СОДЕРЖАНИЕ

Землепользование хозяйства расположено в Елховском районе Самарской области. Административно - хозяйственным центром является село Борма, которое удалено от районного центра р.п.Елховка на 28 км, от областного центра г.Самара на 110 км. Транспортные связи с административным центром района и пунктами сдачи сельхоз продукции осуществляется по дороге областного значения с асфальтным покрытием, что не создает определенные трудности в осенне-весенний период.

Основное направление хозяйства зерно-молочное и обеспечение ими потребностей жителей района и области.

Сдачу произведенной продукции ООО производит: зерно – ООО "Время"; ООО "Мукомол-Плюс";ООО "Русн Рус Сантимир"; молоко – ООО МК "Кошкинский";ООО ДОК "Самара".

Территория хозяйства находится в первом агроклиматическом районе Самарской области, который характеризуется умеренно-теплым климатом. Для летнего периода характерны ливни, часто с грозами.

В ООО территориальная структура управления. Она представлена одним отделением – село Борма. Хозяйство занимает площадь 3500 га, из них пашня составляет 3500 га, которые обслуживаются тракторно-полеводческой бригадой. Ферма состоит из молочно товарной фермы и фермы по выращиванию молодняка КРС. Для организации производственного процесса на территории ОАО "Борма" находится 4 склада: склад ГСМ, запчастей, стройматериалов, зернохранилище для семян ,склад для фуража и кроме всего имеется кормовой двор для хранения сена, соломы, силоса и сенажа. Также есть большой машинотракторный парк и автопарк. Административно - управленческий персонал располагается в здании конторы.

На эффективность сельскохозяйственного производства оказывает влияние размеры сельскохозяйственного предприятия. Основными показателями, характеризующими размеры предприятия, являются стоимость валовой и товарной продукции. Все остальные площадь сельскохозяйственных угодий, пашни, численность работников, поголовье скота и другие – косвенные. Данные размеров ОАО "Борма" представлены в таблице 1.

Таблица 1- Размеры ОАО "Борма"

По данным таблицы 1 видно, что ОАО "Борма" имеет средние размеры, так как показатели на уровне средних. В 2008 году товарная продукция увеличилась на 203,5% по сравнению с 2006 годом и на 171,8 % по сравнению с 2007 годом, в основном за счёт увеличения объёма реализованной продукции и закупочных цен.

Эффективное ведение хозяйства невозможно без обеспечения главным средством производства в сельском хозяйстве – земельным ресурсом. Площадь сельскохозяйственных угодий 3500 га и пашни 3500 га не изменились. Среднегодовая численность работников незначительно уменьшилась.

Из года в год увеличивается наличие основных средств основной деятельности и снижение энергетических ресурсов вследствие их износа. Предприятие старается обновлять и пополнять основные производственные фонды. Незначительно снизилось в 2008 году поголовье скота по отношению к 2006 году на 94,5 % и на 96,9 % к 2007 году.

Таким образом, можно сказать, что размеры хозяйства за последние годы имеют тенденцию к увеличению. Это обусловлено, прежде всего, увеличением основных производственных фондов, уменьшение энергетических ресурсов и вследствие этого увеличение объёмов производства сельскохозяйственной продукции. Эффективность производства во многом зависит от правильно выбранной специализации. Как излишне многоотраслевая структура, так и неоправданно узкая специализация снижает эффективность производства. В каждом хозяйстве нужно возделывать такие культуры, разводить те виды животных, которые соответствуют конкретным природным и экономическим условиям и спросом на рынке.

Специализация характеризуется множеством показателей, основными из них принято считать структуру товарной продукции, так как она выражает экономическую связь предприятия с сельским хозяйством. В соответствии с рекомендациями научных учреждений, специализация предприятия определяется по отраслям, занимающим в товарном производстве большой удельный вес.

Для определения специализации и направления производства ОАО "Борма" рассмотрим размер и структуру товарной продукции в таблице 2.

Таблица2 - Размер и структура товарной продукции сельского хозяйства в ОАО "Борма"

По данным таблицы 2 можно сказать о том, что основной отраслью ОАО "Борма" является растениеводство. Его доля в структуре товарной продукции хозяйства составляет 50,5 % в 2006 году, 46,7 % 2007 году и 62,9 % 2008 году. Зерно занимает соответственно 33,5, %, 34,6 % и 51,2 %. В 2006- 2008 годах по сравнению с 2006 годом стоимость реализованного зерна увеличилась за счёт увеличения объёма реализации и снижения цены. По этим же причинам увеличилась и стоимость товарной продукции подсолнечника. К прочей же продукции растениеводства относятся продажа муки, кормов, соломы, сена.

