Организация документального обеспечения ЗАО Белка - реферат

СОДЕРЖАНИЕ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.. 1

СОДЕРЖАНИЕ.. 2

ВВЕДЕНИЕ.. 3

1. ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖБЫ ДОУ.. 4

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.. 6

3. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ.. 12

4. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ СЕКРКТАРЯ-РЕФЕРЕНТА.. 14

5. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 16

6. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ КОНТРОЛЯ.. 18

7. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ... 21

8. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.. 32

9. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ.. 36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 37

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ... 38

ПРИЛОЖЕНИЯ.. 39

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАО «Белка»

ВВЕДЕНИЕ

Закрытое акционерное общество «Белка» находится по адресу: Россия, г. Петрозаводск, 154500, ул. Ключевая 20, офис 9, тел. (88142) 42-30-21, факс (88142) 33-32-43.

Основным видом деятельности фирмы, является закупка и обработка пушнины.

Цели и задачи: изучить общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), и провести анализ организации ДОУ на данном предприятии.

Я считаю, что эта тема актуальна, так как документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, чёткость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счёте, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объёмах работы – целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

Документационное обеспечение управления (ДОУ), как, любая другая важная деятельность, требует внимания руководителя (менеджера), понимания им важности, и особенностей этой работы. Любой руководитель является, организатором производства и управления и поэтому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖБЫ ДОУ

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:

- управление делами;

- общий отдел;

- канцелярия;

- секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь.

Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической це­почке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

- организация работы;

- руководство документационным потоком;

- координация видов работ с документами;

- контроль за последовательностью работы с документами;

- организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работы с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа по совершенствованию документационного обес­печения в организации;

- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычисли­тельной и организационной техники.

- на подпись руководству;

- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

Функции службы ДОУ:

- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

- доклад руководству о документах, контроль правильности оформле­ния документов, представленных

- изготовление и размножение документов;

- разработка номенклатуры дел, хранение дел;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

- организация работы архива;

- повышение квалификации работников службы ДОУ.

В нашей организации работу службы ДОУ выполняет секретарь.

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Деятельность Закрытого акционерного общества «Белка», как и любой другой организации, сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управ­ленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003 разработан Всерос­сийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие – 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартиза­ции в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распо­рядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт приме­нения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

Оформление реквизитов.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

- юридическую силу документов;

- оперативное и качественное их исполнение и поиск;

- возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;

- качество документов как исторических источников.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются рек­визитами.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов. Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположе­ния должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003. Всего реквизитов 30.

Реквизиты подразделяются на: основные (обязательные) и дополнительные.

Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.

Схема расположения реквизитов закреплена в формуляре-образце документа.

Формуляр – совокупность расположенных в определенной последовательно­сти реквизитов документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного доку­мента, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавлива­ющая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Виды бланков и требования к ним

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Бланк – стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типографским или каким-либо другим способом постоянной информацией об органи­зации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.

Применение бланков:

- придает информации официальный характер;

- ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной информации;

- сокращает трудозатраты на составление документов;

- упрощает восприятие информации;

- повышает культуру управленческого труда.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два формата бланков – А-4 (210 х 297 мм) и А-5 (148 х 210 мм).

Бланки документов должны иметь поля (пример 1.3.2) не менее (мм):

- 20 – левое;

- 10 – правое;

- 20 – верхнее;

- 20 – нижнее.

- с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготов­лении конкретного документа.

В ГОСТе Р 6.30-2003 указаны минимальные размеры полей, максимальные их значения не оговариваются. Бланки допускается изготавливать:

- типографским способом;

- с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);

Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.

При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верх­него поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру – центрированный способ.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 мм х 88 мм (28 ударов) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение, пример 1.3.6), либо по центру отведенной площади (цен­трированное расположение, пример 1.3.5). Угловой вариант позволяет более эко­номно использовать площадь листа бумаги, так как верхний правый угол докумен­та остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, а также для написания резолюции. Поэтому особенно удобен угловой бланк для писем.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков для организации, структурного подразделения, должностного лица:

- бланк письма;

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать:

- бланк должностного лица;

- бланк структурного подразделения.

Эти бланки создаются в том случае, если руководитель структурного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи.

Бланки документов проектируют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А к ГОСТу Р 6.30-2003.

Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме писем. На общем бланке (примеры 1.3.7, 1.3.8, 1.3.13) в зависимости от учреди­тельных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 — наименование организации;

14 — место составления или издания документа.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий и угол­ков – места расположения некоторых переменных реквизитов:

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

18 — заголовок к тексту документа;

19 — отметка о контроле;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Бланк конкретного вида документа (примеры 1.3.11, 1.3.12, 1.3.15), кроме письма, – это разновидность общего бланка, на который заранее нанесен рекви­зит 10 «Наименование вида документа». Изготовление бланка конкретного вида документа допускается, если в организации документов данного вида издается более 200 в год.

Бланк структурного подразделения организации или бланк должностного лица отличаются от остальных бланков тем, что после реквизита 08 «Наименова­ние организации» наносится наименование структурного подразделения или долж­ностного лица (пример 1.3.16).

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовле­ния всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера стра­ниц проставляют посередине верхнего поля листа (пример 1.3.17).

Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.).

Если документ подлежит рассылке по нескольким адресам, то на бланке офор­мляют первый лист каждого экземпляра документа.

Не рекомендуется нумеровать страницы следующим образом:

«-6-»; «5 с.»; «IVстр.».

Порядок применения, изготовления, использования, учета и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен Федеральным Конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Организационные документы – это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию,

структуру, штатную численность, состав должностей (руководите­лей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организа­цию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы содержат положения, обязательные для испол­нения.

К организационно-правовым документам относятся:

- устав организации;

- положение об организации;

- учредительный договор;

- положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

- регламент;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- инструкции по определенным направлениям деятельности;

- должностные инструкции работников;

- правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Распорядительные документы

Руководство любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, наделяется правом издания распорядительных документов.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного докумен­та, в котором фиксируют решение административных и организационных вопро­сов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирова­ния деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98).

Распорядительные документы с точки зрения сферы своего действия подразделяются на:

- правовые акты, действующие на федеральном уровне (издаваемые Президентом и Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

- правовые акты, действующие на уровне краев, областей, городов республиканского значения (Москва и Санкт-Петербург), автономных областей и ок­ругов;

- правовые акты, действующие в пределах отрасли;

- правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения,
предприятия, фирмы.

Состав распорядительных документов организаций, действующих на основе единоначалия, зависит от статуса организации, от ее принадлежности к определен­ной форме собственности (государственная, негосударственная, муниципальная).

Организации, учреждения, предприятия, действующие на основе единоначалия, издают приказы, распоряжения.

В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота вла­сти принадлежит одному лицу – руководителю, принимаемые решения в ходе регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах – приказе, распоряжении.

Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных до­кументов.

К справочно-информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомога­тельный характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ

В закрытом акционерном обществе «Белка» управление информационными ресурсами осуществляется на основании Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации».

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;

создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;

защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлени­ях и процессах независимо от формы их представления;

информатизация – организационный социально-экономический и на­учно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворе­ния информационных потребностей и реализации прав граждан, органов го­сударственной власти, органов местного самоуправления, организаций, об­щественных объединений на основе формирования и использования инфор­мационных ресурсов;

документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иден­тифицировать;

информационные процессы – процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации;

информационная система – организационно упорядоченная совокуп­ность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реали­зующих информационные процессы;

информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные масси­вы документов, документы и массивы документов в информационных систе­мах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах);

информация о гражданах (персональные данные) – сведения о фак­тах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифи­цировать его личность;

конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Россий­ской Федерации;

средства обеспечения автоматизированных информационных сис­тем и их технологий – программные, технические, лингвистические, право­вые, организационные средства (программы для электронных вычислитель­ных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводитель­ная документация), используемые или создаваемые при проектировании ин­формационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию;

собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения – субъект, в полном объеме реализую­щий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными объектами;

владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения – субъект, осуществляющий владе­ние и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распо­ряжения в пределах, установленных законом;

пользователь (потребитель) информации – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

4. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ СЕКРКТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

В практике управления сложились определенные должностные ступени секретаря. По­мимо упомянутых, это секретарь-референт, референт, руководитель секретариата, офис менеджер, но нормативно они не закреплены. В позитивном решении этого противоречивого вопроса можно воспользоваться опытом Скандинавской группы Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS), которой был разработан специальный документ" «Ступени карьеры и повышения квалификации секретаря». Че­тыре уровня:

А - примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России;

В - уровню секретаря;

С - уровню секретаря-референта;

D - уровню референта, руководителя секретариата, офис-менеджера.

Уровень С * (соответствует уровню секретаря-референта в России). Уровень С базируется на уровне В + дополнительное образование и стаж работы на уровне В.

1. Описание работы:

- печать (на двух иностранных языках) с рукописи или под диктовку;

- составление меморандумов, писем, факсов и других документов;

- проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.п.)!

