содержание      ..     1      2      3      4      ..

1С-Рарус: АЗК+НЕФТЕБАЗА (редакция 2). Руководство пользователя (2012 год) - часть 3

113

Так как списки связанных файлов доступны всем пользователям

программы, то необходимо хранить эти файлы в общедоступном

каталоге, организованном на сервере.

Список связанных файлов открывается по пункту меню Связанные

файлы, которое открывается по кнопке Перейти в панели

инструментов соответствующего объекта или на форме списка

объектов. Ниже на рисунке показан список связанных файлов,

открытый для документа Поступление ГСМ № 2 от 24.02.2008.

Ниже показан список связанных с документом файлов.

Можно добавлять, изменять, удалять информацию в списке. Двойным

щелчком мышкой на строке с именем файла или по кнопке Открыть

файл можно открыть файл в связанной с ним программе.

114

4.8. Вспомогательные разделы учета

4.8.3

Регистрация изменений объектов базы

данных

Для всех документов и справочников программы поддерживается

автоматическая регистрация всех изменений, начиная с момента

создания документа или элемента справочника. Регистрация

изменений работает не только для интерактивных изменений

объектов (через изменение реквизитов пользователем на экранной

форме объекта), но и программных изменений объектов.

Информацию об изменениях объектов можно вывести через пункт

меню Перейти на формах списков объектов или на экранных формах

самих объектов.

Ниже показан список изменений документа и экранная форма

с информацией об изменениях документа 24.05.2008 в 23:16:36

пользователем Администратор.

5. Справочники

программы

Справочники программы содержат регулярные данные, используемые,

например, для заполнения электронных документов. Благодаря

использованию справочников можно не дублировать информацию

в базе данных. Так, каждый элемент номенклатуры, с которым

имеет дело компания, описывается только один раз

в одноименном справочнике.

Некоторые справочники могут быть многоуровневыми

(иерархическими). Это создает удобство при визуальном

представлении списка элементов справочника, особенно, когда этих

элементов много. Типичным примером многоуровневого справочника

является справочник Железнодорожные станции, где на верхнем

118

уровне описываются железные дороги (как группы), а внутри этих

групп - собственно станции.

Как правило, для элементов справочников задается наименование, для

некоторых справочников задается внутренний код. Однако, есть

справочники, у которых эти реквизиты отсутствуют.

Все основные справочники можно распечатать через пункт меню

Вывести список, которое появляется по кнопке Действия на форме

119

списка справочника. Ниже приведен фрагмент распечатанной таблицы

показанного выше справочника.

Далее последовательно будут описаны основные справочники

программы.

5.1

Структура компании

Группа справочников, доступная через пункт меню

Справочники —> Структура компании служит для хранения

информации о самой компании, ее структуре и сотрудниках.

120

5.1. Структура компании

5.1.1

Фирмы

Этот справочник хранит информацию о фирмах (собственных

юридических лицах), которые входят в состав компании. От имени

этих фирм ведется учет, а также выписываются первичные

документы. Информация указанная для фирмы очень важна

и используется во всех электронных документах, регламентных

печатных формах, отчетах. Необходимо следить за правильностью

и полнотой данных, которыми описываются фирмы, а также

своевременно обновлять информацию, которая может периодически

изменяться, например, руководителей, их должностные полномочия

и основания должностных полномочий, информацию о банковских

счетах и т.п. На следующем рисунке показан список справочника

Фирмы.

Информация о фирме доступна для редактирования на отдельной

форме. Среди важных реквизитов, которые необходимо указать для

каждой фирмы, можно выделить следующие:

☞ краткое и полное наименование;

☞ набор идентификационных кодов (ИНН, КПП и т.п.);

☞ адреса (юридический и почтовый);

☞ префикс нумерации документов;

☞ руководители компании (выбираются из справочника Сотрудники).

121

Префикс нумерации документов используется для автоматической

префиксации электронных документов, созданных от имени той или

иной фирмы.

Признак печати услуг на накладных ТОРГ-12 регулирует вывод услуг

(дополнительных расходов) на печатные формы документов

отгрузки. Если этот флажок не установлен, то на формы накладных

ТОРГ-12 услуги не выводятся.

Одним из реквизитов справочника является Способ списания

себестоимости в складском учете, который влияет на способ

списания себестоимости для расходных складских документов,

выписанных от имени фирмы. Это реквизит выбирается только из двух

возможных значений:

☞ по партиям в разрезе складов FIFO;

☞ по среднему (также в разрезе складов).

Другие способы списания (в том числе LIFO) программой не

поддерживается. Однако для партионного учета дополнительно

реализован метод ручного выбора списываемой партии (подробнее

см. 6.1.6 «Партионный учет и ручное указание списываемых партий

122

5.1. Структура компании

в расходных складских документах» на стр. 177). Для разных

собственных фирм можно в зависимости от принятой учетной

политики установить свой способ списания себестоимости. На

показанном выше рисунке для фирмы «Пром-Ойл маркет» установлен

способ списания По партиям в разрезе складов.

На следующей закладке формы справочника расположен список

банковских счетов, зарегистрированных на данную фирму.

Банковские счета используются в документах, связанных с оборотом

безналичных денежных средств, а также на печатных формах счетов

и накладных.

Один из банковских счетов может быть выбран в качестве основного.