Продукция животноводства в общей структуре товарной продукции занимает от 46,6% в 2006 году, 51,2 % в 2007 году до 33,6 % в 2008 году. Объём реализации молока увеличился по сравнению с 2006 годом на 1884 ц (4778-2894), по сравнению с 2007 г на 710 ц (4778-4068). Стоимость товарной продукции по молоку увеличилась с 2894 тыс. руб. в 2006 году до 4778 тыс. руб. в 2008 году. На увеличение стоимости товарной продукции по молоку повлияло повышение надоев из - за сбалансированного кормления коров, роста закупочных цен , роста продуктивности .

В структуре товарной продукции животноводства скот в живой массе (КРС) занимает второе место и составляет на конец 2008 года 10.8%, при этом отмечено увеличение стоимости самой товарной продукции .

Прочая продукция животноводства включает в себя продажу навоза и кожи , и в 2008 году ее стоимость увеличилась по сравнению с 2006 годом на 175тыс.руб. и соответственно увеличился удельный вес в структуре товарной продукции до 1 %.

В стоимость выполненных работ на сторону в ОАО "Борма" включены стоимость оказанных автоуслуг,услуги трактора. В 2008 году оказано автоуслуг и услуг трактора на 482 тыс.руб., что больше на 436 тыс.руб. по сравнению с 2007 годом , соответственно увеличился их удельный вес в структуре товарной продукции и составил на конец 2008 года - 3,5%.

Из всего выше сказанного следует, что ОАО "Борма" специализируется на производстве зерна и молока По уровню специализации хозяйство среднеспециализированное.

Для наиболее полного удовлетворения растущих потребностей населения в продуктах питания, а промышленности в сырье, применяется интенсификация сельского хозяйства, которая способствует увеличению производства продукции растениеводства и животноводства, при дополнительном вложении затрат на 1 га и 1 гол скота.

Экономическая эффективность сельского хозяйства в значительной степени зависит от уровня интенсивности производства. В последние годы наметилась тенденция к снижению интенсивности сельского хозяйства, хотя стоимостные показатели резко возросли за счет переоценки основных производственных фондов, повышения цен на материалы и другие средства производства, увеличением заработной платы.

Рассмотрим в таблице 3 основные показатели экономической эффективности интенсификации сельскохозяйственного производства в ОАО "Борма".

Таблица 3 - Экономическая эффективность интенсификации в ОАО "Борма"

Из таблицы 3 видно, что в 2008 году в ОАО "Борма" произведено валовой продукции в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий на 163,3 % больше, по сравнению с 2006 годом, за счет увеличения урожайности. В 2008 году уменьшилось производство валовой продукции в расчете на 100 руб. среднегодовых производственных фондов основной деятельности на 22,44 руб. или 94,61 % по сравнению с 2006 годом, и на 9,14 руб.или 97,73 % по сравнению с 2007 годом. Уменьшение это произошло в основном за счет увеличения среднегодовой стоимости производственных фондов основной деятельности. На 100 руб. производственных затрат произведено валовой продукции 140,34 руб., отмечено повышение . В 2008 году за 1чел-час затрат труда произведено валовой продукции на 18,46 руб., или на 115,15 % больше по сравнению с 2006 г, по сравнению с 2007 г показатель увеличился на 12,86 руб. или на 110%. В 2006 , 2007 и в 2008 годах организация получала от основной деятельности прибыль, в 2006 году она составила 4630 тыс.руб., в 2007 году-5108 тыс.руб., а в 2008 году-7140 тыс.руб.

Для нормальной производственно - хозяйственной деятельности хозяйства необходимы основные средства производства. От наличия темпов роста и эффективности использования, основных производственных фондов зависят конечные результаты деятельности предприятия, в частности качество, полнота и своевременность выполнения сельскохозяйственных работ, а, следовательно, и объем производства продукции, ее себестоимость, финансовое состояние предприятия. В связи с этим возрастает значение показателей уровня обеспеченности предприятий основными средствами производства и рационального их использования.

Структура основных производственных фондов зависит от специализации и кооперации предприятия, его удаленности от мест реализации продукции, природно-климатических условий, характера и объема выпускаемой продукции, уровня механизации производственных процессов. Рассмотрим структуру основных средств в ОАО "Борма" в таблице 4.

Анализируя данные таблицы 4, мы видим, что в ОАО "Борма" стоимость основных средств увеличилась с 2742 тыс.руб. до 4726 тыс.руб., при этом отмечено увеличение по всем видам основных средств , кроме рабочего скота. Увеличение также коснулось стоимости основных средств производственного назначения по сравнению с 2006 и 2007 годами на 582 тыс.руб. и на 1402 тыс.руб. соответственно.

