Главная              Рефераты - Разное

Учебное пособие: Методические указания по подготовке дипломных работ для студентов специальности 032001 Документоведение и доу ростов-на-Дону 2011

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДГТУ

Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по подготовке дипломных работ

для студентов специальности 032001 Документоведение и ДОУ

Ростов-на-Дону 2011

Составители: М.В.Горбачева

Н.В.Малина

Е.Д.Вышегородская

Методические указания по подготовке дипломных работ для студентов специальности 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления. – Ростов н/Д: Издательский центр ДГТУ, 2011.- 22 с.

Методические указания содержат требования к содержанию, оформлению и процедуре защиты дипломных работ по специальности 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления.

Предназначен для студентов дневной и заочной форм обучения.

Печатается по решению методической комиссии

международного факультета

Научный редактор канд.филол.наук, доц. Е.Ю.Кашаева

Рецензент канд. филол.наук, доц. И.А.Кондратьева

Издательский центр ДГТУ, 2011-03-22

ТРЕБОВАНИЯ К ДИПЛОМНОЙ РАБОТЕ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Подготовка и защита выпускной квалификационной работа (ВКР) является завершающим этапом обучения. ВКР представляет собой самостоятельное исследование и выполняется на основе знаний, умений и навыков, полученных при освоении целого ряда фундаментальных, профессиональных и специальных дисциплин. К защите дипломной работы допускаются студенты, полностью выполнившие учебный план, включая сдачу государственных экзаменов. Темы дипломных работ и научные руководители утверждаются приказом по факультету до 30 ноября.

Цель написания ВКР – показать соответствие уровня подготовки выпускника требованиям образовательного стандарта и квалификационной характеристики специальности, что служит основанием для присвоения ему соответствующей квалификации и выдачи диплома.

ВКР должна представлять собой 1) полную или локальную оргпроектную разработку информационно-документационного обеспечения управления конкретной организацией; 2) теоретическое исследование проблем документообразования, развития отдельных видов документов, систем документации, истории делопроизводства; 3) аналитическое исследование особенностей языка документов и отдельных элементов оформления документов.

ВКР должна продемонстрировать:

- уровень знаний, умений и навыков выпускника по избранной специальности;

- знание законодательных и нормативных актов в области документирования;

- владение навыками анализа научной литературы, использования общих и частных методов в конкретном исследовании;

- умение сформулировать проблему и предложить наиболее рациональное ее решение;

- способность самостоятельно проводить научные исследования, систематизировать и обобщать фактический материал;

- умение самостоятельно обосновывать выводы, практические рекомендации и управленческие решения по результатам дипломного исследования.

- умение грамотно, последовательно, логично, доказательно изложить свои мысли;

- уровень подготовленности выпускника к самостоятельной работе с учетом современного состояния документационного обеспечения управления.

Тема дипломной работы должна быть актуальной, соответствующей современному этапу развития документационного обеспечения управления и представляющей практический интерес для предприятий, организаций, учреждений.

Подготовка ВКР осуществляется в несколько этапов.

Подготовительный этап включает назначение научного руководителя, выбор темы, оформление задания на работу, разработку календарного графика ее подготовки.

Научными руководителями назначаются лица с учетом взаимного согласования (руководитель-студент) из числа профессорско-преподавательского состава университета, а также научные сотрудники и высококвалифицированные специалисты университета и других предприятий (учреждений, организаций) на основании письменного заявления студента.

При выборе темы целесообразно учитывать:

- степень разработки и освещенности исследуемой проблемы в литературе;

- возможность получения необходимых данных для выполнения ВКР;

- практический интерес и потребности предприятия (организации, учреждения), на материалах которого выполняется работа;

- способности студента, уровень его теоретической и практической подготовки.

Первоначально определяется основное направление ВКР с учетом научных интересов студента и особенностей деятельности организации, в которой студент проходит преддипломную практику; тема конкретизируется в процессе практики исходя из собранного студентами фактического материала.

В задании, которое выдается студенту перед преддипломной практикой, определяется основное содержание ВКР; после конкретизации темы проводится корректировка задания.

Изменения в научном руководстве и изменение темы дипломной работы после издания приказов об утверждении тем дипломных работ и назначении научных руководителей не допускаются.

Календарный график подготовки ВКР разрабатывается научным руководителем и доводится до сведения студента.

Руководитель в соответствии с графиком проводит консультации, контролирует ход выполнения работы и несет определенную ответственность за ее своевременное и качественное выполнение. В ходе консультаций руководитель оказывает помощь студенту в отборе литературы по теме работы, проверяет текст работы по мере представления отдельных разделов и указывает на необходимость устранения выявленных недостатков.

