Standard Specifications for Road, Bridge, and Municipal Construction 2020 (M 41-10) - page 1

 Contents

Division 1  General Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-1

1-01  Definitions and Terms  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-1

1-01.1 General  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-1

1-01.2 Abbreviations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-1

1-01.2(1) 

Associations and Miscellaneous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-1

1-01.2(2) 

Items of Work and Units of Measurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-3

1-01.3 Definitions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-4

1-02  Bid Procedures and Conditions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-10

1-02.1 

Prequalification of Bidders   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-10

1-02.2 

Plans and Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-11

1-02.3 

Estimated Quantities  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-12

1-02.4 

Examination of Plans, Specifications, and Site of Work  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-12

1-02.4(1) General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-12

1-02.4(2) 

Subsurface Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-14

1-02.5 

Proposal Forms  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-15

1-02.6 

Preparation of Proposal  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-15

1-02.7 

Bid Deposit   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-16

1-02.8 

Noncollusion Declaration and Lobbying Certification   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-17

1-02.8(1) 

Noncollusion Declaration  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-17

1-02.8(2) 

Lobbying Certification  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-17

1-02.9 

Delivery of Proposal  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-18

1-02.10  Withdrawing, Revising, or Supplementing Proposal  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-19

1-02.11  Combination and Multiple Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-19

1-02.12  Public Opening of Proposals  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-20

1-02.13  Irregular Proposals   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-20

1-02.14  Disqualification of Bidders   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-21

1-02.15  Pre-Award Information   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-22

1-03  Award and Execution of Contract  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-23

1-03.1 

Consideration of Bids  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-23

1-03.1(1) 

Identical Bid Totals  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-23

1-03.2 

Award of Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-24

1-03.3 

Execution of Contract   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-24

1-03.4 

Contract Bond  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-24

1-03.5 

Failure to Execute Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-25

1-03.6 

Return of Bid Deposit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-25

1-03.7 

Judicial Review   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-25

Page 6 

1-04  Scope of the Work  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-26

1-04.1 

Intent of the Contract   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-26

1-04.1(1) 

Bid Items Included in the Proposal  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-26

1-04.1(2) 

Bid Items Not Included in the Proposal   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-26

1-04.2 

Coordination of Contract Documents, Plans, Special Provisions, 
Specifications, and Addenda  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-26

1-04.3 

Reference Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-27

1-04.4 Changes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-27

1-04.4(1) 

Minor Changes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-29

1-04.4(2) 

Value Engineering Change Proposal (VECP)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-29

1-04.5 

Procedure and Protest by the Contractor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-33

1-04.6 

Variation in Estimated Quantities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-34

1-04.7 

Differing Site Conditions (Changed Conditions)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-35

1-04.8 

Progress Estimates and Payments  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-36

1-04.9 

Use of Buildings or Structures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-36

1-04.10  Use of Materials Found on the Project  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-36

1-04.11  Final Cleanup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-37

1-05  Control of Work  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-38

1-05.1 

Authority of the Engineer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-38

1-05.2 

Authority of Assistants and Inspectors  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-39

1-05.3 

Working Drawings   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-39

1-05.4 

Conformity With and Deviations From Plans and Stakes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-40

1-05.5 Tolerances   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-41

1-05.6 

Inspection of Work and Materials   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-42

1-05.7 

Removal of Defective and Unauthorized Work  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-43

1-05.8 Vacant  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-43

1-05.9 Equipment  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-43

1-05.10 Guarantees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-44

1-05.11  Final Inspection  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-44

1-05.12  Final Acceptance  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-44

1-05.13  Superintendents, Labor, and Equipment of Contractor   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-45

1-05.13(1) 

Emergency Contact List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-46

1-05.14  Cooperation With Other Contractors  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-46

1-05.15  Method of Serving Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-46

 Contents

1-06  Control of Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-47

1-06.1 

Approval of Materials Prior to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-47

1-06.1(1) 

Qualified Products List (QPL)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-47

1-06.1(2) 

Request for Approval of Material (RAM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-48

1-06.1(3) 

Aggregate Source Approval (ASA) Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-48

1-06.1(4) 

Fabrication Inspection Expense  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-49

1-06.2 

Acceptance of Materials   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-50

1-06.2(1) 

Samples and Tests for Acceptance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-50

1-06.2(2) 

Statistical Evaluation of Materials for Acceptance  . . . . . . . . . . . . . . .

