переноса из программы «1С-Рарус: АЗК+

Нефтебаза, редакция 2.0» используются все первичные операции

(электронные документы), связанные с оборотом ГСМ, товаров

и услуг. Для возможности ведения налогового учета в программу

бухгалтерского учета их необходимо переносить по принципу

«документ в документ». Ниже в табл. 9-1 указаны виды документов

программы «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0»

и соответствующие им документы программы 1С: Бухгалтерия (здесь

описаны документы программы 1 С: Бухгалтерия 1.6).

Таблица 9-1.

Соответствие документов

Документы программы «1С-Рарус:

Документы программы «1С:

АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0»

Бухгалтерия«

Ввод остатков ГСМ

Оприходование товаров

382

9.5. Обмен информацией

с бухгалтерским учетом

Таблица 9-1.

Соответствие документов (продолжение)

Документы программы «1С-Рарус:

Документы программы «1С:

АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0»

Бухгалтерия«

Оприходование излишков ГСМ

Оприходование товаров

Отгрузка ГСМ

Реализация товаров и услуг

Перемещение ГСМ

Перемещение товаров

Поступление ГСМ

Поступление товаров и услуг

Списание ГСМ

Списание товаров

Розничная реализация (только в части

Отчет о розничных продажах

реализации за наличные)

Сводная реализация

Реализация товаров и услуг

Счет-фактура

Счет-фактура выданный

Ввод остатков товаров

Оприходование товаров

Возврат товаров от покупателя

Возврат товаров поставщику

Оприходование излишков товаров

Оприходование товаров

Отгрузка товаров

Реализация товаров и услуг

Перемещение товаров

Поступление товаров

Поступление товаров и услуг

Списание товаров

Получение услуг

Поступление товаров и услуг

Реализация услуг

Реализация товаров и услуг

При выгрузке информации из программы «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза,

редакция 2.0» в файл обмена переносятся только документы,

помеченные специальным флажком необходимости экспорта

в бухгалтерский учет. Признаки, использующиеся для экспорта

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

383

в бухгалтерский учет, отображаются в колонках журналов

документов, как это показано на рисунке ниже.

Установить признак необходимости экспорта для документа можно на

форме документа, как это показано ниже на рисунке.

Кроме того, в программе есть средства для групповой установки

признака необходимости экспорта документа. Для этого используется

специальная сервисная обработка, подробнее см. 9.1 «Групповая

обработка документов» на стр. 374.

Признак выполненного экспорта устанавливается автоматически при

окончании работы процедуры выгрузки информации. Этот флажок

используется для возможности выгрузки только тех документов,

которые еще не выгружались.

384

9.5. Обмен информацией

с бухгалтерским учетом

Ниже на рисунке показана схема обмена информацией в части

товарных операций.

Наряду с переносом электронных документов, выполняется попутный

перенос следующих основных справочников:

☞ Фирмы (синхронизация по наименованию, ИНН);

☞ Склады (синхронизация по наименованию);

☞ Номенклатура (синхронизация по наименованию, коду);

☞ Единицы измерения (синхронизация по наименованию);

☞ Контрагенты (синхронизация по наименованию, ИНН);

☞ Договоры (синхронизация по номеру договора);

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

385

☞ Статьи доходов и расходов (синхронизация по наименованию);

☞ Статьи ДДС (синхронизация по наименованию);

☞ Банки (синхронизация по БИК);

☞ Банковские счета (синхронизация по номеру счета).

При загрузке информации в программе бухгалтерского учета сначала

выполняется идентификация элементов справочников, при этом

в программе бухгалтерского могут создаваться новые элементы

справочников, соответствие которым найти не удалось.

9.5.2

Выгрузка информации из программы «1С-

Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0»

Процедура выгрузки встроена в конфигурацию «1С-Рарус: АЗК+

Нефтебаза, редакция 2.0». Форма настройки процедуры выгрузки

информации расположена на первой закладке формы и показана

ниже на рисунке.

Для выполнения выгрузки необходимо указывать следующую

информацию:

☞ Период выгрузки;

☞ Фирму;

☞ Имя файла обмена.

