министерство общего и профессионального образования рф

Нижегородский Государственный Университет им. Н. И. Лобачевского

Экономический факультет

Кафедра экономической информатики

Н.А.Устинов, Т.Н. Одинокова

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

К ПРАКТИЧЕСКИМ И ЛАБОРАТОРНЫМ ЗАНЯТИЯМ ПО ПРОЕКТИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ БАЗ ДАННЫХ

Часть 1

для студентов экономических специальностей.

Нижний Новгород.

2004г.

Устинов Н.А., Одинокова Т.Н. МЕТОДИЧЕСКОЕ УКАЗАНИЯ К ПРАКТИЧЕСКИМ И ЛАБОРАТОРНЫМ ЗАНЯТИЯМ ПО ПРОЕКТИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ БАЗ ДАННЫХ.

Традиционно считается, что основные концепции и стратегия применения информационных технологий в управлении (экономике) принадлежит специалистам по вычислительной технике. По мнению авторов, данное мнение не только ошибочно, но и вредно, так как в современных условиях разработано большое количество «достойных» программных продуктов, которые в состоянии изучить пользователь и применить эффективно может только специалист в предметной области.

В разработке излагаются вопросы, связанные с этапами развития и структурой автоматизированных систем обработки экономической информации; с понятием экономической информации, ее видами, структурой, формами представления и отображения, а также информационные процедуры, используемые в АСУ. Работа апробирована на Государственном Сельхозпредприятии «Доскино», где один из авторов работал в качестве системоаналитика, разрабатывая и сопровождая комплекс задач по автоматизации предприятия.

Методическая разработка предназначена для студентов экономических специальностей.

Содержание.

Введение........................................................................................................................................................... 5

Общая характеристика объекта управления.................................................................................... 6

Описание объекта управления............................................................................................................ 6

Характеристика объекта управления. [2].................................................................................. 6

Организационная структура управления предприятием................................................. 13

Функциональная структура управления................................................................................. 16

Положение об отделе сбыта...................................................................................................... 16

Положение о главном бухгалтере.......................................................................................... 18

Должностная инструкция начальника оперативного управления отдела сбыта.................................................................................................................................................... 21

Должностная инструкция диспетчера отдела сбыта....................................................... 22

Должностная инструкция заведующим складом готовой продукции отдела сбыта.................................................................................................................................................... 23

Характеристика состава подсистем и комплексов задач...................................................... 24

Подсистема технико-экономического планирования (ТЭП)........................................... 24

Подсистема бухгалтерского учета (БУ)................................................................................... 24

Подсистема управления технической подготовкой производства (УТПП).............. 25

Подсистема оперативного управления основным производством (ОУОП)............. 25

Подсистема управления материально-техническим снабжением (УМТС)................ 26

Подсистема управления сбытом (УС)....................................................................................... 26

Подсистема управления кадрами .............................................................................................. 26

Нормативно-методические материалы......................................................................................... 26

Информационные и программные системы обработки информации на объекте...... 28

Характеристика компьютеров, периферийных устройств и организационной техники........................................................................................................................................................ 31

Анализ предметной области.................................................................................................................. 33

Описание предметной области и функции решаемых задач............................................... 33

Первичные документы и их реквизиты........................................................................................ 35

Ограничения предметной области по индивидуальной задаче......................................... 35

Постановка задач....................................................................................................................................... 36

Организационно-экономическая сущность решаемых задач............................................. 36

Описание выходной информации................................................................................................... 39

Описание входной информации....................................................................................................... 39

Разработка информационного обеспечения................................................................................... 41

Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов..................................................................................................................................................... 41

Определение связей информационных объектов и построение информационно - логической модели (ИЛМ)................................................................................................................. 44

Определение логической структуры базы данных.................................................................. 45

Разработка физической структуры базы данных.................................................................... 46

Контрольный пример........................................................................................................................... 46

Создание базы данных............................................................................................................................. 51

Структура таблиц.................................................................................................................................. 51

Схема данных.......................................................................................................................................... 52

Литература.................................................................................................................................................... 53

Введение.

Целью данной работы является разработка информационной базы данных предприятия, На основании данных обследования предприятия выбрать такую информационную технологию решения задачи, которая позволила бы повысить эффективность управления и производственно-хозяйственной деятельности и органически вписаться в систему обработки информации на предприятии.

Сначала идет описание объекта управления. Дается его общая характеристика, организационная и функциональная структура управления. Затем дается описание состава подсистем и комплексов задач, информационной и программной системы обработки информации на объекте. Полное исследование объекта управления помогает выбрать задачи, которые в первую очередь должны быть решены. Анализ дает возможность получить оценки качества решения задач управления – величины резервов из-за несовершенного решения.

На основе характеристики объекта была выбрана задача «учет отгруженной и реализованной продукции». По данной задаче были предприняты следующие попытки усовершенствования.

­ Автоматизация работ, которые ранее выполнялись вручную, например, формирование первичных документов.

­ Экономические данные, экономические задачи можно использовать и решать как в регламентном, так и в запросном режимах.

­ Для регламентных задач характерны жесткие сроки и стандартные формы вывода результатов.

­ Для запросного режима характерна выдача информации из компьютеров в любое время по запросу и в любом виде. В этом режиме сокращается количество регламентных сводок. . Повышение качества, так как пользователь непосредственно участвует в техническом процессе, выполняет функции оператора ЭВМ.

­ Так как рутинные работы передаются машине, повышается производительность и сокращаются сроки обработки информации в 3 - 4 раза.

Задача «учет отгруженной и реализованной продукции» решается на АРМах. Причем они объединены в сеть

При использовании сети решаются следующие проблемы:

· Экономия памяти на внешних запоминающих устройствах за счет отсутствия дублирования информации. В локальной сети каждый пользователь может обращаться к общим программным средствам и данным, нет необходимости хранить редакторы, базы данных и т.д. Данные хранятся на сервере.

· Экономичное использование внешних устройств: принтеров, дисководов, факсов и т.д. Они используются на 3 - 5 ЭВМ, что снижает общую стоимость технических средств.

· Возможность быстрого доступа к данным, расположенным на удаленных компьютерах, использование электронной почты и т.д.

В качестве объекта управления автор рассматривает Государственное Сельскохозяйственное Предприятие «Доскино» (ГСХП «Доскино»). Для ГСХП «Доскино» предлагается организация информационно-вычислительного обслуживания по задаче «Учет отгруженной и реализованной продукции».

Общая характеристика объекта управления.

Описание объекта управления.

Характеристика объекта управления. [2]

ГСХП ”Доскино” основано одновременно с Горьковским автомобильным заводом в 1930 году для снабжения его работников продуктами питания. Хозяйство находится в западной части Автозаводского района города Нижнего Новгорода. Связь предприятия с городом осуществляется по шоссейной дороге. Центральная усадьба расположена в поселке “Доскино”. На балансе предприятия 2 детских комбината, комбинат бытового обслуживания, амбулатория, столовая.