- подготовка пленок для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов;

- организация командировок и совещаний;

- ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;

- самостоятельная работа (т. е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, рабо­та с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).

2. Уровень ответственности:

- осуществление связи между руководителем и остальными сотрудниками;

- контроль за исполнением заданий и отчетность;

- обязанность четко разбираться в структуре компании и направлениях ее деятельности, знать спе­циализацию сотрудников и внешние связи компании.

3. Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года или не менее пяти лет стажа работы секретарем уровня В;

- дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компь­ютерных программ;

- предпочтителен опыт работы за рубежом.

4. Личностные качества:

- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;

- хорошие организаторские способности;

- хороший литературный стиль;

- способность справляться со стрессовыми ситуациями.

5. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот – это «движение документов в организации с момен­та их создания или получения до завершения исполнения или отправки»*.

Движение документов в организации не может быть случайным, хаотич­ным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстро­та перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с до­кументами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования, предъявляемые к документообороту:

- прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов ис­ключены);

- распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

- оперативное перемещение документов;

- единообразие маршрута движения документов и технических опера­ций с ними, однократность каждой операции.

Движение документов во всех случаях отражает организационную струк­туру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

- поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих ор­ганов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справ­ками, письмами, актами и заявлениями граждан);

- отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вы­шестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным уч­реждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Годовой объем документооборота – это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наибо­лее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

6. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ КОНТРОЛЯ

В структурных подразделениях руководители должны обеспечивать оперативное рассмотрение документов, доводить их до исполнителей, осу­ществлять контроль, за качественным исполнением документов по существу вопроса.

Руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Документы, полученные для согласования, рассматривают в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на сле­дующий день. Срочные документы передают для исполнения немедленно.

Исполнение документа включает:

- сбор и обработку информации;

- подготовку проекта документа;

- оформление;

- согласование;

- представление на подписание (утверждение) руководством предпри­ятия или руководителями структурных подразделений;

- подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. Если нужно, готовит список на рассылку доку­мента в организации.

Если нет необходимости составлять дополнительный документ, то испол­нитель осуществляет такие промежуточные действия, как запрос сведений, телефонные переговоры и т.д., подготавливая, таким образом, окончательное решение к намеченной дате.

Если назначен ответственный исполнитель, то все другие исполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и предос­тавление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходи­мых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный за исполнение документа отвечает за полноту и досто­верность информации, использованной при подготовке документа.

Контроль исполнения документов и решений за всеми зарегистрирован­ными документами – одна из функций управления.

Цель контроля исполнения документов:

- своевременное и качественное их исполнение;

- получение информации для оценки деятельности структурных под­разделений и сотрудников;

Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:

- постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения, заполняет регистрационно-контрольную карточку, РКК);

- своевременное доведение документов до исполнителей (поступив­шие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подпи­сания);

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окон­чания работы над документом, например, при 30-дневном сроке – за 10, 5 и 2 дня, запись о состоянии исполнения в «Контрольной отмет­ке» РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполне­ния и т.д.);

- учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, вы­полненных и не выполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результа­тах исполнения;

- информирование о ходе исполнения документов на оперативных со­вещаниях.

Контролируют на разных уровнях:

- своевременность исполнения документов;

- соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- соответствие формы созданных документов их содержанию;

- уровень и формы удостоверения документов;

- соответствие подписей их расшифровкам;

- идентичность всех экземпляров.

Контроль за документами осуществляют:

- служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответст­вием экземпляров, подписей);

- руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

- исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение.

Руководитель может возложить контроль, за исполнением документов, на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядитель­ных документов.

Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоёмкий процесс, к тому же ценность докумен­тов не одинакова.

Поэтому на практике документы классифицируют на те, исполнение которых подлежит контролю, и те, за исполнением которых кон­троль необязателен.

Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, состав­ляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю, и методику его организации.

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

- документы вышестоящих органов;

- распорядительные документы данной организации;

- важные специфические документы, свойственные этой системе управ­ления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из этапов:

- принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

- постановка отметки об исполнении («отметка об исполнении») в РКК и на документе информирования контрольной службы организации – об исполнении документа, находящегося на централизованном кон­троле;

- перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);

- подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимают с контроля после испол­нения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.

7. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА

КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Важнейшей функцией кадровой службы организации (или сотрудника, ответственного за кадры) является документирование трудовых правоотношений. Кадровая документация отражает вопросы движения работников в организа­ции, а именно прием, перевод, увольнение и т. д.

