| Методические рекомендации
по ведению архива проектной документации в организациях – членах Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство
«Союз архитекторов и проектировщиков «ВОЛГА-КАМА»
1.1. Настоящие методические рекомендации направлены на оказание помощи в организации порядка учета и хранения проектной, рабочей и технической документации в архивах организаций - членов Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерства «Союз архитекторов и проектировщиков «ВОЛГА-КАМА» (далее – Партнерство).
1.2. Настоящие методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 21.1003-2009 «Учет и хранение проектной документации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Уставом Партнерства.
1.3. Каждый член Партнерства в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» должен обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.
2. Основные термины и определения
2.1. В настоящих методических рекомендациях применены термины, установленные законодательством Российской Федерации, а также используются следующие основные понятия:
2.1.2. электронный документ
– документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством;
2.1.3. проектный документ
- составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение;
2.1.4. подлинники в бумажной форме
- документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль;
2.1.5. подлинники в электронной форме
- электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.
2.1.6. единица хранения документации
- учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько разделов проектной документации или иной технической документации, имеющих разные обозначения. К иной технической документации отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений, исходные данные и расчеты, полученные от заказчика, другие виды документации, подлежащей учету и хранению;
2.1.7. единица учета архивных документов
- единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе;
2.1.8. инвентарный номер
- номер регистрации документа в службе хранения.
3. Общие положения
3.1. Учет и хранение проектной документации является частью процесса документационного обеспечения управления в организации.
3.2. Обеспечение сохранности и отбор документов на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Татарстан «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах» и иными нормативными правовыми актами.
3.3. Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее - подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.
3.4. Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти.
3.5. Бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.
3.4. В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:
- подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;
- копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;
- копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями;
- разрешения на внесение изменений;
- документацию повторного применения (типовую).
3.5. В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:
- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;
- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;
- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
- документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;
- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.
4. Прием, регистрация, учет и хранение подлинников
4.1. Подлинники документов, принимаемые на хранение, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.
4.2. Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.
4.3. Сроки архивного хранения некоторых видов проектной, рабочей и иной технической документации
| №
|
Вид документа
|
Сроки хранения документов
|
Примечания
|
| |
|
в организациях, утверждающих и согласовывающих документы
|
в организациях – разработчиках/авторах документов
|
в организациях –заказчиках
|
|
| |
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
| 1
|
Переписка о заключении договоров (контрактов) на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы
|
5л
|
5л
|
5л
|
|
| 2
|
Договоры (контракты) на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним
|
5 л. <1> ЭПК
|
10 л.
ЭПК <1>, <2>
|
10л.
|
<1> После истечения срока действия договора
<2> При отсутствии (не составлении) планов проектно-изыскательских работ (заказ-нарядов)
|
| 3.
|
Субподрядные договоры о делегировании прав на осуществление отдельных градостроительных, проектных и проектно – изыскательских работ
|
5л <1> ЭПК
|
5л <1> ЭПК
|
5л <1>
|
<1> После истечения срока действия договора
|
| 4.
|
Протококлы экспертно-технических совещаний по градостроительному планированию и проектированию объектов строительства, проектно-изыскательскими работам, документы (акты, справки, докладные записки, сводки замечаний) к ним
|
5л. ЭПК
|
Пост.
|
5л. <1>
|
<1> После утверждения градостроительной и/или иной проектной документации
|
| 5.
|
Обзоры, справки, записки, подготовленные проектантами по проектированию отдельных объектов:
а) особой важности (по памятникам архитектуры, истории, культуры; по победителям международных конкурсов (тендеров); по особо охраняемым природным и административным территориям и пр.)
б) одинарного характера
|
Пост.
5л. <1>
|
Пост.
10л.
|
10л<1>
5л. <1>
|
<1> После окончания проектирования
|
| 6.
|
Протоколы огласования с уполномоченными органами технических условий и технических требований на подключение проектируемых объектов в внешним инженерным сетям
|
2г. <1>
|
5л.