При организации хозяйства его площадь составляла 10 тыс.га, но постепенно, с развитием транспортных магистралей, расширением границ города и решением городских властей о развитии пригородного садоводства, площадь хозяйства к 2001 году сократилась до 3466 га. Сокращение произошло в основном за счет ликвидации садоводства, картофелеводства, площадей под овощами открытого грунта.

В течение 5 анализируемых лет земельные угодья имели следующую структуру (таблица.1).

Таблица 1

Наличие и структура земельных угодий ГСХП ”Доскино” за 1997-2001 гг.

За анализируемый период произошло уменьшение площади хозяйства на 300 га, причем в основном за счет площадей, занятых в сельскохозяйственном производстве. Площадь сельскохозяйственных угодий уменьшилась на 300 (за счет уменьшения площади сенокосов на 100 га, площадь пастбищ уменьшилась на 200 га.

В 2001 году наибольший удельный вес в структуре земельной площади - 61,4 % занимают сельскохозяйственные угодья, большая доля из которых приходится на пашню. На ней возделываются зерновые, овощи открытого и защищенного грунта, кормовые корнеплоды. Почвенно-климатические условия хозяйства способствуют их интенсивному производству.

Хозяйство организовывалось как многоотраслевое. Основным направлением было овощемолочное, дополнительно развивались свиноводство, птицеводство, садоводство и картофелеводство. В настоящее время все дополнительные отрасли ликвидированы, а с пуском в 1982 году тепличного комбината хозяйство приобрело ярко выраженную овощную специализацию (табица.2)

Таблица 2

Структура денежной выручки ГСХП ”Доскино” в 1997-2001 гг.

В последние годы идет сокращение размеров остальных отраслей ради сохранения высокодоходного овощеводства защищенного грунта. Об углубленной специализации хозяйства свидетельствует также коэффициент специализации, равный 0,68, причем за 5 последних лет специализация углубляется, о чем свидетельствует увеличение доли выручки от реализации овощей защищенного грунта в общей сумме выручки по хозяйству с 71,7 % в 1997 году до 90,4 % в 2001 году. Наряду с этим доля овощеводства открытого грунта неуклонно снижается с 9,8 % в 1997 году до 1,2 % в 2001 году.

Продукция животноводства в общем объеме выручки занимает лишь 5,7 % , причем основная часть - 3,6 % приходится на выручку от реализации молока.

В хозяйстве за 5 анализируемых лет сокращаются, а некоторые уже ликвидированы, дополнительные производства, такие как кролиководство, цветоводство, производство кирпича, проволоки, сетки рабитца.

В условиях рыночных отношений важную роль играет уровень товарности продукции. Товаропроизводитель стремится ограничить внутрипроизводственное потребление продукции до минимального уровня, допустимого технологией производства, и максимально повысить уровень товарности, чтобы получить максимально возможную прибыль. В таблице 3 представлена динамика изменения товарности продукции в ГСХП ”Доскино” за 5 последних лет.

Таблица 3.

Уровень товарности основной реализуемой сельскохозяйственной

продукции ГСХП ”Доскино” в 1997-2001 гг.

На протяжении 5 анализируемых лет стабильно высокотоварны только овощи защищенного грунта, т.к. они не подлежат длительному хранению. Остальная же продукция теряется во время хранения или же потребляется в больших количествах внутри хозяйства.

В последние годы наблюдается тенденция направления основной части ресурсов в овощеводство защищенного грунта, результатом чего явилось снижение урожайности сельскохозяйственных культур в открытом грунте и продуктивности животных (таблица 4).

Наихудшее положение сложилось в животноводстве. Эта отрасль в хозяйстве представлена скотом черно-пестрой породы. В ГСХП ”Доскино” прирост живой массы в течение 5 лет снизился в 2 раза, что привело к сокращению валового выхода мяса в 2001 году по сравнению с 1997 годом на 149 цн (таблица.5).Удой от 1 коровы снизился за 5 лет почти на 30 % , что привело к снижению валового надоя на 4480 цн (таблица 5).

Таблица 4.

Урожайность товарных сельскохозяйственных культур

и продуктивность животных в ГСХП ”Доскино”

Результаты в растениеводстве также находятся на низком уровне. Следует отметить, что урожайность в хозяйстве очень нестабильна по годам, особенно это касается зерновых и овощей открытого грунта (таблица.4). На снижение урожайности повлиял тот факт, что в открытый грунт стало меньше вноситься минеральных удобрений из-за отсутствия средств на их приобретение. Снижение урожайности овощей в открытом грунте в 2001 году на 26,5 цн/га повлекло снижение валового сбора по сравнению с 2000 годом на 1457 цн (таблица 5).

Таблица 5.

Анализ изменения объема валовой продукции животноводства

Таблица 6.

Анализ изменения объема валовой продукции растениеводства в 1997-2001 гг.

Таблица 6.

Анализ изменения объема валовой продукции растениеводства

В 2000 году хозяйство заняло 6-е место в РФ по урожайности огурцов в защищенном грунте - 28,2 кг/м² , что позволило добиться высокой урожайности по овощеводству защищенного грунта в целом. В 2001 году из-за смены гибрида произошел спад урожайности огурцов, в результате общая урожайность овощей защищенного грунта снизилась на 4 кг/м² , что вызвало уменьшение валового сбора на 9440 цн (таблица .5). По мнению руководителей хозяйства, такой валовой сбор является оптимальным для нижегородского рынка сбыта - увеличение его приведет к вынужденному поиску иногородних покупателей, что кстати произошло в 1997 году. Половину производимой продукции хозяйство продает московским оптовым покупателям за наличный расчет.

В последние годы в хозяйстве наблюдается сокращение площадей, занятых традиционно трудоемкими культурами, такими как картофель и овощи открытого грунта, пригодных к употреблению без промышленной обработки. По сравнению с 1997 годом площади под картофелем сократились на 98 % , что вызвало снижение его валового сбора на 1666 цн (таблица 5). Площадь посадки овощей также сократилась на 20 га, снизив тем самым их валовый сбор на 3100 цн.

Этому есть объяснение. Расположенный в непосредственной близости Нижний Новгород не только большой рынок сбыта, но и сосредоточие промышленных предприятий, которые большей частью простаивают, сокращают рабочие места или не выплачивают работникам заработную плату. Результатом всего этого явилось, принявшее в последние годы массовый характер, воровство овощей и картофеля с полей хозяйства, наносящее огромный ущерб. Теперь посадки таких культур отнесены как можно дальше от города и сокращены.площади же под малотрудоемкими зерновыми культурами увеличились за 5 лет на 190 га и составляют 87,4 % посевной площади (таблица 6), что увеличило их валовый сбор на 3230 цн (таблица.5).

