Первичные учетные документы и вопросы документооборота

Первичные учетные документы и вопросы документооборота.

Содержание.

Введение.

Грамотное составление первичной документации имеет принципиальное значение для деятельности любой организации. Правила заполнения и ведения первичной учётной документации должен знать каждый сотрудник, работающий на предприятии и серьёзно относящийся к выполнению своих функциональных обязанностей. Документы предприятия – это его основа, его история и своего рода «биография». Изучая документацию фирмы, можно восстановить произошедшие в ней события, обнаружить ошибки сотрудников, найти причины каких-либо несовпадений и неточностей в отчётах. Неправильное оформление учётных документов (например, отсутствие некоторых реквизитов в них) может привести к крайне неблагоприятным последствиям для организации. Следовательно, эти документы должны оформляться согласно определённым нормам и правилам, которые я и хочу рассмотреть в своей курсовой работе.

Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта. Первичный учёт представляет собой начальную стадию восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учётной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, происходящих во всех отделах и подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Глава 1. Основы первичного учета на предприятии.

1.1.Понятие первичного учётного документа и документооборота. Значение первичных документов на предприятии.

Документ – письменное свидетельство факта хозяйственной операции. Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будем понимать любое событие хозяйственной деятельности. И хотя таких событий великое множество, не все документы, которыми они оформляются, являются первичными.

Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Порядок составления первичных документов.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение, можно разделить на несколько блоков, указанных в Таблице 1.

Таблица 1.

Значения документов в системе бухгалтерского учета.

Значение	Характеристика
Экономическое	Заключается в том, что данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей (производительность труда, фондоотдача). Первичный учётный документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений.
Контрольно - аналитическое	Заключается в том, что первичные документы служат источником данных для осуществления внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и целесообразности осуществленных операций. Первичные документы являются источником данных для внешних аудиторов при проведении проверок, а также основанием для проведения ревизии. Во время и после ревизии документы помогут выявить причины и виновников недостач, скрытые резервы предприятия и т.д.
Практическое	Заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, т.е. первичные документы можно брать за основу любой проверки или операции, не опасаясь за то, что результат работы будет неудовлетворительным из-за неверных данных в первичных документах.
Организационно -управленческое	Заключается в том, что с помощью системного использования информации, взятой из первичных документов, можно добиться оптимального взаимодействия всех управленческих резервов для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.
Юридическое	Заключается в том, что первичные учётные документы обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учёта и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции.

Таким образом, первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.

Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

2. Классификация первичных учётных документов, формы документов.

Классификацию первичных учетных документов можно представить в виде схемы, представленной в Приложении 1.

Понятие формы документа включает в себя состав и расположение его реквизитов. Одно из важнейших условий оформления первичной учётной документации - это наличие в ней всех сведений, необходимых для работы, учёта и контроля. Данное требование установлено Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 28.09.2010). В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

· во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

· во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа, как уже было сказано, понимается состав и расположение реквизитов.

В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;

- наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).

- дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной операции,

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

- личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты. Перечень некоторых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России приведены в Приложении 2.

Глава 2. Организация документооборота в бухгалтерском учете.

2.1. Система документооборота первичных учётных документов .

Документооборот – это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (Рис. 2.1).

Рисунок 2.1. Документооборот предприятия.

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

2.2. Проверка, исправление ошибок и порядок изъятия первичных документов. Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предметсоответствия документа установленным правилам. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:· по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнениереквизитов);· арифметически (подсчет сумм);· по содержанию (законность документальных операций). При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнениеобязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр. Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера. Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:· по причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;· по месту возникновения - в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;· по значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах). Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:· зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;· надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;· на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности. Типичными ошибками при работе с первичными документами являются:· использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;· отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;· не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;· наличие подчисток и помарок в документах;· нарушение правила исправления ошибок в документах;· исправления в кассовых документах;· записи простым карандашом;· отсутствие прочерков в свободных строках;· отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;· арифметические ошибки при таксировке документов. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть первая)" ст. 94 от 31.07.98 № 146-ФЗ (в ред. Фед. Закона от 31.07.1998 N 147-ФЗ (ред. 09.07.2002)). Выемка документов у предприятий производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа. Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права иобязанности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист. Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки. При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса. В протоколе указываются:· его наименование; место и дата производства конкретного действия;· время начала и окончания действия;· должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол;· фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых случаях - его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он русским языком;· содержание действия, последовательность его проведения;· выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства. Изъятые документы перечисляются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества. Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его проведении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать замечания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу. Протокол подписывается составившим его должностным лицом налогового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве действия или присутствовавшими при его проведении. В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помещаются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия. Копия акта или протокола с описью изъятых документов вручаетсядолжностным лицам предприятия под роспись. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночноевремя. Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей илигибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в:· Положении "О документах и документообороте в бухгалтерскомучете", утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;· Инструкции "О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан", утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176. В случае пропажи или гибели первичных документов руководительпредприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

2.3. Документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности .

Для ведения бухгалтерского учета все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету.

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы.

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами.

Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются.