Эта документация является неотъемлемой частью практической деятельности организации, так как закрепляет трудовые отношения работников и работодате­ля, подтверждает трудовой стаж граждан, является средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров. В состав кадровой документации входят документы различного функциональ­ного назначения:

- первичные учетные документы (личная карточка формы Т-2 и формы Т-2 ГС);

- распорядительные документы (приказы, распоряжения);

- организационные документы (должностные инструкции, правила внутрен­него распорядка организации, штатное расписание);

- справочно-информационные документы (справки, докладные и объясни­тельные записки, акты, протоколы).

Оформление кадровой документации любой организации, в том числе коммер­ческой, осуществляется в соответствии с:

- Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2000 г., который был введен в действие с 1 февраля 2002 г. (далее – ТК РФ);

- Унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее – Унифицированные формы);

- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила);

- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция);

- другими нормативными документами.

Далее будут рассмотрены требования к оформлению и ведению трудового до­говора, приказов (распоряжений) по личному составу, трудовых книжек, личных дел, личной карточки и

других документов.

Трудовой договор – это основной документ, регулирующий трудовые отноше­ния, определяющий права и обязанности сторон.

В ст. 56 ТК РФ дано следующее определение:

«Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работни­ку заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации прави­ла внутреннего трудового распорядка».

Трудовой договор является основным документом при урегулировании трудо­вых споров.

Структура договора может быть различной в зависимости от назначения доку­мента, но некоторые условия должны присутствовать в каждом договоре.

Различаются существенные (обязательные) и дополнительные условия тру­дового договора.

К существенным условиям трудового договора относятся (ст. 57 ТК РФ):

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалифи­кации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

К дополнительным относятся такие условия трудового договора, которые мо­гут касаться иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюде­ние коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т. д.

Испытательный срок также относится к дополнительным условиям трудового договора. Устанавливается испытательный срок в целях проверки соответствия работника предполагаемой работе. Условия испытания определяются в трудовом договоре и закрепляются в приказе о приеме на работу. Срок испытания, как пра­вило, не превышает трех месяцев. В срок испытания не засчитываются периоды, в которые работник отсутствовал на работе. Если работник не выдержал испыта­ния, он может быть уволен до истечения испытательного срока без выплаты вы­ходного пособия (ст. 70, 71 ТК РФ).

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры заключаются:

- на неопределенный срок;

- на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный трудовой договор заключается в случае, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоя­щей работы, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом (ст. 59 ТК РФ).

Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, явля­ются: наименование организации, наименование вида документа (трудовой дого­вор), дата, регистрационный номер, место заключения договора, текст, подписи, оттиск печати.

В заключительной части текста трудового договора указываются реквизиты сторон (от работодателя – банковские реквизиты, от работника – паспортные данные). Договор скрепляется подписями и печатями организаций.

Трудовой договор составляется в 2 экземплярах: 1-й остается у работодателя, 2-й передается работнику.

Трудовой договор должен быть заключен не позднее 3 дней со дня фактиче­ского допуска работника к работе.

«Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заклю­ченным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работода­теля или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе» (ст. 67 ТКРФ).

Общие требования к составлению и оформлению приказов по личному составу

Приказами по личному составу оформляются не только прием на работу, перевод и увольнение, для которых разработаны унифицированные формы, но и другие действия, например, изменение анкетно-биографических данных, наложение взысканий. А для подобных приказов унифицированных форм нет. Поэтому нуж­но уметь составлять приказы самостоятельно.

Текст большинства приказов по личному составу не имеет констатирующей части и ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Кадровые приказы сразу начина­ются с глагола, обозначающего распорядительное действие: «ОБЪЯВИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ» и т. д.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями ТК РФ.

Заголовки в индивидуальных приказах – это существительные, образованные от глагола, обозначающего действие, например: «Об изменении фамилии» (от глагола «изменить»). Заголовок сводного приказа – «Поличному составу».

Для оформления индивидуальных приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, которое помещается после текста приказа. В сводных приказах ссылкой на письменное основание должен заканчиваться каждый пункт. Основанием для составления приказа могут быть: трудовой договор или личное заявление сотрудника, докладная записка руководителя структурного подразде­ления, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии, и др.

Для издания приказа об изменении анкетно-биографических данных (фами­лии, имени, отчества и др.) основанием могут быть свидетельство о браке, свиде­тельство о рождении и др. В приказе о наложении взыскания должны быть указаны причины и вид взыскания. Исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий указан в ст. 192 ТК РФ. Основанием для таких приказов являются доклад­ная записка руководителя структурного подразделения, в котором работает со­трудник, либо объяснительная записка самого сотрудника.