Такой банковский счет будет предлагаться программой по умолчанию

для новых документов, выписанных от имени фирмы, где

используется банковский счет, например, для платежных поручений,

для счетов на оплату. Кроме того, этот банковский счет будет

выводиться на печатные формы накладных ТОРГ-12, выписанных от

имени этой фирмы.

Здесь же можно указать основную кассу фирмы (список касс ведется

на независимом справочнике, описанном ниже). Основная касса

используется для подстановки на платежные документы, связанные

с оборотом наличных денежных средств.

На следующей закладке выводятся сотрудники, имеющие отношение

к данной фирме. Это могут быть как руководители компании, так

123

и менеджеры, а также другие должностные лица, имеющие отношение

к основной деятельности компании.

На закладке Способы связи выводится список способов связи

и контактной информации для данной фирмы. В качестве контактной

информации могут фигурировать телефонные номера, номера факсов,

адреса электронной почты, названия сайтов и прочая информация.

По кнопке Печать карточки фирмы, которая расположена на

экранной форме элемента, можно распечатать форму с основной

информацией о компании. Этот документ можно, например, отослать

124

5.1. Структура компании

контрагенту для регистрации нового договора или для выписки счета.

Пример такой формы показан ниже на рисунке.

5.1.2

Банковские счета

Справочник банковских счетов является подчиненным справочником,

поэтому общего списка банковских счетов, зарегистрированных

в программе не предусмотрено. Владельцами банковских счетов могут

являться элементы двух других справочников:

☞ Фирмы;

☞ Контрагенты.

Списки банковских счетов по каждой фирме и каждому контрагенту

выводятся на отдельных закладках экранных форм элементов этих

125

справочников, как этот было показано выше. Ниже показан пример

формы редактирования информации о банковском счете.

Для каждого банковского счета необходимо указывать следующий

набор информации:

☞ номер счета;

☞ банк, в котором открыт счет (выбирается из справочника Банки).

Банковские счета используются в платежных документах, счетах на

оплату, на печатных формах накладных ТОРГ-12.

5.1.3

Склады

Справочник хранит информацию о местах хранения ГСМ и товаров, по

которым ведется раздельный складской учет. Справочник

используется в документах, связанных с оборотом ГСМ и товаров,

например, в документах поступления и отгрузки, внутренних

126

5.1. Структура компании

движений ГСМ и товаров. Пример списка справочника показан ниже

на рисунке.

Этот справочник имеет иерархическую структуру. На форме списка

для текущей активной строки справочника выводится информация

о расчетных остатках на данном складе.

127

Форма редактирования информации о складе показана на следующем

рисунке.

Для элементов справочника необходимо указывать следующую

информацию:

☞ название;

☞ код для возможности обмена информацией. Этот код используется для

обмена с АСУ ТП АЗС (для идентификации склада или АЗС при загрузке

электронных сменных отчетов АЗС);

☞ МОЛ (используется для подстановки на новые документы при выборе

склада, например, на документы розничной реализации), выбирается из

справочника Сотрудники;

☞ Тип склада для оперативного учета. Тип склада выбирается из

следующих возможных значений:

☛ АЗС;

☛ Резервуар нефтебазы (нефтебаза);

☛ Прочее;

☞ Тип склада для бухгалтерского учета. Тип склада для бухгалтерского

учета используется только для возможности правильной загрузки

информации в программы бухгалтерского учета и выбирается из

следующих возможных значений:

128

5.1. Структура компании

☛ Оптовый склад;

☛ Розничный склад;

☞ Основной тип отпускных цен. Этот реквизит используется для

подстановки на документы отгрузки при выборе склада. Для него

возможны следующие значения:

☛ Оптовые цены;

☛ Розничные цены;

☞ Основная касса (используется для подстановки на документы

розничной реализации), выбирается из справочника Кассы;

☞ Признак Не разделять остатки по фирмам. Состояние этого флажка

влияет на способ списания со склада: если флажок не установлен, то

остатки товаров на данном складе разделяются по фирмам, от имени

которых они были оприходованы. Если флажок установлен, то остатки

не разделяются по фирмам (при этом можно оприходовать товар от

имени одной фирмы, а списать от имени другой фирмы).

Обратите внимание на важный реквизит Тип склада для

оперативного учета. В документах, связанных с оборотом ГСМ, могут

фигурировать только склады с типом АЗС или Резервуар нефтебазы.

Если указать в документе склад другого типа, то это будет воспринято

программой как ошибка. Количество складов с типом АЗС или

Резервуар нефтебазы ограничено. Это количество лицензируется

при приобретении программы (подробнее см. 3.4 «Защита Типового

решения» на стр. 72).

На второй закладке расположено несколько реквизитов, связанных

с учетом ГСМ. Эта закладка доступна только для складов с типом АЗС

или Резервуар нефтебазы.

На закладке указывается следующая информация:

☞ объем резервуара нефтебазы в литрах (не используется для АЗС);

Основной способ учета ГСМ. Способы учета ГСМ были описаны выше

(см. 1.3.4 «Расчетный баланс между массой и объемом

нефтепродуктов, режимы списания ГСМ» на стр. 12). Основной способ

учета (списания) ГСМ используется для подстановки на расходные

документы по ГСМ при указании склада и выбирается из следующих

возможных значений:

☛ По массе;

129

☛ По объему.