386

9.5. Обмен информацией

с бухгалтерским учетом

При помощи двух флажков можно управлять режимом выгрузки

информации:

☛ Признак необходимости установки флага успешного переноса для

выгруженных документов;

☛ Повторный перенос (выгрузка) ранее выгруженных документов

(ранее выгруженные документы помечены флажком успешного

переноса).

Если при выгрузке информации был установлен второй флажок

(признак повторного переноса), то при загрузке информации

в программе бухгалтерского учета сначала будут удалены все ранее

перенесенные документы выбранного периода (эти документы

идентифицируются по специальной строке в комментарии

к документу), а после будут созданы новые документы по информации

файла выгрузки. Если при выгрузке информации признак повторного

переноса не установлен, то при загрузке информации в программе

бухгалтерского учета удаление ранее перенесенных документов

выбранного периода не происходит, контроль за возможным

дублированием информации при этом ложится на пользователей

программы.

Рекомендуется всегда производить выгрузку информации в режиме

с двумя установленными флажками (т.е. всегда устанавливать для

выгруженных документов признак успешного переноса и всегда

выполнять повторный перенос ранее выгруженных документов).

В результате работы процедуры будет сформирован текстовый файл

обмена, который в дальнейшем используется при загрузке

информации в программу бухгалтерского учета.

9.5.3

Загрузка информации в бухгалтерский

учет

Для простоты, процедура загрузки информации в бухгалтерский учет

поставляется внутри конфигурации «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза,

редакция 2.0». Однако эта процедура должна запускаться как внешняя

обработка в программе бухгалтерского учета. Чтобы получить эту

процедуру как внешнюю обработку необходимо открыть программу

«1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» в режиме Конфигуратор,

далее следовать инструкции, приведенной ниже:

Сначала необходимо выполнить пункты меню Конфигурация —>

Открыть конфигурацию и далее пункт меню Конфигурация —>

388

9.5. Обмен информацией

с бухгалтерским учетом

Далее необходимо выделить мышкой обработку Обмен данными

бухгалтерия, нажать правую кнопку мышки, после чего появится

контекстное меню, как это показано ниже на рисунке.

В этом меню выберите пункт "Сохранить как внешнюю обработку,

отчет", откроется стандартный диалог выбора имени нового файла.

Укажите имя файла внешней обработки (например, "Обмен данными

для бухгалтерии"), место расположения файла (например, "Рабочий

стол") и нажмите кнопку "Сохранить". В результате будет создан файл

внешней процедуры системы "1С: Предприятие".

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

389

В программе бухгалтерского учета 1С: Бухгалтерия внешняя

процедура должна запускаться, например, через пункт главного меню

Файл —> Открыть. Форма настройки процедуры загрузки

информации расположена на второй закладке формы и показана ниже

на рисунке.

Для осуществления загрузки информации необходимо указать файл

обмена, режимы загрузки информации и нажать кнопку Выполнить.

Для загрузки информации реализовано три режима:

Проверка файла загрузки. При этом происходит проверка файла

обмена и возможность идентификации загружаемых объектов

(элементов справочников). Для тех объектов, идентифицировать

которые не удалось, выводится полная информация.

Загрузка справочников. Происходит генерация объектов (элементов

справочников), которые не удалось идентифицировать.

Полная загрузка. Происходит генерация объектов (элементов

справочников), которые не удалось идентифицировать, а также

генерация электронных документов.

Рекомендуется перед загрузкой информации сначала выполнить

проверку файла обмена, проанализировать сообщения программы об

элементах справочников, которые не удалось идентифицировать, при

необходимости поправить информацию о некоторых объектах

(например, коды или наименования справочников) и только потом

загружать информацию в программу бухгалтерского учета.

Режим загрузки количества для документов, связанных с оборотом

ГСМ, позволяет указать какой реквизит (объем или масса) будет

использоваться в качестве количества в загруженных документах.

