работа - реферат

ГОУ ВПО «МаГУ»

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

(Кафедра ДиМД)

Курсовая работа

Организация документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан

______________________ ___________________ _______________________

Должность руководителя Подпись И.О.Фамилия

Магнитогорск 2010

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Нормативно-методическая база делопроизводства и термин документооборота………………………………………………………………...7

1.1 Нормативно - методическая база делопроизводства ………………………7

1.2 Понятие, принципы и характеристика документооборота………………..12

Глава 2. Основные правила организации документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет ……………………….…….22

2.1 Анализ составления документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет………………………………………….22

2.2 Рекомендации по совершенствованию документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет…………..32

Заключение.............................................................................................................37

Список использованной литературы…………………………………….....…..40

Приложение 1…………………………………………………………….……....43

Приложение 2………………………………………………………………….....44

Приложение 3………………………………………………………………….....45

Приложение 4.........................................................................................................46

Приложение 5 (пример входящего документа)

Приложение 6 (пример исходящего документа)

Приложение 7 (пример внутреннего документа)

Приложение 8 (журнал регистрации входящих документов)

Приложение 9 (журнал регистрации исходящих документов)

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. .[20, с.124].

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру руда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, то 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе курсовой мной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан.

Объектом исследования – организация документооборота. Предмет исследования – организация документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан.

Целью написания курсовой работы является организация документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан и рекомендации по его совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной структурой учреждения

- изучение основных этапов документооборота в учреждении

- внесение предложений по совершенствованию документооборота в учреждении.

Курсовой проект состоит из двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Глава 1. Нормативная - методическая база документационного обеспечения управления учреждения. Основные характеристики документооборота в учреждении.

1.1.Нормативная - методическая база документационного обеспечения управления учреждения.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления.[2, с.4].Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

1. законодательные и правовые акты РФ;

2. ГОСТ;

3. нормативные документы;

4. классификаторы;

5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).[19, с.23]

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

- законы РФ;

- указы и распоряжения Президента;

- постановления и распоряжения Правительства;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств, и других) – как общественного, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы. системы технологии. области применения стандартов и их содержания определяется государственными органами управления. в соответствии с законом «о стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.[19, с.24]

Ниже приведены основные стандарты в области делопроизводства

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. унифицированная система организационно – распорядительной документации. требования к оформлению документов»

ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. термины и определения»

ГОСТ Р 50992 – 96 «Защита информации. основные термины и определения»

ГОСТ 6.10.4 – 84 « Унифицированные системы документации. придание юридической силы документа на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. основные положения»

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006 – 2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования » [19, с.25]

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management.General, который был разработан в Европе в 2001 году и выдвигал единые нормы делопроизводства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 № 28-ст.

Стандарт содержит общие требования к методологии управления документами на всех носителях, а также процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства. Главная идея стандарта заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления.[19, с,27]

Область применения ГОСТ Р ИСО 15489-1-207:

- Распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

- Содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организации; .[7, с.44]

- Содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТЬ Р ИСО 14001;

- Содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы;

Государственная система документационного обеспечения (ГСДОУ) была принята в 1998 году как совокупность принципов и правил, устанавливающие единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных и технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления» [12, с,17]

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

- состав управленческих документов;

- порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

- оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

- общие требования к составлению текстов управленческих документов.

2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

- документооборота организации;

- построения информационно- поисковой системы (ИПС) по документам; контроля исполнения документов;

- подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации.[12, с.21]

В соответствии с Постановлением Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской федерации была разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» , утвержденная Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (далее – Типовая инструкция). Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (организация документооборота и исполнение документов, создание поисковой системы по документам, осуществление контроля исполнения документов, составление номенклатуры дел, правила формирования и оформление дел, организация оперативного хранения и порядок передачи документов на хранение в архив), а также правила подготовки и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.[12, с.18]

Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого сотрудника.

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификатор – нормативный документ, представляющий систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации [11, с.7]

Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКА ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.[11, с.8]

К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

o Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

o Общероссийский классификатор предприятий и организаций;

o Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).[11, с.9]

Нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной совокупностью законов, различных актов и методических документов, которой необходимо уметь пользоваться, применять в своей профессиональной деятельности. Так как нормативно-методическая база является основой, фундаментом науки документоведения, точнее её составляющей делопроизводства. .[23, с.47]

Эти знания и умение необходимы для правильного составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить работу с документами, что позволяет сэкономить время.