Руководитель представляет ГАК отзыв о работе.

Руководитель, как правило, присутствует на защите студента.

Студент обязан регулярно по согласованным срокам отчитываться перед научным руководителем о выполнении задания. На основании полученной информации научный руководитель отчитывается на кафедре о ходе выполнения ВКР.

СТРУКТУРА ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ

Задание для дипломной работы оформляется на типовом бланке, подписывается студентом-дипломником, научным руководителем и утверждается заведующим кафедрой.

Требования, предъявляемые к содержанию основной текстовой части дипломной работы:

- четкость и логическая последовательность изложения материала (без длинных рассуждений, обширных выписок из учебников и др. литературы);

- убедительность аргументации (материал, используемый в качестве цитаты, дается со ссылкой на источник);

- краткость и четкость формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

- конкретность изложения результатов работы;

- обоснованность рекомендаций и предложений.

Объем всей текстовой части дипломной работы - 70-80 страниц. Текстовая часть работы состоит из введения, основной части и заключения.

Приложения не учитываются в общем объеме дипломной работы.

Введение отражает основные характеристики работы: проблему исследования, его актуальность, цель, задачи исследования. Общий объем текста введения 2-3 страницы.

Заключение содержит краткую формулировку результатов, полученных в ходе работы, выводы и рекомендации. Здесь же могут быть указаны перспективы дальнейшей разработки темы. Заключение не должно содержать новых сведений, фактов, аргументов и т.п., его выводы должны логически вытекать из основного текста работы и по объему соответствовать вступлению . Структура заключения является обратной по отношению к структуре введения. Если во введении из всей проблемной области выделяется отдельная проблема, лежащая в основе темы работы, то при написании заключения используется противоположный прием: оно раскрывает связь данной темы с более широкой проблемной областью. Фактически здесь еще раз заходит речь об актуальности темы, но под новым углом зрения, а именно: с точки зрения перспектив дальнейших исследований проблемы. Поэтому в заключении помимо формулировки результатов говорится о том, какие вопросы остались не изученными, какие новые исследовательские вопросы возникли в результате работы и в каком направлении следует работать дальше.

Как правило, окончательный вариант введения и заключения оформляется на заключительном этапе. Введение и заключение на части не делятся.

Текст, расположенный между введением и заключением является основной частью, ее содержание определяется темой работы и состоит из двух-трех глав.

Главы делятся на пункты. Деление работы на главы и пункты осуществляется так, чтобы части работы были пропорциональными по объему и научному содержанию.

Для структурирования текста в главы и пункты используется десятичная система, где применяются только арабские цифры для глав, а нумерация пунктов образуется путем приписывания к номеру главы номера пункта, которые разделяют точкой. Таким образом, цифры "2.1" и "2.2" обозначают номера пунктов главы 2. Если пункт 2.2 делится на части, то для их обозначения используется следующая нумерация подпунктов: 2.1.1, 2.1.2 и т. д. Тем самым по номеру главы легко определить его место в структуре всего текста.

Первая глава, как правило, носит теоретический характер, теоретические исследования должны иллюстрироваться примерами и цифровыми данными (целесообразно использовать справочные и обзорные таблицы, графики) не только общего характера, но и практическим материалом исследуемой проблемы.

Вторая глава работы чаще всего носит практический характер и, как правило, посвящается вопросам практического использования исследуемой проблемы, вопросам улучшения документооборота и документационного обеспечения. Эта часть работы должна выполняться на конкретных материалах, полученных в период практики.

Если структура дипломной работы предусматривает наличие третьей главы, то в ней должны быть предложены мероприятия по совершенствованию исследуемой проблемы.

Отклонения от ре­комендуемой структуры дипломной работы неизбежно затрудняют восприятие, анализ ее содержания и оценку работы Государственной аттестационной комиссией. Такие отклонения воспринимаются, как незавершенность (неподготовленность) работы и, как правило, ведут к снижению оценки.

После заключения следует список использованных источников . Сведения об источниках, включенных в список, следует давать в соответствии с требованиями, изложенными в методических указаниях для студентов-дипломников специальности 032001.

Приложения содержат вспомогательный и дополнительный материал, загромождающий текст основной части работы. По содержанию приложения могут быть разнообразными: типы различных документов, акты, описание структурных подразделений и др. По форме они могут представлять текст, таблицы, иллюстрации (графики, схемы, диаграммы, чертежи и т.п.).

ТРЕБОВАНИЯ К ИЗЛОЖЕНИЮ ТЕКСТА ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ

Текст работы должен быть кратким, четким, не допускать различных толкований. Цитаты приводят только по подлиннику с сохранением при этом всех особенностей оригинала (пунктуации и шрифтовых выделений, а в необходимых случаях и орфографии). Цитаты из официальных документов должны быть выписаны из первоисточников последних изданий.