Таблица 4 - Структура основных производственных фондов в ОАО "Борма"

Стоимость по транспортным средствам снизилась в 2007 г. на 25 тыс.руб. по сравнению с 2006 и увеличилась на 977 тыс.руб. в 2008 году, их удельный вес увеличился соответственно на 13,1 % уменьшился на 10% и увеличился на 27,7%. Стоимость машин и оборудования также увеличился на 758 тыс. руб. по сравнению с 2006 годом, при одновременном уменьшении удельного веса на 3,7 %, по сравнению с 2007 годом также произошло увеличение стоимости на 278 тыс.руб. и снижения удельного веса на 9,9 %. По рабочему скоту можно сказать что стоимость значительно уменьшается, а продуктивный скот увеличивается. Инвентарь в 2006 и 2007 годах не менялся и составил 13тыс.руб. удельный вес соответственно 0,5% в 2006 г. и в 2007 г. 0,4%, а в 2008 году значительно возрос на 67 тыс. руб. , удельный составил 1,8%.

Мы считаем, что причиной увеличения стоимости основных производственных фондов является приобретение новой техники, с\х машин, комбайнов.

Финансовое состояние предприятия характеризуется системой показателей, отражающих состояние капитала в процессе кругооборота и способность субъекта хозяйствования финансировать свою деятельность на фиксированный момент времени. На финансовое состояние предприятия влияют соотношение собственного и заемного капитала, состав и структура заемных средств, оптимальность структуры активов предприятия и в первую очередь соотношение основных и оборотных средств, а также уравновешенность активов и пассивов предприятия. Финансовое состояние предприятия, его устойчивость и стабильность зависят от результатов его производственной, коммерческой и финансовой деятельности.

Финансовые результаты деятельности ОАО "Борма" складываются в большей степени от основной деятельности: производства продукции растениеводства и животноводства, а так же прочих видов деятельности: операционных и прочих доходов и расходов, отвлеченных средств.

Для комплексной оценки деятельности предприятия проанализируем показатели финансовых результатов производственной деятельности ОАО "Борма" приведенные в таблице 5.

Таблица 5 - Финансовые результаты ОАО "Борма"

На основании таблицы 9, мы можем сказать, что в ОАО "Борма" прибыль от продажи продукции была получена в 2006 г и 2007 г в сумме соответственно 10721 тыс.руб, 12700 тыс.руб, 2008 году 21822 тыс.руб. От продажи продукции растениеводства в 2006 г. , 2007,2008г получали прибыль 8329 тыс.руб., за счет увеличения себестоимости производимой продукции растениеводства в 2007 году на 232,1 % и увеличения выручки от реализации на 62,9 % из-за высоких цен.

Отрасль животноводства в хозяйстве прибыльна, сумма прибыли с каждым годом увеличивается. Производство продукции животноводства увеличивается, реализуется молоко первым сортом, высокие закупочные цены, соответственно увеличивается выручка, а ее себестоимость снижается.

От продажи прочей продукции хозяйство получает убыток.

Суммы внереализационных расходов и доходов в хозяйстве одинаковы, поэтому расходы перекрываются доходами.

Чрезвычайные расходы возникли только в 2008 г. и составили 285 тыс.руб.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что прибыль получена за счет , увеличения объемов реализации из- за увеличения закупочных цен на продукцию , увеличения качества производимой продукции , но растет себестоимость вследствии чего предприятие может в дальнейшем получить убытки.

Для анализа финансового состояния сельскохозяйственных предприятий, большое значение имеют показатели их платежеспособности.

Платежеспособность – возможность за счет собственных средств погашать первоочередные финансовые обязательства. Различают текущую и ожидаемую платежеспособность.

Текущая платежеспособность - состояние собственных средств, которая бы обеспечила погашение срочных обязательств на определенную дату.

Ожидаемая платежеспособность – состояние платежей и готовность оплатить свои долги в ближайшее время.

Коэффициенты платежеспособности, отражают возможность предприятия погасить краткосрочную задолженность за счет тех или иных элементов оборотных средств.

Для проведения анализа платежеспособности ОАО "Борма" рассчитаем коэффициенты платежеспособности, данные отразим в таблице 6.