Таблица 7.

Наличие и структура посевных площадей товарных

сельскохозяйственных культур в ГСХП ”Доскино”

В 2001 году выручка по хозяйству увеличилась по сравнению с 1995 годом на 5281 млн.руб., а себестоимость продукции увеличилась на 16995 млн.руб., т.е. в 2 раза. В результате рентабельность по хозяйству снизилась на 38,7 пункта (таблица.7), в том числе за счет себестоимости на 70,4 пункта, повышение цены компенсировало повышение себестоимости лишь на 45 % , что в абсолютном выражении составило 31,7 пункта (таблица.8).

Таблица 8.

Рентабельность (убыточность) товарной сельскохозяйственной

продукции в ГСХП ”Доскино” в 1997-2001 гг. (в %)

Таблица 9.

Расчет влияния себестоимости и цены на рентабельность

(убыточность) продукции

Среди продукции рентабельность в наибольшей степени снизилась у овощей защищенного грунта - на 73 пункта, причем за счет увеличения себестоимости в 2,3 раза на 87,7 пунктов, повышение цены компенсировало увеличение себестоимости всего на 16,8 % или на 14,7 пункта.

Главной причиной убыточности производства в 2001 году является постоянный рост цен на природный газ, являющийся основной статьей затрат при производстве овощей защищенного грунта и по хозяйству в целом. Хозяйство же не может повышать цены на свою продукцию из-за низкой платежеспособности населения.

ГСХП «Доскино» имеет большой штат сотрудников. Но за 5 лет было сокращено 294 человека (таблица 10), причем число работников, занятых в основном производстве, сократилось на 230 человек, а количество несельскохозяйственных работников возросло на 30 человек, что вызвано расширением собственной торговой сети из 6-и магазинов, ряда подсобных промыслов, а также введением постоянного штата охраны тепличного комбината.

Таблица 10.

Обеспеченность рабочей силой в ГСХП ”Доскино” в 1997-2001 гг.

Организационная структура управления предприятием.

ГСХП ”Доскино” имеет отраслевую структуру организации и управления. Все производство поделено на 8 цехов и служб строго по отраслевому признаку, причем тепличный комбинат выделен в отдельный цех, т.к. он является очень крупным и значимым подразделением. В состав цехов входят бригады в зависимости от рода выполняемых ими работ (Рис. 1). Общее руководство предприятием осуществляет директор, которому непосредственно подчиняются 4 заместителя и 5 специалистов, курирующих соответствующие производственные участки (Рис. 2).

Функциональная структура управления.

Положение об отделе сбыта.

Задачи.

1. Обеспечение реализации продукции предприятия.

2. Обеспечение 100%-ного выполнения заданий и обязательств по поставкам продукции и товаров в соответствии с заключенными договорами.

3. Рационализация работы сбытовой службы предприятия, снижение затрат на сбыт продукции.

Функции.

1. В области обеспечения реализации продукции предприятия.

2. Изучение перспективного и текущего спроса на продукцию предприятия и требований к ее качеству, организация рекламы продукции.

3. Участие в планировании ассортимента продукции.

4. Разработка планов реализации готовой продукции, графиков ее отгрузки потребителям в соответствии с заключенными договорами.

5. Организация приема, хранения, комплектации, консервации и упаковки готовой продукции.

6. Организация отгрузки готовой продукции, оформление отгрузочной документации, контроль и учет выполнения планов реализации готовой продукции.

7. Оформление договоров на сбыт продукции.

8. Предъявление через юридический отдел претензий, штрафных санкций к заказчикам продукции предприятия за нарушение условий заключенных договоров, установленного порядка размещения заказов.

9. Организация рассмотрения претензий заказчиков на поставленную продукцию предприятия.

10. В области рационализации работы сбытовой службы, снижения затрат на сбыт продукции.

11. Организация работы складов готовой продукции и подразделений предприятия, производящих тару, рационализация и автоматизация транспортно-складских операций.

12. Участие в разработке нормативов запасов готовой продукции, контроль за их соблюдением.

13. Составление отчетности по изготовлению и поставкам продукции.

Взаимоотношение отдела сбыта с другими подразделениями предприятия.

1. С бухгалтерией.

1.1. Получает: данные об остатках готовой продукции (по видам и типам ) на первое число каждого месяца; сличительные ведомости по результатам инвентаризации; сведения о неплатежеспособности клиентов; сведения о поступивших аккредитивах; извещения об изменении банковских санкций к покупателям и заказчикам.

2. С производственным отделом.

2.1. Получает: сведения о ходе выполнения важнейших заказов и предполагаемых сроках их изготовления; сведения о восполнении недодела за прошлый период; сведения о планируемых сроках освоения новых видов продукции.

2.2. Представляет: сведения о необходимости ускорения изготовления изделий по полученным постановлениям.

3. С экономическим отделом.

3.1. Получает: годовые, квартальные и месячные планы производства по объему и номенклатуре; обоснование цен.

3.2. Представляет: до начала планируемого периода предложения по корректировке планов исходя из наличия заказов; накладные поставки на сдачу продукции с проверенными ценами.

4. Со снабженческой службой.

4.1. Получает: данные об обеспеченности предприятия необходимыми материалами по текущему плану производства.

4.2. Представляет: заявки на оборудование, необходимое для поставки, в сроки, достаточные для своевременного заказа этой продукции.

5. С юрисконсультом.

5.1. Получает: заключенные предприятием договоры на сбыт продукции; решения арбитражных органов, принятые по спорным условиям договоров; копии решений руководства по признанным претензиям и искам путем досылки или замены продукции.

5.2. Представляет: проекты договоров; обоснованные заключения с приложением необходимых документов по протоколам разногласий, претензиям и искам в связи с поставкой продукции; документы, являющиеся основаниями договорных взаимоотношений, а также копии договорной переписки, необходимой для предъявления исков в органы арбитража.

6. С цехами основного производства.

6.1. Получает информацию о выполнении отдельных заказов и сроках их изготовления, акты на сдачу готовой продукции.

Права.

1. Требовать от подразделений предприятия предоставления материалов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.

2. Представлять предприятие в других организациях при обсуждении вопросов сбыта и реализации продукции предприятия, вести соответствующую переписку.

3. Вносить предложения руководству предприятия о применении санкций в отношении руководителей подразделений, ответственных за нарушение сроков изготовления и сдачи на склад готовой продукции.

4. Вносить предложения руководству предприятия о прекращении производства продукции, не имеющей сбыта.

5. Указания отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями предприятия.

Ответственность.

1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Положение о главном бухгалтере.

1. Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета на предприятии и контроль за рациональным, экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

2. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю предприятия, а по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, порядка и методики осуществления контроля – начальнику управления (отдела) бухгалтерского учета и отчетности (главному бухгалтеру) вышестоящего органа.