ЭПК <1>
|
2г. <1>
|
<1> После сдачи объектов в эксплуатацию
|
| 7.
|
Технические условия на присоединение проетируемого объекта к инжененрным сетям и коммуникациям
|
__
|
Пост
|
__
|
|
| 8.
|
Переписка об организации и проведении градостроительных, проектно-изыскательских и проектных работ, составу, разработке, согласованию и утверждению градостроительной проектной документации
|
5л. <1>
|
5л. <1>
ЭПК
|
5л. <1>
|
<1> После окончания проектирования
|
| 9.
|
Документы (протоколы разногласий, справки, извещения, переписка) о внесении изменений в утвержденную градостроительную, проектно – изыскательскую документацию
|
5л. <1>
|
10л.
ЭПК <1>
|
5л. <1>
|
<1> После окончания проектирования
|
| 10
|
Наблюдательные дела проектов (копии распорядительных документов, заключения экспертизы, справки, разрешения, акты и пр.)
|
__
|
До ликвидации организации или прекращения проектной деятельности
|
5л. <1>
|
<1> После окончания проектирования
|
| 11
|
Акты-справки о ходе выполнения работ по градостроительному планированию:
а) годовые
б) квартальные
в) месячные
|
5л.
3г.
1г.
|
5л.
3г.
1г.
|
5л.
3г.
1г.
|
|
| 12
|
Журналы регистрации замечаний по согласованию градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации
|
3г. <1>
|
3г. <1>
|
3г. <1>
|
<1>После утверждения градостроительной и/или проектной документации
|
| 13
|
Каталоги, аннотированные списки и перечни проектов строительства и объектов градостроительного планирования, разработанных проектными организациями
|
1г. <1>
|
20л. ЭПК
. <1>
|
__
|
<1>После замены новыми
|
| 14
|
Документы (акты, справки, переписка) о пересмотре, приостановке или прекращении разработки градостроительной, проектно-изыскательской и проектной документации
|
__
|
5л. . <1>
ЭПК
|
5л. . <1>
|
<1>После пересмотра, приостановки или прекращения разработки документации
|
| 15
|
Акты сдачи-приемки заказчиками выполненной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации
|
__
|
10л. . <1>
|
5л. . <1>
|
<1>После завершения проектирования рабочей стадии
|
| 16
|
Документы (акты, перечни, переписка) о приеме-передаче градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации зарубежными странами
|
5л. . <1>
|
10л. . <1>
|
10л. . <1>
|
<1>После окончания приема документации
|
| 17
|
Заключения и отзывы заказчиков и иных организаций на градостроительную, проектную и проектно-изыскательскую документацию до ее направления на государственную экспертизу
|
5л. . <1>
|
10л.
ЭПК .
|
5л.
|
|
| 18
|
Акты готовности градостроительных, проектных и проектно-изыскательских работ с приложениями
|
__
|
5л.
|
5л.
|
|
| 19
|
Документы (акты, протоколы, справки) по рассмотрению проектов подготовленной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации и ее утверждению
|
5л. . <1>
|
5л. .
ЭПК<1>
|
5л. . <1>
|
<1>После утверждения проектной документации
|
| 20
|
Образцы оформления (эталоны) градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
| 21
|
Документы (акты, справки, переписка) по автоматизации градостроительных и проектных работ
|
__
|
5л. ЭПК
|
__
|
|
| 22
|
Документы (замечания, пречни претензий) о рекламациях по выполненной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации
|
__
|
5л.
|
5л.
|
|
| 23
|
Журналы (карточки) учета (регистрации) градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации
|
__
|
До прекращения проект
ной деятельности или ликвидации организации
|
__
|
|
| 24
|
Генеральные схемы инженерных сетей (внутригородского водоснабжения, канализации, отопления, электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения и пр.)
|
Пост <1>
|
Пост
|
5л.
