работа - реферат

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Российский государственный гуманитарный университет

Историко-архивный институт

факультет документоведения

кафедра документоведения

Сучков Егор Николаевич

Классификация информации и ее роль в информационном обеспечении управления.

Курсовая работа

студента IV курса дневного отделения

научный руководитель

Конькова А.Ю.

Москва 2004

Оглавление

С.

Введение..........................................................................................…… 2

1. Классификация информации ……………………………………… 6

2. Методы классификации …………………………………………… 7

3. Методы кодирования …………………………………………….… 11

4. Разработка общероссийских классификаторов ТЭСИ …………… 16

Заключение ...................................................................................……. 23

Список использованных источников и литературы ………………… 25

Введение.

Существование современного общества немыслимо без ее основного ресурса – информации. Понимая информацию как один из основных стратегических ресурсов, без которого невозможна деловая, управленческая, вообще любая социально значимая деятельность, необходимо уметь его оценивать как с качественной, так и с количественной стороны. На этом пути существуют большие проблемы из-за нематериальной природы этого ресурса и субъективности восприятия конкретной информации различными индивидуумами человеческого общества. С этой точки зрения классификация информации является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование информационного обеспечения управления.

Главной целью настоящей работы является рассмотрение классификации информации как неотъемлемой части информационного обеспечения управления, без которой невозможно эффективно и оперативно осуществлять управленческую деятельность.

Для этого нужно рассмотреть следующие задачи и вопросы. Первой задачей является изучение общих понятий по данной теме и общих принципов классификации информации. Рассмотрение конкретных классификационных методов в качестве главного способа проведения классификации составляет вторую задачу работы. Для выполнения следующей задачей следует изучить методы кодирования, используемые в классификаторах. Рассмотрение разработки общероссийских классификаторов ТЭСИ как конкретной формы реализации классификации информации в информационном обеспечении управлением является заключительной задачей работы.

К законодательным актам, которые регламентируют вопросы данной проблемы, можно отнести Гражданский кодекс РФ[1] и федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»[2] . Данные законодательные акты дают основные определения в сфере информации и информационного обеспечения управления, и регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации.

Более подробно проблема классификации информации рассматривается в нормативных актах по классификации и стандартизации. К ним следует отнести следующие нормативные акты. Это прежде всего государственные стандарты ГОСТ 6.01.1-87 и ГОСТ Р 1.2-92[3] , которые определили единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации, а также государственную систему стандартизации (ГСС) РФ и порядок разработки государственных стандартов. Следующим видом нормативных документов по данной теме являются правила по стандартизации[4] , устанавливающие основные положения системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации», а также порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Наиболее современным нормативно-правовым актом является Постановление Правительства РФ «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» № 1212 от 1 ноября 1999 г. Данное постановление определяет общие принципы функционирования единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, устанавливает список федеральных органов исполнительной власти, которые осуществляют информационное обслуживание пользователей и ведение общероссийских классификаторов, и регулирует другие вопросы, связанные с единой системой классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Литературу по данной проблематике можно разделить на две части: на монографии и учебные пособия и на статьи в периодических изданиях. К учебным пособиям относятся работа по информационному обеспечения управления, в котором классификация информации рассматривается как одно из неотъемлемых составляющих эффективного информационного обеспечения управления[5] , и также пособие, посвященное единой государственной системе классификации[6] .Отдельно бы хотелось выделить работу М.Н. Костомарова «Международные и общероссийские классификаторы информации»[7] , которая является самой современной на сегодняшний день по данной теме и содержит информацию как о российских классификаторах и классификации информации, так и о международных.

Основную разработку данная тема получила в периодических изданиях. Это, прежде всего, статьи М.Н. Костомарова, которые также можно разделить на две части. Это статьи, посвященные общим вопросам классификации информации[8] , и статьи, касающиеся проблем разработки и действия конкретных классификаторов[9] .

Также вопросы классификации в своих работах затрагивают и другие авторы[10] .