☞ Основной способ пересчета для ГСМ. Способы пересчета для ГСМ были

описаны выше (см. 1.3.3 «Пересчет числовых показателей

в документах по ГСМ» на стр. 10). Способ пересчета используется для

пересчета числовых показателей в табличных частях документов по

ГСМ и выбирается из следующих возможных значений:

☛ Без пересчета;

☛ Рассчитывать массу;

☛ Рассчитывать объем.

Следующая закладка формы доступна только для складов с типом АЗС.

На этой закладке формы расположены таблицы, где можно заполнить

список резервуаров АЗС и список счетчиков ТРК для АЗС.

Для каждого резервуара АЗС указывается следующая информация:

☞ код резервуара (этот код используется для возможности обмена с АСУ

ТП АЗС при загрузке сменных отчетов АЗС);

☞ объем резервуара;

☞ номенклатура ГСМ резервуара.

Для каждого счетчика ТРК указывается следующая информация:

☞ код ТРК (этот код используется для возможности обмена с АСУ ТП АЗС

при загрузке сменных отчетов АЗС);

☞ номенклатура ГСМ.

130

5.1. Структура компании

На следующей закладке экранной формы расположена таблица

текущих остатков (по аналогии с формой списка справочника).

На последней закладке расположен журнал документов,

оформленных по данному складу.

В этот список выводятся документы в порядке их ввода в программу.

Однако в этот список могут не попадать некоторые документы,

имеющие к складу отношение, например, перемещения на этот склад

(т. к. перемещения привязаны к складу отгрузки).

5.1.4

Кассы

Этот справочник используется для хранения касс - мест хранения

и учета наличных денежных средств. Кассы используются во всех

документах, связанных с оборотом наличных денежных средств:

☞ приходный и расходный кассовые ордера;

☞ розничная реализация.

Ниже показан список справочника.

131

На следующем рисунке показана форма редактирования информации

о кассе.

Для касс указывается минимальный набор информации:

☞ название кассы;

☞ статья ДДС по выручке (эта статья используется для автоматической

подстановки на новые документы розничной реализации при указании

кассы), выбирается из справочника Статьи ДДС.

5.1.5

Сотрудники

Справочник используется для ведения списка сотрудников компании.

Справочник организован иерархически и используется во многих

электронных документах (поля МОЛ, Руководитель). Форма списка

справочника показана ниже.

132

5.1. Структура компании

Основными реквизитами, которыми описывается каждый сотрудник,

является его фамилия, имя, отчество в трех основных падежах:

именительном, родительном и дательном. Фамилии в родительном

и дательном падежах необходимо указывать для руководителей

компаний, для остальных сотрудников указывать фамилии в падежах,

отличных от именительного, указывать не обязательно. Склонения

фамилии используются для возможности распечатки некоторых

регламентных форм, где эти фамилии используются не

в именительном падеже.

Кроме этого, для сотрудника можно установить признак Сотрудник

уволен и указать дату увольнения. Ниже на форме расположена

панель с несколькими закладками. На первой закладке указываются

паспортные данные сотрудника и информация об удостоверении

члена комиссии по приемке ГСМ. Паспортные данные могут

использоваться при печати доверенностей, а информация об

133

удостоверении члена комиссии по приемке ГСМ используется на

печатной форме акта слива цистерн.

На следующей закладке можно ввести информацию о должностных

полномочиях сотрудника. Эта информация используется на

печатныхформах документов, где выводится информация

о должности руководителя или сотрудника. Должностные

полномочия указываются с привязкой к дате, например, это может

быть дата приказа о назначении сотрудника на должность.

На закладке Способы связи выводится список способов связи

и контактной информации сотрудника. В качестве контактной

информации могут фигурировать телефонные номера, номера факсов,

адреса электронной почты и прочая информация.

5.1.6

Пользователи

Справочник используется для ведения списка пользователей

программы и для расширенного администрирования прав

134

5.1. Структура компании

пользователей. Пользователь фиксируется как Автор при записи всех

электронных документов программы. Ниже показан список

справочника.

Форма редактирования информации о пользователе показана ниже.

Для каждого элемента справочника необходимо указать основную

фирму (используется для подстановки на создаваемые документы)

и сотрудника (из справочника Сотрудники) и таким образом

установить жесткую однозначную связь между сотрудниками

и пользователями.

Дополнительные ограничения и настройки прав пользователей можно

ввести в соответствующем списке, как это видно на приведенном выше

135

рисунке. Доступны следующие ограничения и настройки прав

пользователей:

☞ запрет доступа к группам справочников;

☞ запрет доступа к экспортируемым в бухгалтерский учет документам и

реквизитам, связанным с экспортом;

☞ запрет изменения таблиц отчетов и печатных форм документов;

☞ отключение проверки фирмы по реквизитам документов;

☞ вывод на экран предупреждений о не актуальности отчетов.

Более подробно см. 5.1.7 «Шаблоны прав пользователей» на стр. 135

При помощи специальной кнопки Стандартные наборы прав можно

быстро установить для пользователя один наборов ограничений,

заданных в другом справочнике Шаблоны прав пользователей.

5.1.7

Шаблоны прав пользователей

Этот справочник используется для хранения стандартных шаблонов

ограничений пользователей и используется для быстрого заполнения

табличной части Ограничения прав пользователей справочника

Пользователи.

136

5.1. Структура компании

Для каждого элемента справочника задается название набора

ограничений и состав этих ограничений.