3. На должность главного бухгалтера назначаются лица, имеющие высшее специальное образование. В необходимых случаях по решению вышестоящего органа на должность главного бухгалтера может быть назначено лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него стажа работы по специальности не менее трех лет.

4. Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа.

5. На главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности. Ему запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности для предприятия.

Обязанности.

1. Обеспечение широкого использования современных средств механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета.

2. Обеспечение полного учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением.

3. Обеспечение достоверного учета издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения строительных работ и других работ, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ и услуг.

4. Обеспечение точного учета результатов производственно-хозяйственной деятельности предприятия в соответствии с установленными правилами.

5. Обеспечение правильного исчисления и своевременного перечисления платежей в государственный бюджет, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам.

6. Обеспечение участия в работе юридических служб по оформлению материалов по недосдачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей и контроль за передачей в надлежащих случаях этих материалов в судебные и следственные органы, а при отсутствии юридических служб – непосредственно осуществление этих функций.

7. Обеспечение проверки организации бухгалтерского учета и отчетности в производственных (структурных) единицах предприятия, а также в производствах и хозяйствах, выделенных на отдельный баланс, своевременный инструктаж работников по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.

8. Обеспечение составления достоверной отчетности на основе первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленные сроки соответствующим органам.

9. Обеспечение осуществления (совместно с другими подразделениями и службами) экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, предупреждения потерь и непроизводительных расходов.

10. Обеспечение необходимой помощи постоянно действующим производственным совещаниям в использовании учетных данных для работы по выявлению и мобилизации внутрихозяйственных резервов.

11. Обеспечение своевременного проведения совместно с другими подразделениями в производственных единицах объединений, а также в производствах и хозяйствах, выделенных на отдельный баланс, проверок и документальных ревизий и подготовка предложений по улучшению их работы.

12. Обеспечение сохранности бухгалтерских документов, оформление и передача их в установленном порядке в архив.

13. Контроль за соблюдением установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей.

14. Контроль за правильностью расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины.

15. Контроль за соблюдением установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств.

16. Контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины.

17. Контроль за законностью списания с бухгалтерских балансов недосдач, дебиторской задолженности и других потерь.

18. Осуществление учета финансовых, расчетных и кредитных операций и контроль за законностью, своевременностью и правильностью оформления этих операций.

19. Совместно с руководителем предприятия визирование документов, служащих основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также кредитных и расчетных обязательств.

20. Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.

Права.

1. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение.

2. Требовать от всех подразделений в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений.

3. Согласовать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц.

4. Рассматривать и визировать договоры и соглашения, заключаемые предприятием на получение и отпуск товарно-материальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате, о премировании.

5. Требовать от руководителей бригад, участков, отделов и других подразделений, а в необходимых случаях и от руководителя предприятия принятия мер к повышению эффективности использования средств, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля.

6. Проверять в структурных подразделениях соблюдения установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.

Ответственность.

1. Главный бухгалтер несет ответственность в следующих случаях.

2. неправильное ведение бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности.

3. Принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.

4. Несвоевременная и неправильная выверка операций по расчетному счету в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами.

5. Нарушение порядка списания с бухгалтерских балансов недосдач, дебиторской задолженности и других потерь.

6. Несвоевременное проведение в производственных единицах проверок и документальных ревизий.

7. Составление недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии.

8. Другие нарушения положений и инструкций по организации бухгалтерского учета.

9. Главный бухгалтер несет наравне с руководителем предприятия ответственность за следующие нарушения.

10. Нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность.

11. Несвоевременное взыскание денежных начетов с должностных лиц.

12. Нарушение сроков представления месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

Должностная инструкция начальника оперативного управления отдела сбыта.

1. Начальник оперативного управления непосредственно подчиняется гл. бухгалтеру.

2. Начальник руководствуется в своей работе Положением об отделе сбыта и настоящей должностной инструкцией.

3. На должность начальника оперативного управления назначаются лица с высшим образованием и стажем экономической работы не менее трех лет или средним специальным образованием и стажем экономической работы не менее пяти лет.

Обязанности.

1. Анализировать данные по учету движения готовой продукции на складах, производить распределение готовой продукции по заказчикам с учетом очередности поставок.

2. Организовывать и контролировать своевременную отгрузку готовой продукции в соответствии с заключенными договорами.

3. Выписывать документы на отгрузку продукции потребителям.

4. Реализовывать сверхплановую продукцию, а также оставшуюся из-за отказа отдельных потребителей от ее получения.

5. Контролировать своевременность расчетов с транспортными организациями за произведенные транспортные операции.

6. Участвовать в рассмотрении рекламаций на отгруженную продукцию.

7. Участвовать в инвентаризации готовой продукции на складах и в цехах.

8. Решать вопросы о замене поставляемой продукции по просьбе заказчиков, информировать заказчика о возможности такой замены.

9. Разрабатывать наиболее рациональные способы отгрузки готовой продукции, направленные на сокращение транспортных расходов, ускорения продвижения грузов к потребителям.

Права.

1. Докладывать руководству отдела сбыта о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренной должностной инструкцией обязанностями.

Ответственность.

Начальник оперативного управления отдела сбыта несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.

Должностная инструкция диспетчера отдела сбыта.

Общие положения.

1. Диспетчер подчиняется непосредственно начальнику оперативного управления отдела сбыта.

2. В своей работе диспетчер руководствуется Положением об отделе сбыта и настоящей должностной инструкцией.

3. На должность диспетчера назначаются лица с высшим образованием, без предъявления требований к стажу или средним специальным образованием на инженерно-технических должностях не менее трех лет.

4. Обязанности.

5. Обеспечивать обслуживание подразделений предприятия транспортными и погрузочно-разгрузочными средствами и организацию доставки готовой продукции на склады готовой продукции, отгрузку готовой продукции заказчикам.

6. Осуществлять контроль за технически правильным использованием погрузочно-разгрузочных средств, эффективным их использованием.

7. Составлять заявки на транспорт и контролировать обеспеченность предприятия автотранспортом.

8. Обеспечивать организацию своевременной погрузки грузов в транспортные средства.

9. Осуществлять оформление документов на отправку транспортных средств.

10. Обеспечивать внедрение новой техники и средств механизации на погрузочно-разгрузочных работах.

11. Проводить инструктаж по техники безопасности перед проведением погрузочно-разгрузочных работ с новыми рабочими.

12. Обеспечивать проведение всех работ в соответствии с правилами техники безопасности и пожарной безопасности.

Права.

1. Докладывать руководству отдела сбыта о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

Ответственность.

Диспетчер несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.

Должностная инструкция заведующим складом готовой продукции отдела сбыта.

Общие положения.

