1. структура организации: основные характеристики 4 - реферат

Менеджмент исторически возник одновременно с первым сознательным трудом человека. Необходимость организации последовательности действий, согласования деятельности людей при выполнении общей работы потребовала управленческих решений. Практическая потребность повлекла за собой выработку общих понятий, принципов, рекомендаций, которые находят свое прикладное применение при управлении организациями.

В настоящее термин «организация» широко применяется и имеет множество значений. В менеджменте этот термин используется, по крайней мере, в двух смыслах. В широком смысле организация рассматривается как предприятие - функционально-целевая общность людей, с присущей ей социальной структурой, каналами коммуникации, ориентации, координации, управлений и контроля, формирующаяся на основе разделения труда, специализаций функций и иерархической системы взаимодействия между индивидами, группами и структурными подразделениями для удовлетворения социальных потребностей индивидов и общества [1,6].

В узком смысле организация - это процесс определения наиболее существенных связей среди людей, задач и видов деятельности с целью интеграции и координации организационных ресурсов для эффективного выполнения поставленных целей.

И в широком и в узком смысле слова организация предполагает координирование структурных элементов, распределение ресурсов, информационных потоков и результатов деятельности. Поэтому любой организации необходима эффективная система управления, которая будет справляться с поставленными задачами.

Данная курсовая работа посвящена описанию системы менеджмента, характерной для организации IT сферы деятельности. Представленная организация занимается разработкой программных продуктов прикладного назначения. В ходе работы будут детально рассмотрены вопросы, связанные со структурой организации и схемами ее управления, анализом внешней и внутренней среды организации, с внутренней корпоративной культурой и стилями управления в организации. Также будет приведено описание процессов принятия решений на разных уровнях и определена стратегия деятельности предприятия. В заключительной главе работы на основании изложенной информации будут даны рекомендации по совершенствованию менеджмента организации.

1. СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ: ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

1.1 Общая характеристика организации

Компания “МегаБилл” была основана в 2001 году и является частной компанией, которую возглавляет группа менеджеров, имеющих обширный опыт работы в сфере IT-технологий. Компания “МегаБилл” занимается разработкой финансово-экономического программного обеспечения и имеет более 1000 клиентов в России, Украине, Молдове и других странах СНГ. Компания предлагает программные продукты для автоматизации бухгалтерского учета и управления бизнесом для предприятий любого размера, позволяющих построить систему управления предприятием любой сложности.

Компания “МегаБилл” выпускает программные продукты под торговой маркой Финсофт. Главное отличие системы Финсофт от продуктов конкурентов заключается в ее огромной гибкости и беспрецедентной настраиваемости на бизнес-процессы конкретного предприятия. Финсофт вобрал в себя проверенные временем принципы и идеи, которые показали свою жизнеспособность годами практического применения предыдущих версий программы. С одной стороны, Финсофт представляет собой полностью законченную универсальную программу для решения любых учетных задач, а с другой – полнофункциональную интегрированную среду разработки бизнес приложений.

Общее число сотрудников компании «МегаБилл» –50 человек, из них 3 топ-менеджера, 5 менеджеров среднего звена (руководители отдельных проектов и отделов), 5 ведущих разработчиков (тим-лидеров, менеджеров нижнего звена). Более детально структура подчиненности будет рассмотрена ниже.

Любой организации для достижения намеченных целей необходимы ресурсы, подлежащие преобразованию в процессе производственной деятельности. Для осуществления своей деятельности компания «МегаБилл» использует следующие виды ресурсов:

· Трудовые (персонал)

· Финансовые (основной и оборотный капитал)

· Информационные (данные о клиентах, поставщиках, конкурентах, ценах на данном рынке, экономической и политической обстановке и т.д.)

· Технологии

1.2 Миссии и цели организации

Разработка миссии является начальной точкой любого совершенствования системы управления, так как определение миссии необходимо для того, чтобы выявить, в чем заключается основная задача предприятия и любую деятельность предприятия подчинить ее решению.

Миссия раскрывает предназначение и смысл существования организации. Она детализирует статус организации и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Миссия организации должна формулироваться предельно четко, ясно и обязательно находить отражение в учредительных документах.

Миссия может быть сформулирована как в виде одной фразы, так и в виде многостраничного программного заявления руководства компании, в котором отражаются все аспекты согласования интересов различных групп и основные характеристики компании. Различные варианты (сокращенный и расширенный) могут использоваться для различных целей — как представительский документ для включения в годовой отчет компании перед акционерами, как внутрифирменный основополагающий документ, и т.п.