Таблица 6-Показатели платежеспособности ОАО "Борма"

Анализируя данные таблицы 10, можно сказать, что в ОАО "Борма" коэффициент абсолютной ликвидности, показывает, что в 2006г только – 0,01 часть краткосрочной задолженности может быть, покрыта наиболее ликвидными активами, денежными средствами и краткосрочными вложениями, что ниже нормативного значения. При этом из года в год наблюдается увеличение этого показателя. В 2007г коэффициент абсолютной ликвидности еще больше увеличился и составил 0,07, а в 2008 г снизился и составил 0,03, то есть у ОАО "Борма" есть риск нехватки денег для погашения краткосрочной задолженности при ее одновременном предъявлении.

Коэффициент срочной ликвидности свидетельствует о том, что в 2006г только 0,06 часть краткосрочной задолженности можно погасить за счет денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и дебиторской задолженности. При этом в 2007 году коэффициент остался прежним по сравнению с 2008 годом и составил 0,3.

Коэффициент текущей ликвидности показывает, что в 2007 и 2008 годах ОАО "Борма" мог погасить 3,26 часть и 3,82 часть краткосрочных обязательств за счет своих имеющихся оборотных средств, то есть коэффициенты были в пределах нормативного значения. Но в 2006 году коэффициент текущей ликвидности при норме > 2 значительно ниже, т.е. только 1,04 часть краткосрочных обязательств может погасить за счет имеющихся оборотных средств.

Таким образом, можно сказать что, в целом структура баланса ОАО "Борма" по состоянию на конец 2008 года удовлетворительна, само предприятие платежеспособно и в будущем может рассчитаться с долгами .

На платежеспособность повлияло снижение остатков готовой продукции , улучшения качества производимой продукции, высокой покупательской способностью, низкими закупочными ценами, высокой себестоимостью. Это в свою очередь приводит к длительному замораживанию денежной наличности, потребности в кредитах и уплате по ним %, росту кредиторской задолженности поставщикам, работникам кооператива по оплате труда. В настоящее время - это одна из основных причин спада производства, снижения ее эффективности, низкой платежеспособности предприятий и их банкротства.

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которыми оформляются расчеты с подотчетными лицами в ОАО "Борма" являются:

- приказ об утверждении перечня лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы на хозяйственные нужды:

В ОАО "Борма" издан приказ об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, где указаны 11 человек. В этом приказе также указан срок, на который выдаются подотчетные суммы – 10 дней. В приказе указан срок, по истечение которого подотчетные лица обязаны отчитаться бухгалтерии о подотчетных суммах (Приложение 1 )

- приказы о направлении сотрудников в командировки (Приложение 2):

На основании служебного задания кадровая служба ОАО "Борма" составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (Приложение 3)..

Для приказов о направлении сотрудников в командировку предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1.

В ОАО "Борма" форму N Т-9 используют при командировании одного, а форму N Т-9а - при командировании нескольких сотрудников организации.

В приказе обязательно указывается фамилия и инициалы командируемого сотрудника, его профессия (должность), структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов ( за счет ОАО "Борма", направившего сотрудника в командировку).

Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель ОАО "Борма". Сотрудники ОАО "Борма", направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись.

Приказ оформляется в одном экземпляре и хранится в архиве ОАО "Борма" 5 лет.

- командировочные удостоверения (Приложение 4):

Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия ОАО "Борма" выписывает работнику командировочное удостоверение. На его основании сотруднику выплачиваются суточные, в ОАО "Борма" они составляют 700 рублей в сутки.

Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1.

В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку.

Удостоверение оформляется в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.

Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале.

Например, на Зимина Виктора Михайловича – экспедитора, командированному в г. Магнитогорск на 4 дня с 22.11.06 по 25.11.06 для сопровождения груза выписано командировочное удостоверение №3 от 22.11.06.

Для отъезда в командировку из кассы в подотчет выдаются деньги, которые оформляются расходным кассовым ордером.

- приходные кассовые ордера (КО-1) (Приложение 5):

Для приходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. [18]

Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер ОАО "Борма". Отрывную квитанцию заверяют печатью ОАО "Борма", регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет.

Так в ОАО "Борма" на основании приходного кассового ордера № 17 от 04.10.06 составлена бухгалтерская запись:

Дт сч. 50 Кт сч.51 - 200000–00 руб.

- поступили в кассу наличные деньги с расчетного счета для выплаты под отчет на лимитные сделки;

- расходные кассовые ордера (КО-2) (Приложение 6):

Для расходного кассового ордера в ОАО "Борма" предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.[18]

Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы ОАО "Борма".

Ордер выписывается в одном экземпляре.

Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель ОАО "Борма".

Ордер также должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации в течение 5 лет (Приложение 7).