1. Заведующим складом готовой продукции подчиняется непосредственно начальнику отдела сбыта.

2. Заведующий складом готовой продукции является лицом, материально ответственным за вверенные ему товарно-материальные ценности предприятия.

3. В своей работе заведующий складом готовой продукции руководствуется Положением об отделе сбыта и настоящей должностной инструкцией.

4. На должность заведующего склада готовой продукции назначаются лица со средним специальным образованием или неполным средним образованием и стажем работы в должности кладовщика не менее одного года.

Обязанности.

1. Принимать готовую продукцию от цехов по количеству, качеству и номенклатуре.

2. Оформлять документы по приему и отгрузке готовой продукции.

3. Обеспечивать сохранность поступившей на склад продукции и осуществлять контроль за правильностью хранения находящейся на складе продукции.

4. Размещать и рассортировывать поступающую продукцию.

5. Комплектовать, упаковывать и подготавливать готовую продукцию к отправке.

6. Отгружать или отпускать продукцию на месте на основании соответствующих документов.

7. Вести оперативный учет движения готовой продукции.

8. Оформлять заказы на ремонт складских помещений и оборудования склада.

9. Обеспечивать безопасность проведения складских операций и погрузочно-разгрузочных работ, соблюдение требований техники безопасности и пожарной безопасности.

Права.

1. Докладывать руководству отдела сбыта о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

Ответственность.

1. Заведующий складом готовой продукции отдела сбыта несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.

Характеристика состава подсистем и комплексов задач.

В деятельности ГСХП «Доскино» можно выделить следующие функциональные подсистемы, а в их составе - комплексы задач.

Подсистема технико-экономического планирования (ТЭП).

Назначение подсистемы – расчет и анализ научно обоснованных планов производственно-хозяйственной деятельности, обеспечивающих достижение наилучших технико-экономических показателей деятельности. Анализ и планирование осуществляются по следующим основным направлениям:

­ по объему реализации продукции;

­ по производству продукции;

­ по использованию производственных мощностей;

­ по производительности труда и заработной плате;

­ по использованию материальных ресурсов;

­ по себестоимости, прибыли и рентабельности;

­ по изучению финансового состояния завода.

Подсистема бухгалтерского учета (БУ).

Подсистема бухгалтерского учета занимает ведущее место в системе управления. Комплексами задач, относящихся к данной подсистеме, являются участки бухгалтерского учета объекта управления:

­ учет труда и заработной платы;

­ учет производственных запасов;

­ учет основных средств;

­ учет нематериальных активов;

­ учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции;

­ учет денежных средств и расчетов;

­ формирование бухгалтерской отчетности.

Подсистема управления технической подготовкой производства (УТПП).

Назначение: разработка конструкторско-технологической документации, системы норм и нормативов по организации производства.

Основные комплексы задач:

­ расчет производственных мощностей;

­ расчет норм расхода сырья;

­ расчет трудовых нормативов;

Подсистема оперативного управления основным производством (ОУОП).

Назначение подсистемы – организация согласованной работы производственных подразделений по выполнению установленных плановых заданий в номенклатуре, количестве и сроке.

В оперативном управлении основным производством необходимо выделить следующие уровни управления:

­ управление предприятием;

­ управление производством;

­ управление цехом.

Для уровня управления предприятием и производством характерными являются задачи комплекса оперативного учета, анализа и контроля, которые дают производственно-диспетчерским службам информацию о ежесуточном выполнении производственной программы, а также отчетные данные за различные интервалы времени. Кроме того на этом уровне решаются задачи объемно-календарного планирования на период времени, выполняются расчеты производственной программы по подразделениям с учетом результатов работы за предшествующий плановый период.

Для нижнего уровня основным является комплекс задач оперативно-календарного планирования, для которого наиболее характерными можно считать задачи регулирования производственного процесса, т.е. расчета плановых заданий на короткие промежутки времени.

Подсистема управления материально-техническим снабжением (УМТС)

Основной целью УМТС является своевременное и полное удовлетворение запросов производства в материальных ресурсах на заданную программу при минимальных затратах на их поставку, хранение и распределение.

Исходя из этого можно выделить следующие комплексы задач:

­ планирование потребности;

­ учет, анализ и контроль состояния запасов;

­ регулирование обеспеченности.

Подсистема управления сбытом (УС).

Здесь можно выделить следующие комплексы задач:

­ формирование планов поставок готовой продукции;

­ оперативно-календарное планирование отгрузки;

­ учет отгруженной и реализованной продукции;

­ составление отчетности о выполнении плана поставок продукции.

Подсистема управления кадрами .

В данной подсистеме можно выделить следующие комплексы задач:

­ учет и контроль за приемом, перемещением и увольнением сотрудников.

­ учет выхода на работу.

Нормативно-методические материалы.

1. Положение об отделе сбыта.

2. Положение о главном бухгалтере.

3. Должностная инструкция начальника оперативного управления отдела сбыта.

4. Должностная инструкция диспетчера отдела сбыта.

5. Должностная инструкция заведующего складом готовой продукции отдела сбыта.

6. Инструкция о порядке выдачи информации потребителям.

7. Инструкция по организации хранения машинных носителей информации.

8. Инструкция о порядке приема и контроля нормативно-справочной информации.

9. Инструкция по эксплуатации рабочих дискет.

10. Инструкция о порядке внесения изменений в нормативно-справочную информацию.

11. Инструкция по охране труда операторов, эксплуатирующих электронно-вычислительные комплексы, системы подготовки данных, персональные ЭВМ.

12. Инструкция по охране труда для электротехнического персонала при обслуживании электроустановок напряжением до 1000В.

13. ГОСТ 20886-85. Организация данных в системе обработки данных. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1985.

14. ГОСТ ЕСПД 1982. Единая система программной документации. – М.: Наука, 1985.

15. Инструкция по вводу накладных.

16. Инструкция по вводу отчета водителя.

17. Инструкция пользователя по вводу входящих остатков на складе.

18. . Инструкция по вводу дневника кладовщика.

19. Памятка внутреннего распорядка.

Информационные и программные системы обработки информации на объекте.

В ГСХП «ДОСКИНО» была внедрена Автоматизированная система Бухгалтерского учета (система разработана в Киеве на СУБД BISER – русифицированный FoxBase 2.6) Адаптацию пакета и внедрение помог осуществить «Отдел автоматизации сельхозпредприятий» г. Пенза.

Были внедрены подсистемы:

· «Счета» для ведения синтетического и аналитического учета

· «Зарплата»

· АРМ диспетчера автопарка

· Реализация продукции

· Основные средства

Основным элементом рассматриваемой системы является Автоматизированное рабочее место (АРМ)

Автоматизированное рабочее место (АРМ) - это рабочее место специалиста, которое наряду с другими средствами труда оснащено персональными компьютерами или абонентскими пунктами ЭВМ, а также комплексом программ для автоматизированного выполнения специалистом своих функций по обработке и анализу информации.

