Разработка нормативно-методической документации для подсистемы снабжения организации на примере - реферат

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОБЛАСТНОЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра «Управления организацией»

КУРСОВАЯ РАБОТА ПО ЛОГИСТИКЕ

НА ТЕМУ:

«Разработка нормативно-методической документации для подсистемы

снабжения организации (на примере ООО «Фабрика Окон».)

Выполнила студентка

Экономического факультета

3 курса, 32 группы

Букарева В. И.

Проверила:

Власова Т.И.

Москва

2010

Содержание

Введение… ………………………………………………………………...……...3

1.Аналитическая часть. «Анализ хозяйственной деятельности ООО «Фабрика Окон»

1.1 Краткая характеристика ООО «Фабрика Окон»………………....................5

1.2.Организационная структура системы управления ООО «Фабрика Окон».8

1.3. Характеристика входного потока ООО «Фабрика Окон»……....................9

1.4 Характеристика подсистемы снабжения ООО «Фабрика Окон»………..14

2.Научно-методическая часть. «Логистика снабжения».

2.1. Цели, задачи, функции логистики снабжения .…….……....………….18

2.2. Методы и алгоритм выбора поставщика……………..……………….…20

2.3. Составление спецификации товара……………………………………....23

3.Проектная часть. «Логистика снабжения в ООО « Фабрика Окон».

3.1. Ведущие номенклатурные позиций в материальном и нематериальном потоке по методу АВС-анализа………………………………..……..…….…..25

3.2. Выбор поставщика……………………………………………….………....32

3.3 Характеристика проведения переговоров……………………………......36

3.4. Технология ведения переговоров в ООО «Фабрика Окон»…………..…38

3.5 Разработка требований к заполнению спецификации потребностей….. 41

Заключение……………………………………………………………………...49

Приложение……………………………………………………………………..50

Список литературы…………………………………………………………….51

Введение

На сегодняшний день для современных компаний вопросы эффективного управления снабжением становятся все более актуальными. Совершенствоваться этот процесс может лишь в условиях усиления логистической интеграции и скоординированного взаимодействия как с внешними партнерами, так и между различными подразделениями внутри предприятия.
Наиболее подробно разобраться с формированием входных потоков, позволяет понятие "логистика снабжения". Это направление логистики охватывает не только управление процессами отдельных закупок, но и всю систему снабжения предприятия. А значит, обязательно включает в себя взаимодействие с поставщиками, принятие стратегических решений (производить или закупать), управление качеством в системе снабжения и развитие внутренней интеграции с другими подразделениями компании.

Целью данной курсовой работы является разработка организационно-методических документов процесса снабжения.

Для реализации поставленной цели в курсовом проекте решались следующие задачи:

· рассмотреть теоретические основы логистики снабжения.

· произвести характеристику и анализ входного материального и нематериального потока при помощи АВС-анализа.

· разработать методику оценки выбора поставщиков

· разработать технологию ведения переговоров при выборе поставщика

· разработать требования к заполнению к спецификации.

· разработать анализ функционирования подсистем.

Объектом исследования данной курсовой работы является ООО «Фабрика Окон». Данная компания занимается деятельностью, связанной с производством и продажей пластиковых окон.

Предметом данной работы – совершенствование процесса снабжения предприятия на основе логистики.

1.Аналитическая часть. «Анализ хозяйственной деятельности ООО « Фабрика Окон »

1.1 Краткая характеристика ООО «Фабрика Окон»

Общество с ограниченной ответственностью “Фабрика Окон” было создано 23 января 2000 года.

Правовое положение предприятия определяется ГК РФ, принятым Государственной Думой РФ 21.10. 99г. и Федеральным законом “Об обществах с ограниченной ответственностью” от 08.02.98г.

ООО «Фабрика Окон» является юридическим лицом, действующим на основании Устава, имеет собственное имущество, самостоятельный баланс и расчетный счет. Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

Основной целью предприятия является создание альтернативы импортным аналогам, не уступающей им по качеству, но значительно более привлекательной по цене.

Компания «Фабрика Окон» стала одной из первых, кто создал собственное производство ПВХ-профиля в России и сразу же начала активное продвижение в регионы, развивая там дилерскую сеть и предлагая качественный продукт по доступной цене по всей России.

Главная задача фирмы – производство продукции европейского уровня качества, доступной по цене большинству российских граждан.

Основные направления деятельности:

· Производство и поставка на российский рынок современной системы оконных ПВХ – профилей SOK S-311, которая была разработана специально для сурового климата России.

· Вертикальные и горизонтальные жалюзи. Применение вертикальных жалюзи для оформления офисов стало общепринятым стандартом. Современный спокойный стиль, создаваемый вертикальными жалюзи, способствует созданию комфортной рабочей обстановки.

· Откосы. Отделка оконных откосов требуется при установке новых окон и балконных блоков, а также при замене старых окон. ООО «Фабрика Окон» предлагает чистовую отделку с системой утепления.

· Противомоскитные сетки . Противомоскитные сетки - идеальная защита от насекомых. Компания производит и устанавливает их на окна.