На основании расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.71 Кт сч.50 – 20000-00 руб.

- выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов Устимову А.А..;

Дт сч.71 Кт сч.50 – 12958-73

- выданы из кассы деньги под отчет на лимитные сделки и командировочные расходы Зимину В.М.

- авансовые отчеты (Приложение 8):

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.

К отчету работник ОАО "Борма" прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.) (Приложение 9).

Перечень этих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер ОАО "Борма" проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель ОАО "Борма".

Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.

Пример: В бухгалтерии ОАО "Борма" составлен авансовый отчет №77 от 30.11.2008 на Бочкарева В.В. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 2200-90 руб.

Составлен авансовый отчет №78 от 30.11.06 на Голеву Л.Н. Она отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.

Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.60 Кт сч.71 – 992-11 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 – 7-89 руб.

- Приказ по учетной политике.

В данном документе, являющимся для каждой организации основополагающим и обязательным, необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам.

Например:

п.33 Учетной политики ОАО "Борма" в 2008 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет – 20 дней с момента выдачи.

- Журнал регистрации авансовых отчетов (Приложение 10).

В данном учетном документе регистрируются все авансовые отчеты в порядке хронологии.

Анализ составления и состояния первичной документации показал, что в ОАО "Борма" первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

2.3 Синтетический, аналитический и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами ОАО "Борма"

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и пр. внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в корреспонденции с кредитом счета 71.

Так, в ОАО "Борма" 22.09.08 Главный механик Бородин В.П. приобрел горелку с регулятором на сумму 3390-00. Авансовый отчет №56 от 22.09.08. Эта операция отражена бухгалтерской записью: Дт сч.08.4 Кт сч.71 - 3390-00 руб. Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально - производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 "Материалы",41 "Товары".

В нижеследующей таблице 7 приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами.

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу".

За ноябрь 2008 г. в ОАО "Борма" были отражены следующие бухгалтерские записи.

По дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.

Сальдо по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально - производственных запасов, товаров, работ, услуг.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а ОАО "Борма" их).

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета (Приложение 11) и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

В журнале-ордере №7 отражены суммы выданные в подотчет и суммы, принятые к учету в разрезе работников. Также здесь отражены суммы сальдо на начало периода и конец периода.

Например:

За 2008 г. в ОАО "Борма" Бородину В.П. было выдано 234646-80, отчитался он по сумме 108239-18. Но так как организация имела на начало года перед ним задолженность в сумме 316793-87 , на конец года организация осталась должна ему 190386-25.

- главная книга;

В главной книге показан синтетический учет, т.е. в разрезе корреспонденции счетов.

Например:

По дебету сч.71 прошло в 2008 г. в корреспонденции с сч. 50– 1406384-00 руб.

По кредиту сч. 71 прошло в 2008 г. в корреспонденции с сч. 10– 82528-13 руб.

По кредиту сч. 71 прошло в 2008 г. в корреспонденции с сч. 60– 976904-29 руб.

По данным из приложения 10 представлена сводная таблица бухгалтерских записей по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ОАО "Борма" за 2008 год.

Таблица 9 Бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ОАО "Борма" за 2008 год

Как видно из данной таблицы учет расчетов с подотчетными лицами в хозяйстве ведется в соответствии с требованиями. Оборот по сч. 71 достаточно большой, следовательно можно рекомендовать руководству с/х предприятия делать приоритет на безналичные расчеты и расчеты векселями, что несомненно повысит безопасность расчетов по улучшит систему внутреннего контроля.

ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3.1 Программа проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма"

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник, который представлен в приложении 12.

По результатам опроса складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых можно сделать основной вывод.

В общем случае по результатам опроса оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Методы контроля аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами нарушений приведены в приложении 13.

Основными контрольными процедурами являются:

· "Подотчет. 1.1." – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

· "Подотчет. 1.2." – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

· "Подотчет. 1.3." – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

· "Подотчет. 1.4." – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

· "Подотчет. 1.5." – проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

· "Подотчет. 2.1." – проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка погашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

· "Подотчет. 2.2." – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

· "Подотчет. 2.3." – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

· "Подотчет. 2.4." – проверка правильности возмещения командировочных расходов.

· "Подотчет.2.5." – проверка правильности проведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

· "Подотчет.2.1." – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

· "Подотчет.2.2." – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:

· проезду к месту служебной командировки и обратно,

· затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями;

· расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.

· "Подотчет.3.1." – проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

· "Подотчет.3.2." – проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.