<2> ЭПК
|
<1>В организациях, согласовывающих схемы - до замены новыми
<2> После утверждения схем
|
| 25
|
Совмещенные схемы – планы внутригородских подземных и наземных коммуникаций и инжененрных сетей
|
Пост. <1>
|
Пост.
|
5л.
|
<1> В организациях, согласовывающих схемы - до замены новыми
<2>После утверждения схем
|
| 26
|
Схемы внутриплощадочных инженерных сетей, необходимые для осуществления строительства предприятий, зданий и сооружений на конкретном участке (трассе):
а) проект
б) рабочая документация
|
__
__
|
5л. <1>
20л. <2>
|
5л. <1>
10л. <2>
|
<1> После утверждения схем
<2>После утверждения рабочей документации
|
| 27
|
Ходатайства (декларации) о намерениях проектирования объектов недвижимости
|
5л.
|
__
|
10л.
|
|
| 28
|
Задания на разработку обоснований инвестиций в строительстве предприятий, зданий и сооружений
|
__
|
10л.
ЭПК <1>
|
5л.
<1>
|
<1>
После утверждения обоснований
|
| 29
|
Бизнес-планы по строительству и реконструкции объектов и уточнения к ним
|
__
|
15л.
ЭПК <1>
|
15л.
<1>
|
<1>
После окончания срока действия договора
|
| 30
|
Предпроектные предложения (проработки) по строительству и реконструкции объектов в различных вариантах
|
__
|
10л.
ЭПК <1>
|
15л.
<1>
|
<1>
После окончания срока разработки предложений
|
| 31
|
Эскизные проекты по различным вариантам проектирования и реконструкции объектов
|
__
|
15л.
ЭПК <1>
|
5 л.
|
<1>
После окончания разработки
|
| 32
|
Альбомы эскизных объемно-планировочных и технологических решений для строительства жилых и административных зданий
|
__
|
Пост
|
__
|
|
| 33
|
Проектные предложения (архитектурные концепции) по строительству и реконструкции объектов
|
__
|
Пост
|
10л.
<1>
|
<1>
После окончания срока разработки предложений
|
| 34
|
Технические условия на разработку специальных объектов и конструкций и их присоединение к инженерным сетям
|
До замены новыми
|
Пост
|
5л.
<1>
|
<1>
После окончания срока действия договора на разработку ТУ
|
| 35
|
Архитектурно–планировочные задания
|
5л.
<1>
|
Пост
|
5л.
<1>
|
<1>
После окончания разработки проекта
|
| 36
|
Индивидуальные проекты на строительствл предприятий, зданий и сооружений не оконченных проектированием:
а) задание на проектирование
б) проект (технико экономическое обоснование) при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»;
«Генеральный план и транспорт»;
«Технологические решения»;
«Архитектурно-строительные решения (стрительные решения; строительная часть)» <3>
в) рабочий проект при наличии законченных частей
«Общая пояснительная записка»;
«Генеральный план и транспорт»;
«Технологические решения»;
«Архитектурно-строительные решения (стрительные решения; строительная часть)»
г) рабочая документация
|
5л.<1>
5л.<1>
5л.<5>
5л.<4>
|
5л.ЭПК <1>
Пост. <2>
Пост. <5>
10л. <4> ЭПК
|
5л.<1>
5л.<1>
5л.<5>
5л.<4>
|
.<1>После истечения контракта с заказчиком
.<2>При отсутствии этих частей или одной из них – 10л.