1.2 Характеристика документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента получения или создания до завершения исполнения или отправки [2]

Докумен т - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [2, с.7]

Документы отражают производственно- хозяйственную деятельность организациями, служат основой для бухгалтерской, экономической и статистической отчетности, а также имеют историческую и культурную ценность. Особое значение имеют документы по личному составу, закрепляющие факт трудовой деятельности работников и подтверждающие трудовой стаж. Персональную ответственность за состояние документального фонда несет руководитель организации. Работа с документами должна вестись в соответствии с законодательством РФ об архивном фонде РФ и архивах.

Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документа в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.[18, с.62]

Различают три потока документооборота:

o Входящие документ (поступивший документ) - документ, поступивший в учреждение

o Исходящий документ (отправляемый документ) - официальный документ, отправляемый из учреждения

o Внутренний документ: - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, ко­личестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем доку­ментооборота учреждения. Величина документооборота нужна для рас­чета необходимой численности делопроизводственного персонала, рас­чета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управ­ленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.[18, с.56]

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

1. прием и первичная обработка документов;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. регистрация;

4. контроль за исполнением;

5. информационно-справочная работа;

6. исполнение документов и отправка.

Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.[18, с.52]

Основными принципами документооборота являются, следующие:

- Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздачу копий документа лицам, в исполнение которого они участвуют одновременно и т.д.);

- Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;

- Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быт единообразным.

Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов .

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота. являются:

- Объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию(секретаря) за год, полугодие или квартал;

- Структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими квалификационными признаками;

- Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря). .[18, с.85]

Входящие документы проходят несколько стадий обработки:

a) первичная обработка

b) предварительное рассмотрение

c) регистрация

d) рассмотрение руководством

e) передача на исполнение

f) отправка

g) формирование дел и хранение.[24, с.15]

Документы поступают в организацию по почте, доставляются курьером или посетителями, принимаются по факсу, электронной почте или по телефону (телефонограмма). Корреспонденция, проходящая пол почте или по факсу без указания адресата или на имя руководства, обрабатывается самой службой документационного обеспечения управления. Корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, принимают и обрабатывают секретари подразделений или лица, исполняющие их обязанности.

При получении корреспонденции проверяется точность адреса сохранность упаковки. Если адрес ошибочный, документ возвращается ав почтовую службу. Если нарушена упаковка и есть сомнения в сохранности и полноте полученной документации, может составляться акт. Если в документе отсутствуют упомянутые в нем приложения, об этом делается запись на первом листе. Таким образом, отмечаются неточности в адресации. Запрос на досылку недостающих приложений высылается отправителю. Корреспонденция, адресованная лично. не скрывается. .[23, с.19]

Конверты прикладываются к документу в следующих случаях:

- дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте;

- даты подписания документа и его отправки значительно отличаются;

- конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

В остальных случаях конверт уничтожается.

Далее происходит предварительное рассмотрение документов с целью определить, куда именно они направляются [24, с.16]:

- в структурные подразделен

- конкретным исполнителям;

- руководству.

Без рассмотрения руководства исполнителям направляются документы, содержащие оперативную информацию, решения по которым могут принять сами исполнители. Документы передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Если исполнение документа предполагается в нескольких подразделениях, он размножается в необходимом количестве экземпляров и передается всем исполнителям.

3.Регистрация - это закрепление факта создания или получения документа путем простановки на нем даты и индекса и записи сведений о документе в регистрационных формах (журнале или карточке). Регистрации подлежат все документы, требующие учета или использования в качестве справочной информации. Не все документы регистрируются службой ДОУ. Плановые, бухгалтерские, финансовые и другие функциональные документы регистрируются в соответствующих подразделениях, в службе ДОУ на них проставляется только дата поступления. .[23, с.16]

Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителями или отделам доставки и передаются по назначению.

Регистрационные индексы присваиваются входящим документам в пределах календарного года.