В тексте работы, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

– применять для одного и того же понятия различные термины, близкие по смыслу (синонимы);

– сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр;

Интервалы чисел в тексте записывают со словами «от» и «до» (имея в виду «От … до … включ.»).Если числа представляют порядковые номера, между ними ставят тире, например: «рисунки 1 – 7».

Перечень сокращений должен располагаться на отдельном листе столбцом, в котором слева (в алфавитном порядке) приводят сокращение, а справа - расшифровку. Если в работе используются сокращения или спецтермины менее трех, специальный ПЕРЕЧЕНЬ не составляется, а дается расшифровка сокращений в круглых скобках непосредственно в тексте при первом их употреблении. В дипломной работе допускаются общепринятые сокращения и аббревиатуры, установленные правилами орфографии и соответствующими нормативными документами, например: с. - страница; г. -год; гг. - годы; мин. - минимальный; макс. - максимальный; абс. - абсолютный; отн. - относительный; т.е. - то есть; т.д. - так далее; т.п. - тому подобное; др. - другие; пр. - прочее; см. - смотри; млн - миллион; тыс. - тысяча; канд. - кандидат; доц. - доцент; проф. - профессор; д-р - доктор; экз. - экземпляр; п. - пункт; разд. – раздел.

В тексте номер и название заголовков, а также страницы их начального текста должны соответствовать указателю "СОДЕРЖА­НИЕ".

Абзацами надо выделять примерно равные и обо­собленные по смыслу части текста, тесно связанные между собой. Считается неправильным деление текста на абзацы после каждого предложения или написание текста без абзацев на одну и более страниц.

Типичные ошибки при описании основного содержания дипломной работы:

- отсутствует или плохо прослеживается логика изложения, неубедительность выводов и приводимых доводов;

- приводится текст из различных источников без ссылки на них;

- нарушается нумерация формул, таблиц;

- таблицы и графики приводятся статистически безграмотно (отсутствие названия таблицы, графика периода, объекта);

- приводятся таблицы, графики без ссылок на них в тексте;

- объем и содержание заключения не соответствуют требованиям.

Замена слов в тексте цифрами и символами не допускается, за исключением случаев, когда при этих словах имеется числовое значение. Например, нельзя писать: "во-1-х", или «...в % отношении...", или '"...получено 40 процентов прибыли". Все слова надо писать полностью, но в случаях сочетания их с циф­рами - указывать символ. В тексте работы вышеприведенные неп­равильные записи должны быть оформлены так: "во-первых", "в процентном отношении», «получено 40 % прибыли".

При наличии в тексте небольшого по объему цифрового материала его нецелесообразно оформлять таблицей, а следует давать в виде вывода (текста), располагая цифровые данные в колонки.

В тесте желательно избегать сложных и громоздких предложений. Не следует писать в работе "я думаю", "я предлагаю" и т.п. Материал излагается в безличной форме.

Деление текста на части и количество частей зависит от структурирования проблемной области работы и стиля изложения материала. Главы и пункты следует выделять продуманно, т. е. в соответствии с логикой изложения, аргументацией ее основных положений. Лучше всего руководствоваться следующими соображениями: глава - это часть текста, в которой содержится большая смысловая единица, пункт - это подраздел текста внутри главы, содержащий логически важную часть главы. Пункты делятся на абзацы, в которых содержится небольшая, но законченная мысль. Заголовки глав и пунктов основной части должны быть краткими, четкими, последовательно раскрывающими содержание работы в целом.

Текст делится автором на абзацы в известной мере произвольно. На странице хорошего научного текста должно быть от 2 до 4 абзацев.

Выделение глав, пунктов и абзацев связано со структурой работы в целом. Структуру всей работы в целом, ее основную идею, аргументы и их последовательность, выводы из работы следует прояснить в основном еще до написания текста работы на консультации с научным руководителем. Именно таким образом можно достичь полного соответствия структуры и содержания работы.

При написании текста следует следить за тем, чтобы в ходе изложения не терялась основная мысль работы, т. е. так называемая "красная нить". Она должна быть видна не только узкому специалисту по данной теме, но и читателю, непосвященному в данную проблемную область. Следует постоянно контролировать соответствие содержания главы или пункта их заголовкам и проверять, носит ли аргументация логически стройный характер.

Конец каждой главы , пункта или абзаца должен иметь логический переход к следующему. В этой связи рекомендуется заканчивать каждый пункт и главу подведением их итогов, из которых бы логически следовала необходимость дальнейшего рассмотрения проблемы, которое последует в новой главе или пункте.