Приказы по личному составу доводятся до сведения сотрудников под расписку.

Визы ознакомления сотрудников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта сводного приказа, либо после подписи руководите­ля.

Проект приказа по личному составу обычно согласовывается с заинтересован­ными должностными лицами, а именно:

- с руководителем кадровой службы;

- с главным бухгалтером;

- с юрисконсультом;

- с руководителями структурных подразделений, работники которых упоми­наются в приказе.

Визируется проект приказа в следующей последовательности:

- руководитель кадровой службы;

- руководитель структурного подразделения, сотрудник которого упоминает­ся в приказе;

- главный бухгалтер или специально назначенный сотрудник бухгалтерии (в некоторых случаях эта виза обязательна, например, при заключении тру­дового договора на должности, связанные с материальной ответственностью);

- заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Визы оформляются на оборотной стороне листа в нижней части (пример 3.9.26).

Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основ­ной деятельности в пределах каждого календарного года и имеют свою валовую нумерацию. В регистрационной форме указывают: дату, номер, содержание, кем подписан документ.

При формировании дел с приказами следует учитывать, что в одном деле не должны содержаться документы с разными сроками хранения. Поэтому рекомен­дуется в отдельные дела выделять приказы о предоставлении отпусков и коман­дировании сотрудников, приказы о поощрениях и наказаниях, срок хранения ко­торых – 5 лет, в отличие от других кадровых приказов (о приеме, об увольнении), хранящихся 75 лет (ст. 66 Перечня типовых управленческих документов, образу­ющихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).

С учетом различных сроков хранения приказов по личному составу рекомен­дуется к их номерам добавлять буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. К номерам приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение и др.) добавляется буквенный индекс «К» или «Л/С» (например: № 28-к или № 28 л/с), о командировках – «КМ», об от­пусках – «О», о поощрениях – «П».

Ведение трудовых книжек

Приступая к работе с трудовыми книжками, сотрудник, отвечающий за их веде­ние, должен, прежде всего, решить следующие вопросы.

Принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе.

Проверить наличие и правильность ведения «Книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним». В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые.

Проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. Трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 524 Перечня документов с указанием сроков хранения).

Если отдельных трудовых книжек нет, необходимо выяснить причины отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек, утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия, невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.). Для розыска отсутству­ющих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

Проверить наличие в организации «Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них». Эта книга ведется бухгалтерией организации.

«Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним» (Приложение 13) и «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них» (Приложение 14) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них – это бланки строгой отчетности. Они имеют соответствующую степень защиты. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано ежемесячно представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек, о суммах, получен­ных за оформленные трудовые книжки. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению с составлением акта.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью необходимо ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке (форма Т-2).

Личная карточка (форма Т-2)

Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала организации. Личная карточка заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудо­вой книжки), документов об образовании, страхового свидетельства государ­ственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в нало­говом органе и др.

В личной карточке предусмотрены зоны кодирования. Коды проставляются в соответствии с:

- Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей слу­жащих и тарифных разрядов (ОКПРД);

- Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН);

- Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

- Общероссийским классификатором специальностей по образованию (ОКСО).

В разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и ме­сяц рождения, номер и серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес; вно­сятся данные об общем и непрерывном стаже работы, о перемещениях работника.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» указывается степень зна­ния языка: «владею свободно», «читаю и могу объяснить», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчиты­вается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе; удостоверения граждани­на, подлежащего призыву на военную службу, на граждан, подлежащих призыву на военную службу. Подробные рекомендации, как заполнять этот раздел, даны в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, с. 3-4.

Записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» отра­жают переводы, отпуска, предоставляемые работнику в период работы в органи­зации. Все записи должны содержать ссылки на даты и номера приказов (распо­ряжений) о назначении, перемещении или увольнении работника.

В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена эта личная карточка.

Заполняются личные карточки работником кадровой службы от руки. Основа­нием для заведения личной карточки является приказ (распоряжение) о приеме на работу. Все записи должны быть без сокращений. Личные карточки заводятся в одном экземпляре и хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена мес­та жительства и др.) отражаются в личной карточке и заверяются подписью ра­ботника кадровой службы.

В разделе личной карточки «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстерновых отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует про­ставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Лич­ные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки МСЭК (медико-сани­тарная экспертная комиссия) записывается группа инвалидности и дата ее уста­новления (изменения), причина инвалидности, заключение МСЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работ­нику в период работы в организации.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмот­рению организаций.