Регистрационные журналы используются при относительно небольшом потоке входящих документов, поскольку поиск документов по журналам занимает много времени, кроме того, по журналу невозможно вести контроль исполнения документов. При большом потоке документов лучше использовать картотеки с карточками. В этом случае для отметок о присвоении очередного регистрационного номера используются специальные бланки - шахматные ведомости, которые заводятся на начало календарного года. Формы регистрационного журнала и карточки законодательно не регламентированы и устанавливаются самой службой ДОУ организации. При регистрации установлен следующий состав реквизитов входящего документа:

- автор или отправитель;

- название;

- дата документа;

- индекс (регистрационный номер) документа;

- заголовок, краткое содержание;

- решение (резолюция);

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела.

Исходящие и внутренние документы гораздо проще в обработке. Вся обработка заключается в их регистрации и передачи исполнителям либо отправке. Регистрация не отличается от описанной выше для входящих документов. Из состава реквизитов исключаются дата и индекс поступления. Их регистрация проходит в день подписания или утверждения. При передаче внутреннего документа подразделения в другое он регистрируется повторно. .[22, с.36]

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по следующим видам:

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу;

- акты ревизий;

- протоколов заседаний;

- отчеты;

- докладные записки и т.д..

Документы в каждой группе регистрируются отдельно, регистрационные номера (индексы) присваиваются в пределах группы.[24, с.16]

Внутренние документы организации передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме (журнале или карточке).

Служба ДОУ должна вести статистику обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные копии. Результаты учета документооборота доводятся до сведения руководства, и служить основой для совершенствования методов работы с документами в организации.

Слово nomenclatura в переводе с латинского означает «перечень, роспись имен». Это слово используется в основном для обозначения перечня названий, как система терминов или категорий, употребляемых в какой-либо отрасли науки или техники. Номенклатурными кадрами именовался перечень руководящих должностей, назначение на которые утверждалось в СССР партийными органами. Однако к делопроизводству эта номенклатура не относится. Здесь имеет смысл номенклатура дел. .[22, с.35]

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения [22, с.36]. Это классификационный справочник, определяющий, как разлеплять документы по делам. Что такое дело? Стандарт определяет дело - как совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Это сгруппированные и систематизированные документы, которые в таком виде удобно хранить, находить и использовать.

Номенклатура - важнейший инструмент организации делопроизводства [22, с.36]. Она должна отвечать следующим требованиям:

- полный охват всех документов, получаемых или создаваемых в организации;

- разделение документов постоянного и временного хранения, их отдельная группировка в дела;

- четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документа и исключает возможность ошибочного включения в него документов, не соответствующих содержанию или сроку хранения;

- систематизация внутри разделов по степени важности и срокам хранения.

Назначение номенклатуры очень широкое. Номенклатура дел применяется для классификации при распределении документов по делам. При этом заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки. С помощью номенклатуры отмечают ориентированные сроки хранения дел. Сама она может использоваться вместо описи при сдаче дел на архивное хранение или для составления описей на дела. Кроме того, номенклатура имеет справочное значение при изучении и анализе структуры организации. Она также служит основой для построения информационно - справочной системы по документам предприятий или справочной картотеки на документы. .[22, с.37]

Разработка номенклатуры дел включает следующие этапы:

1. определение перечня документов;

2. составление заголовка дел;

3. разработка квалификационной системы;

4. определение сроков хранения дел;

5. определение системы индексов и оформление номенклатуры.

В номенклатуру включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, в том числе и документы временных комиссий или групп, а также документы, не оконченные делопроизводством и поступившие из другой организации. В номенклатуру не включаются справочники, сборники и печатные издания. .[22, с.37]

Самое важное при составлении номенклатуры - это составление заголовков дел. Заголовок должен точно определять все входящие в дело документы и исключать вероятность включения документов из других дел. Заголовок содержит указание на род или вид документов (переписка, приказы, акты), а также о датах, корреспондентах и подлинности (оригинал или копия) документов. уточняется также периодичность документов , а при наличии форм - их номер и условнее обозначение. [23, с.58]

Классификационная схема строится в иерархическом порядке и обычно отражает структуру организации. Первыми размещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов, затем - организационная документация об организации в целом (уставы, положения). Далее следуют дела с плановым и отчетными документами, перепиской и другими документами.

При формировании дел могут использоваться несколько принципов группирования:

- номинальный признак: дела формируются по разновидности - приказы, протоколы, акты, справки;

- предметно - вопросный признак: за основу берется содержание документов

- авторский признак: предлагает группировку документов одного автора;

- кореспонденский признак: по нему группируется переписка;

- хронологический признак: означает группировку документов за календарный период.