.<3>Для объектов жилищно гражданского строительства при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»; «Архитектурно-строительные решения»
.<4> После истечения срока действия контракта с заказчиком
.<5> После истечения срока действия контракта с заказчиком
|
| 37
|
Инженерно-технические паспорта проектов
|
__
|
Пост
|
5л. <1> ЭПК
|
<1> После окончания проектирования
|
| 38
|
Расчеты строительных конструкций, технологических процессов и инженерного оборудования к индивидуальным проектам на строительство предприятия, зданий и сооружений
|
__
|
Пост
|
5л. <1>
|
<1> После передачи рабочей документации заказчику
|
| 39
|
Технические заключения по инженерному обследованию существующих зданий (сооружений) для их последующей реконструкции с приложениями (обмерочные чертежи, инженерные записки, технические планы зданий и пр.)
|
__
|
10л. ЭПК. <1>
|
5л.
|
<1> Для памятников архитектуры, истории и культуры – Пост.
|
| 40
|
Типовые поекты, типовые проектные решения предприятий, зданий и сооружений:
а) задание на разработку типового проекта
б) проект
в) рабочий проект
г) рабочая документация
|
5л. <1>
10л. <2>
10л. <2>
5л.
|
5л. ЭПК.
Пост.
Пост.
5л. <3> ЭПК
|
5л. <1>
5л. <1>
5л. <1>
5л. <3>
|
<1> После передачи проекта заказчику
<2> Для важнейших проектов, до 1992г. утвержденных Госстроем СССР, - Пост.
<3> После прекращения действия проекта
|
| 41
|
Рабочие чертежи типовых строительных конструкций, изделий и узлов:
а) технические решения
б) рабочие чертежи
|
10л. <1>
5л.
|
Пост.
До прекращения эксплуатации проекта
|
До прекращения эксплуатации проекта
3г.
|
<1>Для важнейших типовых конструкций, 1992г. утвержденных Госстроем СССР, - Пост.
|
| 42
|
Проекты для строительства предприятий, зданий и сооружений с применением типовых или повторно примененных частей индивидуальных проектов (проекты-привязки):
а) задание на проектирование
б) проект
в) рабочий проект
г) рабочая документация
|
5л. <1>
5л. <1>
5л. <1>
5л. <3>
|
5л. <1>
20л. ЭПК <2>
20л. ЭПК <1>
20л. ЭПК <3>
|
5л. <1>
5л. <1>
5л. <1>
5л. <3>
|
<1>После окончания срока договора с заказчиком
<2>При изменении базовых конструктивных решений и подземного хозяйства основного проекта –Пост.
<3> После ввода объекта в эксплуатацию
|
| 43
|
Журналы авторского надзора проектантов за строительством, реконструкцией и реставрацией объектов
|
__
|
20л. ЭПК <1>
|
__
|
<1> После сдачи объекта в эксплуатацию
|
| 44
|
Акты обследования работ по авторскому надзору за строящимися объектами
|
__
|
5л.ЭПК <1>
|
5л.
|
<1> После сдачи объекта в эксплуатацию
|
| 45
|
Опорные планы (схемы) привязки малых архитектурных форм к территории застройки
|
__
|
5л.ЭПК
|
5л.
|
|
| 46
|
Задание на проектирование малых архитектурных форм
|
5л. <1>
|
10л. ЭПК
|
5л. <1>
|
<1> После окончания разработки проекта
|
| 47
|
Художественно-эскизные проекты малых архитектурных форм
|
__
|
Пост.
|
5л. <1> ЭПК
|
<1> После окончания проектирования
|
| 48
|
Индивидуальные проекты малых архитектурных форм:
а) рабочий проект (документация)
|
5л. <1>
|
Пост.
|
5л. <1> ЭПК
|
<1> После истечения срока договора с заказчиком
|
| 49
|
Типовые проекты малых архитектурных форм:
а) рабочий проект
|
10л. <1>
|
Пост.
|
5л. <1> ЭПК
|
<1> После передачи проекта заказчику
|
| 50
|
Документы по расчету геометрии малых архитектурных форм (сводные расчеты поверхности, координатные ведомости и пр.)