Исходя из этого определения, АРМ учетного работника помогает ему с лучшей эффективностью выполнять непосредственные функциональные обязанности.

Комплекс типовых проектных решений по автоматизации бухгалтерского учета с использованием АРМ на базе персональных компьютеров для сельскохозяйственных предприятий состоит из следующего набора комплексов программ для оснащения автоматизированных рабочих мест учетных работников (рис. 3.).

АРМы учетных работников могут организоваться как в бухгалтерии хозяйства, так и в структурных подразделениях (в цехах, отделениях, бригадах, арендных и др. подрядных коллективах, на складах и др.).

Количество АРМов зависит от организационной структуры хозяйства, специализации, размеров, технических возможностей персональных компьютеров и их наличия, а также наличия сети.

Блочный принцип построения системы позволяет осуществить поэтапное внедрение комплексного бухгалтерского учета.

В простейшем случае комплексная механизация бухгалтерского учета может осуществляться при освоении и внедрении учета труда и его оплаты (ОПЛАТА) и ведения аналитического и синтетического учета (САУ). При этом обеспечивается ведение лицевых счетов работников хозяйства, ведение регистров аналитического учета по всем счетам бухгалтерского учета, получение оборотного баланса.

АРМ главного бухгалтера принимает файл «Главная книга» позволяет Главному бухгалтеру составить отчеты в налоговые органы..

АРМ бухгалтера по учету основных средств (УОС ) расширяет возможности первых двух пакетов и позволяет осуществлять пообъектный учет основных средств, автоматизировать начисление и распределение амортизационных начислений и износа.

АРМ бухгалтера по учету готовой продукции и ее реализации (УГПР) расширяет возможности системы в части оперативного получения данных о произведенной, отгруженной, оплаченной продукции, позволяет организовать выписку товарно-транспортных накладных и платежных поручений на отгруженную продукцию и может использоваться в с/х предприятиях с большими объемами документации по реализации продукции (овощемолочные, по производству мяса и мясопродуктов и др.).

АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей (УМЦ) существенно расширяет возможности САУ в части оперативного слежения за движением и использованием производственных запасов, позволяет автоматизировать выписку первичных документов, ведение учета отклонений и может применяться в с/х предприятиях с большими объемами документации по движению товарно - материальных ценностей.

АРМ учетчика (диспетчера) по учету работы автотранспорта, машинно - тракторного парка позволяет механизировать обработку путевых листов автомобилей, тракторов, а также начисление оплаты труда работникам с/х предприятий, автоматизировать учет технико-эксплуатационных показателей работы автотранспорта и тракторного парка и может применяться для механизации и автоматизации оформления первичных документов по начислению оплаты труда в структурных подразделениях (автопарк, цех, отделение, бригада).

АРМ кладовщика предназначен для механизации складского учета на складах с большой номенклатурой и движением товаров.

АРМ касса позволяет организовать учет денежных средств и выписывать «платежные поручения», «платежные требования» и т. д.

Конкретный состав системы АРМов определяется при обследовании с/х предприятий - при этом определяется состав используемых пакетов программ и их распределение по имеющимся персональным компьютерам и организации их в сети.

Обмен учетной информацией между АРМами может производиться в виде машинных файлов (на дискетах, или по сети) или совместного использования БАЗ ДАННЫХ в сети.

Рассмотрим файловый способ обмена учетной информацией между АРМами. Предусмотрены следующие пути обмена данными в виде машинных файлов (на дискетах):

· от АРМ учетчика (диспетчера) в АРМ бухгалтера по оплате труда - данные о начисленной оплате труда в виде файла FZ1001 для их включения в лицевые счета работающих;

· от АРМ учетчика (диспетчера) в АРМ бухгалтера по учету основных средств - данные о пробеге автотранспорта в виде файла mesprob для начисления амортизационных отчислений;

· от АРМ кладовщика в АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей - данные о движении материальных ценностей в виде файла R801 для регистрации данных отчета кладовщика;

· от АРМ бухгалтера по учету оплаты труда, АРМ бухгалтера по учету основных средств, АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей, АРМ бухгалтера по учету готовой продукции и ее реализации к АРМ бухгалтера по ведению аналитического и синтетического учета - данные о бухгалтерских проводках, регистрируемых на перечисленных АРМах, в виде файлов для включения их в систему аналитических учетных регистров и баланс.

Непременным условием организации автоматизированного обмена информации между АРМами и создания единой системы автоматизированного ведения учета является использование на отдельных АРМах единого классификатора информации. Это обеспечит сопоставимость учетных данных и правильное функционирование всей системы в целом.

Характеристика компьютеров, периферийных устройств и организационной техники.

Характеристика компьютеров по рабочим местам представлена в таблице 10.

Все компьютеры объединены в сеть. К сети подключены 5 струйных принтеров HP DeskJet 1600 C.

Предприятие в своей работе использует:

­ копировальный аппарат Canon FC-204 2

­ уничтожитель бумаги BLS

­ факс KX-FTR63RS Panasonic

­ телефоны

Материальные ресурсы:

­ столы

­ стулья

­ шкафы

­ сейфы

­ бумага

­ канцелярские принадлежности

Таблица 10

Характеристика компьютеров по рабочим местам

Анализ предметной области

Описание предметной области и функции решаемых задач.

Комплекс по учету готовой продукции и ее реализации

«Учет готовой продукции и ее реализации» относится к комплексу задач по учету, анализу и контролю состояния запасов и является одной из основных в данном комплексе.

Данный комплекс задач является логическим продолжением комплекса задач по планированию потребности производства материалами и базируются на единой учетной информации, используемой в бухгалтерии, УМТС и на складах. Решение задач этого комплекса должно обеспечить выдачу достоверных сведений о наличии и движении материалов, комплектующих изделий и тары, об отклонениях складских запасов материалов и комплектующих изделий от нормы. Оперативность и эффективность управления достигаются за счет своевременного представления этих сведений в соответствующие подсистемы.

Управление материально-техническим снабжением (УМТС) представляет собой совокупность операций по планированию потребностей в сырье, материалах, покупных полуфабрикатах и комплектующих изделиях, по получению и распределению их внутри предприятия, по оперативному учету, анализу и регулированию движения материалов.

Основной целью УМТС является своевременное и полное удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах при минимальных затратах на их поставку, хранение и распределение.

Назначение подсистемы управления материально-техническим снабжением состоит в автоматизации наиболее трудоемких функций управления МТС, в совершенствовании методологии планирования, учета, контроля и анализа материальных ресурсов.

Система МТС уникальна в силу специфики объекта управления. Объектом управления являются потоки материалов, начиная от их поступления на склады предприятия до запуска в цеха основного производства, а также складские, транспортные и заготовительные операции.