1-51

1-06.3 

Manufacturer’s Certificate of Compliance  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-57

1-06.4 

Handling and Storing Materials   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-58

1-06.5 

Owners Manuals and Operating Instructions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-58

1-06.6 

Recycled Materials  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-58

1-07  Legal Relations and Responsibilities to the Public  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-60

1-07.1 

Laws to be Observed  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-60

1-07.2 

State Taxes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-61

1-07.2(1) 

State Sales Tax: WAC 458-20-171 – Use Tax  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-61

1-07.2(2) 

State Sales Tax: WAC 458-20-170 – Retail Sales Tax . . . . . . . . . . . . .

1-62

1-07.2(3) Services  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-62

1-07.3 

Fire Prevention and Merchantable Timber Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-62

1-07.3(1) 

Fire Prevention Control and Countermeasures Plan   . . . . . . . . . . . . .

1-62

1-07.3(2) 

Merchantable Timber Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-63

1-07.4 Sanitation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-64

1-07.4(1) General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-64

1-07.4(2) 

Health Hazards  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-64

1-07.5 

Environmental Regulations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-64

1-07.5(1) General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-64

1-07.5(2) 

State Department of Fish and Wildlife  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-64

1-07.5(3) 

State Department of Ecology  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-65

1-07.5(4) 

Air Quality  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-66

1-07.5(5) 

U.S. Army Corps of Engineers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-66

1-07.5(6) 

U.S. Fish/Wildlife Services and National Marine Fisheries Service .

1-66

1-07.6 

Permits and Licenses  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-66

1-07.7 

Load Limits  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-67

1-07.7(1) General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-67

1-07.7(2) 

Load-Limit Restrictions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1-68

Page 1-138 

Measurement and Payment

2.  Deposited by the Contracting Agency in an escrow (interest-bearing) account in 

a bank, mutual saving bank, or savings and loan association (interest on monies 
so retained shall be paid to the Contractor). Deposits are to be in the name of 
the Contracting Agency and are not to be allowed to be withdrawn without the 
Contracting Agency’s written authorization. The Contracting Agency will issue a 
check representing the sum of the monies reserved, payable to the bank or trust 
company. Such check shall be converted into bonds and securities chosen by the 
Contractor as the interest accrues.

At the time the Contract is executed the Contractor shall designate the option desired. 
The Contractor in choosing option (2) agrees to assume full responsibility to pay all 
costs that may accrue from escrow services, brokerage charges or both, and further 
agrees to assume all risks in connection with the investment of the retained percentages 
in securities. The Contracting Agency may also, at its option, accept a bond in lieu 
of retainage.

Release of the retainage will be made 60 days following the Completion Date (pursuant 
to 

RCW 39.12

, and 

RCW 60.28

) provided the following conditions are met:

1.  On Contracts totaling more than $35,000, a release has been obtained from the 

Washington State Department of Revenue.

2.  Affidavits of Wages Paid for the Contractor and all Subcontractors are on file with 

the Contracting Agency (

RCW 39.12.040

).

3.  A certificate of Payment of Contributions Penalties and Interest on Public Works 

Contract is received from the Washington State Employment Security Department.

4.  Washington State Department of Labor and Industries (in accordance with 

Section 

1-07.10

) shows the Contractor is current with payments of industrial insurance and 

medical aid premiums.

5.  All claims, as provided by law, filed against the retainage have been resolved. In 

the event claims are filed and provided the conditions of 1, 2, 3, and 4 are met, the 
Contractor will be paid such retained percentage less an amount sufficient to pay any 
such claims together with a sum determined by the Contracting Agency sufficient to 
pay the cost of foreclosing on claims and to cover attorney’s fees.

1-09.10 

Payment for Surplus Processed Materials

After the Contract is completed, the Contractor will be reimbursed actual production 
costs for surplus processed material produced by the Contractor from Contracting 
Agency-provided sources if its value is $3,000 or more (determined by actual 
production costs).

The quantity of surplus material eligible for reimbursement of production costs shall be 
the quantity produced (but an amount not greater than 110 percent of Plan quantity or 
as specified by the Engineer), less the actual quantity used. For Hot Mix Asphalt, the Plan 
quantity and quantity used will be adjusted for the quantity of Asphalt and quantity of 
RAP or other materials incorporated into the mix. The Contracting Agency will determine 
the actual amount of surplus material for reimbursement.

Measurement and Payment 

1-09

The Contractor shall not dispose of any surplus material without permission of the 
Engineer. Surplus material shall remain the property of the Contracting Agency without 
reimbursement to the Contractor if it is not eligible for reimbursement.

