1.Краткая история
развития
делопроизводства.
Определение
делопроизводства
по ГОСТу 16487-83 (название
ГОСТа).
Взаимосвязь
вопросов
усовершенствования
делопроизводства
с вопросами
развития и
усовершенствования
управления.
Определение
делопроизводства
по ГОСТу 16487-83
«Делопроизводство
и архивное
дело. Термины
и определения»:
Настоящий
стандарт
устанавливает
основные термины
и определения
понятий, применяемые
в области
делопроизводства
и архивного
дела.
Термины, установленные
стандартом,
обязательны
для применения
в документации
всех видов,
учебной и справочной
литературе.
Делопроизводство
– деятельность,
охватывающая
документирование
и организацию
работы с документами.
Документ –
материальный
объект с информацией,
закрепленной
созданным
человеком
способом для
ее передачи
во времени и
пространстве.
С давних времен
дошли до нас
различные виды
документов,
с помощью которых
мы имеем возможность
узнать историю
своей страны,
ее героическое
прошлое, особенности
быта своего
народа, правовые
формы и этические
нормы взаимоотношений
между людьми.
Необходимость
создания документов
возникла одновременно
с появлением
письменности.
Более того,
считают, что
именно потребность
в создании
различных
документов
(соглашений,
договоров и
т.п.) и повлекла
за собой появление
письменности
как способа
изложения
информации
не только личного,
но и государственного
значения. Уже
в Vв. до нашей
эры древнеримский
плебс требовал
введения четких
«писанных»
законов. Создание
зафиксированных
на бумаге законов
и правил было
также главным
требованием
средневековых
восстаний.
Когда же появились
законы от
делопроизводителя
требовалось
абсолютная
точность формулировок
и безукоризненное
знание формы
изложения,
иначе документ
терял силу.
С развитием
письменности
документы стали
способом общения
и передачи
информации.
До конца ХVв.
государственных
учреждений
еще не существовало,
их функции
выполняли
отдельные
должностные
лица или органы,
осуществляющие
свою деятельность
или с очень
ограниченным
штатом чиновников,
или вообще без
штата. Единая
система делопроизводства
не была востребована
самой системой
управления.
Однако, письменные
документы,
дошедшие до
нашего времени,
доказывают
что, уже в Хв.
была культура
написания
документов.
Это договоры
с Византией
911и 945гг.
Документы
хранились в
центральных
храмах, в крупных
городах существовали
хранилища
документов,
а местом создания
документов
стали храмы,
посвященные
покровителям
цеховых ремесел-рыбаков,
торговцев
различным
товаром. В этих
храмах велись
судебные дела
и книги записи
торговых операций,
а хранение
документов
в храмах придавало
юридическую
силу. Большой
юридической
силой обладали
церкви.
С увеличением
числа создаваемых
документов,
накопились
и традиции в
сфере документирования,
что привело
к созданию
штата профессиональных
специалистов
в области создания
и обработки
документов.
Этот штат состоял
из псаломщиков
и дьяков. Также
стали формироваться
устойчивые
образцы обращений
и завершений
в документах,
формуляры, т.е.
типовые устойчивые
формы отдельных
документов,
из которых
составлялись
своеобразные
пособия по
делопроизводству
– «формулярники».
Документы
скрепляли
буллами - свинцовые
печати.
Со временем
менялась и
графика письменности,
первоначально
документы
составлялись
уставной манерой
письма, выписыванием
букв с прямыми
очертаниями.
Позже использовался
полуустав,
который позволил
ускорить процесс
письма за счет
выносных букв
и сокращений
отдельных слов.
Документ составлялся
сплошным текстом,
без разделения
на отдельные
слова, а знаком
препинания
стала использоваться
точка в конце
предложения.
Сформировавшиеся
практикой
традиции постепенно
становились
нормами обычая,
закладывая
основу будущей
системы делопроизводства.
Система государственного
делопроизводства
начала формироваться
с середины ХVв.
Управление
государством
сложилось из
удельного
княжества, хотя
это нельзя было
назвать государством,
это было хозяйство
князя. Некоторые
поручения
выполняли
бояре, приближенные
к князю. Вся
деятельность
по вопросам
государственного
управления
объединялась
высшим правительственным
учреждением
- Боярской Думой.
Удалось создать
сильную централизованную
систему управления.