Карточки уволенных работников формируют в отдельные дела Личные кар­точки могут входить в состав личных дел. Срок хранения личных карточек – 75 лет (ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в дея­тельности организаций, с указанием сроков хранения).

Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС) применя­ется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Учетная карточка научного работника (форма Т-4) заполняется в одном экземпляре работником кадровой службы на научных работников на основании соответствующих документов и опроса работника. Предназначена для учета научных работников в организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования науки и технологии.

Личное дело работника

Личное дело (досье) – совокупность документов, содержащих сведения о работ­нике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания при­каза о приеме на работу.

Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственны­ми нормативами, поэтому организации имеют право по-разному решать вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т. п. На остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2.

Первоначально в личные дела группируются документы, оформляющие про­цесс приема на работу, впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов в личном деле:

- внутренняя опись документов дела;

- личный листок по учету кадров (анкета);

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- автобиография или резюме;

- копии документов об образовании;

- трудовой договор (может входить в состав личного дела или храниться отдельно);

- характеристики или рекомендательные письма;

- копия приказа о приеме на работу (заверенная);

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- копия страхового свидетельства.

В дальнейшем в личное дело включают копии приказов о поощрениях, перемещениях, документы об изменениях личных данных работника, а также докумен­ты, характеризующие его деловые и личные качества (аттестационные листы, до­полнения к личному листку по учету кадров и др.). Кроме того, в личное дело включаются копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных работника. Документы в личном деле располагаются в хронологи­ческом порядке.

На обложке личного дела указывается полностью фамилия, имя, отчество работника.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в них не должны вхо­дить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет вклю­чительно) сроки хранения: справки с места жительства, о состоянии здоровья, дублетные материалы.

Личный листок по учету кадров

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» (Приложе­ние 14) и «Дополнения к личному листку по учету кадров» (Приложение 15).

Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных работ­ника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семей­ном положении, пребывании за границей, участии в выборных органах и др.

Личный листок заполняется от руки при поступлении на работу самим работником в одном экземпляре без помарок и исправлений, подписывается и переда­ется на подпись сотруднику кадровой службы, который проверяет соответствие указанных данных документам, регистрирует личный листок по учету кадров и помещает его в личное дело. Регистрационным номером личного листка по учету кадров будет являться номер личного дела. Используются следующие докумен­ты: паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет, документы об имеющихся изобретениях и т. д.

В графе «Образование» применяются формулировки: начальное, неполное среднее, среднее, среднее специальное, незаконченное высшее, высшее.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» фиксируются сведения в соответствии с записями в трудовой книжке.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: же­нат (замужем), разведен(а), вдовец (вдова), холост (не замужем). Затем в этой же графе перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь), проживающие совместно с работником. При этом указыва­ются фамилии, имена, отчества, годы рождения каждого члена семьи.

Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса, например: степень – не имею; пребывание за границей – не был и т. п.

Иногда вместо личного листка по учету кадров используется анкета, которая содержит в основном те же графы, что и личный листок.

Дополнение к личному листку по учету кадров

Этот документ работник кадровой службы заполняет после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров. Все изменения вносятся на основании документов.

Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой служ­бы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке «Дополнение к личному листку по учету кадров» не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогич­ный бланк.

Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров яв­ляются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отмет­ки помещаются на оборотной стороне личного листка по учету кадров после всех других сведений и состоят, как правило, из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.

Внутренняя опись

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах.

Листы личного дела и листы внутренней описи нумеруются отдельно.

При завершении дела к внутренней описи составляется итоговая запись, в ко­торой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее докумен­тов и количество листов внутренней описи. Подписывает внутреннюю опись ее составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты.

После завершения дела оформляется лист-заверитель дела. Он имеет установ­ленную форму и помещается в конце дела.

В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотогра­фиями, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Персональные данные – информация о работнике, включающая сведения о фак­тах, событиях и обстоятельствах его жизни, необходимая в связи с трудовыми отношениями между работником и работодателем. На эту информацию распространяется правовой режим конфиденциальной документированной информации. Информация, которая может быть востребована у работника, является ограни­ченной: она должна быть необходима работодателю «в связи с трудовыми отно­шениями» и касаться «конкретного работника» (ст. 85 ТК РФ). Принцип конфи­денциальности соблюдается при обработке персональных данных, то есть при получении, хранении, передаче или другом использовании первоначальных дан­ных работника.