Для обеспечения сохранности документов обозначаются сроки хранения. Сроки определяют группировку дел, так как дела со сроками хранения до 10 лет, свыше 10 лет или постоянного хранения не могут помещаться в одно дело. Сроки устанавливаются по перечням документов или экспертным путем. Если в одном деле содержится документы с разными сроками хранения , срок хранения всего дела определяет как наибольший.[24, с.78]

Система индексов, то есть условные обозначения для дел, помогает практическому использованию номенклатуры. В простейшем виде индекс формируется из условного обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в подразделении. При этом индексация структурных подразделений должна быть постоянной из года в год.

Порядок оформления номенклатуры определен в государственной системе документационного обеспечения управления и правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры в простейшем виде - это таблица из пяти граф:

- индекс

- заголовок

- количество томов

- срок хранения

- примечание.

Полезно в конце каждого раздела оставлять резервные номера для дел, не предусмотренных заранее. В конце отчетного срока (в конце года) в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел по срокам их хранения, а также количество дел, переходящих на следующий год. Итоговая запись заверяется подписью составившего номенклатуру лица с указанием даты составления. .[22, с.45]

Глава 2. Основные правила организации документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.

2.1 Анализ документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район республики Башкортостан

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства» Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. .[6, с.2]

Основными правилами организации Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. .[6, с.2]

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов[19, с.15]. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет. .[6, с.15]

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. .[6, с.16]

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

1. Входящие . Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанные непосредственно во входящем документе (схема №1), Пример входящего документа Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет показан в приложение 5.
2. Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации),(схема №2) Пример исходящего документа Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет показан в приложение 2.
3. Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через секретаря проходят все внутренние документы Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет. (схема №3) [17, с.3] Пример внутреннего документа Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет показан в приложение 7.

1.Документы, поступившие, в Администрацию сельского поселения Ильчигуловский сельсовет начинают свой путь к исполнению с секретаря (с общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают к секретарю.

Управляющий делами или секретарь производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет и в структурное подразделение «Бухгалтерия» организации. Управляющему делами Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности учреждения. А он свою очередь пересмотрев все документы передает их глава администрации, структурному подразделению «Бухгалтерия» или непосредственно исполнителям. Так как в учреждении отсутствует подразделение по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются непосредственно руководителю, то есть главе администрации..

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления Администрацию сельского поселения Ильчигуловский сельсовет

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются главе Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет и структурного подразделения.

2.Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".[1, с.4]

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись главе администрации вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.
Целесообразно в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. Руководитель Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.(Приложение 8). После регистрации документы направляются к секретарю. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость, отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

3.Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.[15, с.5]

Учет объема документооборота организуется для установления:

• Загрузки Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет, его подразделений и службы документационного обеспечения управления;
• потребности Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет организационной и электронно-вычислительной технике

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Общие правила регистрации документов в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.[6, с.8]

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается главой Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.[6, с.8]

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа вручную фиксирующий факт и время поступления документа в Администрацию сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет используют две формы регистрации документов: журналы и регистрация, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (Схема № 3).Карточная форма регистрации не используется, так как объем документооборота не превышает 500 документов в год.

Схема №4

Организация контроля исполнения .

В Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет применяют одну форму регистрации: журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Форма журнальной регистрации входящих документов.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов .[24, с.58]

Организация контроля за исполнением документов в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (Схема № 4).

ССхема 4.

Контроль исполнения документов

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на секретаря Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.[6, с.5]

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. .[6, с.6]

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ"[1, с.8]

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело").

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

2.2 Рекомендации по совершенствованию документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет .

В управленческой деятельност и, как правил о, решаются задачи двух типов: ори гинальные (нетривиаль ные) и од нот ипные, повторя­ ющиеся . Оригинальные зад ач и нельзя унифицировать и стандарти­з овать в полном об ъеме, но для них м огут быть стан дарти зованы принципы реше ния. Для повторяющихся однотипных з адач в боль­шинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологи ю их ре шения, так и форм ы представлен ия и нформ ации.