Всякая научная работа имеет эстетический аспект, который проявляется прежде всего через логику и стиль изложения материала. Совершенная логическая форма является эстетическим достоинством текста.

Дипломная работа должна быть написана хорошим научным языком. Это означает как соблюдение общих норм литературного языка и правил грамматики, так и учет особенностей научной речи: ее точности, однозначности терминологии, некоторых правил применения форм речи.

В научном стиле речи личная манера изложения уступила место безличной (можно считать, представляет интерес вопрос, дается теоретическое обоснование...): местоимение "я" не употребляется, а местоимение "мы" постепенно выходит из употребления. Существуют слова и выражения, которые вообще не следует использовать в научном тексте, например: "очевидно", "общеизвестно", "само собой разумеется", "естественно". Не следует также употреблять неопределенные местоимения "что-то", "кое-что", "что-нибудь".

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ

Текст печатается на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через полтора интервала. Размеры полей: правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм. Цвет шрифта - черный. Размер шрифта (кегль) 14. Тип шрифта - Times New Roman.

Страницы работы нумеруются арабскими цифрами (нумерация сквозная по всему тексту). Номер страницы ставится в центре нижней части листа без точки. Титульный лист включается в общую нумерацию, номер на нем не ставится. На титульном листе в строку «Обозначение» включается следующая информация: ДР – дипломная работа; 032001 – шифр специальности; следующие две цифры - две последние цифры зачетной книжки; последние две цифры - год защиты дипломной работы. Номер страницы на листе «ЗАДАНИЕ К ДИПЛОМНОЙ РАБОТЕ» не ставится и в общую нумерацию не включается. Иллюстрации, таблицы, расположенные на отдельных листах, включаются в общую нумерацию страниц.

Фамилии, названия организаций, фирм, названия изделий и другие имена собственные должны приводиться на языке оригинала. Допускается транслитерировать имена собственные и приводить названия организаций в переводе на русский язык с добавлением (при первом упоминании) оригинального названия.

Дипломная работа должна быть сброшюрована в твёрдой обложке.

При подготовке текста дипломной работы, иллюстраций и таблиц необходимо обеспечивать равномерную контрастность и четкость их изображения независимо от способов выполнения. Повреждение листов дипломной работы, помарки и зачеркивания не допус­каются.

Текст работы должен быть аккуратно оформлен и грамотно изложен с учетом требований современной орфографии. Перечисление в столбик положений, не имеющих принципиального значения, отражающего результаты выводов, сделанных дипломником, не допускается.

Главы нумеруются в пределах всей работы, а пункты - в пределах главы, при этом ее номер состоит из номера главы и порядкового номера пункта. После порядкового номера точка не ставится. Например "2.3" - это означает "Третий пункт второй главы". Слово «ГЛАВА» не пишется. Каждая глава начинается с новой страницы.

Пункты могут быть разбиты на подпункты. Подпункты нумеруют арабскими цифрами в пределах пункта. Номер подпункта состоит из номеров главы, пункта, подпункта, разделенных точками. В конце номера точка не ставится , например: «3.2.4» (четвертый подпункт второго пункта третьей главы работы). Глава не может состоять из одного пункта, пункт - из одного подпункта.

Если внутри подпунктов приведены перечисления, то после двоеточия следует ставить строчную букву (за исключением ё, з, о, й, ь, и, ы, ъ), после которой ставится скобка и предложение начинается с маленькой буквы.

Заголовки глав, пунктов и подпунктов располагаются с абзацного отступа, печатаются строчными буквами (за исключением первой), полужирным шрифтом, без подчеркивания, точка в конце не ставится.

Слова «ВВЕДЕНИЕ», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ», «СОДЕРЖАНИЕ», «СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ» следует располагать по центру и печатать прописными буквами, полужирным шрифтом не подчеркивая, отделяя от текста двумя межстрочными интервалами. Переносы слов в заголовках не допускаются. На странице, где приводят заголовок, должно помещаться не менее двух строк последующего текста. В противном случае пункт или подпункты начинают со следующей страницы. Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Содержание отражает структуру работы, включающую введение, наименование всех глав, пунктов, подпунктов, заключение, список использованных источников и наименование приложений с указанием номеров страниц, с которых начинаются эти элементы работы.

Наименования, включенные в «СОДЕРЖАНИЕ», записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы с абзаца. Если заголовок не помещается на одной сроке, то вторая строка начинается от границы левого поля. Между заголовком и номером страницы должно быть расстояние не менее 10 мм. Сокращенное слово «страница» (с.) не ставится.