Миссию компании «МегаБилл» можно сформулировать следующим образом: «Мы создаем и реализуем программные продукты для помощи руководителям и сотрудникам предприятий в принятии и реализации решений, направленных на совершенствование систем управления предприятиями и создании условий для их долгосрочного успешного развития ».

Следующим этапом процесса управления после формулировки миссий, является определение целей организации. Определение целей — очень важный этап планирования, так как достижению этих целей будет подчинена вся последующая деятельность организации.

Цель — конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность [2].

Установление целей переводит стратегическое видение и направление развития компании в конкретные задачи, связанные с производством и результатами деятельности фирмы. Цели являются обязательством управленческого аппарата добиться определенных результатов в установленное время [3].

Цели компании «МегаБилл» можно структуризировать по нескольким признакам и представить в виде единого «дерева целей», где цели нижнего уровня предопределяют средства достижения целей верхнего уровня. Структура целей изображена на рис.1 (приложение А).

1.3 Организационная структура управления

Решение о выборе организационной структуры принимается высшим руководством организации. Среднее и низшее звенья управления предоставляют исходную информацию, а иногда и предлагают свои варианты структуры подчиненных им подразделений. Наилучшей структурой организации считается такая структура, которая позволяет оптимально взаимодействовать с внешней и внутренней средой, удовлетворять потребности организации и наиболее эффективно достигать поставленных целей. Стратегия организации всегда должна определять организационную структуру, а не наоборот.

Процесс выбора организационной структуры состоит из трех этапов:

- деление организации на укрупненные блоки по горизонтали, в соответствии с осуществляемыми направлениями деятельности;

- установление соотношения полномочий должностей;

- определение должностных обязанностей и поручение их выполнения конкретным лицам.

В силу специфики предметной области, в которой функционирует компания «МегаБилл», тип ее организационной структуры представляет собой функциональную (классическую) структуру с признаками проектной. Такой тип организационной структуры называется матричным. Это структура, которая получается в результате наложения проектной структуры на функциональную, и предполагает принцип «двойного» подчинения (как функциональному руководителю, так и руководителю проекта).

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Каждый сотрудник компании до лжен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

Схема структуры управления компании представлена на рис. 2 (приложение Б).

1.4 Функции и методы управления

В целом управление организацией может быть разделено на отдельные функции, которые сосредоточены в трех основных группах:

· общее управление (установление нормативных требований и политики управления, планирование, организация работы, мотивация, координация, контроль, ответственность);

· управление структурой предприятия (его создание, предмет деятельности, правовые формы, связи с другими предприятиями, территориальные вопросы, организация, реконструкция, ликвидация);

· конкретные области управления (маркетинг, производство, кадры, финансы, основные фонды).

Если структурные стороны деятельности предприятия определены, то все функции управления разделены на общие и конкретные [4].

Если говорить более конкретно, применительно к составу функций управления компании «МегаБилл», то они заключаются в следующем:

· Планирование. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. На этом этапе компания определяет, каких реальных результатов она может добиться, оценивает свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды.

· Организация. Эта функция управления формирует структуру компании и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). Таким образом, на этом этапе создаются условия для достижения целей компании. Важным фактором в достижении эффективных результатов выступает хорошая организация работы.

· Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Руководитель компании осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста".

· Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. В рамках контроля руководителем осуществляется установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей [5,6]

Методы управления - совокупность способов и средств воздействия управляющего субъекта на объект управления для достижения определенных целей. Метод управления характеризует законченный акт воздействия на объект управления. Различают организационные, экономические и социально-психологические методы управления.

В компании «МегаБилл» используются все перечисленные виды методов управления. Ниже приведена краткая характеристика каждого из них.

Экономические методы управления - способы воздействия посредством создания экономических условий, побуждающих работников предприятий действовать в нужном направлении и добиваться решения поставленных перед ним задач. Эти методы предполагают материальную мотивацию, т.е. ориентацию на выполнение определенных показателей или заданий, и осуществление после их выполнения экономического вознаграждения за результаты работы.

Организационные методы управления – это способы воздействия на организационные отношения для достижения конкретных целей. Различают организационные методы управления организационно-стабилизирующего, распорядительного и дисциплинарного воздействия.

Социально-психологические методы управления – это способы воздействия на объект управления. Подразделяются на методы, основанные на использовании социально-психологических факторов, и методы, направленные на управление социально-психологическими отношениями, складывающимися в коллективе.