Поток материалов как объект управления должен удовлетворять следующим требованиям:

­ включать всю номенклатуру материальных ценностей, необходимых для изготовления конечной продукции предприятия;

­ обеспечивать производственные процессы каждым видом материалов в количествах, строго соответствующих потребностям производства;

­ обеспечивать поступление материалов на каждое рабочее место в определенный момент времени;

­ вовлекать в каждый момент времени в процесс минимальное количество материалов, обеспечивающих непрерывность производственного процесса;

­ предусматривать минимальные расходы по эксплуатации потока.

Система МТС располагает погрузочно-разгрузочной техникой, оборудованием для полготовки материалов к производственному потреблению. Важная роль в решении задач МТС принадлежит транспорту, который обслуживает систему снабжения. Разработка и реализация плана МТС ведутся управленческими производственными подразделениями, организующими и осуществляющими обеспечение производства материальными ресурсами, т.е. отделом материально-технического снабжения, общезаводскими и цеховыми складами.

Исходя из цели и назначения подсистемы УМТС, в ней можно выделить следующие комплексы задач:

1. планирование потребности;

2. учет, анализ и контроль состояния запасов и реализации фондов;

3. регулирование обеспеченности.

Комплекс задач по планированию потребности

Комплекс задач по планированию потребности в подсистеме УМТС представлен следующими взаимоувязанными расчетами:

­ определение потребности в сводной и специфицированной номенклатуре;

­ контроль и анализ рынка;

­ расчет лимитов материалов цехам на производственную программу;

­ расчет норм запасов материальных ресурсов на складах и цехах.

Комплекс задач по учету, анализу и контролю состояния запасов включает следующие задачи:

­ оперативный учет наличия и движения материалов на складе;

­ контроль обеспеченности цехов основного производства материалами;

­ контроль за состоянием запасов материалов;

­ оперативный учет наличия и движения тары.

Комплекс задач по регулированию обеспеченности материалами производства

Комплекс задач по регулированию обеспеченности материалами производства предполагает контроль за удовлетворением производственной потребности в материалах, комплектующих, подбор и выдачу замены, исключение сбоев в производстве, расчет претензий к поставщикам за несвоевременную поставку.

Первичные документы и их реквизиты

В результате обследования предметной области определены входные (первичные) документы, необходимые для решения комплекса задач по учету и реализации готовой продукции. Уточним, какие первичные документы и реквизиты будут использованы для решения указанных выше задач.

Рассмотрим оперативные документы, которые разбиваем на общую часть и спецификацию.

С заказчиками заключаются договоры на поставку изделий. Договор состоит из двух частей: общей части, включающей номер договора, сведения о заказчике и т.д. и спецификации, в которой приводятся сведения о видах и количестве изделий и сроках поставки.

Выпущенная цехами продукция сдаётся на склад. Груз сопровождает «Цеховая накладная». Этот документ тоже состоит из двух частей - общей и спецификации. В общей части указывается номер цеховой накладной, цех изготовитель и дата сдачи. В спецификации - сведения о видах и количестве сдаваемой на склад продукции.

При отгрузке готовой продукции заказчикам выписываются «Товарно-транспортные накладные», которые состоят из общей части и спецификации. В общей части указывается номер ТТН, номер договора, дата отгрузки продукции, а в спецификации - сведения о виде и количестве отгруженной продукции. После получения груза заказчик должен произвести оплату. Оплата оформляется платёжным поручением. Платёжное поручение выписывается на основании ТТН и состоит из двух частей. Общей - с номерами ПП и ТТН, датой оплаты. В спецификации указываются виды и количество оплачиваемой продукции.

Ограничения предметной области по индивидуальной задаче.

При разработке контрольного примера по проекту допускаются следующие ограничения:

· Готовое изделие закреплено за одним складом готовой продукции и может выпускаться несколькими цехами.

· У готового изделия только одна единица измерения.

· Один цех может выпускать несколько наименований изделий.

· На одном складе хранится несколько наименований готовых изделий.

· Каждый договор заключается с одним заказчиком, но с одним заказчиком можно заключить несколько договоров.

· Номер договора неизменен и уникален.

· В одном договоре могут быть несколько изделий.

· Одно и то же изделие может быть указано в одном договоре несколько раз с разными сроками отгрузки.

· Рассматриваются только договоры текущего года.

· Выпуск цехом готовой продукции планируется помесячно.

· Одно и то же изделие может быть запланировано к выпуску в разные месяцы.

· Накладная цеха на сдачу готовой продукции на склад может содержать несколько наименований изделий, ее номер уникален только для одного цеха.

· Документ об отгрузке готовой продукции (ТТН) относится к одному договору и может содержать несколько наименований изделий; его номер уникален для предприятия.

· По одному договору может быть несколько отгрузок.

· Номер документа об оплате отгруженной продукции (ПП) уникален для одного плательщика и соответствует конкретной ТТН.

· В одном документе об оплате может быть несколько изделий.

· Одной ТТН может соответствовать несколько ПП.

Предусмотреть ситуации:

• по договору изделие заказано, но не было отгружено;

• изделие запланировано к выпуску, но не выпущено;

• изделие отгружено, но не оплачено.

Пояснения:

• Заданный реквизит - реквизит, значение которого задается пользователем (вводится с клавиатуры).

• Неполная оплата - частичная оплата отгруженной продукции.

• Не оплаченная продукция - это продукция, по которой отсутствуют платёжные поручения.

Отклонение - разница между планом и фактом. Если отклонение меньше нуля - это излишек. Если отклонение больше нуля - это дефицит.

Постановка задач

Организационно-экономическая сущность решаемых задач.

Готовая продукция – это конечный продукт производственного процесса предприятия. Это изделия и продукты, полностью законченные обработкой на данном предприятии, отвечающие требованиям стандартов и техническим условиям, принятые отделом технического контроля и сданные на склад готовой продукции.

Процесс реализации завершает кругооборот хозяйственных средств предприятия, что позволяет ему выполнять обязательства перед государственным бюджетом, банками по ссудам, рабочими и служащими, поставщиками и возмещать производственные затраты.

Выпущенная готовая продукция переходит из сферы производства в сферу обращения. Задача «Учет отгруженной и реализованной продукции» состоит из:

­ учета отгруженной продукции

­ учета реализации продукции

На основании данных по остаткам продукции на складах происходит отгрузка готовой продукции потребителям. Готовая продукция отгружается покупателям в соответствии с договорами поставки.

Процесс отгрузки продукции на предприятии представлен следующим образом. Потребитель запрашивает необходимую продукцию. В ответ на запрос на предприятии выписывается пропуск. Пропуск используется как разрешение для въезда автомобиля на территорию предприятия и разрешение на отпуск готовой продукции данному покупателю. Содержит данные о том, какую продукцию и в каком количестве покупатель хочет получить. В соответствии с предусмотренным договором сроком отдел сбыта передает складу готовой продукции приказ на отбор и упаковку готовых изделий на основании пропуска.