Работа имеют следующую структуры, обусловленную целями и задачами работы. Работа состоит из введения, четырех разделов и заключения. В первом разделе даются основные понятия и определения по классификации информации, указывается, для чего служит классификация информации и почему она необходима в информационном обеспечения управления. В втором разделе изучаются методы классификации, при помощи которых осуществляется классификация информации. Третий раздел посвящен методам кодирования, при помощи которых непосредственно осуществляется кодировка информация при ее классификации. Четвертый раздел освещает разработку общероссийских классификаторов ТЭСИ как конкретную форму реализации классификации информации. В заключении приводятся выводы по данной работе.

1. Классификация информации.

Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

Согласно федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» сегодня под информацией понимается «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»[11] . Вся информация объединяется в информационные системы – «организационно упорядоченные совокупности документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы».

Классификация – это «разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами»[12] . Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов с целью определения места объекта в системе, которое указывает на его свойства. Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов – та процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств.

Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами. С этой точки зрения классификация информации является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование информационного обеспечения управления. Классификация носит всеобщий характер вследствие той роли, которую она играет как инструмент научного познания, прогнозирования и управления. Одновременно классификация выполняет функцию объективного отражения и фиксации результатов этого познания. при этом характер классификационной схемы, состав признаков классификации и глубина классификации определяется теми практическими целями, для реализации которых используется классификация, типом объектов классификации, а также условиями, в которых классификация будет использоваться.

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижении информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них. И для осуществления всех этих задач необходима классификация информации, которая осуществляется при помощи методов классификации.

2. Методы классификации.

Классификационные схемы, построенные на основе иерархического принципа, имеют неограниченную ёмкость, величина которой зависит от глубины классификации 9числа ступеней деления и количества объектов классификации , которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода, то есть числом знаков в алфавите кода. Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен классификатор.

Серьёзным недостатком иерархического метода классификации является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ступеням классификации. Это ведёт к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или характера решаемых при помощи классификатора задач требуется коренная переработка классификационной схем. поэтому при разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод классификации более предпочтителен для объектов с относительно стабильными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

К классификационным схемам, построенном на основе иерархического метода классификации, предъявляются определенные требования, соблюдение которых повышает их качество и эффективность применения. Первым таким требованием является непересекаемость классификационных группировок, расположенных на одной ступени классификации. Это означает, что классификационные группировки. расположенные на одной и той же ступени классификации, не должны включать аналогичных понятий.

Второе общее правило заключается в том, что для разделения любой классификационной группировки на подчиненные группировки должен использоваться только один признак. Но это требование соблюдается только при использовании последовательного метода кодирования. при использовании же параллельного метода кодирования на определенной ступени классификации при иерархическом методе классификации могут одновременно использоваться несколько признаков, выбор которых определяется характером решаемых задач.

Третьим требованием к иерархическому методу классификации является логичность и последовательность деления группировок на нижестоящие и полнота этого деления. В соответствии с этим требованием на верхних ступенях классификации должны использоваться признаки, к которым в дальнейшем будет обращено наибольшее число запросов. Полнота деления означает. что сумма подмножества всегда должна давать делимое множество объектов, не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедшая в состав классификационных группировок.

Вместе с этим у иерархического метода классификации есть достоинства, которые обеспечили ему широкое использование в различных классификационных схемах.

В современных классификационных схемах широко используется и второй метод классификации – фасетный метод. Под этим методом понимается «параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки»[14] . При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами. при необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности. В общем виде фасетную классификационную схему можно представить в следующем виде:

Такой принцип построения классификационных группировок делает классификатор на основе фасетного метода классификации очень гибким, хорошо приспособленным для использования в условиях большой динамичности характера решаемых задач. При изменении характера задач или характеристик объектов классификации разрабатываются новые фасеты или дополняются новыми признаками уже существующие фасеты без коренной перестройки структуры всего классификатора.