Под у нификаци ей в ши роком смысле понимается у мен ьшение многообразия типов и видов изд елий одинакового фу нкционального назначении . Применитель но к управле нческим докум ентам унификация заключается в установлении единообраз ия в составе и форм ах управ­ленческих документов, создаваемых в процессе осущес твления од­нотипных управленческих функций и з ад ач.

Стандартизация — это форма юрид ического закрепления резу льта­то в у нифи кации. В практи ке совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются госуд ар­ственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивно­го дела и на требования к составлению и оформлению управленчес­ких документов.

Основная цель уни фикации и стандартиз ации - соз дание таких систем документации, применение которых буд ет эконом ически эффективно, приведет к увеличению врем ени на творческие элемен­ты управленческого труда , повысит общ ую культуру управления. Унификация и стандартиз аци я документов— основ ные направле ни я совершенствовани я документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы. [16, с.5]

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

- терми ны и определения, используемые при работе с управлен­ческ ой информацией;

- организ ационные структуры организаций, учреждений и пред­п ри ятий;

- классификаторы управленческих функций; управленческая документация.

Унифи кация управленческих документов предполагает: унифи­кацию состава и форм докум ентов, применяем ых для документиро­в ания управленческой деятельности. Унификация состава докумен­тов организации заключается в отборе и закреплении ком плекса документов, необходимых и достаточных для решения управленчес­кой задач. В ре зультате унификаци и состава документов исключают­ся формы документов, не вызванные де йствите льными потребностя­м и управления, и состав документов организации может быть значи­те льно сокращен. Унификаци я форм документов з аключается в от­б оре н закреплении в унифицированных формах документов инфор­мац ионных показ ателей и реквизитов, соответствующих назнач ени ю документов, и ус тановлении единых требований к их составлению и оф ормлению.[16, с.8]

Резул ьтаты унификации состава документов получа ют свое з а­крепле ни е в Табеле форм документов, а результаты унификаци и форм докуме нтов - в Альбоме форм документов, применяе мых в Деятельности организац ии.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для того следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства.

Безграмотной постановки делопроизводства на предприятии, эффективная деятельность становится невозможной. Подразделения погрязают в бумагах. Отсутствует возможность грамотно планировать работу, т.к. нет четкости в доведении распорядительно-информационной документации до сотрудников компании. Незнание норм времени на выполняемые виды работ не позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день.

Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии необходимо помнить, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

Для автоматизации процесса документооборота, эффективного информационного обеспечения процесса управления и принятия решений целесообразно:

- создать информационную систему документооборота

- смоделировать службу ДОУ

- подготовить проект положения «Положение о службе ДОУ.»

Такая система автоматизирует рутинные операции по обработке корреспонденции, а также позволяет контролировать исполнение поручений руководителя и вышестоящих организаций. Банк данных системы должен содержать информационно-поисковые образы всех документов, поступающих и/или исходящих из организации, включая официальные нормативные правовые документы.

Реализация программного обеспечения системы возможна на базе современных информационных технологий с использованием программных продуктов Staffware и Microsoft FoxPro. Система состоит из четырех рабочих мест, объединенных в локальную вычислительную сеть под управлением операционной системы UnixWare Application Server. Рабочие места пользователей представляют из себя IBM-совместимые персональные компьютеры с операционной оболочкой Microsoft Windows.

Рассмотрим подобную систему на примере функциональной структуры информационной системы документооборота:

Структура системы включает четырех основных функционально выделенных автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на решение специфических задач, в т.ч.:

АРМ главы администрации - предназначено для осуществления оперативного контроля за исполнением документов, внесения резолюций

АРМ управляющего делами - предназначено для осуществления административного управления работой системы, для оперативного контроля за движением документов, текущего контроля за исполнением поручений руководства и подготовки отчетов.

АРМ по приему и обработке входящей и исходящей корреспонденции - предназначено для регистрации входящей и исходящей корреспонденции (от юридических лиц)

АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - предназначено для оперативной выдачи отчетов и справок о движении документов, а также для работы с письмами и обращениями граждан (физических лиц).

В службу ДОУ администрации будут входить два человека: это управляющий делами и специалист - секретарь. Секретарь непосредственно подчиняется и управляющему делами и главе администрации.

Ниже приведен проект о службе документационного обеспечения управления.(приложение 4)

Заключение.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения)и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведёт один секретарь.