390

9.5. Обмен информацией

с бухгалтерским учетом

Необходимо заранее определиться с тем реквизитом, который будет

использоваться в качестве количества в программе бухгалтерского

учета. В дальнейшем необходимо использовать в качестве

количества только этот реквизит. Т.е. недопустимо для одних

документов в качестве количества использовать массу, а в других

объем, или в одном периоде массу, а в другом объем.

Если в качестве основного реквизита количества ГСМ выбрана масса,

то по массе (в тоннах) будут оформляться и документы розничной

реализации ГСМ на АЗС. При этом в программу бухгалтерского учета

будет переноситься расчетная масса из документа Розничная

реализация (подробнее см. 6.5.1 «Розничная реализация» на

стр. 271).

Если в качестве основного реквизита количества ГСМ выбран объем,

то по объему (в литрах) будут оформляться и документы, связанные

с оптовым оборотом ГСМ.

Созданные в программе бухгалтерского учета документы помечаются

через реквизит Комментарий, в это поле записывается специальная

строка, по которой можно определить, что документ был

сгенерирован процедурой загрузки. Не рекомендуется вручную

править этот реквизит для автоматически сгенерированных

документов.

При повторной загрузке информации в программу бухгалтерского

учета ранее сгенерированные документы за указанный период и по

указанной фирме удаляются.

9.5.4

Методика автоматического обмена

информацией для платежных операций

В отличие от обмена по товарным операциям, методика обмена по

платежным операциям не так сложна, но также реализована по методу

«документ в документ». В части платежных операций в программе

реализована наиболее простая и общая методика переноса

информации по двум видам денежных средств (наличные

и безналичные рубли). Методика обмена информацией предполагает

два этапа:

1. выгрузка подлежащей переносу информации из бухгалтерского учета

в промежуточный файл обмена;

2. загрузка информации из файла обмена в оперативный учет.

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

391

Для автоматического переноса из бухгалтерского учета

в оперативный учет используются только платежные операции,

связанные с основной деятельностью. Выборка операций происходит

по следующим критериям:

☞ Вид документа:

☞ Платежное поручение входящее;

☞ Платежное поручение исходящее;

☞ ПКО;

☞ РКО;

Вид операции:

☞ Оплата от покупателя;

☞ Возврат оплаты покупателю;

☞ Оплата от поставщика;

☞ Возврат оплаты поставщику;

☞ Корреспондирующий счет: 60.01, 60.02, 62.01, 62.02.

При загрузке информации происходит генерация одноименных

электронных документов и, при необходимости генерируются

элементы следующих справочников:

☞ Фирмы;

☞ Контрагенты;

☞ Договоры;

☞ Банки;

☞ Банковские счета;

☞ Статьи ДДС.

9.5.5

Выгрузка информации о платежных

операциях из программы бухгалтерского

учета

Для выгрузки информации из бухгалтерского учета используется та

же самая внешняя обработка, которая применяется для загрузки

товарных операций (см. 9.5.3 «Загрузка информации в бухгалтерский

392

9.5. Обмен информацией

с бухгалтерским учетом

учет» на стр. 386). Форма настройки процедуры выгрузки

расположена на первой закладке формы и показана ниже на рисунке.

Для выполнения выгрузки необходимо указывать следующую

информацию:

☞ Период выгрузки;

☞ Фирму;

☞ Имя файла обмена.

При помощи специального флажка можно управлять режимом

выгрузки кассовых ордеров (выгружать или не выгружать).

В результате работы процедуры будет сформирован текстовый файл

обмена, который в дальнейшем используется при загрузке

информации в программу оперативного учета.

9.5.6

Загрузка информации о платежных

операциях в оперативный учет

Процедура загрузки информации по платежам в оперативный учет

входит в состав встроенной обработки Обмен данными. Форма

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

393

настройки процедуры загрузки информации расположена на второй

закладке формы и показана ниже на рисунке.

Для осуществления загрузки информации необходимо указать файл

обмена и нажать кнопку Выполнить. Для загрузки информации

реализовано три режима:

Проверка файла загрузки. При этом происходит проверка файла

обмена и возможность идентификации загружаемых объектов

(элементов справочников). Для тех объектов, идентифицировать

которые не удалось, выводится полная информация.