На основании пропуска выписывается товарно-транспортная накладная. Накладная – документ удостоверяющий отгрузку товаров. Заполняется на основе пропуска и данных о количестве фактически отгруженной продукции. Также есть возможность слежения за оплатой потребителями отгруженной им продукции. При этом выписывается для грузополучателя счет-фактура, с помощью которой до сведения покупателя доводится факт отгрузки готовой продукции.

Одновременно выписываются платежные требования, если нужно. Платежное требование выписывается в семи экземплярах в момент отгрузки готовой продукции. Четыре экземпляра направляются в банк, один из них возвращается с выпиской после оплаты и является основанием для учета реализации продукции. Остальные три экземпляра используются следующим образом: один экземпляр отсылается покупателю, второй остается в отделе сбыта, а третий используется для учета товаров отгруженных в бухгалтерии. В течении двух суток с момента отгрузки продукции платежные требования сдаются по реестру в банк. Выходным документом при учете отгруженной продукции является сводный отчет по отпуску продукции за период, а также реестр накладных.

Реализованной считается готовая продукция, отгруженная покупателю, за которую полностью поступили средства на расчетный счет предприятия. Выходным документом учета реализации продукции является оборотно-сальдовая ведомость.

При доставке потребителям продукции необходимо осуществлять контроль за тем, чтобы количество отгруженной продукции потребителю соответствовало количеству принятой продукции. Если количество товара доставлено не в соответствии товарно-транспортной накладной, то потребитель высылает свою накладную, где проставляется количество фактически принятой продукции. На основании этих данных определяется недостача по водителю, а также количество фактически отгруженной продукции.

Описание выходной информации

Выходную информацию представим в виде отчетной формы «Анализ выполнения плана выпуска изделий ЗАДАННЫМ цехом по месяцам». Отчёт выдать по дефициту (факт меньше план).

Таблица 11

Анализ выполнения плана выпуска изделий цехом.

Описание входной информации

Входную информацию делят на условно-постоянную, сохраняющую свои значения на длительный период времени, и постоянно меняющуюся оперативно-учётную.

Список предприятий, список налогов относят к условно -постоянной информации, План поступления налогов, платежное поручение относятся к оперативно - учетной информации.

Перечень первичных документов, а так же источник и срок поступления представим в виде таблицы 12:

Таблица 12.

Перечень документов и реквизитов базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия»

Разработка информационного обеспечения.

Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов.

Реквизитный состав первичных документов:

-Код изделия -Наименование изделия -Код единицы измерения -Цена -Номер склада -Наименование един. измерения -Номер выпускающего цеха -Наименование цеха -Наименование склада -Код заказчика -Наименование заказчика -Адрес -Месяц выпуска -Количество -Номер договора -Месяц отгрузки -Номер цеховой накладной -Дата сдачи -Номер ТТН -Дата отгрузки -Номер ПП -Дата оплаты

Необходимо проанализировать каждый реквизит на наличие взаимосвязей с другими реквизитами. Реквизит приобретает смысл только тогда, когда он связан с другими реквизитами, обладающими смысловым единством.

Например, реквизиты Код изделия и Наименование изделия отражают сведения об изделиях. Код единицы измерения и Наименование един. измерения - сведения о видах един. измерения. Номер цеха -Месяц выпуска -Код изделия –Количество эти реквизиты отражают сведения о плановом количестве поступлений изделий по цехам.

Среди реквизитов, описывающих сущность, можно выделить один или несколько реквизитов, которые однозначно идентифицируют (определяют) экземпляр сущности. Такой реквизит является ключом.

Между ключом и другими реквизитами (описательными) существует функциональная зависимость. Например, существует функциональная зависимость между кодом изделия и его наименованием. По ключу можно отыскать любой нужный экземпляр среди других экземпляров сущности. Кандидатов в ключевые реквизиты в группе реквизитов может быть несколько. Из реквизитов Код изделия и Наименование изделия выберем в качестве ключа Код изделия, так как этот реквизит характеризуется компактным значением и удобен для обработки. В дальнейшем в других сущностях вместо наименования в качестве ключа будем выбирать код.

Факт поступления продукции на склад сопровождает Цеховая накладная.

Для устранения избыточной информации при автоматизированной обработке появилась необходимость в представлении данных в виде двух групп.

1 группа. Все общие сведения о цеховых накладных: номер цеха, номер цеховой накладной, Дата сдачи представлены в таблице 13.

Таблица 13

Список цеховых накладных

2 группа. Спецификация цеховой накладной: номер цеха, номер цеховой накладной, код изделия и количество.

В качестве составного ключа для первой группы используются Номер цеха + Номер цеховой накладной, так как один номер накладной может соответствовать разным цехам.

Для второй группы этого ключа недостаточно, т.к. он повторяется. Поэтому используется составной ключ Номер цеха + Номер цеховой накладной + Код изделия.

Покажем на схеме (таблица 15) функционально-зависимые реквизиты неповторяющиеся в каждой группе.

Таблица 14

Спицификация цеховой накладной

Таблица 15

Схема

Жирной линией выделены ключевые реквизиты.

Для решения задач выделены семь групп (ИО) с ключевыми реквизитами (ключи подчеркнуты):

Цех (Номер цеха, наименование цеха);

Издел (Код изделия, наименование изделия, код единицы измерения, Цена, номер склада);

Ед. изм ( Код ед. изм, наименование ед. измер );

План выпуск ( Код изделия, Месяц выпуска, Номер цеха, Количество план );

ЦН (Номер цеха, Номер цех наклад, Дата сдачи)

СЦН (Код изделия, Номер цеха , Номер цех наклад , Количество выпуск)

Месяц (Месяц выпуска, Наимен месяца)

Определение связей информационных объектов и построение информационно - логической модели (ИЛМ)

В результате анализа получили семь ИО или сущностей. Проведем попарный анализ связей между ними:

Цех План выпуск (Цех - главный ИО, План выпуск - подчиненный ИО ). Тип связи 1:М, т.к. один цех может сделать несколько изделий одного вида но одно изделие соответствует одному цеху. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код цеха.

Цех ЦН (Цех - главный ИО, ЦН - подчиненный ИО ). Тип связи 1:М, т.к. один цех может иметь несколько цеховых накладных, но каждая накладная соответствует одному цеху. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код цеха.

ЦН СЦН (ЦН - главный ИО, СЦН - подчиненный ИО ). Тип связи 1:М, т.к. одному номеру цеховых накладной соответствует несколько изделий. Связь между этими объектами обеспечивается реквизитами Код цеха и Номер накладной.

Определение логической структуры базы данных