Если таблицы и иллюстрации составлены (разработаны) автором самостоятельно, то, используя внутритекстовое примечание (согласно 5.4-5.6) под таблицей, а для иллюстраций под подрисуночным текстом, следует отметить, например: Примечание. Источник: собственная разработка.

Внутритекстовые сноски оформляются в квадратных скобках внутри текста дипломной работы. Независимо от вида цитирования вид сноски будет всегда один и тот же.

Например:

прямое цитирование : Известный отечественный процессуалист П.А. Лупинская, говоря об институте привлечения в качестве обвиняемого, указывает: «Этот институт имеет для теории и практики уголовного процесса ключевое значение» [22, С. 5].

косвенное цитирование : По мнению известного отечественного процессуалиста П.А. Лупинской, институт привлечения в качестве обвиняемого имеет как для теории, так и для практики уголовного процесса ключевое значение [22, С. 5].

Любое прямое цитирование в тексте дипломной работы (цитата) и даже упоминание мнения какого-то автора должно иметь сноску на книгу, статью, иной источник, откуда эти фраза или мнение взяты. Без этого Вы нарушаете Закон об авторских правах. Следует избегать многократного цитирования общеобразовательных изданий, таких как словари, законодательные акты, положения, а также приведения в большом объеме текстов из должностных инструкций, договоров, уставов и т.п.

Список литературы должен называться «Список использованных источников». Список должен включать не менее 25 наименований и содержать перечень всех источников, которые использовались по выбранной теме дипломной работы.

Типичные ошибки:

- список литературы размещен не по алфавиту

- литература описывается без учета предъявленных требования

- автор старается указать как можно более количество литературы, которая не касается темы исследования или не рассматривается автором.

В конце работы следует проверить логику: насколько точен смысл абзацев и отдельных предложений, имеется ли смысловая связь между ними, насколько стройной является вся структура работы, соответствует ли содержание глав их заголовкам или, может быть, здесь требуется доработка. Следует проверить, нет ли в работе тавтологий, пробелов в изложении и аргументации, все ли повторы являются оправданными и пр., необходимо устранить стилистические погрешности. Необходимо проверить точность цитат и ссылок, правильность оформления всего научного аппарата. Лишь после такой корректуры следует сделать окончательную распечатку работы и сдать ее на кафедру научному руководителю.

Ссылка - это словесное или цифровое указание внутри работы, адресующее читателя к другой работе (библиографическая ссылка) или фрагменту текста (внутритекстовая ссылка). Ссылка на источник обязательна при использовании заимствованных из литературы данных, выводов, цитат, формул и прочего, а также под каждой таблицей и иллюстрацией.

При ссылке на источник после упоминания о нем в тексте дипломной работы проставляют номер (в квадратных скобках), под которым он значится в библиографическом списке. В случаях использования цифровых данных или цитаты указываются и страницы, на которых помещается используемые данные, например: [12, С. 4-5].

При ссылках на таблицы, рисунки, приложения следует писать: «в соответствии с данными таблицы 5», «по данным рисунка 3», «в соответствии с приложением А», «… по формуле (3)».

Если текст цитируется не по первоисточнику, а по другому документу, то в начале ссылки приводят слова: «Цит. по: » (цитируется по), «Приводится по: », с указанием источника заимствования, например: Цит. по: Флоренский П. А. У водоразделов мысли. М., 1990. Т. 2. С. 27.

Ссылки в тексте на цитируемый материал из использованных источников следует давать не­посредственно в тексте после окончания цитаты.

При ссылках на структурную часть текста, имеющую нумерацию из цифр, не разделенных точкой, следует указывать наименование этой части полностью, например: "… согласно главе 4", "… по пункту 1", а при нумерации из цифр, разделенных точкой, наименование структурной части не указывают, например: "… согласно 4.1", "… по 4.2.1", "… в соответствии с 1.4".

В тексте работы может быть использован иллюстративный материал, представленный рисунками (схема, диаграмма, график) и таблицами.

Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблицы . Располагают таблицу в работе непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении.

Слово «Таблица» указывают слева над таблицей без абзацного отступа с прописной буквы. Далее указывают номер таблицы арабскими цифрами. Нумерация должна быть в пределах раздела, например: «Таблица 3.4» (четвертая таблица в третьей главе). В конце номера таблицы точку не ставят.

После номера таблицы ставят тире, а затем дается название таблицы. Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким, начинаться с прописной буквы. Название таблицы не подчеркивают, в конце названия точку не ставят. Если название таблицы переходит на вторую строку, то его следует располагать под началом первой строки названия.

Заголовки граф и строк следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, и с прописных, если они самостоятельные. В конце заголовков и подзаголовков граф таблиц точки не ставят.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблиц, можно не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Допускается в таблице применять 10 размер шрифта, одинарный межстрочный интервал.