При разработке классификаторов на основе фасетного метода классификации также должны соблюдаться определенные правила, основным из которых является соблюдение принципа непересекаемости фасетов. В соответствии с этим правилом состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора. Вторым правилом является включение в состав классификатора только таких фасетов и признаков в них, которые необходимы для решения конкретных задач.

В современных классификационных схемах часто одновременно используются оба метода классификации. это обеспечивает возможность снизить влияние недостатков методов классификации и расширить возможность использования классификатора как конкретной формы реализации классификации информации в информационном обеспечении управления.

3. Методы кодирования.

Кодирование представляет собой процесс перевода информации, выраженной одной системой знаков, в другую систему, то есть перевод записи на естественном языке в запись с помощью кодов.

К методам кодирования предъявляются определенные требования, соблюдение которых способствует повышению качества классификатора. Метод кодирования должен:

· код метода должен содержать необходимую информацию об объекте и осуществлять в пределах заданного множества объектов классификации его идентификацию

· предусматривать использование в качестве алфавита кода десятичных цифр и букв;

· обеспечивать по возможности минимальную длину кода и достаточный резерв незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора;

· быть максимально ориентированным на автоматизированную обработку информации.

Методы кодирования могут носить самостоятельный характер – регистрационные методы кодирования, или быть основанными на предварительной классификации объектов – классификационные методы кодирования.

Регистрационные методы кодирование бывают двух видов: порядковый и серийно-порядковый. Порядковый метод кодирования – это такой метод, при котором кодами служат числа натурального ряда. В этом случае каждый из объектов классифицируемого множества кодируется путем присвоения ему текущего порядкового номера. Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора. Существенным недостатком порядкового метода кодирования является отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта, а также сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками. этот метод кодирования не обеспечивает возможности размещения вновь появившихся объектов классификации в необходимом месте классификатора, так как резервные коды располагаются в конце ряда. По этим причинам порядковый метод отдельно редко применяется при создании классификаторов. Чаще всего он применяется в сочетании с другими методами кодирования.

Серийно-порядковый метод кодирования – метод, при котором кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих числе (интервалов натурального ряда) за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации, предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодов располагается в середине или в конце кода. Это является большим преимущество данного метода по сравнению с порядковым методом кодирования. Серийно-порядковый метод кодирования целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака. Данный метод кодирования обладает всеми преимуществами и недостатками порядкового метода кодирования. Несмотря на наличие в кодах построенных по этому методу кодирования, определенных элементов классификации, они чаще всего используются для идентификации объектов в сочетании с классификационными методами кодирования.

Классификационные методы кодирования бывают двух видов: последовательный и параллельный. Последовательный метод кодирования – метод, при котором код классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе кодирования. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки. Последовательный метод кодирования чаще всего используется при иерархическом методе классификации.

Преимущества последовательного метода кодирования являются логичность построения кода и большая емкость. Вместе с тем он обладает всеми недостатками, присущими иерархическому методу классификации, а также ограниченными возможностями идентификации объектов. Использование последовательного метода кодирования связано с определенными трудностями, обусловленными тем, что в результате зависимости последующих разрядов кода от предыдущих применять этот код по частям нельзя, группировать объекты по различным сочетаниям имеющихся признаков сложно, практически невозможно вносить новые признаки и производить изменения в коде без коренной перестройки классификатора. поэтому применять последовательный метод кодирования целесообразно в тех случаях, когда набор признаков классификации и их последовательность стабильны в течение длительного времени.

Параллельный метод кодирования – метод, при котором код классификационной группировки и (или) объекта классификации образует с использованием независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. при этом методе кодирования признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для параллельного метода кодирования возможны два варианта записи кодов объекта:

1. Каждый фасет и признак внутри фасета имеют свои коды, которые включаются в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять тогда, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков и различны их числом. при формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.

2. Для определения групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, то есть устанавливает фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать, значение какого признака приведено в определенных разрядах кода объекта.