Боярская Дума
и приказы выполняли
все важнейшие
функции административного
управления,
поэтому этот
период называют
приказным.
Однако в этот
период не было
отлаженной
системы управления.
Для ведения,
дела передавались
определенным
лицам, или в
управлении
участвовало
несколько
ведомств, что
приводило к
неразберихе.
Организацией
и ведением
делопроизводства
занимались
дьяки и подьячие,
распорядительная
деятельность
всецело принадлежала
приказным
судьям.
В приказной
избе хранилась
государственная
городская
печать, денежные
суммы и велось
делопроизводство.
Приказная изба
делилась на
столы, она
представляла
собой и канцелярию,
и архив. Документы
размещались
на столах или
на скамьях,
особо ценные
помещали в
сундуках-ларях,
там же и велась
текущая работа
и прием посетителей.
В делопроизводстве
приказов
использовалась
очень интересная
форма документа
– столбец (столп,
столпик), т.е.
свиток из подклеенных
друг к другу
узких листов
бумаги, вместе
с этим зарождалась
и начала применяться
тетрадная
форма. По мере
необходимости
тетради собирались
вместе, переплетались
и составлялись
книги. В книгах
велись списки,
финансовые,
учетные, регистрационные
записи и др.
Важным признаком
официального
документа
являлся его
формуляр. Это
определялось
наличием устойчивых
информационных
элементов
документа
(реквизитов,
языковых формул),
расположенных
в определенной
последовательности,
специфической
для каждого
вида документа.
В документах
этого периода,
большинство
реквизитов
еще не выделялось
из текста, т.е.
обращение,
адресат, дата
документа,
обозначение
автора и др.,
содержание
документа
составлял
сплошной текст.
В заключительной
части документа
обозначалась
дата ее составления
и место, где
она была написана.
В приказной
период постепенно
создается
система делопроизводства
центральных
и местных учреждений,
складывается
штат, создаются
устойчивые
формы документов
и приемы их
составления.
Однако государство
не принимало
во внимание
общие административные
правила, поэтому
не могло ввести
систематического
порядка в организацию
учреждений
и их делопроизводство.
Отсутствие
в прежних учреждениях
установленного
законом порядка,
общих письменных
форм документов,
постоянных
сроков, для
производства
дел, правительство
вынуждено было
искать новые
формы государственного
устройства.
Появляются
новые учреждения
бюрократического
типа и регламенты
для них, точно
определяющие
состав, организацию,
компетенцию
и делопроизводство.
Сенат стал
первым законосовещательным
органом и органом
надзора за
правительственными
учреждениями.
В то время всего
было создано
12 коллегий. Каждая
коллегия руководилась
своим регламентом.
После чего
законодательной
основой реформы
стал « Генеральный
регламент»,
который ввел
систему делопроизводства,
которая получило
название «
коллежское»
делопроизводство.
С созданием
Генерального
регламента
делопроизводство
узаконивается.
Делопроизводственная
деятельность
закрепляется
за самостоятельным
подразделением-канцелярией.
Были разработаны
вопросы о правильном
ведении регистрации
документов,
что обеспечивало
сохранность
документов,
оперативное
ведение справочной
работы, контроль
за движением
документов
и их исполнением.
Также были
подробно проработаны
вопросы документирования
и движения дел
( документооборота).
В коллежском
делопроизводстве
возникало
большое число
новых документов,
появились и
новые названия
документов,
такие как векселя,
облигации,
реляции, мемории,
рапорты, журналы,
протоколы,
корреспонденция,
инструкции
и другие.
В это время
происходят
большие изменения
в форме документов.
Самостоятельными
элементами
формуляра
становятся
дата документа
и наименование
документа.
Появляются
ряд реквизитов,
отражающих
различные
стадии процесса
документирования
или стадии
обработки
документов:
подписи, отметки
о согласовании,
регистрационные
индексы, отметка
о контроле,
отметка о направлении
в дело и другие.
С увеличением
документооборота
значительно
поднялся объем
письменной
работы у канцелярских
чиновников,
что привело
к медлительности
делопроизводства
и волоките.
Большое значение
для организации
делопроизводства
имеет установленная
«Учреждением
для управления
губерний»
«иерархия
властей и мест»,
определившая
порядок отношений
между собой
высших центральных
и местных учреждений.