Заголовки граф записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное положение заголовков граф. Не допускается делить графы таблицы по диагонали. Графы «Номер по порядку» и «Единицы измерения» в таблицу не включают. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера указывают в боковике таблицы перед их наименованием без точки после номера.

Для облегчения ссылок в тексте допускается нумерация граф таблицы арабскими цифрами. Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах, то их указывают в заголовке каждой графы. Если все параметры, размещенные в таблице, выражены в одних и тех же единицах, то обозначение единицы измерения помещают после заголовка справа над таблицей. При отсутствии сведений в таблице ставится прочерк. Если показатель, названный в боковике таблицы, для данной графы не рассчитывают, то ставят знак «Х».

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа. Таблицу размещают таким образом, чтобы ее можно было читать без поворота или с поворотом по часовой стрелке.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. При переносе части таблицы нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую таблицу, не проводят.

При переносе части таблицы слово «Таблица», её номер и название помещают только над первой частью таблицы, над другими частями слева пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы, например: «Продолжение таблицы 2». В случае переноса таблицы на следующую страницу после заголовочной строки вводится строка с нумерацией граф. При переносе таблицы на следующую страницу в конце предыдущей нижняя горизонтальная ограничительная линия не ставится; в начале следующей страницы посередине пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы (например: Продолжение таблицы 1); используется строка с нумерацией граф.

На все рисунки и таблицы в тексте должны быть даны ссылки , например: … в соответствии с рисунком 3; данные приведены в таблице 2. Рисунки и таблицы должны располагаться непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Рисунки и таблицы нумеруются отдельно арабскими цифрами, должны иметь название. Подпись к рисунку располагается под ним посередине строки. Слова «Рисунок» и «Таблица» пишутся полностью (например: Рисунок 2 - Структура фирмы, Таблица 3 - Доходы фирмы). Точка в конце названия не ставится.

В отдельных работах возможно использование формул и уравнений , которые следует выделять в отдельную строку. Все формулы и уравнения обозначаются сквозной нумерацией. Номер проставляется арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на строке, например:

А = а:b (1)

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например: …в формуле (4).

Приложения служат для иллюстрации отдельных положений дипломной работы и располагаются в порядке ссылок на них в тексте. В качестве приложений должны быть представлены только те документы, которые рассматриваются в тексте дипломной работы и на них должны быть даны ссылки.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение». После слова «Приложение» следует заглавная буква, обозначающая его последовательность, например: Приложение Б. Используются буквы русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А». После буквенного обозначения без точки ставится тире и отдельной строкой записывают заголовок симметрично относительно текста с прописной буквы, полужирным шрифтом. Рукописное оформление не допускается.

Приложением не может считаться незаполненный бланк.

Нумерация страниц приложений и основного текста должна быть сквозная. Если приложение дается на нескольких листах то, нумеруется только первый лист, включающийся в сквозную нумерацию. Если приложений больше десяти, их следует объединить по видам документов. Приложения не входят в общий объем дипломной работы.

Приложения помещаются после списка использованных источников и оформляются как продолжение работы. На листе «СОДЕРЖАНИЕ» перечисляют все приложения с указанием их обозначений и заголовков.

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОЦЕДУРЕ ЗАЩИТЫ ДИПЛОМНЫХ РАБОТ

График защиты дипломных работ утверждается распоряжением дека­на факультета и доводится до сведения студентов не позднее, чем за месяц до начала защиты. Защита дипломной работы проводится на открытом заседании Государственной аттестационной комиссии (ГАК) с участием не менее половины ее состава. Законченная дипломная работа в электронном варианте и сброшюрованном виде, подписанная студентом, представляется научному руководителю не позднее, чем за 7 дней до утвержденной даты ее защиты.

Руководитель составляет отзыв о дипломной работе, в котором отмечает:

а) актуальность темы; б) степень разработанности темы; в) творческий подход; г) умение студента пользоваться литературными источниками и самостоятельно излагать материал; д) владение профессиональным языком и стилем научного изложения; е) правильность и аккуратность оформления; ж) возможность использования полученных результатов и присвоения выпускнику соответствующей квалификации.

Дипломная работа с отзывом и подписью научного руководителя представляется заведующему выпускающей кафедрой не позднее, чем за 5 дней до момента ее защиты. По предложению научного руководителя может быть проведена предварительная защита за две недели до установленного графика защиты дипломных работ. В процессе предварительной защиты комиссия заслушивает студента, определяет соответствие работы заданию и выявляет готовность студента к защите. В случае отрицательного мнения комиссии вопрос о возможности допуска студента к защите дипломной работы рассматривается на заседании кафедры. Допуск к защите дипломной работы заведующий кафедрой подтверждает подписью на титульном листе. Допущенная к защите дипломная работа направляется на рецензию.