|
__
|
15л. <1>
|
5л. <1>
|
<1>По окончании проектирования
|
| 51
|
Исходно-разрешительные документы на проектно-реставрационные работы (архитектурно-планировочные здания; историко- градостроительные заключения; протоколы, решения о необходимости реставрации объектов; ордера на производство археологических, земляных и иных работ и др.)
|
5л. <1>
|
5л. ЭПК <1>
|
5л. <1>
|
<1> После окончания проектно-реставрационных работ
|
| 52
|
Технические требования на подготовку специальных технологических проектов нестандартного оборудования, спецсигнализации, оформительских проектов и других исходных данных для проектирования
|
__
|
5л. ЭПК <1>
|
5л. <1>
|
<1> После утверждения проектов
|
| 53
|
Строительные паспорта объектов реставрации (генпланы земельного участка с вертикальными отметками, ситуационные планы участка, геокарты и пр.)
|
__
|
10л.ЭПК
|
5л. <1>
|
<1>После окончания проектно-реставрационных работ
|
| 54
|
Технические условия на присоединение коммуникаций к объектам реставрации
|
5л. <1>
|
5л. <1>
|
5л. <1>
|
<1>После окончания проектно-реставрационных работ
|
| 55
|
Акты, отчеты, справки, эскизы художественного обследования объектов реставрации
|
__
|
Пост.
|
До оконч. реставрации объекта
|
|
| 56
|
Акты технического состояния объектов реставрации и их территории
|
__
|
15л. <1> ЭПК
|
20л. <1> ЭПК
|
<1>После окончания проектно-реставрационных работ
|
| 57
|
Итоговые отчеты по всем видам инженерного, археологического, архитектурного, фотофиксационного обследования объектов реставрации
|
__
|
Пост.
|
5л. <1>
|
<1>После окончания проектно-реставрационных работ
|
| 58
|
Эскизные проекты реставрации (приспособления) объекта и/или ремонтно-реставрационных работ
|
__
|
Пост.
|
До окончания проектно-реставрационных работ
|
|
| 59
|
Журнал архитектурно-авторского надзора
|
__
|
20л. <1>
ЭПК
|
20л. <1>
ЭПК
|
<1>После ввода объекта в эксплуатацию или прекращения работ по реставрации
|
| 59
|
Заключительные отчеты, записки, справки с оценкой качества проведения проектно-изыскательских и проектных работ сторонними проектными организациями
|
__
|
Пост.
|
5л. <1>
ЭПК
|
<1>После окончания проектно-изыскательских работ
|
| 60
|
Отчеты, докладные записки, справки по проверке надежности, технического состояния и эксплуатационных свойств объектов строительства, возведенных по проектам сторонних организаций
|
__
|
Пост.
|
10л. <1>
ЭПК
|
<1>После ввода объекта в эксплуатацию
|
| 61
|
Каталоги авторской проектной документации, предлагаемой для рыночной реализации (приобретения)
|
__
|
10л.
ЭПК
|
До замены новым
|
|
| 62
|
Отчеты о проведении подготовительных работ по отбору и экспертизе самостоятельно разработанной проектной документации с целью инженерного сопровождения объекта в течение всего срока его эксплуатации сторонних организаций
|
__
|
5л. ЭПК
|
5л.
|
|
| 63
|
Конспекты лекционных курсов для подготовки и переподготовки кадров в области инвестиционного и инженерного проектирования
|
__
|
10л. ЭПК
|
5л.
|
|
Отметка "ЭПК", проставленная к конкретным видам архивных документов, означает, что часть таких документов, после истечения установленного срока временного хранения в организациях, подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.
Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Отметка "до минования надобности" означает, что архивные документы хранятся в организациях не менее 5-ти лет.
5. Восстановление подлинников
5.1. Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.
5.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.
5.3. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:
- размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;
- порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
5.4. В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.
5.5. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».
5.6. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.
5.7. Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.
6.Учет и хранение копий документов
6.1. В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.
|