INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 26

Document No: 

Chapter –4  System of Maintenance

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 96 of 303

 

 

* Minor Sheds will normally require at least one, Major at least two and Mega at least 
3 outstation/trouble shooting points. However, requirement may be more, depending 
on the local conditions. 
 

4.8.4.4  Others: 

 

(a)  Yardstick mentioned at para 4.8.4.1 

 

are sacrosanct and proposal for creation 

of staff as per these yardsticks will need to be agreed to by finance for reliable 
and safe operation of locos. Man Power Ratio (MPR) published by E&R 
directorate of Railway Board will not be taken into account while working out 
staff requirement based on these yardsticks. Any changes in these yardsticks, 
if warranted due to change in maintenance practices, technology, etc. shall be 
authorized by Mechanical Directorate of Railway Board only.  

(b) Ancillary Supervisors, Technicians & Group D staff: Shall be provided within 

the yardstick mentioned at para 4.8.4.1

 

. Individual sheds can distribute the 

overall sanction of the supervisors, technicians and Group D staff between 
direct and ancillary staff, depending upon local conditions. 

(c)  Distribution of staff between Mechanical and Electrical streams shall be made 

according to local conditions. 

 
(d) Yardstick mentioned at para 4.8.4.1

 

  is subject to complete outsourcing of 

activities mentioned in chapter 10. In case any activity is not outsourced, 
equivalent creation of posts would be required. 

(e)  Yardstick mentioned at para 4.8.4.1

 

 does not include staff requirement for – 

Railway Consumer Depot (RCD) & Accident Relief Train (ART). Staff 
requirement for RCD has been specified in Chapter 8(a) of this manual. For 
ART, staff requirement has been specified separately by Rly. Board vide letter 
no. 81.1(M&P)/7/8 dated 07/01/86. 

(f)  Yardstick mentioned at para 4.8.4.1 does not include staff requirement for – 

DLSCs, Outstation/trouble shooting points. It shall be adopted as per para 
4.8.4.3

 

.   

(g) Laboratory Staff:  Every diesel shed shall have a full fledged laboratory 

attached to it. It should carry out regular testing of lubricating oil, fuel oil, 
coolant water of all incoming locos, operation of DM/RO water plants,  Non 
Destructive Testing of various components of locos as per prescribed 
schedule, testing of new material, as sent by shed stores officer or shed in-
charge, failure investigation of failed components, etc. The staff requirement 
of laboratory is mentioned at para 4.8.4.2

  

.    

(h) Operating & Control Office Staff: There will be requirement in the shed for 

coordinating with Power Controller for receipt and dispatch of locos, 
calculating outage, communicating with HQ Power Controller, carrying out 
shunting of locos inside the shed, joint checking of locos with shunter during 
handing over and taking over of locos, removal and placement of loco 
equipment, noting down repairs logged in by LPs, preparing record of 
incoming and outgoing locos, schedule planning and forecasting, etc. 

Draft

Document No: 

Chapter –4  System of Maintenance

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 97 of 303

 

 

Requirement of staff for these activities is not included in the yardsticks 
mentioned at para 4.8.4.1, and instead has been given in para 4.8.4.2

 

. Cadre 

of  Pointsman will be maintained and filled up by diesel shed themselves by 
calling for options from Group D staff and providing them mandatory training 
in Zonal Traffic Training School. 

(i)  Yardsticks for Shunters required for carrying out shunting inside the shed is 

given in para 4.8.4.2

 

. However, these posts will continue to be filled up by 

the open line (as being done at present) 

(j)  Inspectorial Staff:  Every diesel shed will have Loco Inspectors and Fuel 

Inspectors. With the increase in the periodicity of maintenance of the locos, it 
has become important to monitor on line performance of locos. For this 
purpose, shed is required to have sufficient number of Loco Inspectors. Also, 
for looking after the RCD, maintenance of fuel statistics in shed and outside 
the shed in Home Railway and Foreign Railways where fuelling of shed locos 
take place, monitoring fuel efficiency of locos on line, etc., there is 
requirement of Fuel Inspectors.  The number of Loco and Fuel Inspectors 
required by sheds is given in para 4.8.4.2

 

. These posts will be filled up by 

division by holding selection from the willing running staff. 

(k) Millwright and Electric Power Supply maintenance staff:  Diesel sheds 

shall have their own organization for maintenance of machinery and plant and 
electric power supply arrangement (excluding the feeding sub-stations) inside 
the diesel shed. Such staff shall be placed under one supervisor for their 
respective work. Staff requirement for this purpose is given at para 4.8.4.2

 

. 

(l)  Staff for handling Lubricants, Spares, Tools, etc: Stores Issuers, Tool 

Checkers-  shall be provided for handling lubricants, spares and tools round 
the clock, as per yardstick in para 4.8.4.2

 

. 

(m) Staff for Office Work: Adequate staff shall be provided in the offices of 

Shed-in-charge, SSE/General, Fuel and Store for execution of various 
function of the respective offices, as detailed hereunder-  

 

i.  Office of the shed in-charge shall have an office In-charge with adequate 

staff for PCDO, Budget, Establishment, D&AR , Machinery & Plant 
program, Works Program, Technical correspondence, Staff grievances & 
welfare, Receipt and Dispatch, store work, Stationary, Computer, etc.   

 

ii.  Office of SSE/General shall have staff to look after Establishment, 

Pass/PTO, Time keeping & salary bill preparation, D&AR, etc. 

 

iii.  Fuel & statistics office shall have staff for Fuel accountal, Fuel & 

Operating statistics, Fuel Economy, etc.  