· "Подотчет.4.1." – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

· "Подотчет.4.2." – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

· "Подотчет.5.1." – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

3.2 Аудит состояния первичной документации ОАО "Борма"

Состав первичных документовпо расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- Приказ об учетной политике;

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- приказы о направлении работников в командировку;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- заявления на выдачу денег из кассы;

- документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

- журнал регистрации командировок.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

- отчете о движении денежных средств (форма № 4);

- главной книге;

- журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Учет расчетов с подотчетными лицами ОАО "Борма" ведет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в журнале-ордере № 7, Главной книге.

Внутренняя аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге.

Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

Нарушается п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ в организации.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется (таблица 10):

Таблица 10 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее выданному авансу

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Зимина В.М. в январе переданы наличные деньги Бочкареву В.В. для приобретения бензина в сумме 350 руб.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

- в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 3 Ванина Ю.А. в январе);

- в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Бочкарева В.В. в марте, а/о Устимова А.А. в августе 2008 г.);

- на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа "кому, за что и по какому документу уплачено";

- на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 60 Устимова А.А. в октябре приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4096 руб. В учете отражено: Дт сч.26 Кт сч.71

Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета:

Дт сч.10 Кт сч.71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета № 67 Бочкарева В.В. в октябре 2008 г. отражено:

Дт сч.10/5 Кт сч.71 – 719-92 руб.

Следовало отразить:

Дт сч.10/1 Кт сч.71 – 197 руб. стоимость ацетона;

Дт сч.10/3 Кт сч.71 – 522-92 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

Согласно авансового отчета № 23 Бородина В.П. от 22.04.08 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 462 руб. В учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 462 руб.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:

Дт сч.10/9 Кт сч.71 – 462 руб. инвентарь для уборки территорий

Дт сч.10/9 Кт сч.26 –462 руб. передача в эксплуатацию

В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.

В ОАО "Борма" приобретались подарки для работников. Например, по авансовому отчету № 26а от 17.05.08 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 4280-79 руб.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 "Товары". Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт сч.41 Кт сч.71 – 4280-79 руб. оприходован товар

Дт сч.90 Кт сч.41 – 4280-79 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт сч.90 Кт сч.68 – 770-54 руб. начислен НДС (4280-79*18%)

Дт сч.91 Кт сч.90 - 5051-33 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

Таким образом, ОАО "Борма" недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.

Кроме того, ОАО "Борма" следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

- к авансовому отчету Устимова А.А. от 30.06.08 приложен только товарный чек магазина "Ирба" на запчасти для ремонта оборудования на сумму 5086-58 руб;

- согласно авансового отчета Бородина В.П. от 12.07.08 приобретены "комплектующие" на сумму 440-90 руб. (Дт сч.10 Кт сч.71). Приведен список "комплектующих", но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

- к авансовому отчету Зимина В.М. № 14 от 03.03.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на ЗАО "РодникСпирт Пром" – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;

- к авансовому отчету Бочкарева В.В. № 18 от 31.03.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Бочкарев В.В.;

Авансовый отчет Степановой Е.П. б/н от 14.08.08 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. ОАО "Борма" данный пункт не учитывает, например:

- по авансовому отчету Сербиной О.В. от 11.08.08 в типографии ФГУП "Дом печати" приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 1 275 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 – 225 руб.

- по авансовому отчету Сербиной О.В. от 14.07.08 в ООО "Офис-плюс" приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., в учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 2 550 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 - 450 руб.

Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" и списывать на затраты по мере использования на основании актов.

Согласно авансового отчета № 31 в июне Зимину В.М. возмещены командировочные расходы в сумме 8 583 руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Чебоксары).

Согласно п. 6 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.88 № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.

Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета.

По авансовому отчету Бочкарева В.В. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 утверждены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 12 руб. в сутки. Следует работнику возместить расходы в сумме 24 руб. (12 х 2).

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: "наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении". Таким образом, такие наименования, как "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму", приложенные к авансовым отчетам Андреева А. И. № 56 на сумму 6270-50 руб., № 63 от 17.10.07 на сумму 4231-70 руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например:

- авансовый отчет №17 от 25.03.08 Бочкарева В.В. на 408-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;

- авансовый отчет №27 от 19.05.08 Портнова А.Г. на 649-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;

- в командировочном удостоверении Зимина В.М., приложенном к авансовому отчету №54 от 05.09.08 г., отсутствует номер и дата составления документа, расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник.

Вышеперечисленные нарушения носят систематический характер.

Таким образом, изучение ошибок, допускаемых в ОАО "Борма" при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в ОАО "Борма" являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

3.3Аудит состояния учета расчетов с подотчетными лицами

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" указаны в приложении 14.

Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием в ОАО "Борма".

Нарушение:неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы.Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

В ОАО "Борма" в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не указаны размеры подотчетных сумм. Нарушение в части инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.

В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.

Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без представления им авансового отчета.

Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:

Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.

Поскольку такие суммы являются доходом физических лиц, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить ЕСН. Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.

В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

В ОАО "Борма" инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится, текущий контроль осуществляется при составлении годовой отчетности.

Нарушение:к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129‑ФЗ "О бухгалтерском учете", а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, составившей документ;

- содержание хозяйственной операции;

- денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

- наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Кроме того, такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника.

Подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле.

Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек.

В ОАО "Борма" данное нарушение отсутствует.

Ограничение расчетов с другими юридическими лицами наличными деньгами .

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Нарушение установленного порядка расчетов наличными деньгами приводит к наложению штрафов на юридическое лицо — плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа.

В ОАО "Борма" порядок расчетов наличными деньгами не нарушается.

Возможная ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

- в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

- во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

В ОАО "Борма" данное нарушение отсутствует.

3.4 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма"

На примере ОАО "Борма" была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами в ОАО "Борма" имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства . Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

В результате аудиторской проверки выявлены многочисленные нарушения.

Согласно п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете "первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.".

Все бухгалтерские записи должны производиться только на основании первичных учетных документов, которые содержат обязательные реквизиты, позволяющие проверить достоверность проведенной хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в необходимых случаях - и расшифровки фамилий должностных лиц. В ОАО "Борма" выявлены нарушения по оформлению первичных документов.

Большинство ошибок в оформлении первичной документации происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с подотчетными лицами. Основными нарушениями, допускаемыми в ОАО "Борма" являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных.

Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных расходов. Должны быть рассмотрены вопросы о нормах командировочных расходов и удержания НДФЛ со сверхсуточных.

Первичная документация должна оформляться в соответствии с предложенной унифицированной формой, т.е. должны заполняться все поля документа.

Ошибки по бухгалтерскому учету ТМЦ следует устранить и в дальнейшем не повторять.

Таким образом, только четкая организация учета на счете 71 и соблюдение порядка ведения кассовых операций должна помочь предприятию избежать конфликтных ситуаций при проверках авансовых отчетов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Состояние учета расчетов с подотчетными лицами рассмотрено на материалах ОАО "Борма". Проведенные исследования позволяют сделать вывод, что ОАО "Борма" является средним по размерам предприятием района. Хозяйство занимает площадь 3500 га, их них пашня составляет 3500 га, представлена территориальной структурой управления, одним отделением – село Борма.

ОАО "Борма" специализируется на отрасли животноводства и растениеводства . Доля продукции растениеводства в структуре товарной продукции составила в 2006 году 50,5%, в 2007 году 46,7 % и в 2008 году 62,9% , в том числе на долю зерновых и зернобобовых приходится 33,5% в 2006 году, 34,6 % в 2007 году и 51,2 % в 2008 году. На долю продукции животноводства приходится соответственно по годам 46,6 %,51,2 % и 33,6 %.

По результатам производственно – хозяйственной деятельности за 2008 год в ОАО "Борма" получена прибыль. В 2006 году 4630 тыс.руб., 5108 в 2007 г.,и 7140 тыс.руб. в 2008 г.

В целом структура баланса кооператива удовлетворительна, предприятие платежеспособно, и в будущем может продолжать свое развитие.

Коэффициенты абсолютной, критической и текущей ликвидности ОАО "Борма" в пределах нормы и показывают на платежеспособность организации.

Анализ составления и состояния первичной документации по учету расчетов с подотчетными лицами показал, что в ОАО "Борма" первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

В результате внутренней аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма", было обнаружено множество нарушений в оформлении первичной документации, в бухгалтерском учете ТМЦ в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

Основными ошибками, допускаемыми в ОАО "Борма" являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

В результате проверки и выявленных нарушений были внесены бухгалтерии ОАО "Борма" следующие предложения:

- работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных расходов. Должны быть рассмотрены вопросы о нормах командировочных расходов и удержания НДФЛ со сверхсуточных;

- первичная документация должна оформляться в соответствии с предложенной унифицированной формой, т.е. должны заполняться все поля документа;

- ошибки по бухгалтерскому учету ТМЦ следует устранить и в дальнейшем не повторять.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая, вторая и третья) с изм. и доп. от 23.12.2003г. // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