В программе доступны следующие ограничения:

☞ запрет доступа к группам справочников: пользователям с таким

ограничением будут недоступны для изменения группы справочников;

☞ запрет доступа к экспортируемым в бухгалтерский учет документам

и реквизитам, связанным с экспортом: пользователям с таким

ограничением будут недоступны для изменения документы,

помеченные флажком экспорта в бухгалтерский учет;

☞ запрет изменения таблиц отчетов и печатных форм документов: для

пользователей с этим ограничением все табличные документы будут

открываться в режиме только просмотр без возможности их изменения;

☞ отключение проверки фирмы по реквизитам документов: для

пользователей с таким режимом работы не будут выполняться

проверки на совпадение фирмы по реквизитам документов, подробнее

см. 6.1.4 «Ограничения, накладываемые учетом от лица нескольких

фирм (юридических лиц)» на стр. 176;

☞ вывод на экран предупреждений о неактуальности отчетов: для

пользователей с этим режимом работы перед формированием отчетов

будет контролироваться актуальность информации и в случае

необходимости выводиться предупреждение, подробнее см. 8.2

«Актуальность информации в отчетах» на стр. 318.

137

5.2

Номенклатурные справочники

Эта группа справочников используется для ведения перечня

номенклатуры: товаров и услуг. Основной из этих справочников —

справочник Номенклатура.

Вся номенклатура делится на три больших группы:

☞ ГСМ, по которым ведется двойной количественный учет;

☞ товары, по которым возможно вести складской учет;

☞ услуги и работы, по которым не ведется складской учет.

Это разделение осуществляется через реквизиты номенклатуры Вид

номенклатуры и Тип номенклатуры.

Товарный учет в программе ведется в одной единице измерения по

каждому виду номенклатуры. Для ГСМ основной единицей измерения

должна являться тонна, для услуг такой единицей измерения является

штука. Для обычных товаров единица измерения может быть выбрана

произвольным образом. Таким образом, для одной номенклатуры

и даже для одной группы номенклатуры, объединенной одним видом

номенклатуры, программа не позволяет использовать различные

единицы измерения.

5.2.1

Номенклатура

Справочник организован иерархически и используется в большинстве

электронных документах, связанных с товарооборотом. Ниже показан

список элементов справочника. Дополнительно на списке выводятся

138

5.2. Номенклатурные справочники

таблицы с информацией о текущих ценах и текущих остатках для

активного элемента справочника.

Для элементов справочника указывается следующая информация:

☞ код для обмена (используется для возможности синхронизации с АСУ

ТП АЗС при загрузке сменных отчетов);

☞ наименование;

☞ полное наименование;

☞ вид номенклатуры, выбирается из справочника Виды номенклатуры;

☞ тип номенклатуры (подставляется по виду номенклатуры);

☞ единица измерения (подставляется по виду номенклатуры),

выбирается из справочника Единицы измерения;

☞ признак возможности складского учета (подставляется по виду

номенклатуры);

☞ ставка НДС, выбирается из справочника Ставки НДС;

☞ средняя плотность (для ГСМ);

Во многих электронных документах программы при их записи

выполняется проверка на корректность указания номенклатуры по

виду типу этой номенклатуры. Так, для документов, связанных

с оборотом нефтепродуктов в табличных частях, где указывается

номенклатура товара, допускается указывать только номенклатуру

с типом ГСМ. А для документов, которыми отражается оборот

обычных товаров, номенклатура проверяется на тип Товар. Для

документов, связанных с услугами допускается номенклатура с типом

Услуга.

Средняя плотность ГСМ используется только при проведении

расходных документов по ГСМ для расчета массы или объема

(в зависимости от режима списания ГСМ) в случае списания в минус,

139

когда невозможно определить ни расчетную ни фактическую

плотность.

На следующей закладке расположена таблица вариантов

наименований номенклатуры. Во всех документах, связанных

с товарооборотом, наряду с номенклатурой указывается и вариант

наименования этой номенклатуры. По умолчанию в документы

подставляется основной вариант наименования номенклатуры

140

5.2. Номенклатурные справочники

(Полное наименование), при необходимости его можно изменить,

выбрав наименование таблицы возможных наименований.

На двух последних закладках формы выводятся таблицы текущих цен

и текущих остатках (по аналогии с показанной выше формой списка

справочника).

5.2.2

Виды номенклатуры

Справочник используется в качестве классификатора видов

номенклатуры и используется в качестве реквизита справочника

Номенклатура.

Для каждого элемента справочника необходимо указывать следующий

набор реквизитов:

☞ Наименование;

☞ Тип номенклатуры;

☞ Единица измерения;

☞ Признак возможности ведения складского учета.

141

Важные реквизиты справочника, такие, как Тип номенклатуры,

Единица и Признак возможности ведения складского учета

копируются в элемент номенклатуры данного вида. Следует

понимать, что разделение номенклатуры по типам и единицам

измерения осуществляется на уровне справочника Виды

номенклатуры.

5.2.3

Единицы измерения

Справочник используется в качестве классификатора единиц

измерения и используется в справочниках Номенклатура и Виды

номенклатуры.

Для каждого элемента номенклатуры (и даже для каждого вида

номенклатуры) допускается использование только одной единицы

измерения.

Обратите внимание, что единица измерения «литр», которая

применяется в качестве второй единицы для нефтепродуктов

отсутствует в этом справочнике. Для реквизитов Объем эта единица

измерения используется автоматически по своему названию.