Параллельный метод кодирования имеет ряд преимуществ. К достоинствам рассматриваемого метода следует отнести гибкость структуры кода, обусловленная независимостью признаков, из кодов которых строится код объекта классификации. Метод позволяет использовать при решении конкретных технико-экономических и социальных коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дет возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков. Параллельный метод кодирования хорошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко узнать, набором каких характеристик обладает рассматриваемый объект. При этом из небольшого числа признаков можно образовать большое число кодовых комбинаций. набор признаков при необходимости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство параллельного метода кодирования особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых часто меняется.

Параллельный метод кодирования целесообразно использовать для кодирования однородных объектов, так как в противном случае реальной становится лишь незначительная часть сочетаний признаков, и емкость классификатора будет использоваться не полностью. Это является недостатком данного метода кодирования.

Перечисленные классификационные методы кодирования характеризуются тем, что даже при глубокой классификации объектов код несет информацию о классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а коды, полученные на основе идентификационных методов, хорошо выполняя функцию идентификации объектов, практически не несут информацию об их свойствах. Поэтому идентификационные и классификационные методы кодирования чаще всего применяются в классификаторах в сочетании друг с другом.

При помощи методов классификации и кодирования проводится классификации информации по конкретным отраслям деятельности. Эта классификация находит свое отражение в создании общероссийских классификаторов ТЭСИ. Для изучения как применяются данные методы классификации на практике необходимо рассмотреть разработку общероссийских классификаторов ТЭСИ.

4. Разработка общероссийских классификаторов ТЭСИ.

Правила стандартизации 50-734-93[15] установили последовательность и содержание работ на всех стадиях разработки общероссийских классификаторов ТЭСИ в целях обеспечения организационно-методического единства. Правила предназначены для министерств, ведомств и других органов управления РФ, предприятий и организаций, участвующих в разработке общероссийских классификаторов.

Сложность вопросов разработки классификаторов документов зависит от цели разработки классификатора и области его использования. Так, разработка любого общероссийского классификатора технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ) в соответствии с Правилами по стандартизации включает выполнение пяти стадий:

1-я стадия - организация разработки классификатора;

2-я стадия - разработка первой редакции проекта ОК ТЭСИ;

3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта классификатора и представление его для принятия;

4-я стадия - принятие и государственная регистрация ОК ТЭСИ;

5-я стадия - издание общероссийского классификатора ТЭСИ[16] .

Изменения в технологическом процессе разработки общероссийских классификаторов допускается осуществлять только по согласованию с Госстандартом РФ.

Первая стадия разработки ОК ТЭСИ начинается с проведения головной организацией – разработчиком классификатора обследования рассматриваемого вида технико-экономической и социальной информации. При проведении данного обследования изучаются отечественные классификаторы и их зарубежные аналоги, всевозможная документация, в которой используется данный вид информации, а также определяются первоочередные задачи, при решении которых должен использоваться классификатор.

Важнейшими источниками при проведении обследования являются:

· законодательные и нормативные акты;

· отечественные классификаторы разных категорий;

· различные номенклатуры;

· нормативные документы;

· унифицированные формы документов;

· информационно-поисковые тезаурусы;

· международные классификаторы;

· межгосударственные классификаторы;

· зарубежные классификаторы;

· международные и зарубежные стандарты по классификации объектов данного вида информации.

При проведении обследования следует учитывать необходимость изучения международных классификаторов на аналогичный вид информации с целью обеспечения информационной совместимости разрабатываемого классификатора с ними, то есть их гармонизации, а также необходимость обеспечения сопряжения разрабатываемого ОК ТЭСИ с уже действующими общероссийскими классификаторами и УФД.

Гармонизация разрабатываемого классификатора с международными классификациями информации является важнейшим условием эффективного последующего использования классификатора. Гармонизированными являются классификаторы, имеющие один и тот же объект классификации, структуру, принципы построения, методы классификации и кодирования, признаки классификации, обеспечивающие единство описания и сопоставимость данных об объектах классификации ТЭСИ.