Этот иерархический
порядок взаимоотношений
учреждений
присутствует
в некоторой
степени и в
современном
делопроизводстве.
Начало ХIХ
века встретило
новые реформы
государственного
управления
и делопроизводства,
которая затронула
главным образом
верхний уровень
управления
– высшие и
центральные
учреждения
и завершило
формирование
системы центральных
и местных учреждений.
Новая система
управления
– министерская,
была основана
на создании
министерств
с управляющими
министрами,
что было необходимо
для более низкой
и оперативной
системы управления.
В 1802 году были
созданы первые
министерства.
Комитет министров
стало высшим
административным
учреждением.
Позже, в 1910 году,
был создан
Государственный
Совет – высшее
законосовещательное
учреждение.
Вместе с этим
была проведена
реформа Сената,
который становится
высшей судебной
инстанцией,
выполняющая
функцию надзора
за правительственным
аппаратом.
«Общие учреждением
министерств»
принималось
единообразие
в систему
делопроизводства
министерств,
а именно: создание
документов,
архивное хранение,
формы документов,
по которым
совершается
делопроизводство,
движением
документов
и дел.
Существенные
изменения в
системе управления
потерпели и
формы документов.
Появляются
бланки учреждений
с угловым
расположением
реквизитов.
В состав реквизитов
бланка включались
наименование
учреждения,
наименование
структурных
подразделений,
отражающие
место подразделений
– автора в структуре
учреждения
(департамент,
отделение,
стол). Также
включаются
в состав реквизитов
бланка дата
документа,
регистрационный
индекс документа,
заголовок к
тексту документа.
Появляется
ссылка на поступивший
документ.
Несмотря на
глобальные
изменения в
системе управления,
жизнь требовала
более гибких
форм делопроизводства
и его ускорения.
Система министерского
делопроизводства
оставалась
громоздкой
и неповоротливой,
несмотря на
использование
пишущих машинок.
Появление
телеграфа и
телефона воплотила
в жизнь новый
вид переписки
как телеграммы
и телефонограммы.
Это был поистине
революционный
переворот в
документировании
деятельности
учреждений.
Октябрьская
революция 1917
года привела
к слому старого
государственного
аппарата, что
кардинально
изменило строй:
высшим органом
государственной
власти стал
Всероссийский
Съезд Советов.
Для управления
страной образовано
первое советское
правительство
– Совет Народных
Комиссаров
(Совнарком).
Отраслями
государственного
управления
постановлением
Съезда были
созданы первые
13 народных
комиссариатов
(наркоматов).
Отстранение
от власти бывших
помещиков,
дворян, представителей
купечества
было закреплено
декретом ВЦИК
и СНК РСФСР.
Для работы в
советских
учреждениях
были привлечены
солдаты, рабочие,
не имеющие
специального
образования,
что привело
к понижению
уровня документационного
обеспечения
управления.
В 1917 году СНК
издает декрет
« О порядке
утверждения
и опубликовании
законов». В
1918 году было
принято постановление
СНК для оформления
административных
документов,
«О форме бланков
государственных
учреждений».
В этом постановлении
перечислялись
обязательные
реквизиты
бланка документов,
что привело
к упрощению
и рационализации
делопроизводства.
В 1926 году был
создан Государственный
институт техники
управления
(ИТУ) в котором
велись перспективные
разработки
проблем делопроизводства.
Проект «Общих
правил документации
и документооборота»
был подготовлен
ИТУ и издан
1931 году. Предполагалось
ввести «Общие
правила» в
качестве типовых
единых для всех
учреждений.
В этих правилах
определялись
функции работников,
их обязанности
и содержание
работ.
Несмотря на
разнообразия
видов и форм
документов,
которые вращались
в советских
учреждениях
оставались
неупорядоченными
по форме и содержанию
потоки документации.
Поэтому остро
встала проблема
их унификации
и стандартизации.
Кабинетом
стандартизации
были разработаны
стандарты
служебных
писем, телеграмм,
телефонограмм,
протоколов,
извещений и
др. Также
стандартизировались
материалы
(бумага, чернила,
ленты для пишущих
машин и т.п.),
средства и
предметы конторского
труда.