Таким образом, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Существует ряд требований к оформлению управленческих документов, которые необходимо выполнять.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение учреждения.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным учреждением, в частности Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет документированной информацией.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Список использованной литературы:

Источники

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

3. ГОСТ Р 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.- М.: Издательство стандартов, 1987.

4. ГОСТ Р 6.10.4–84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документа на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. основные положения» - М.: Издательство стандартов, 1984.

5. ГОСТ Р 34.10 – 2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».- М.: Издательство стандартов, 2001.

6. Инструкция по делопроизводству в Администрации СП Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан № 4-7 УД от 26.04.2007 г.

7. Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» - М.: Издательство стандартов, 2007

8. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1995.

9. Общероссийский классификатор предприятий и организаций ОКПО-93 - М: Изд-во стандартов, 1994

10. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). М: Изд-во стандартов, 1994

11. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации М.: Госстандарт, 2000.

12. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.

13. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536

14. Устав сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан №RU035483272009001 от 03 июля 2009 года.

15. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «ОБ информации, информационных технологиях и защите информации»

16. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ « ОБ архивном деле в Российской Федерации»

Учебники и учебные пособия.

17. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994. М.И.

18. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник/ М.И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс , 2009.

19. Березина Н.М, Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство .3-е изд. - СПб: Питер, 2007.

20. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно - издательский центр «Филинъ», 1998.

21. .Бутенко И. А. БОСС-Референт: повышение эффективности управления организацией в государственных структурах управления: Доклад на девятой Международной научно - практической конференции. - М: Росархив, ВНИИДАД, 2003

22. .Васильев Д.В Делопроизводство на компьютере. - М.: Приор, 1997.

23. Ларьков Н.С Документоведение: учебное пособие /М.: АСТ: Восток - Запад, 2006

24. Клоков, В.С. Пташинский И.В.Эффективное делопроизводство (+ СD с видеокурсом и программами). /СПб.: Питер, 2008

25. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / М: ЗАО «Бизнес - школа «Интел-Синтез», 1999.

26. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

27. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2004

28. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2003

29. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2003

Приложение 1

Схема прохождения входящих документов

Приложение 2

Схема прохождения исходящих документов

Приложение 3

Схема прохождения внутренних документов

Приложение 4

Администрация СП Ильчигуловский сельсовет Учалинский район Муниципальный район УТВЕРЖДАЮ

Республика Башкортостан Глава администрации

Ф.В. Исаева

05.11.2009

ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОУ

05.11.2009 №1

Сельское поселение Ильчигуловский сельсовет

1. Общие положения

1.1 Полное официальное наименование юридического лица: Сельское поселение Ильчигуловский сельсовет Учалинский район Муниципального района Республики Башкортостан

1.2 Сокращенное наименование юридического лица: Ильчигуловский сельсовет Учалинского района Республики Башкортостан.

1.3 Цель создания и функции организации: деятельность органов местного самоуправления поселковых сельских населенных пунктов.

1.4 Организационно-правовая форма организации: муниципальное образование.

1.5 Сельское поселение Ильчигуловский сельсовет в своей деятельности руководствуется Уставом от 16 июня 2009 года №34.

1.6 Глава Сельского поселения является высшим должностным лицом Сельского поселения и наделяется Уставом в соответствии с Федеральным законом собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Глава Сельского поселения осуществляет свои полномочия на постоянной основе, избирается большинством голосов от установленного числа депутатов Совета. Срок главы Сельского поселения 4 года.

Полномочия главы Сельского поселения прекращаются досрочно в случае:

- Смерти;

- Отставки по собственному желанию;

- Отрешения от должности в соответствии с Федеральным законом;

- Признания судом неспособным или ограниченно дееспособным;

- Признания судом безвестно отсутствующим или объявления умершим;

- Вступления отношения его в законную силу обвинительного приговора суда;

- Выезда за пределы Российской Федерации на постоянное место жительства;

- Прекращения гражданства Российской Федерации;

Полномочия главы Сельского поселения прекращаются досрочно также и в иных случаях, установленных Федеральным законом.

1.7 Документы Сельского поселения Ильчигуловский сельсовет являются его собственностью, вопросы работы с ними регулируются Инструкцией по делопроизводству, Регламентом Совета и Уставом Сельского поселения. Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район.

1.8 Документационное обеспечение Совета и администрации, контроль над соблюдением единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются управляющей делами.