По результатам проведенного обследования вопроса головная организация - разработчик подготавливает предложения по разработке ОК ТЭСИ. В своих предложениях организация-разработчик отражает следующие вопросы:

· перечень основных задач, для решения которых предназначается разрабатываемый классификатор;

· описание исходного множества объектов классификации, подлежащих включению в ОК;

· обеспечение гармонизации разрабатываемого классификатора с международными классификаторами;

· взаимосвязь с УФД;

· общее состояние работ по классификации и кодированию объекта данного вида информации, наличие классификаторов разных категорий и стандартов по классификации, в том числе международных и зарубежных классификаторов и стандартов по классификации;

· предполагаемая структура разрабатываемого ОК ТЭСИ;

· действующие ОК ТЭСИ, в комплексе с которыми должен применяться разрабатываемый классификатор;

· сопряженные с разрабатываемым классификаторы и стандарты по классификации;

· источники для сбора информации;

· обоснование выбора методов классификации и кодирования;

· основные признаки классификации и принципы их выделения;

· алфавит кода;

· обоснование резервной емкости разрабатываемого классификатора.

К этим предложениям прилагается фрагмент разрабатываемого ОК ТЭСИ. По согласованию заказчика с головной организацией-разработчиком по результатам обследования вопроса может быть подготовлено техническое задание на разработку классификатора. В этом случае техническое задание должно быть оформлено в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.2-92[17] . Техническое задание должно включать следующую информацию:

· основание для разработки;

· срок выполнения;

· цели и задачи разработки классификатора;

· характеристика объекта классификации;

· структура классификатора и перечень основных требований, устанавливаемых классификатором;

· взаимосвязь с другими классификаторами и нормативно-техническими документами;

· источники информации;

· этапы работ и сроки их выполнения;

· дополнительные указания.

На этой же стадии разработки ОК ТЭСИ головная организация-разработчик подготавливает перечень организаций обязательного согласования и представляет его для согласования во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта РФ.

Предложения по разработке ОК ТЭСИ и (или) техническое задание на разработку классификатора согласовываются с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ и подписываются головной организацией по разработке и организациями-соисполнителями. После этого указанные документы утверждаются министерством (ведомством), ответственным за разработку ОК ТЭСИ, и Госстандартом РФ.

Затем головная организация – разработчик классификатора рассылает утвержденное предложение по разработке ОК ТЭСИ (и техническое задание, если оно создано) организациям-соисполнителям, организациям обязательного согласования и ВНИИКИ.

При проведении второй стадии разработки общероссийского классификатора ТЭСИ осуществляются следующие работы:

· выявление и анализ исходного множества объектов классификации с учетом международных классификаторов;

· классификация заданного множества объектов;

· унификация построения и написания наименований объектов классификации и классификационных группировок;

· кодирование заданного множества объектов классификации;

На этой стадии по усмотрению разработчика может быть подготовлена методика разработки ОК. Методика оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми министерством (ведомством), ответственным за разработку классификатора. При этом в методике отражаются следующие сведения:

· уточненный перечень задач, для решения которых предназначен классификатор;

· описание исходного множества объектов ТЭИ, их количественная характеристика;

· обоснование выбора методов классификации и кодирования объектов;

· основные признаки классификации и принципы их выделения;

· алфавит, основание, структура кода;

· обоснование отсутствия или наличия контрольного числа;

· обоснование обеспеченности резервной емкости классификатора;

· дается в качестве примера фрагмент классификатора.

Наиболее сложными вопросами, которые необходимо решать при разработке методики и проекта самого классификатора, являются выбор методов классификации и кодирования и выбор системы признаков классификации. Основой классификатора должны быть наиболее существенные признаки классификации, соответствующие характеру решаемых с помощью классификатора задач. При этом данные признаки могут быть или соподчиненными, или несоподчиненными. При соподчиненных признаках классификации и стабильном комплексе задач, для решения которых предназначен классификатор, целесообразно использовать иерархический метод классификации, который представляет собой последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. При несоподчиненных признаках классификации и при большой динамичности решаемых задач целесообразно использовать фасетный метод классификации, представляющий собой «параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки»[18] .