Загрузка справочников. Происходит генерация объектов (элементов

справочников), которые не удалось идентифицировать.

Полная загрузка. Происходит генерация объектов (элементов

справочников), которые не удалось идентифицировать, а также

генерация электронных документов.

Рекомендуется перед загрузкой информации сначала выполнить

проверку файла обмена, проанализировать сообщения программы об

элементах справочников, которые не удалось идентифицировать, при

необходимости поправить информацию о некоторых объектах

(например, коды или наименования справочников) и только потом

загружать информацию в программу бухгалтерского учета.

Созданные документы помечаются через реквизит Комментарий,

в это поле записывается специальная строка, по которой можно

определить, что документ был сгенерирован процедурой загрузки. Не

рекомендуется вручную править этот реквизит для автоматически

сгенерированных документов.

394

9.6. Проведение документов

При повторной загрузке информации в программу оперативного

учета ранее сгенерированные платежные документы за указанный

период и по указанной фирме удаляются.

9.6

Проведение документов

Для группового проведения документов используется встроенная

в систему 1С:Предприятие 8 обработка. Эта обработка доступна через

пункты главного меню Сервис или Операции. Обработка может

потребоваться для перепроведения документов с целью актуализации

информации в некоторых отчетах после ввода документов задним

числом, как это было описано в предыдущем разделе (см. 8.2

«Актуальность информации в отчетах» на стр. 318). Это отчеты,

связанные с взаиморасчетами, складским учетом, а также анализом

продаж.

Ниже показана форма настройки обработки. На первой закладке

доступен отбор по видам документов и периоду. Необходимо

понимать, что проведение всех документов независимо от их вида

может занимать продолжительное время и блокировать работу других

пользователей программы.

10.Приложения

В этом разделе приведена дополнительная и справочная

информация.

10.1 Типовые учетные операции

Ниже описаны типовые учетные операции, возникающие в процессе

работы с программой.

10.1.1

Ввод остатков (взаиморасчеты, денежные

средства, товары)

Задача ввода остатков возникает перед началом работы с программой

для нескольких разделов учета. Ввод остатков был описан ранее

(см. 3.3.4 «Ввод начальных остатков» на стр. 68). Ниже в таблице

398

10.1. Типовые учетные операции

показаны разделы учета, для которых возникает задача ввода

остатков и способ ввода этих остатков.

10.1.2

Операции закупки ГСМ и товаров

Все закупки товаров оформляются в программе только в рамках

договоров с поставщиками. Последовательность действий следующая:

☞ Поиск поставщика в базе данных контрагентов (справочник

Контрагенты), если поставщик отсутствует в справочнике, то ввод

новой записи, соответствующей этому поставщику;

☞ Ввод в справочник Договоры договора с поставщиком, в случае если

такой договор уже был введен, то проверка информации связанной

с договором;

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

399

☞ Ввод документа, которым отражается факт поставки ГСМ или товаров от

поставщика, при помощи документа Поступление (закупка) ГСМ или

при помощи документа Поступление (закупка) товаров;

☞ Ввод при необходимости документов, которыми отражаются

дополнительные расходы по поставке товаров, документ Получение

услуг;

☞ Регистрация счета-фактуры поставщика;

Процесс закупки ГСМ см. 6.2.1 «Поступление (закупка) ГСМ» на

стр. 187. Процесс закупки обычных товаров см. 6.3.1 «Поступление

(закупка) товаров» на стр. 233.

10.1.3

Операции оптовой реализации

Операции оптовых продаж ГСМ и товаров оформляются в программе

только в рамках договоров с покупателями. Последовательность

действий при оформлении операции продажи следующая:

Поиск покупателя в базе данных контрагентов (справочник

Контрагенты), если таковой отсутствует в справочнике, то ввод новой

записи, соответствующей этому покупателю;

Ввод в справочник Договоры договора с покупателем, в случае если

такой договор уже был введен, то проверка информации связанной

с договором;

Ввод документа, которым отражается факт отгрузки товаров

покупателю при помощи документа Отгрузка (реализация) ГСМ или

Отгрузка (реализация) товаров;

Ввод при необходимости документов, которыми отражаются

дополнительные расходы по отгрузке товаров, документ Услуги

исходящие;

Выписка счета-фактуры покупателю;

Процесс отгрузки ГСМ см. 6.2.2 «Отгрузка (реализация) ГСМ» на

стр. 200.