142

5.3. Контрагенты и Договоры

5.2.4

Ставки НДС

Справочник используется в качестве классификатора ставок НДС.

Ставка НДС указывается для элементов справочника Номенклатура.

Список справочника показан ниже на рисунке.

Для элементов справочника ведется история изменения ставок НДС по

периодам. Эта информация используется для расчета суммы НДС во

многих документах, связанных с поставкой и отгрузкой ГСМ, товаров

и услуг.

5.3

Контрагенты и Договоры

К этой группе относятся справочники, при помощи которых

организована база данных контрагентов и договоров.

5.3.1

Справочник контрагентов

Многоуровневый справочник Контрагенты содержит информацию

о покупателях, поставщиках, грузополучателях, грузоотправителях

и прочих контрагентах, с которыми компания имеет хозяйственные

отношения. Справочник является одним из важных справочников

143

программы и содержит информацию, которая используется

в большинстве электронных документах и при оформлении

большинства хозяйственных операций.

Ниже на рисунке показана форма списка справочника.

Дополнительно на форме выводится список договоров по текущему

элементу справочника.

Информация о контрагенте доступна для редактирования на

отдельной форме.

Для контрагентов указывается следующая информация:

☞ Краткое наименование (используется для экранного представления);

144

5.3. Контрагенты и Договоры

☞ Полное наименование (используется для вывода на печатные

формы);

☞ ИНН (основной идентификатор, используется для вывода на некоторые

печатные формы);

☞ КПП (используется для вывода на некоторые печатные формы);

☞ ОКПО (используется для вывода на некоторые печатные формы,

например, на ТОРГ-12);

☞ Адрес юридический (используется для вывода на некоторые

печатные формы, например, на ТОРГ-12);

☞ Адрес почтовый (используется для вывода на некоторые печатные

формы для грузоотправителей и грузополучателей).

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» нет средств

для загрузки информации об адресах из адресных классификаторов.

На форме также выводится информация о текущей задолженности.

Кроме того, нажав мышкой на надпись, можно вызвать меню выбора

отчета по взаиморасчетам и сформировать этот отчет по данному

контрагенту на текущую дату.

На второй закладке формы выводится список договоров (сами

договоры описаны ниже в следующем разделе).

На следующей закладке выводится список банковских счетов

контрагента (справочник Банковские счета был описан выше, см.

раздел 5.1.2, «Банковские счета» на стр. 124). Информация

о банковских счетах используются для вывода на некоторые

145

печатные формы, например, на ТОРГ-12. Один из банковских счетов

можно выбрать в качестве основного.

На следующей закладке вводится список сотрудников контрагента.

Рекомендуется вести информацию о руководителях и бухгалтерах

контрагента, которые полномочны подписывать документы.

Двойным щелчком по строке таблицы можно вызвать форму

редактирования информации о сотруднике.

146

5.3. Контрагенты и Договоры

Для сотрудников контрагентов указывается следующий набор

информации:

☞ ФИО в трех падежах;

☞ должностные полномочия;

☞ способы связи.

На следующей закладке указывается список способов связи

с контрагентом. В качестве способов связи можно указывать

телефоны, адреса электронной почты и другую контактную

информацию.

На последней закладке расположен список документов, оформленных

по данному контрагенту.

Для элементов справочника Контрагенты реализован сервис по

хранению связанных файлов (см. 4.8.2 «Хранение связанной

информации (связанных файлов)» на стр. 112). Для контрагентов в

качестве связанных файлов могут выступать отсканированные

уставные документы, например, карточка фирмы, договоры,

свидетельства на право торговли и т.п.

5.3.2

Договоры

Списки договоров выводятся на одной из закладок формы элемента

справочника Контрагенты для каждого контрагента отдельно.

Договоры являются необходимыми звеньями любых торговых

операций и используются в большинстве электронных документов.

147

Пример экранной формы редактирования информации о договоре

показан ниже на рисунке.

Для договоров необходимо указывать следующие реквизиты:

☞ Фирма;

☞ Вид и тип договора;

☞ Номер договора;

☞ Дата начала действия договора;

☞ Признак нулевой ставки НДС (используется для подстановки на

документы, введенные по данному договору);

☞ Ответственное лицо со стороны фирмы, выбирается из справочника

Сотрудники;

☞ Ответственное лицо со стороны контрагента, выбирается из перечня

сотрудников, указанных для контрагента.

Важнейшим реквизитом договора является его вид. В зависимости от

вида договора происходит разнесение оплат и отгрузок и начисление

задолженности между контрагентом и фирмой (см. 4.3

«Взаиморасчеты» на стр. 101). Многие электронные документы

проверяют соответствие вида договора выполняемой операции и не

позволяют записать документ с несоответствующим видом договора.

Например, программа не даст записать документ отгрузки

покупателю, если указан договора вида Договор с поставщиком.

На форме выводится информация о задолженности по договору на

текущую дату. Дополнительно можно сформировать несколько

148

5.3. Контрагенты и Договоры

отчетов по взаиморасчетам, нажав мышкой на надпись

о задолженности.

На второй закладке формы выводятся списки документов,

оформленных в рамках данного договора.

Для элементов справочника Договоры реализован сервис по

хранению связанных файлов (см. 4.8.2 «Хранение связанной

информации (связанных файлов)» на стр. 112). Для договоров

в качестве связанных файлов могут выступать отсканированные

оригиналы договоров, акты сверки и т.п.