Рецензия на диплом - это письменный документ, содержащий анализ, разбор и оценку дипломной работы. В рецензии на дипломную работу отмечается: а) актуальность темы; б) соответствие ее заданию; в) логичность изложения материала; г) наличие и полнота обзора литературных источников; д) самостоятельность выполнения работы; е) наличие аргументированных выводов; ж) практическая значимость; и) недостатки работы; к) замечания по ее оформлению; л) оценка работы («отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно »).

Рецензент назначается решением выпускающей кафедры. Рецензенту для ознакомления с работой и подготовки рецензии отводится до 10 дней. Студент должен быть ознакомлен с рецензией.

Рецензия должна отличаться высоким теоретическим и стилистическим уровнем; в ней не должно быть противоречий между анализом текста, аргументацией замечаний и оценкой работы. Стиль рецензии должен соответствовать нормам, принятым для научных отзывов.

Не позже, чем за два дня до дня защиты студент передает секретарю ГАК: а) дипломную работу; б) отзыв руководителя; в) рецензию; г) иллюстративный материал, выносимый на защиту.

Студентам, не защитившим дипломную работу по уважительной причине (документально подтвержденной), ректором университета по представлению декана факультета может быть перенесена защита дипломной работы на следующий период работы ГАК.

Студент, не явившийся на защиту или не защитивший дипломную работу без уважительной причины, допускается к повторной защите дипломной работы на основании представления заведующим кафедрой.

ПРОЦЕДУРА ЗАЩИТЫ

Заседанием ГАК руководит ее председатель. Председатель объявляет фамилию, имя, отчество дипломника, тему его работы. Студент предоставляет иллюстративный материал и приступает к защите своей работы. Регламент выступления – до 8-10 минут.

В своем выступлении на заседании ГАК дипломник должен отразить: а) актуальность темы; б) краткую характеристику объекта исследования; в) теоретические и методологические положения, на которых базируется дипломная работа; г) результаты проведенного анализа по изучаемой проблеме; д) конкретные рекомендации по решению поставленной в дипломной работе проблемы с обоснованием возможности ее реализации; е) перечень положений работы, которые являются предметом защиты. Предлагаемая структура доклада на защиту диплома является наиболее общей и может конкретизироваться и изменяться в зависимости от особенностей и содержания дипломной работы, полученных результатов и представленных демонстрационных материалов.

В докладе должны упоминаться ВСЕ представленные ДЕМОНСТРАЦИОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ. Состав демонстрационных материалов может корректироваться до утверждения диплома и должен быть соответствующим образом учтен при составлении доклада. Материалы представляются в форме сброшюрованных листов формата А4 каждому члену ГЭК или в виде электронной презентации. Доклад, не законченный в установленный срок, может быть остановлен председателем комиссии.

Рекомендации:

В своем выступлении студент должен:

- продемонстрировать не только знание материала, но и навыки устного публичного выступления, что позволит членам комиссии положительно оценить выполненную работу;

- не перегружать доклад цифровыми данными, которые могут приводиться только в том случае, если они необходимы для доказательства или иллюстрации того или иного вывода;

- материал излагать четко, выразительно, подчеркивать ключевые фразы;

-использовать следует простые слова и простые утвердительные предложения;

- быть соответственно одетым (аккуратно, деловой стиль).

Типичные ошибки:

- студент читает текст, не отрываясь от него;

- доклад излагается очень тихо или очень громко;

- доклад излагается монотонно;

- доклад выходит за рамки отведенного на выступление времени;

- при изложении доклада встречаются «слова-паразиты»: «так сказать». «я вам говорю», «понимаете», «объясняю», «повторяю», «значит», «вот» и т.п.;

- чрезмерная жестикуляция;

- используются слишком длинные предложения.

По окончании доклада дипломнику задают вопросы председатель ГАК, члены комиссии, присутствующие. Вопросы могут относиться к теме дипломной работы или дисциплинам специальности, которые имеют прямое отношение к теме дипломной работы. По докладу и ответам на вопросы ГАК делает вывод о широте кругозора дипломника, его эрудиции, умении публично выступать и аргументировано отстаивать свою точку зрения при ответах на вопросы.

Рекомендации:

- внимательно слушать вопрос;

- при ответе необходимо касаться только существа дела;

- ответы должны быть краткими, четкими и хорошо аргументированными.