2. Налоговый кодекс РФ части I и IIглавы 21 "Налог на добавленную стоимость", гл.23 "Налог на доходы физических лиц", гл.25 " Налог на прибыль", утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.12.2006)// СПС Консультант Плюс

3. Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. (в ред. от 27.04.2006) Введен в действие с 01.02.2002г. // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

4. Федеральный закон " О бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ ( в ред.30.06.2003) // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

5. Федеральный Закон "Об аудиторской деятельности" № 119 ФЗ от 07.08.2001 г. с изм. и доп. 30.12.2001г. // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

6. План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (Приказ МинФина РФ от 31.10.2000 №94н). // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

7. Письма Минфина РФ от 24.09.93.№ 110 "О нормах возмещения командировочных расходов в инвалюте. // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

8. Письмо Минфина РФ от 12.11.2001 № 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран". // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

9. Положение по ведению бухгалтерского учета ПБУ 10/99 " Расходы организаций". Утвержденный Приказом Минфина Российской Федерации от 06.05.1999г. № 33 н. (В редакции Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н ) // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

10. Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в инвалюте" (ПБУ 3/2000), утвержденное приказом Минфина РФ от 10.01.2000 № 2н. // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

11. Постановление Правительства РФ от 29.03.2002 N 190 (ред. от 03.10.2002) "О лицензировании аудиторской деятельности"// СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

12. Постановление Правительства РФ от 06.02.2002 N 80 "О вопросах государственного регулирования аудиторской деятельности в российской федерации" // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

13. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации Письмо Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 N 40 (в ред.24.03.2000г). // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

14. "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете" (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

15. Постановление Правительства РФ от 01.12.93г. №1261 " О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств" (в ред.02.08.2006). // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

16. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России № 62 от 25.06.97 в ред.20.08.2002). // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

17. Постановление Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88

18. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н " Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ" (в ред. 24.03.2000г.) // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

19. Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н (ред. от 23.04.2002) "Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально - производственных запасов" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2002 N 3245) // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

20. Приказ МНС РФ от 20.12.2000 N БГ-3-03/447 (ред. от 17.09.2002) "Об утверждении методических рекомендаций по применению главы 21"налог на добавленную стоимость" налогового кодекса российской федерации" // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

21. Приказ Минфина РФ от 28.06.2000 N 60н "О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации"// СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

22. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств"// СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

23. Приказ Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н " Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ" // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

24. Правила (стандарты) аудиторской деятельности

25. Указ Центрального банка Российской Федерации от 14.11.2001г N 1050Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами.

26. Статья: Этот коварный 71-й счет // Новое в бухгалтерском учете и отчетности - №21, 2008.

27. Статья: Аудит расчетов с подотчетными лицами // Аудиторские ведомости - №2, 2008.

28. Статья: Оформление расчетов с подотчетными лицами // Аудит и налогообложение - № 7, 2008.

29. Статья: Порядок расчетов с подотчетными лицами // Финансовая газета. Региональный выпуск - № 5, 2008.

30. Статья: Расчеты с подотчетными лицами // Бухгалтерия в вопросах и ответах - № 1, 2008.

31. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами// Главбух-2009-№4-С.72-78

32. Аудит: Учебник для вузов / Под.ред. проф. В.И.Подольского. – М.:Аудит, ЮНИТИ,2006г.

33. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов / Под. Ред. проф. Ю.Л. Бабаева.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002 – 476 с.

34. Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты: Учеб. Пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ,2007 –126с.

35. Васильева И.П. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами // Налоговый вестник. –2001.-№7- с. 143-148 –2001. - №8 – с.135-139.

36. Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет. –2009. - №4.-с.3-9

37. Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит: Учебное пособие/Под ред. О.В. Ковалевой. – М.: "Приориздат",2003 – 320 с.

38. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М,2002. – 640 с.

39. Комментарии к плану счетов бухгалтерского учета (Под редакцией руководителя Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России А.С. Бакаева) "Информационное агентство "ИПБ-БИНФА", 2004

40. Подольский В.И. Аудит: Учебник / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.И. Сотникова. Под ред. В.И. Подольского - 3-е изд. испр. и доп.- М: Издательский Центр "Академия", 2006 – 288 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

Вопросник проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма"

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

"Методы сбора аудиторских доказательств"

Примечание

Методы сбора аудиторских доказательств (гр. 1-8)

1. Наблюдение или участие в инвентаризации;

2. Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

3. Устные опрос;

4. Получение письменных подтверждений;

5. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

6. Проверка документов подготовленных на предприятии клиента;

7. Проверка арифметических расчетов;

8. Анализ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

Наличие нарушений в учете расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма"

содержание   ..  203  204  205   ..