1-09.11 

Disputes and Claims

When protests occur during a Contract, the Contractor shall pursue resolution through 
the Engineer. The Contractor shall follow the procedures outlined in 

Section 1-04.5

.

If the negotiations using the procedures outlined in 

Section 1-04.5

 fail to provide 

satisfactory resolution of protests, then the Contractor shall provide the Engineer with 
written notification that the Contractor will continue to pursue the dispute in accordance 
with the provisions of 

Section 1-09.11

. The written notification shall be provided within 

7 calendar days after receipt of the Engineer’s written determination that the Contractor’s 
protest is invalid pursuant to 

Section 1-04.5

. The Contractor’s written notice of dispute 

shall indicate whether the Contractor prefers to resolve the dispute through the use of 
a Disputes Review Board as outlined in 

Section 1-09.11(1)

, or to submit a formal claim 

directly to the Contracting Agency pursuant to 

Section 1-09.11(2)

.

If a Disputes Review Board is requested by the Contractor, the Contracting Agency will 
notify the Contractor in writing whether the use of a Disputes Review Board is agreed 
upon within 7 calendar days after receiving the Contractors written notice of dispute. If 
both parties to the dispute agree, then the dispute will be referred to a Disputes Review 
Board according to 

Section 1-09.11(1)

. If the parties do not mutually agree to establish a 

Disputes Review Board then none shall be used, and the Contractors shall submit a formal 
claim directly to the Contracting Agency as outlined in 

Section 1-09.11(2)

, Claims.

In spite of any protest or dispute, the Contractor shall proceed promptly with the Work as 
the Engineer orders.

1-09.11(1)  Disputes Review Board

In order to assist in the resolution of disputes arising out of the Work of this project, the 
Contract provides for the establishment of a Disputes Review Board, hereinafter called 
the “Board”. The Board is created when negotiations using the procedures outlined in 

Section 1-04.5

 fail to provide a satisfactory resolution and the Contracting Agency and 

Contractor mutually agree to use a Board as part of the disputes resolution process prior 
to the Contractor filing a formal claim pursuant to 

Section 1-09.11(2)

.

The Board will consider disputes referred to it and furnish recommendations to the 
Contracting Agency and Contractor to assist in the resolution of the differences between 
them. The purpose of the Board response to such issues is to provide nonbinding findings 
and recommendations designed to expose the disputing parties to an independent view 
of the dispute.

The Board members will be especially knowledgeable in the type of construction involved 
in the Project and shall discharge their responsibilities impartially and independently 
considering the facts and conditions related to the matters under consideration and the 
provisions of the Contract.

Page 1-140 

Measurement and Payment

1-09.11(1)A 

Disputes Review Board Membership

The Board shall consist of one member selected by the Contracting Agency and one 
member selected by the Contractor, with these two members to select the third member. 
The first two members shall be mutually acceptable to both the Contracting Agency and 
the Contractor. If one or both of the two members selected are not acceptable to the 
Contracting Agency or Contractor, another selection shall be made.

The Contracting Agency and Contractor shall each select their respective Board member 
and negotiate an agreement, separate and apart from this Contract, with their respective 
Board member within 14 calendar days after the parties have agreed to establish a Board, 
as outlined in 

Section 1-09.11(1)

.

The agreements with these two Board members shall contain language imposing the 
“Scope of Work” and “Suggested Administrative Procedures” for Disputes Review Boards 
available at 

www.wsdot.wa.gov/business/consulting

. These negotiated agreements 

shall also include clauses that require the respective selected members to immediately 
pursue selection of a third member. The goal is to obtain a third Board member who 
will complement the first two by furnishing a needed expertise, which will facilitate the 
Board’s operations.

In case a member of the Board needs to be replaced, the replacement member will be 
appointed in the same manner as the replaced member was appointed. The appointment 
of a replacement Board member will begin promptly upon determination of the need for 
replacement and shall be completed within 30 calendar days.

Service of a Board member may be terminated at any time with not less than 30 calendar 
days notice as follows:
1.  The Contracting Agency may terminate service of the Contracting Agency appointed 

member.

2.  The Contractor may terminate service of the Contractor appointed member.
3.  The third member’s services may be terminated by agreement of the other two 

members.

4.  By resignation of the member.

Termination of a member will be followed by appointment of a substitute as specified 
above.

No member shall have a financial interest in the Contract, except for payments for 
services on the Board. The Contracting Agency-selected member and the Contractor-
selected member shall not have been employed by the party who selected them within 
a period of 1 year; except that, service as a member of other Disputes Review Boards on 
other contracts will not preclude a member from serving on the Board for this Contract.