1.9 Непосредственное ведение делопроизводства в Совете и в сельском поселении Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район осуществляется управляющей делами

1.10 Управляющий делами в своей деятельности руководствуется:

- с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан;

- постановлениями, решениями, приказами, распоряжениями по Сельскому поселению Ильчигуловский сельсовет;

- основными положениями ГСДОУ;

- правилами и указаниями Федеральной архивной службой РФ;

- инструкцией по делопроизводству.

1.11 Порядок применения печати

В Совете и администрации используется круглая гербовая печать и печать для документов. Круглой печатью Совета подтверждается подпись главы сельского поселения на решениях, протоколах заседаний Совета. Круглой печатью администрации подтверждается подпись главы сельского поселения на постановлениях, распоряжениях, протоколах общественных комиссий, письмах. Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей устанавливается соответствующим распорядительным документом. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи.

2.Основные задачи и функции .

Основными задачами управляющего делами являются внедрение единого порядка работы с документами в Сельском поселении (в том числе с документами создаваемыми средствами вычислительной техники) в соответствии с ГСДОУ и действующими нормативами; совершенствование форм и методов работы с документами с учетом механизации и автоматизации документационных процессов.

Для осуществления указанной задачи на него возлагаются следующие обязанности:

- Своевременное рассмотрение входящей, исходящей и внутренней документации, предоставляемой для доклада главе Сельского поселения Ильчигуловский сельсовет;

- Организация и контроль над выполнением решений главы Сельского поселения Ильчигуловский сельсовет;

- Систематический контроль над своевременным исполнением документов

- Оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в деле, рациональная организация переписки.;

- Прием, регистрация, хранение, учет, доставка и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

- Обеспечение методического руководства по организации ведения делопроизводства;

- Организация подготовки и повышения квалификации работников по делопроизводству;

- Организация работы по приему руководством сельсовета посетителе о личным вопросам.;

3. Права и обязанности

3.1 принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в Сельском поселении Ильчигуловский сельсовет;

3.2 контролировать и требовать от специалистов выполнения установленных правил работы с документами в организации;

3.3 проводить проверку документационного обеспечения управления в Сельском поселении Ильчигуловский сельсовет и доводить итоги проверок до главы сельского поселения для принятия соответствующих мер;

3.4 привлекать в установленном порядке специалистов к подготовке проектов документов по поручению главы Сельского поселения;

3.5 возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

3.6 подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

3.7 разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

3.8 вносить предложения главе Сельского поселения о применении административных мер во всех случаях нарушения специалистами установленных правил работы с документами;

3.9 участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними:

3.10 Права, обязанности сотрудников определяются должностными инструкциями.

4. Ответственность

4.1 Работники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается главе сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.

4.2 Передача документов, их копии работникам сторонних организаций допускается с разрешения главы сельского поселения или управляющего делами Сельского поселения.

4.3. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию управляющего делами передаются другому работнику.

5. Взаимоотношения

5.1 Глава Сельского поселения является высшим должностным лицом Сельского поселения, осуществляет непосредственное руководство Сельским поселением Ильчигуловский сельсовет по рационализации делопроизводства и контроля исполнения.

5.2. В непосредственном подчинении глава сельского поселения находятся: управляющий делами, ему подчиняются специалист 2 категории – секретарь, и специалист 2 категории – землеустроитель.

5.3. На управляющего делами возлагается организация работы по делопроизводственному обслуживанию в Сельском поселении.

5.4 Управляющий делами выполняет свои обязанности в соответствии с функциями Сельского поселения и его указания по вопросам организации делопроизводства являются обязательными для всех сотрудников.

Обоснование наименования и подчиненность каждого структурного подразделения

Глава сельского поселения осуществляет непосредственное руководство Сельским поселением. Ему подчиняются управляющий делами, главный бухгалтер, специалисты 2 категории.

Управляющему делами подчиняются специалист 2 категории – секретарь, и специалист 2 категории – землеустроитель.

Порядок согласования и утверждения положения о службе ДОУ.

Положение о службе ДОУ разрабатывает управляющий делами в соответствии с действующим законодательством, основными положениями ГСДОУ, правилами и указаниями Федеральной архивной службой РФ, инструкцией по делопроизводству. Подготавливает положение специалист 2 категории – секретарь. Утверждает глава сельского поселения.