Отгрузка товаров см. 6.3.2 «Отгрузка (реализация) товаров» на

стр. 239.

10.1.4

Розничная реализация

Для оформления в программе операций розничной реализации

используется документ Розничная реализация. Документы этого

вида должны заполняться по информации сменных отчетов АЗС.

Подробнее см. 6.5.1 «Розничная реализация» на стр. 271.

400

10.2. Анализ информации

Для автоматической генерации документов розничной реализации из

электронных сменных отчетов АЗС в программе предусмотрена

специальная процедура, подробнее см. 9.4 «Загрузка сменных

отчетов АЗС» на стр. 377.

В сменных отчетах АЗС может присутствовать информация о отпуске

ГСМ и товаров в рамках договоров с покупателями (например, по

ведомостям или иным безналичным основаниям реализации). Эта

информация также может присутствовать в документах розничной

реализации программы «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0».

Для возможности печати сводных накладных покупателям, а также

для переноса в программу бухгалтерского учета используется

электронный документ Сводная реализация, подробнее см. 6.5.2

«Сводная реализация» на стр. 278.

10.1.5

Оборот ГСМ на хранении

Для ГСМ на хранении в программе предусмотрены только две

операции:

Поступление ГСМ на хранение;

Отгрузка ГСМ с хранения.

Для оформления этих операций применяются описанные выше

документы поступления и отгрузки ГСМ, но в качестве договора в этих

документах должен использоваться договор с типом Договор

хранения. Подробнее см. 2.2.5 «Оборот ГСМ на ответственном

хранении» на стр. 44.

10.2 Анализ информации

Ниже описаны основные средства анализа информации.

1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0 Руководство

401

10.2.1

Анализ складских остатков ГСМ и товаров

Краткая информация о складских остатках доступна на формах

списков справочников Склады и Номенклатура. Ниже показана

форма справочника Склады с информацией о текущих остатках.

Для детального анализа складских остатков в программе

предусмотрен набор отчетов (см. 8.3 «Отчеты, связанные со

складским учетом» на стр. 319):

☞ Склад по партиям (остатки и обороты на складах по партиям);

☞ Складская ведомость по партиям;

☞ Движение складских партий;

☞ Склад по среднему (остатки и обороты на складах по среднему);

☞ Складская ведомость по среднему;

☞ Склад хранения (остатки и обороты на складах хранения);

☞ Складская ведомость по хранению;

☞ Оценка складских остатков.

10.2.2

Состояние взаиморасчетов

Для анализа задолженности существует целый набор разного рода

возможностей:

☞ Чтобы быстро посмотреть сальдо по взаиморасчетам с контрагентом

можно открыть его карточку в одноименном справочнике, где сумма

задолженности выводится текстом;

402

10.2. Анализ информации

☞ Нажав на эту надпись можно сформировать на выбор несколько отчетов

по взаиморасчетам с этим контрагентом, например отчет Акт сверки;

☞ Для анализа взаиморасчетов (остатков и оборотов), а также общей

картины по задолженности существует набор отчетов, которые

описаны в разделе см. 8.4 «Отчеты по взаиморасчетам» на стр. 340:

☛ Отчет по взаиморасчетам (остатки и обороты);

☛ Ведомость по взаиморасчетам;

☛ Акт сверки взаиморасчетов.

10.2.3

Результаты продажи

Анализ продаж подразумевает возможность детализации процесса

формирования наценки по отгрузкам до каждой товарной операции.

Для анализа результатов продаж используется специальный отчет,

подробнее см. 8.7.1 «Анализ продаж» на стр. 365.

1С-Рарус: АЗК+НЕФТЕБАЗА (редакция 2). Руководство пользователя (2012 год) - часть 7