Обязанность по обеспечению защиты от неправомерного использования или утраты персональных данных возлагается на работодателя. Порядок обработки персональных данных устанавливается локальными ак­ тами. Таким документом могут быть «Правила внутреннего трудового распо­ рядка». Кроме того, работодатель должен принять документы, определяющие:

- перечень документов, отнесенных к категории «персональные данные»;

- права и обязанности работников и работодателя в этой области;

- категории работников, имеющих доступ к персональным данным;

- условия хранения, передачи и использования персональных данных.

Условия о неразглашении персональных данных могут содержаться в трудо­вом договоре.

8. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информа­ции возможны лишь при четкой классификации документов. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

- распределение исполненных документов в дела;

- систематизация дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- является основой для составления актов на уничтожение дел;

- может быть использована в качестве схемы для построения справочной кар­тотеки на исполненные документы.

Виды номенклатур

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводи­мых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указа­нием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклату­ры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в опреде­ленном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в уста­новленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале, так чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенкла­туру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, но­менклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения:

- составляется работниками этого подразделения;

- согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации;

- подписывается руководителем этого структурного подразделения;

- направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объединяет эти номенклатуры дел в сводную – служба ДОУ.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел:

- подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;

- визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;

- согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации;

- направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы);

- утверждается руководителем организации.

Составление и оформление номенклатуры дел

Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации необходимо внимательно изучить и проанализировать документы организа­ции для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, штат­ным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными форма­ми, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущего делопроизводства необходимо изучить документацию про­шлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создавае­мые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и обще­ственных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела лик­видационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвиди­руемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации.

Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенкла­туры дел могут быть направления деятельности организации. Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т. д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и спе­циалистов. Например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т. д.

Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установлен­ной форме, которая приведена в Основных правилах работы архи­вов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно про­ставляется индекс.

Первым разделом указывается служба ДОУ (документационное обеспечение управления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая де­ятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 – служба ДОУ, 02 – финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т. д.

В пределах разделов заголовки дел должны располагаться в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью.

1. Первыми располагаются заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (струк­турных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (положение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т. д.), штатное расписание и др.

2. Заголовки дел с распорядительной документацией.

3. Заголовки дел с планово-отчетной документацией.

4. Заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов ос­новной деятельности (докладные записки, справки, переписка).

5. Заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения ос­новной деятельности и т. д.

Внутри каждого выделенного комплекса документов:

- систематизируются документы вышестоящих организаций;

- систематизируются дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д.;

- систематизируются справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т. д.).

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумера­ции дел. В этом случае первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-13, так как номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер 01-11. Номе­ра дел с 02-12 до 02-24 – это дела финансового отдела, а дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется ито­говая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдель­но) сроков хранения.

9. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Во время исполнения документы должны храниться у исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до передачи в архив организации.

Наиболее распространенный способ хранения дел – шкафы, сейфы. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенкла­тура дел, дела располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Расположение дел на полках должно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Если необходимо документ изъять из дела для временного пользования, на место документа сотрудник, ответственный за формирование и хранение дел, ста­вит лист-заместитель .

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, рас­писка получателя и расписка о приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. После возврата дело ставят на место, а карта-заместитель изымается.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдель­ных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользо­вание может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем органи­зации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т. д.) может производиться только на основании письменно­го распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным со­ставлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заве­ренной копии.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информация – важнейший товар: "Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией".

Своевременность получения и достаточность информации – фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

В своей работе я понял, что работа с документацией – это очень сложный и важный процесс документационного обеспечения управления. За всю документацию отвечает служба ДОУ, т.к. в ЗАО "Белка" службы ДОУ нет, её работу выполняет секретарь, в состав функций которого вошли не только обязанности по качественному документному обслуживанию руководителя ЗАО "Белка", но и оказания ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как переговоры, совещания, подготовка текстов докладов, презентации, приём посетителей и т.п. Это потребовало от секретаря ЗАО "Белка" наряду с традиционным знанием делопроизводства и общей грамотности – умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управление бизнесом.

На данном предприятии большинство документов оформляются с применением компьютерной техники.