5.3.3

Виды договоров

Этот справочник служит классификатором видов договоров

и используется в качестве реквизита одноименного справочника.

Для видов договоров указываются следующие реквизиты:

☞ наименование;

☞ тип договора.

149

Типы договоров выбираются из следующего перечня:

☛ Договор с покупателем;

☛ Договор с поставщиком;

☛ Договор хранения;

В программе уже заданы два вида договоров, соответствующие двум

базовым типам договоров: Договор с покупателем и Договор

с поставщиком. Можно ввести и другие виды договоров, например,

например, договор с прочим поставщиком, однако, любая торговля

в рамках основной деятельности должна оформляться по договорам

двух базовых типов, другие виды договоров для отражения торговых

операций использоваться не должны. Для операций, связанных

с оборотом ГСМ и товаров на хранении должны использоваться

договоры вида Договор хранения.

5.3.4

Основания реализации

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» все операции

розничной реализации оформляются с детализацией до оснований

розничной реализации (подробнее см. 6.5.1 «Розничная реализация»

на стр. 271). Основания реализации и информация об этих

основаниях хранятся в данном справочнике.

В качестве оснований могут использоваться:

☞ Отпуск за наличные;

☞ Ведомость №12;

☞ Талоны "Магистраль 92, 20 л.";

☞ Технологический отпуск.

Каждое основание реализации описывается следующим набором

реквизитов:

☛ Наименование;

☛ Код для обмена (используется для возможности синхронизации с

АСУ ТП АЗС при загрузке сменных отчетов АЗС);

150

5.3. Контрагенты и Договоры

☛ Тип реализации (определяет корреспонденции для операции отпуска

ГСМ, товаров или услуг):

a) За наличные;

b) По договору с покупателем;

c) На собственные нужды;

d) Технологический пролив.

Ниже показан элемент справочника с типом За наличные. Для этого

основания реализации никаких дополнительных реквизитов, кроме

кода, названия и типа, указывать не нужно. В программе может быть

введено несколько оснований реализации с типом За наличные,

например, кроме обычного отпуска за наличные, можно указать

основание, соответствующее отпуску со скидкой.

Для операций отпуска за наличные выбытие себестоимости товаров

со склада корреспондирует с получением наличных в кассу АЗС

(кроме того происходит еще выделение прибыли от продажи).

Для оснований реализации с типом По договору с покупателем

необходимо дополнительно указывать следующую информацию:

☞ Контрагент (из справочника Контрагенты);

☞ Договор (из справочника Договоры);

☞ Протокол согласования цен (необязательно);

☞ Таблица цен (необязательно).

151

Таблица цен может быть заполнена вручную или по протоколу

согласования цен. Если эта информация указана, то в дальнейшем она

используется для подстановки на документы розничной реализации.

Для подобных оснований реализации настоятельно рекомендуется

вводить документы вида Протокол согласования цен продажи

и устанавливать связь между основанием реализации и этим

протоколом согласования цен (подробнее см. 6.2.4 «Протокол

согласования цен продажи ГСМ» на стр. 212).

Для операций отпуска по договору с покупателем выбытие

себестоимости товаров со склада корреспондирует с начислением

задолженности покупателя за отгруженный товар (кроме того

происходит еще выделение прибыли от продажи).

Основание с типом Технологический пролив может использоваться

для отражения в программе пролива в мерник — специфической

операции на АЗС, используемой для проверки точности дозировки

ТРК. Пролив в мерник не учитывается в документах реализации, т.к.

налитый через ТРК таким образом объем топлива должен сливаться

обратно в резервуар.

Еще один тип реализации - отпуск на собственные нужды. Для

операций отпуска на собственные нужды выбытие себестоимости

товаров со склада корреспондирует со статьей затрат, указываемой

для основания реализации.

Отчет Анализ продаж может быть построен с отбором

и детализацией до оснований реализации. Так, например, в этом

152

5.4. Перевозки

отчете можно увидеть, сколько каждого топлива по каждой АЗС было

отпущено за наличные а сколько по каждой из ведомостей (подробнее

см. 8.7.1 «Анализ продаж» на стр. 365).

5.4

Перевозки

К этой группе относятся несколько справочников, имеющих

отношение к оформлению сведений о перевозках товаров железной

дорогой и автотранспортом.

5.4.1

ЖД станции

Справочник используется в качестве классификатора ЖД станций.

Справочник иерархический, в качестве групп используются железные

дороги. Справочник используется в электронных документах,

которыми отражаются поставки ГСМ, связанные с ЖД транспортом

(акты слива ЖД цистерн).

Для элементов справочника указывается следующая информация:

☞ наименование;

☞ код станции.

153

Программа поставляется с заполненным справочником станции

России и стран СНГ (по состоянию на 01.03.1998 г.). Наименования

и коды станций (а также групп станций) регламентированы РЖД,

дополнять или изменять информацию этого справочника

рекомендуется только в соответствии с информацией РЖД.

5.4.2

Автомобили

Справочник служит для ведения списков автомобилей (бензовозов).

Эта информация может использоваться на документах поставки

и отгрузки ГСМ, а также на печатных формах ТТН. Пример списка

справочника показан ниже на рисунке.