После ответов дипломника на вопросы зачитывается отзыв научного руководителя, а также оглашается внешняя рецензия. Заслушиваются выступления, касающиеся содержания и оценки дипломной работы.

Студенту предоставляется заключительное слово, в котором необходимо дать ответ на замечания, высказанные в отзыве руководителя, ре­цензии, выступлениях. Можно высказаться о перспективах и направ­лениях продолжения исследований и т.д. Вполне уместны также и слова благодарности. В заключительном слове дипломник отвечает на письменные замечания оппонента, рецензентов и устные вопросы, дает обоснование своего согласия или несогласия с высказанной критикой.

ГАК на закрытом заседании обсуждает результаты защиты дипломной работы, оценивает ее, принимает решение о присвоении студенту соответствующей квалификации. При оценке принимаются во внимание оригинальность и научно-практическое значение темы, качество выполнения и оформления работы, а также содержательность доклада и ответов на вопросы. ГАК принимает также решение о присвоении квалификации и выдаче диплома. Решение принимается большинством голосов, при их равенстве мнение председателя является решающим. Результат защиты объявляется в тот же день после оформления протокола заседания ГАК. Решение ГАК является окончательным и апелляции не подлежит.

Приложение А – Образец оформления титульного листа

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДГТУ

Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация»

УТВЕРЖДАЮ

Зав. кафедрой Е.Д.Вышегородская

«____» _____________________2011 г.

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему «Ххххххххххххххх»

Автор дипломной работы И.И.Иванова

Обозначение ДР 032001ХХХХ Группа МДУ51

Специальность 032001 Документоведение и

документационное

обеспечение управления

Руководитель работы к.филол.н.,доц.

П.П.Петров

Нормоконтролер «___»______2011г.___________к.пед.н., доц.

И.И.Смирнов

Ростов-на-Дону

2011

Приложение Б – Образец оформления задания на дипломную работу

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДГТУ

Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация»

УТВЕРЖДАЮ

Зав. кафедрой Е.Д.Вышегородская

«____» _____________________2011 г.

ЗАДАНИЕ

на дипломную работу

Студент Иванов И.И. Код ДР 032001ХХХХ Группа МДУ51

Тема «________________________________________________________»

Утверждена приказом ректора по ДГТУ №___от «___»___________2011 г.

Срок представления работы к защите «___»__________________2011 г.

Исходные данные для дипломной работы: материалы преддипломной практики, литература по теме дипломной работы, Интернет-ресурсы

Содержание дипломной работы: введение; содержание глав основной части; заключение; список использованных источников; приложения

Руководитель работы к.филол.н.,доц.

П.П.Петров

Задание принял к исполнению И.И.Иванова

Приложение В – Образец оформления содержания

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………… 3

1 Объекты регулирования документирования управленческой деятельности………………………………………………………………… 6

1.1 Информационная составляющая документа………………..….. 12

2 Нормативные акты, регламентирующие деятельность Администрации Ростовской области…………………………………….. 48

Заключение………………………………………………………….. 61

Список использованных источников……………………………… 64

Приложение А – Образец оформления лицензионного договора 71

Приложение Г – Образец отзыва руководителя дипломной работы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДГТУ

ОТЗЫВ РУКОВОДИТЕЛЯ

на дипломную работу студента специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» Ивановой Ирины Ивановны

Тема дипломной работы «_________________________________________»

Отзыв руководителя составляется в произвольной форме с обязательным освещением следующих основных вопросов:

- соответствие содержания работы дипломному заданию;

- полнота и обоснованность решения поставленных задач;

- степень самостоятельности студента при анализе источников литературы;

- значимость результатов исследования и возможность их практического использования;

- убедительность выводов и заключений;

- умение использовать знания по смежным дисциплинам;

- грамотность изложения, владение терминологическим аппаратом;

- замечания по работе;

- соответствие дипломной работы студента квалификации по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления и общая оценка выполненной работы (по пятибалльной шкале)

Ученая степень, должность

кафедра подпись инициалы, фамилия

Дата

Приложение Д – Образец рецензии

Оформляется на бланке организации, в которой работает рецензент

РЕЦЕНЗИЯ

НА ДИПЛОМНУЮ РАБОТУ

студента(ки) специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Ивановой Ирины Ивановны

Тема дипломной работы «_________________________________________»

Рецензия составляется в произвольной форме с освещением следующих основных вопросов:

- соответствие содержания и объема работы заданию;

- основные положения работы;

- полнота и обоснованность решения поставленных вопросов;

- наличие в работе элементов научного исследования;

- актуальность и практическая ценность работы;

- соответствие дипломной работы квалификации по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управление» и предполагаемая оценка работы (по пятибалльной шкале)