В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;

в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Как установлено п. 4.4 указания Банка России от 16 января 2004 г. N 1375-У(ред. от 12.11.2009) "О правилах составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации", все отчетные данные, представляемые кредитными организациями в Банк России, должны быть сформированы на основе первичных учетных документов, а также иных документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами Банка России.

Согласно п. 1.3 Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях (в ред. Указаний ЦБ РФ от 08.11.2010 N 2514-У,с изм., внесенными Указанием ЦБ РФ от 29.12.2010 N 2553-У), расположенных на территории Российской Федерации, подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Госкомстата России типовые формы первичных учетных документов.

В пункте 1.4 Порядка учета основных средств, нематериальных активов, материальных запасов (приложение 10 к Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой статьи, а также установлено, что оформление первичных документов производится в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Центральным банком РФ утверждено Положение от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. Указаний ЦБ РФ от от 22.01.2008 N 1964-У), в котором наряду с прочим определены форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов. Так, в приложениях к названному Положению приведены следующие формы:

N 0401060 - платежное поручение;

N 0401063 - аккредитив;

N 0401061 - платежное требование;

N 0401071 - инкассовое поручение;

N 0401066 - платежный ордер;

N 0401065 - реестр счетов;

N 0401014 - реестр переданных на инкассо расчетных документов;

N 0401004 - заявление об акцепте, отказе от акцепта.

2.4. Особенности и сроки хранения первичных документов.

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован статьей 17 Закона о бухгалтерского учете (в ред. Федерального закона от от 28.09.2010 N 243-ФЗ).

Так, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Неиспользуемые в работе первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;
период, за который скомплектованы документы;
перечень скомплектованных первичных документов;
дату комплектации и передачи документов в архив;
подпись ответственного лица.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов в архиве предприятия определяется согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. (с изм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000) При этом, как уже отмечалось ранее, срок хранения бухгалтерских документов не может быть ниже пяти лет.

Срок хранения первичных документов может быть указан в графике документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы организации первичного учёта на предприятии.

В целях совершенствования системы организации первичного учёта на предприятии любой формы собственности можно дать следующие рекомендации:

· определить ответственного за составление графиков документооборота лиц и поручить им своевременное доведение данных графиков до исполнителей. Таким образом, будет решено сразу несколько проблем: графики будут доводиться до исполнителей единовременно (путём массовой рассылки), выполнение графиков будет проще отследить (один человек аккумулирует информацию лучше, чем несколько), общий график получить от одного человека быстрее, чем собирать их с нескольких руководителей подразделений. Как правило, на больших предприятиях данную функцию оставляют на начальником административного отдела либо администратором;

· разработать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение/неисполнение сотрудниками организации обязанностей по правильному оформлению первичных учётных документов (в особенности это относится к работникам складских служб, ответственных за точность данных в накладных);

· установить сроки проведения контрольных мероприятий по выявлению недочётов в первичных документов (обязательным в таком случае является создание регистрационных журналов, данные которых будут сравниваться с данными зарегистрированных в них документах);

· во избежание ситуаций, когда одинаковые формы документов имеют большие зрительные различия (что, безусловно, затрудняет их чтение), использовать на предприятии только унифицированные формы документации;

· в уже разработанные инструкции сотрудников, в которых указаны их должностные обязанности (например, должностные инструкции), дополнительно внести сведения о порядке, сроках сбора и регистрации первичных данных;

· периодически осуществлять внутренний контроль за соблюдением требований законодательства в части оформления первичной учётной документации;

· определить ответственного за обучение работников правилам ведения первичной документации, к которому сотрудники организации смогут обращаться в случае возникновения вопросов о правильности работы с документами;

· разработать программу предотвращения попадания на предприятие первичной документации с ошибками и нарушениями из сторонних организаций. В её основе должны лежать принципы, по которым менеджеры организации будут требовать от других фирм (поставщиков, покупателей, банков, государственных органов) предоставлять документацию только по установленным формам.

Заключение .

Подводя итог вышесказанному, можно сказать, что первичная учётная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия. Свой документооборот существует для каждого первичного документа. Значение учётных документов на предприятии очень велико.

Классифицировать первичные учётные документы можно по множеству признаков. Существует понятие «формы документа». Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно. Ведение первичных учётных документов осуществляется в строгом соответствии с определёнными нормативными документами, которые можно представить как 4-х уровневую систему. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», а также различные Положения и Постановления Правительства РФ.

Для оптимальной систематизации первичного учёта на предприятиях разрабатываются специальные рекомендации, позволяющие усовершенствовать систему учёта в целом.

Библиографический список литературы.

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21ноября 1996г. № 129-ФЗ (в редакции федерального закона от 28.09.2010 N 243-ФЗ).

2. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах"

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности. (в ред. Приказа Минфина РФ от от 25.10.2010 N 132н).

4. Борисов А.Н. "Комментарий к Федеральному закону "О бухгалтерском учете". - М.: Юстицинформ, 2009.

5. Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/ Под ред. Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2008.

6. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 2010.

7. Кутер М. Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2009. С. 17.