Обратите внимание, что в этом справочнике может присутствовать

информация как о собственных автомобилях компании, так и о любых

других автомобилях, сведения о которых фигурируют в товарно-

154

5.4. Перевозки

транспортных документах. Информация об автомобиле

редактируется в экранной форме, показанной ниже на рисунке.

Для автомобилей необходимо указывать следующую информацию:

☞ модель автомобиля;

☞ регистрационный номер;

☞ регистрационный номер прицепа;

☞ объем цистерны.

5.4.3

Водители

Этот справочник используется для хранения информации

о водителях. Информация о водителе может указываться на товарно-

транспортных документах (как поставки, так и отгрузки) и на

155

печатных формах ТТН. Пример списка справочника показан ниже на

рисунке.

Для водителей указывается следующая информация:

☞ наименование (ФИО);

☞ номер водительского удостоверения.

Обратите внимание. Если водитель компании фигурирует в товарно-

транспортных документах в качестве МОЛ или на него выписывается

доверенность, то он также должен быть зарегистрирован

в справочнике Сотрудники с указанием полных паспортных данных

(но связи между этими справочниками не предусмотрено).

5.4.4

Виды перевозки ГСМ

Этот простой классификатор хранит перечень видов перевозки ГСМ.

Информация из справочника используется в документах отгрузки ГСМ

и выводится на печатную форму ТТН. Пример списка справочника

показан ниже.

156

5.5. Классификаторы

5.5

Классификаторы

К этой группе относятся так называемые Классификаторы.

Информация в эти справочники заносится на начальном этапе работы

с программой и в дальнейшем изменяется относительно редко.

5.5.1

Банки

Многоуровневый справочник Банки используется для ведения списка

банков. Банки используются в реквизитах банковских счетов фирм

и контрагентов и выводятся на печатные формы некоторых

документов, например, на накладные ТОРГ-12. Пример формы списка

справочника показан ниже на рисунке.

157

Информация о банке редактируется в отдельной форме.

Для банка необходимо указывать следующий набор реквизитов:

☞ краткое наименование (экранное представление);

☞ полное наименование (выводится на печатные формы);

☞ БИК;

☞ корр. счет;

☞ город (местонахождение) банка.

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» нет средств

для загрузки информации о банках из классификатора банков.

5.5.2

Должности

Справочник служит классификатором должностей и используется

в качестве реквизита других справочников: Сотрудники

и Сотрудники контрагентов. Информация о должностях

руководителей может выводиться на печатные формы некоторых

документов.

158

5.5. Классификаторы

Для каждой должности необходимо указывать ее наименование,

а также можно указать название должности в двух других падежах:

родительном и дательном.

5.5.3

Статьи ДДС

Справочник используется в качестве классификатора статей

движения денежных средств. Статьи движения денежных средств

используются в качестве обязательных реквизитов документов,

связанных с движением денежных средств и определяют способ

отнесения (корреспонденции) суммы платежа. Список справочника

показан ниже.

Для статей ДДС необходимо указывать следующий набор информации:

☞ наименование;

☞ тип (способ) отнесения:

☛ На взаиморасчеты;

☛ На доходы и расходы;

☞ статья доходов и расходов (для статей с типом отнесения на доходы или

расходы).

Ниже показана статья ДДС с типом отнесения На взаиморасчеты.

Когда статья с таким типом отнесения указывается для платежного

159

документа, то сумма платежа относится на взаиморасчеты

с контрагентом по договору.

Ниже показана статья ДДС с типом отнесения На доходы или

расходы. Для такой статьи ДДС необходимо указывать

соответствующую ей статью доходов или расходов из справочника

Статьи доходов и расходов. Эта статья в свою очередь используется

для автоматической подстановки на платежные документы при

указании статьи ДДС.

В платежных документах, у которых указана статья ДДС с отнесением

на доходы или расходы, сумма платежа относится на доход или расход

по некоторой статье доходов или расходов. Подробнее см. 6.7

«Документы, связанные с оборотом денежных средств» на стр. 288.

5.5.4

Статьи доходов и расходов

Справочник служит классификатором статей доходов и расходов.

Статьи доходов и расходов используются в документах, связанных

с движением денежных средств, в случае отнесения суммы платежа на

160

5.5. Классификаторы

доходы или расходы, а также в других электронных документах,

которые изменяют состояние доходов и расходов, это такие

документы:

☞ Списание ГСМ;

☞ Оприходование излишков ГСМ;

☞ Отгрузка ГСМ (в части прибыли);

☞ Списание товаров;

☞ Оприходование излишков товаров;

☞ Отгрузка товаров (в части прибыли);

☞ Получение услуг (в случае отнесения на затраты);

☞ Оказание услуг.

Для элементов этого справочника указывается только наименование.

5.5.5

Хозяйственные операции

Справочник служит классификатором хозяйственных операций,

которые неявно используются во всех электронных документах,

а также в качестве оборотной аналитики для большинства учетных

161

регистров программы. Этот справочник не предназначен для ручного

редактирования. Список справочника показан ниже на рисунке.

Для этого справочника определен большой набор предопределенных

элементов, связанных изменением состояния взаиморасчетов

и разнесением платежей.

5.6

Прочие справочники

К этой группе относятся несколько вспомогательных справочников.

5.6.1

Виды способов связи

Справочник служит классификатором способов связи и контактной

информации. Справочник используется для дополнительной

162

5.6. Прочие справочники

классификации способов связи для контрагентов, фирм, сотрудников,

сотрудников контрагентов.