Регистрация документов на предприятии осуществляется журнальным способом. Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал. Этот журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска, входящих документом. Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в которой заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы. Для регистрации внутренних документов ведётся специальный журнал, в котором внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждый из которых регистрируется отдельно. Все эти журналы ведёт секретарь.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Андреева В.И., Москва 2005

2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. М.И. Басаков, О.И. Замыцкова Ростов – на – Дону 2006

3. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, Стенюков М.В., Москва 2005

5. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, Охотников А.В., Булавина Е.А., Москва – Ростов-на-Дону, 2004

6. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е., Минск 2004

7. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. 2-е Н.М.Березина, Е.П. Воронцова, Л.М.Лысенко, Москва 2004

8. СПРАВОЧНИК ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ОСНОВАМ РАБОТЫ НА КОМПЬЮТЕРЕ Л.В. ПАВЛЮК, Киселёва Т.Н., Воронина М.Ф., Воробьёв Н.И. Издание десятое, Москва – Санкт-Петербург «Издательский дом Герда» 2006

9. КУРС ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА М.В. Кирсанова Ю.М. Аксёнов 2002

10. ОФИСНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. Кузнецов И.Н., Мн.: «Книжный дом», 2004

11. НАСТОЛЬНАЯ КНИГА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА. Теплицкая Т.Ю. – Ростов н/Д: «Феникс», 2005

12. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО Кузнецов К.Н., – М.: «Дашков и К^о », 2006

13. ОБРАЗЦЫ ПРИКАЗОВ ПО КАДРАМ. Дзогаева Ф.О. – М.: Проспект, 2004

14. СБОРНИК ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ. Калинина Д.Е. – М.: Проспект, 2004

15. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Сб. норматив. Док. – М.: Гросс-Медиа, 2006

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРОЕ ОБЩЕСТВО

«БЕЛКА»

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

20. 12.2006 №01

г. Петрозаводск

На 2007 год

УТВЕРЖДАЮ

Директор Закрытого акционерного общества «Белка»

<Крюков > А. С. Крюков

25.12.2006

Заголовок дела

(тома, части)

Постоянно,

ст. 13, 14

Типовой

перечень

дело заведено

Постоянно,

ст. 67

Постоянно,

ст. 112-а

Квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов, расчеты к ним

До минования надобности,

ст. 1 «б»

Основания к приказам по личному

составу

5 лет,

ст. 343

Личные карточки работников

(форма № Т-2)

Статистический отчет по труду (форма

1-Т). Годовой. Копия

Подлинник в бухгалтерии

дело заведено

Руководитель Службы ДОУ <Седова > М.П. Седова

20.12.2003

Зав. архивом <Орлова > И. И. Орлова

20.12.2003

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от21. 12.2006 № 15

По срокам хранения

Всего

Наименование должности руководителя службы ДОУ Дата Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности передавшего сведения

ДатаПодпись Расшифровка подписи

Дата

поступления и индекс

документа

Краткое

содержание

Резолюция

или Кому

направляется документ

29.04.2006

01-15/88

ЗАО “НОРД ”

г. Мурманск

25.04.2006

01-25/111

Петрову О.А.

к руководству с 01.06.2006

Иванов А.А.

30.04.2006

Принят к руководству с 01.06.2006

В дело 01-15 Петров 02.06.2006

15.05.2006

04-17/89

ООО

“Торговый дом”

11.05.2006

№ 03-07/103

Служебное письмо.

О поставке офисной мебели.

Сидорову В.И. подготовить ответ. Срок исполнения – 3 дня.

Иванов А.А.

17.05.2006

Ответ дан

19.05.2006

№ 04-17/105

В дело 04-17

Сидоров В.И.

19.05.2006

Дата

и индекс

документа

25.04.2006

01-55

Фирма “Норд-Вест”

Генеральному директору Иванову А.А.

03.05.2006

04-78.

ООО “Торговый дом”

Дата

и индекс

документа

Отметка

об исполнении

29.04.2006

01- 45

Генеральный директор

Иванов А.А.

Приказ. “О поощрении

сотрудников”

В дело 01-45

30.04.2006

15.05.2006

04-35

Служебное письмо.

О поставке офисной мебели.

Ответ дан 19.05.2006

№ 04-17/105

В дело 04-17

Сидоров В.И. 19.05.2006

24.05.2006

05-54

Докладная записка.

О покупке компьютеров.

В дело 05-54

26.05.2006

Исполнитель

Наименование

операции

Составление

проекта приказа

Визирование

проекта приказа

Доработка

Проекта приказа

Печатание

приказа

Подпись

приказа

Регистрация

приказа

Рассылка

приказа

Контрольная отметка исполнения

(ход исполнения)

1. Принято к сведению
2. Одобрено руководителем
3. Путевки отправлены
4. Дело снято с контроля 15.01.2007

Номер

документа

Дата

составления

Генеральный

директор

Смирнов

В.И. Смирнов

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен

№ записи

Сведения о приеме на работу, переводе на

другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со

ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер

документа, на основании

которого

внесена запись

Переведена в бухгалтерию на должность

бухгалтера

Уволена по собственному желанию, пункт3 статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации

<Зотова> С. Я. Зотова

<Кирюхина >