 

The number of staff to be provided for this purpose is mentioned in para 
4.8.4.2 above. Most of the office work in shed is of technical nature. Hence, 
these posts will be filled up by calling options from the technical staff, they 
will work for five years, extendable upto eight years provided Shed-in-
Charge is satisfied with their working. Satisfactory working has to be 

Home 

Ch-4 

Draft

Document No: 

Chapter –4  System of Maintenance

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 98 of 303

 

 

certified every additional year beyond five years. However, in case their 
working is found unsatisfactory by Shed-in-Charge, they can be repatriated 
to their original assigned work, anytime. Computerized programs/kiosks for 
applying and preparing/printing Privilege Pass/PTO, salary, leaves should be 
provided in all sheds in a time bound manner to reduce manual work, to the 
extent possible. 

 

(n)  Management Information System Cell (MIS): Every shed will have one 

Management Information System Cell which will maintain computerized 
record of all technical information related to locos e.g. schedules, defects, 
failure analysis, record of assemblies, etc. The number of staff to be provided 
for this purpose is mentioned in para 4.8.4.2

 

. These posts will be filled up by 

calling for options from the technical staff, they will work for five years, 
extendable upto eight years provided Engineer-in-Charge of the shed is 
satisfied with their working. Satisfactory working has to be certified every 
additional year beyond five years. However, in case their working is found 
unsatisfactory by Shed-in-Charge, they can be repatriated to their original 
assigned work, anytime. 

(o)  Staff for Miscellaneous Activities: Every shed shall have a contract cell for 

processing various outsourcing activities. Also, staff will be required for staff 
canteen management and supervision of housekeeping work. Requirement of 
staff for these activities is given in para 4.8.4.2
 

. 

(p)  Staff for Training School:  There will be requirement of Instructors and 

technicians (who will be required to maintain and operate models, help in 
explanation of working to trainees, etc.) in training schools, both in STC and 
DTTCs, as brought out in Chapter 6 of this manual. Requirement of staff for 
this purpose is given in para 4.8.4.2
 

.  

(q)  Number of posts mentioned at v to xi) of para 4.8.4.2  will be added to the 

staff requirement worked out on the basis  of yardsticks mentioned at para 
4.8.4.1

 

, as these posts will be filled up from amongst the technical staff only. 

4.8.4.5 Distribution of the staff- shall be as under:- 

 

Staff Category 

 

 

 

 

 

 

Group C-  Supervisors 
(Service Engineer) 

SSE/SE-  

50% 

JE 

50% 

Group C-Technicians 

Sr. Tech + 
Tech-I 

8% + 
41% 

Tech-
II 

26%  Tech-

III 

25% 

Group D 

Khalasi Helper 

87% 

Khalasi 

13% 

 

4.8.4.6 Duties & Responsibilities: Duties and responsibilities of Senior Supervisors of 

the Diesel Sheds are indicated at Annexure-4.2.

  

 These are the indicative list of 

duties and these can be modified by CMPE/D or even by Shed in-charges. 

4.8.4.7 Recruitment:  With a view to ensure requisite standards staff for satisfactory 

maintenance of sophisticated and complex equipment in a Diesel Loco, and also 
to provide for fair chance of promotion for existing staff, following procedure 
for recruitment shall be adopted:- 

Home 

Ch-4 

Draft

Document No: 

Chapter –4  System of Maintenance

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 99 of 303

 

 

a)  Technicians: In view of drastic reduction in sanction of Group D staff, direct 

recruitment (DR) of Technicians Grade-III will be done to the extent of 80% 
of the total posts and 20% by promotion on seniority basis amongst the 
eligible Group D staff. While sending indents for Technicians to RRB for 
recruitment against DR quota, required ITI trades for 50% of the indented 
posts, as per the situation prevailing, will have to be specifically indicated, in 
accordance with the relevant guidelines issued by Railway Board for this 
purpose. Shortfalls, if any, in 20% posts to be filled up from Group D staff 
shall be made good by direct recruitment.  (at present the DR quota for 
Technicians is 60%, 20% from Khalasi Helper on Seniority basis and 20% 
from Khalasi Helper by LDCE, as specified in Indian Railway Establishment 
Manual, till such time this para is modified the revised quota for technicians 
mentioned in this para will not come into force) 
 

b)  Supervisors: Direct Recruitment (DR) of Junior Engineer shall be done upto 

60% of the total posts. Out of the  remaining, 20% will be filled up by 
selection on basis of seniority and 20% through limited departmental 
competitive examination.   Shortfalls, if any, shall be made good by direct 
recruitment.  
 

c)  Supervisor-Senior Section Engineer:  20% of the posts of Senior Section 

Engineering shall be filled up through direct recruitment of engineering 
graduates. Remaining 80% will be filled up through promotion from Junior 
Engineer. Shortfalls, if any, shall be made good by direct recruitment. 

 

4.8.4.8 Promotion: 

 
(a)  For promotion from unskilled to skilled grade: 

Eligibility: Minimum 3 years service in un-skilled in Diesel Shed and successful 
completion of the prescribed training course. 

 

Test: The promotion will be based on a written test as per syllabus indicated at 

 

Annexure-4.3. 

(b) From Technicians Gr. III to Technician Gr. II: 

Eligibility: Minimum 2 years service  
 
Mode of Promotion: based on trade test and ACRs. 
 

(c)  From Technicians Gr. II to Technician Gr. I/Sr. Technician: 

Eligibility: Minimum 2 years service  
 
Mode of Promotion: based on ACRs and Service Record. 
 

(d) For promotion from Skilled to Junior Engineer- 20% LDCE 

Eligibility: Minimum 3 years service in skilled grade and age below 45 years  
 
Test: Promotion will be based on a written test as per syllabus indicated at 
Annexure – 4.4. 

Draft