5.6.2

Виды оснований полномочий

Справочник служит классификатором оснований видов полномочий

руководителей и используется в качестве реквизита других

справочников: Сотрудники и Сотрудники контрагентов.

Для видов оснований указываются наименование в двух падежах.

Наименования видов полномочий в разных падежах используются

при печати некоторых документов.

5.6.3

Измерительное оборудование

Этот иерархический справочник используется для хранения

информации об измерительном оборудовании, применяемом на

нефтебазах. Информация о применяемом измерительном

163

оборудовании сожжет быть указана для документов поступления ГСМ

и выводиться на печатные формы актов слива цистерн (подробнее

см. 6.2.1 «Поступление (закупка) ГСМ» на стр. 187).

Среди измерительного оборудования, используемого на нефтебазах,

могут применяться следующие приборы:

☞ ареометры (для измерения плотности);

☞ метроштоки (для измерения уровня налива в цистернах

и резервуарах);

☞ термометры;

☞ мерная посуда для отбора определенного объема нефтепродуктов;

☞ весы (например для измерения массы 1 литра топлива).

Для каждого зарегистрированного в этом справочнике прибора

необходимо указывать следующий набор информации:

☛ название;

☛ погрешность измерения в процентах;

☛ дата последней метрологической проверки;

☛ дата следующей метрологической проверки.

5.7

Хранение служебной

информации

В программе реализована возможность хранения служебной

связанной информации. Эта информация не является

самостоятельной и жестко привязана к другим объектам программы,

как правило списки со связанной служебной информацией выводятся

на формах объектов, к которым она имеет отношение. Для хранения

служебной информации используются так называемые регистры

сведений.

164

5.7. Хранение служебной информации

5.7.1

Должности и основания полномочий

сотрудников

Для сотрудников фирм есть возможность указания их должностных

полномочий и оснований этих полномочий. Информация

о должностных полномочиях периодическая, т.е. ведется с указанием

даты начала действия должностных полномочий. Ниже показан

пример экранной формы редактирования информации о сотруднике.

В отдельной таблице указываются должностные полномочия этого

сотрудника. Обратите внимание, что сотрудник может иметь разные

должности по разным фирмам компании.

Информация о должностных полномочиях используется на печатных

формах некоторых документах. Ниже для примера показан фрагмент

165

печатной формы акта списания товаров ТОРГ-16, где выводится

должность руководителя компании, утвердившего акт списания.

На следующем рисунке показан фрагмент печатной формы документа

Взаимозачет, на которой выводится информация о должности

и основании полномочий руководителей, подписавших это

соглашение.

Обратите внимание, что в этом примере название должности

и основания выводится в родительном падеже (падежи указываются

для названий элементов справочников Сотрудники, Сотрудники

контрагентов, Должности, Виды оснований полномочий).

166

5.7. Хранение служебной информации

5.7.2

Должности и основания полномочий

сотрудников контрагентов

По аналогии с сотрудниками собственных фирм, должности

и основания полномочий хранятся и для сотрудников контрагентов.

Эта информация доступна на одной из закладок формы элемента

справочника Контрагенты (см. 5.3.1 «Справочник контрагентов» на

стр. 142). Информация о должностных полномочиях используется на

печатных формах некоторых документах, пример печатной формы

взаимозачета, где эта информация используется, был показан выше.

5.7.3

Способы связи

Для элементов некоторых справочников есть возможность хранения

информации о способах связи. Информация о способах связи

хранится для следующих справочников:

☞ Фирмы;

☞ Контрагенты;

☞ Сотрудники;

☞ Сотрудники контрагентов.

Эта информация доступна на одной из закладок формы элемента

справочника - владельца, как это показано ниже на рисунке.

5.7.4

Ставки НДС

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» справочник

Ставки НДС используется только для ведения перечня применяемых

ставок НДС по названиям. Типичным перечнем ставок НДС является

следующий список:

☞ основная ставка;

☞ льготная ставка;

167

☞ без НДС.

Для основной и льготной ставок НДС периодически происходит

изменение значения ставки налога. Поэтому необходимо иметь

возможность хранения числовых значений ставок НДС по периодам.

Именно для этого и используется служебный регистр с одноименным

названием. Информация о значениях ставок выводится на форме

справочника Ставки НДС, как это показано ниже на рисунке.

Информация о текущем значении ставки НДС используется для

расчета суммы НДС во многих документах, связанных с поставкой

и отгрузкой ГСМ, товаров и услуг.

5.7.5

Цены

В программе есть возможность установки отпускных на ГСМ и товары

(за неимением смысла, для закупочных цен эта информация не

ведется). Информация о новых отпускных устанавливается только

специальными документами установки отпускных цен (отдельно для

ГСМ и товаров), например, см. 6.2.5 «Установка отпускных цен ГСМ»

на стр. 216, и хранится при помощи специального служебного

регистра. Информация о текущих ценах выводится на формах

справочника Номенклатура (см. раздел 5.2.1, «Номенклатура» на

стр. 137).

Отпускные цены на товары и ГСМ хранятся со следующей

детализацией:

☞ дата и время начала действия;

6. Электронные

документы

и журналы

документов

Доступ к электронным документам осуществляется через один из

пунктов главного меню программы.

Электронные документы служат для отражения в учете различных

фактов хозяйственной деятельности предприятия. Условно

содержание      ..     1      2      3      4      ..