Важным вопросом является также правильный выбор последовательности использования признаков классификации по ступеням классификации при иерархическом методе классификации. Критерием при этом является статистика запросов к классификатору. В соответствии с этим критерием на верхних ступенях классификации в классификаторе должны использоваться признаки, к которым будут наиболее частые запросы. По этой же причине на верхних ступенях классификации выбирают наименьшее основание кода.

Разработанная методика создания классификатора согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ, по результатам согласования в нее вносятся необходимые изменения. При необходимости головная организация-разработчик классификатора может созвать согласительное совещание с участием заинтересованных организаций. Затем методика утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку классификатора, и рассылается организациям обязательного согласования и ВНИИКИ.

На данной стадии должна быть собрана максимально полная номенклатура объектов классификации, подлежащих включению в ОК ТЭСИ, выявлены и тщательно проанализированы свойства объектов классификации, их взаимосвязи и отношения, определены основные признаки классификации. Выявление и анализ исходного множества объектов классификации являются продолжением работ, начатых на первой стадии разработки классификатора.

Анализ исходного множества направлен на:

· выявление наиболее общих свойств, связей и отношений объектов;

· разработку принципов установления связей между объектами;

· выявление признаков объектов;

· выделение совокупности объектов, имеющих общие признаки классификации;

· отбор основных объектов и связанных с ними объектов;

· установление соподчиненности объектов;

· определение всего множества объектов, подлежащих классификации.

Результаты анализа служат базой для классификации объектов в соответствии с методами классификации, закрепленными в предложениях по разработке и методике разработки классификатора.

Заключение.

Важнейшим условием создания единого национального, регионального и глобального информационного пространства является информационная совместимость всех элементов такого пространства. Информационная совместимость различных систем обработки и передачи данных обеспечивается использованием унифицированных носителей информации, стандартного языка описания данных, совместимого программного обеспечения и стандартных протоколов взаимодействия информационных систем между собой.

Проведение такой стандартизации и унификации немыслима без предварительной классификации информации, потому что основным стандартным языком описания данных при информационном обмене, обеспечивающим информационную совместимость взаимодействующих систем, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации (К ТЭСИ). При этом в качестве такого языка при информационном обмене внутри страны используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), при информационном обмене между системами стран СНГ – общие, межгосударственные классификаторы ТЭСИ СНГ, при информационном обмене с системами других стран или международных организаций – международные классификации информации (МК).

Использовании в информационном обеспечении управления классификаторов различных категорий и необходимость обмена информацией между разными уровнями управления ставят вопрос о принципах взаимодействия различных классификаторов. Необходимость взаимодействия классификаторов различных категорий обусловлена особенностями множеств объектов одного и того же вида информации, используемых на разных уровнях управления.

Все исследователи сходятся во мнении, что классификация информации необходима для комплексного и системного подхода ко всем информационным и, в частности, к документационным проблемам. Так, А.Н. Сокова отмечает, что «классификация позволяет рассмотреть документацию в совокупности для решения тех или иных практических задач»[19] .

Без классификации информации невозможно проведения автоматизации управления, что выходит на первое место в современных условиях При отсутствии должной классификации информации падает скорость, продуктивность и эффективность управленческого труда. Осуществляется классификация при помощи методов классификации и кодирования. Для этого внутри страны создаются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), которые классифицируют информации по конкретным видам и отраслям деятельности. Разработка такого классификатора – это сложный и ответственный процесс, от качества классификатора во многом зависит будущее эффективное управление.

Итак, классификация информации сегодня является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование информационного обеспечения управления.

Список использованных источников и литературы.

1. Источники:

1. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. - М.: Изд. стандартов, 1987.

2. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов

3. Гражданский кодекс Российской Федерации// Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

4. Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г. // Вестник Госстандарта России. – 2000. – № 1.

5. ПР 50-733-93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995.

6. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. – М., 1995.

7. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Российская газета, 1995, 22 февраля.

2. Литература:

8. Костомаров М.Н. Классификаторы технико-экономической информации в информационном обеспечении управления. – М.:МГИАИ, 1987. – 80 с.

9. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 11. – С. 28-34.

10. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 10. – С. 35-40

11. Костомаров М.Н. Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных. – М.: РГГУ, 2000. – 127 с.

12 .Костомаров М.Н. Общероссийские классификаторы для кодирования документов, единиц измерения и показателей. М.Н. Костомаров // Делопроизводство. - 2002. - N 4. - С. 42-48.

13. Костомаров М.Н. Общероссийские классификаторы для кодирования информации по описанию организации экономики // Делопроизводство. - 2002. - N 3. - С. 67-72.

14. Костомаров М.Н. Организация разработки проекта классификатора ТЭСИ // Секретарское дело. – 2001. – № 2. – С. 51-54.

15. Костомаров М.Н. Разработка общероссийских классификаторов ТЭСИ) // Секретарское дело. – 2001. – № 3. – С. 55-59.

16. Костомаров М.Н. Стандартный язык описания информации о трудовых ресурсах // Трудовое право. – 2002. – № 9.

17. Костомаров М.Н., Соколов А.В., Степанов Е.А. Информационное обеспечение управления. – М.: МГИАИ,1990. – 78 с.

18. Семилетов С.И. Группы и отдельные виды типовых документов, форма их представления в социальной сфере: подходы к их классификации // Делопроизводство. - 2003. - N 1. – С. 5-12.

19. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) // Делопроизводство. 2002 г., № 3, С. 7-11.

[1] Гражданский кодекс Российской Федерации// Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

[2] Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Российская газета, 1995, 22 февраля.

[3] ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. - М.: Изд. стандартов, 1987;

ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов.

[4] ПР 50-733-93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995;

ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. - М., 1995.

[5] Костомаров М.Н., Соколов А.В., Степанов Е.А. Информационное обеспечение управления. – М.: МГИАИ,1990. – 78 с.

[6] Костомаров М.Н. Классификаторы технико-экономической информации в информационном обеспечении управления. – М.:МГИАИ, 1987. – 80 с.

[7] Костомаров М.Н. Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных. – М.: РГГУ, 2000. – 127 с.

[8] Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 11. – С. 28-34;

Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 10. – С. 35-40;

Костомаров М.Н. Организация разработки проекта классификатора ТЭСИ // Секретарское дело. – 2001. – № 2. – С. 51-54;

Костомаров М.Н. Разработка общероссийских классификаторов ТЭСИ) // Секретарское дело. – 2001. – № 3. – С. 55-59.

[9] Костомаров М.Н. Общероссийские классификаторы для кодирования документов, единиц измерения и показателей. М.Н. Костомаров // Делопроизводство. - 2002. - N 4. - С. 42-48;

Костомаров М.Н. Общероссийские классификаторы для кодирования информации по описанию организации экономики // Делопроизводство. - 2002. - N 3. - С. 67-72;

Костомаров М.Н. Стандартный язык описания информации о трудовых ресурсах // Трудовое право. – 2002. – № 9.

[10] Семилетов С.И. Группы и отдельные виды типовых документов, форма их представления в социальной сфере: подходы к их классификации // Делопроизводство. - 2003. - N 1. – С. 5-12;

Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) // Делопроизводство. 2002 г., № 3, С. 7-11.

[11] Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» // Российская газета, 1995, 22 февраля.

[12] Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации // Секретарское дело. – 2003. – № 10. – С. 35

[13] ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. - М.: Изд. стандартов, 1987

[14] ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. - М.: Изд. стандартов, 1987

[15] ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. -М., 1995.

[16] Костомаров М.Н. Разработка общероссийских классификаторов ТЭСИ // Секретарское дело. – 2001. – № 3. – С. 57.

[17] ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов

[18] ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. - М.: Изд. стандартов, 1987

[19]