В 1921 году была
создана Государственная
общеплановая
комиссия (Госплан),
которая занималась
разработкой
общехозяйственного
плана с учетом
текущего развития
отраслей и
отдельных
предприятий.
Документы
постепенно
становились
более упорядоченными
по структуре,
содержанию
показателей
и по форме.
Конституция
1936 года существенно
изменила политическую
систему, иерархию
и полномочия
высших органов
власти. Верховный
Совет СССР стал
высшим и единственным
законодательным
органом. Установилась
система полномочий
в издании видов
документов
для каждой
иерархической
структуры.
Новые введения
упростили и
упорядочили
процессы
документирования
в высших органах
власти.
В 1941 году на первом
межотраслевом
совещании по
оргтехнике
была выдвинута
программа по
вопросу документационного
обеспечения
управления,
но этой программе
ВОВ.
Экономический
упадок и проблемы
восстановления
народного
хозяйства
отодвинули
на второй план
проблему
документационного
обеспечения
управления.
В 1960 году состоялось
Всесоюзное
совещание по
вопросам механизации
труда инженерно-технических
работников
и работников
административно-управленческого
аппарата. Поднятые
вопросы во
многом совпадали
вопросами
межотраслевого
совещания 1941
года.
С 1958 года Главное
архивное управление
(ГАУ) при Совете
Министров СССР
стало правомочно
контролировать
постановку
документальной
части делопроизводства
учреждений,
организации
и предприятий.
В 1963 году ГАУ
изданы № Основные
правила постановки
документальной
части делопроизводства
и работы архивов,
учреждений,
организаций,
предприятий
СССР», которые
на протяжении
многих лет
служили руководством
для служб
документации
и архивов и
способствовали
упорядочению
их деятельности.
В 1965 году была
разработана
единая государственная
система делопроизводства
(ЕГСД), а в 1973 году
« Основные
положения ЕГСД»
одобрил Госкомитет
СМ СССР по науке
и технике и
были использованы
в министерствах,
ведомствах
и организациях,
как положение
не имеющее
официального
статуса. В 1988 году
была создана
новая редакция
государственной
системы документационного
обеспечения
управления
(ГСДОУ).
Важным событием
70-80-ых годов в
делопроизводстве
стало издание
ГОСТов на
управленческие
документы (ГОСТ
6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и
др.), общесоюзных
классификаторов
(ОКУД, ОКПО, ОКОНХ
и др.) технико-экономической
информации,
унифицированных
систем документации
(УСД) и серии
государственных
стандартов
на эти унифицированные
системы. Это
значительно
улучшило оформление
документации,
облегчило
процессы поиска,
учета и хранения
разнообразной
информации.
В 1991 году с распадом
СССР в республике
были созданы
самостоятельные
структуры,
которые занимались
проблемами
научного и
нормативно-методического
обеспечения
делопроизводственных
служб. Главное
управление
при Совете
Министров БССР
было преобразовано
в Комитет по
архивам и
делопроизводству
в Республике
Беларусь.
Белорусским
государственным
институтом
стандартизации
и сертификации
(БелГИСС) в 1995 году
был утвержден
и введен в действие
стандарт Беларуси
СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные
системы документации
Республики
Беларусь. Основные
положения».
В 1996 году был
введен в действие
СТБ 6.38-95 «Унифицированные
системы документации
Республики
Беларусь. Система
организационно-распорядительной
документации.
Требования
к оформлению
документов»,
который был
разработан
Белорусским
научно-исследовательским
институтом
документоведения
и архивного
дела.
Современное
белорусское
делопроизводство
находится на
стадии развития.
С ростом развития
и усовершенствования
делопроизводства
в системе управления,
усовершенствовалось
и само управление,
и развитие
технологии
управления
государственного
аппарата.
Стремительный
рост в усовершенствовании
делопроизводства
привело к снижению
излишних документов,
к снижению
объемов информации,
снижение затрат
труда на все
виды работ с
документацией,
повысилась
оперативность,
надежность,
экономичность
и организация
управленческого
труда, культура
работы аппарата,
возможность
использования
в будущем информации,
зафиксированной
в документах.
2. Определение
УСОРД по ГОСТ
6.10.1 –88 ( название
ГОСТа).
Основания
для разработки
УСОРД, ее основная
цель. Порядок
применения
и ведения УСОРД.
Определение
УСОРД по ГОСТ
|