8. Новодворский В.Д., Белова Е.Л. Рабочий план счетов в системе бухгалтерского учета. Учебно - практическое пособие. - М.: Экономист, 2010.

9. Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря. - М., 2010.

10. Сборник Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 - 19). - М.: Бухгалтерский учет, 2009.

11. Хоружий Л .И. Бухгалтерский учет. - М.: Колос, 2010.

Приложение 1.

Классификация первичных учетных документов.

Классификационный признак	Название	Характеристика
По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления	Первичные	Составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Имеют юридическую силу, т.к. являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. Сюда можно отнести накладные, документы о начислении заработной платы, и др.
	Сводные	Составляются на основании первичных документов и отражают операции, уже оформленные прежде первичными документами. Составляются для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Сюда можно отнести авансовый отчет, расчетно-платежную ведомость, и др.
По способу использования	Разовые	Отражают одну или несколько хозяйственных операций, совершённых одновременно. После составления могут быть основанием для бухгалтерских записей.
По способу использования	Накопительные	Составляются за определенный период времени (например, за день) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. Позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей, и, следовательно, снижают трудоемкость работы бухгалтерской службы. Сюда можно отнести реестры, лимитно-заборные карты на отпуск материалов, ведомости, и др.
По назначению	Распорядительные	Содержат распоряжения и приказы руководителя организации или других уполномоченных лиц. Не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, поэтому основанием для учётных записей не являются. Сюда можно отнести приказы, распоряжения, платёжные поручения, чеки, доверенности на получение ТМЦ и др.
	Исполнительные (оправдательные)	Подтверждают факт совершения хозяйственных операций, являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций. Сюда можно отнести наряды на сдельную работу, накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение ТМЦ, и т. д.
	Бухгалтерского оформления	Составляются с целью подготовки, сокращения и упорядочения учётных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. Сюда можно отнести документы по расчетам с подотчетными лицами, документы по учёту НДС, документы по учёту кассовых и банковских операций, документы по учёту рабочего времени и др.
	Комбинированные	Содержат признаки трёх указанных выше виттов документов. Примером такого вида документов может служить расходный кассовый ордер, который содержит в себе и распоряжение о выдаче денег, и подтверждение получения денег, и корреспондирующие счета.
По месту составления	Внутренние	Оформляются и применяются внутри одного предприятия. Сюда можно отнести расчетно-платежные ведомости по заработной плате, путевые листы, акты, кассовые приходные и расходные ордера и др.
По месту составления	Внешние	Поступают от других юридических и физических лиц. Сюда можно отнести ТТН, счета-фактуры поставщиков и др.
По количеству учётных позиции	Однопозиционные	Содержат одну позицию. Сюда можно отнести наряд на выполнение работы.
По количеству учётных позиции	Многопозиционные	Состоят из нескольких позиций и наименований. Сюда можно отнести ТТН или счёт-фактуру.
По способу заполнения	Составляемые вручную	Составляются «от руки» на чистом листе/ бланке.
По способу заполнения	Составляемые с помощью техники	Составляются на пишущей машинке либо (что в настоящее время встречается гораздо чаще) на компьютере.
По характеру регистрируемых операций	Типовые	Служат для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, имеющих место быть на предприятиях с часто встречающейся деятельностью.
По характеру регистрируемых операций	Специализированные	Служат для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место быть на предприятиях с редко встречающейся деятельностью

Приложение 2.

Унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

Классификационный признак	Пример
По учету кадров	N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу"; N Т-2 "Личная карточка работника"; N Т-3 "Штатное расписание"; N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу"; N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику"; N Т-7 "График отпусков"; N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником"; N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку"; N Т-10 "Командировочное удостоверение";
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда	N Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы"; N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени"; N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость"; N Т-51 "Расчетная ведомость"; N Т-53 "Платежная ведомость"; N Т-54 "Лицевой счет"; N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику"; N Т-61 "Записка расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником"; N Т-73 "Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы".
По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ	N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ"; N КС-6а "Журнал учета выполненных работ";
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения	N МХ-1 "Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение"; N МХ-2 "Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение";
По учету торговых операций	N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров"; N ТОРГ-2 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей";
По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин.	N КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины"; N КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";
По учету торговых операций при продаже товаров в кредит.	N КР-7 "Справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит".
По учету кассовых операций	N КО-1 "Приходный кассовый ордер"; N КО-2 "Расходный кассовый ордер"; N КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов"; N КО-4 "Кассовая книга"
По учету результатов инвентаризации	N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств"; N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";
По учету работы строительных машин и механизмов	N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана"; N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины";
По учету основных средств	N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)"; N ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)"; N ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)"; N ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств"
По учету материалов	N М-2 "Доверенность"; N М-4 "Приходный ордер"; N М-7 "Акт о приемке материалов"; N М-11 "Требование-накладная"; N М-17 "Карточка учета материалов";
По учету нематериальных активов	N НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов"
По учету работ в капитальном строительстве	N КС-6 "Общий журнал работ"

содержание .. 622 623 624 ..