Основой деятельности ООО « Фабрика Окон» являются:

• Новейшие технологии
• Контроль качества
• Крупное производство
• Доступные и разумные цены
• Качество сервиса

В настоящее время на производствах компании «Фабрика Окон» ведутся работы по расширению и модернизации производства, планированию развития и усовершенствованию существующей системы профилей.

Компания оказывает всестороннюю помощь своим партнерам:

· обучение персонала Партнеров технологии изготовления оконных изделий с учетом специфики системы профиля SOK, процессу монтажа, замера, а также работе с программным обеспечением «Окно-граф»;

· выезд технических специалистов для проведения пуско-наладочных работ;

· предоставления Партнерам программного комплекса по расчету светопрозрачных конструкций «Окнограф»;

· консультативное и техническое сопровождение Партнера;

· обеспечение Партнеров пакетом рабочей документации, в том числе лицензиям, сертификатам и пр.;

· маркетинговая и рекламная поддержка в форме рекламно-представительской и полиграфической продукции, обучающих материалов, видеоматериалов и пр.;

· методическая помощь в проведении маркетинговых исследований (оценке емкости регионального рынка, анализе эффективности рекламы и прочее), разработке рекламных акций и т.д.

· методическая поддержка Партнеров при проведении выставок, семинаров, конференций и пр.

Используя весь накопленный опыт и учитывая пожелания тысяч клиентов, ООО «Фабрика Окон» стремится к тому, чтобы её продукция была лучшей на российском рынке изделий из ПВХ. Компании есть, что предложить клиентам и партнерам, и потому фирма регулярно принимает участие в выставках строительного направления, проводящихся в различных городах России и за рубежом. Результат работы ООО «Фабрика Окон» – благодарность клиентов, а также призовые места, дипломы и медали, подтверждающие качество продукции фирмы « Современные Оконные Конструкции».

1.2.Организационная структура системы управления ООО «Фабрика Окон»

Как любая другая компания ООО «Фабрика Окон» имеет структуру системы управления, которая чётко соответствует главе 4 статье 32 Федерального закона «Об ООО».

Организационная структура системы управления ООО «Фабрика Окон» отражена в Приложении на рис.1.

Высшим органом управления ООО «Фабрика Окон» является совет учредителей.

Руководство текущей деятельностью компании осуществляет генеральный директор. Он решает вопросы деятельности предприятия, действует от его имени, имеет право подписи и распоряжается имуществом организации, издает приказы о назначении на должность работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.

Генеральный директор несет материальную и административную ответственность за достоверность данных бухгалтерского и статистического отчетов.

Генеральному директору непосредственно подчиняются начальник отдела кадров, начальник отдела снабжения, начальник отдела продаж, начальник отдела по производству, начальник отдела по рекламе, главный бухгалтер, секретарь, юрист.

Главный бухгалтер организует работу бухгалтерии предприятия и следит за ведением учета на предприятии. Главному бухгалтеру подчиняется кассир.

Начальник отдела кадров отвечает за рабочие кадры предприятия и ему подчиняется менеджер по подбору персонала.

Начальник отдела снабжения организует материально-техническое обеспечение предприятия. Ему подчиняются менеджер по закупкам и заведующий складом. Под его руководством находится бригадир и экспедитор, грузчики.

Начальник отдела маркетинга имеет в подчинении менеджера по рекламе, который управляет работой маркетолога-аналитика.

Начальник отдела продаж организует работу по сбыту продукции предприятия. Ему подчиняются менеджеры по продажам, которые организуют работу менеджеров-консультантов. Их задача состоит в установлении контакта с покупателями и побуждение их на покупку.

Начальник производства отвечает за изготовление продукции, в его подчинении находятся главный механик, главный энергетик, начальник цеха, мастера и рабочие.

1.3. Характеристика входного потока ООО «Фабрика Окон»

Входной материальный поток – это материальные ресурсы определенных видов, в определенных количествах, поступаемые на предприятие из внешней среды от определенного поставщика к определенному получателю из одного определенного места в другое в заранее оговоренный срок.

Входной материальный поток компании «Фабрика Окон» состоит из следующих групп номенклатурных позиций:

Профили

Стеклопакеты

Подоконники

Отливы

Оконная фурнитура

Противомоскитная сетка

Установочные материалы

Товары для офиса

Подробная характеристика этих групп номенклатурных позиций представлена в таблице 1.

Таблица 1.

Характеристика входного материального потока.

Нематериальный входной поток - это поток услуг, генерируемый логистической системой в целом или её подсистемой, с целью удовлетворения внешних и внутренних потребителей.

Нематериальный входной поток в ООО «Фабрика Окон» удовлетворяет потребности компании, её партнеров и покупателей, он представлен набором необходимых компании услуг: аренда помещений, транспортировка продукции, банковские, охранные, страховые и юридические услуги, ремонтное и гарантийное обслуживание, а также пользование Интернетом и телефоном.

Характеристика нематериального входного потока (услуги) ООО «Фабрика Окон» представлена в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика нематериального входного потока

1.4 Характеристика подсистемы снабжения ООО «Фабрика Окон»

Главной целью отдела снабжения является - гарантировать, надежную поставку материалов соответствующего качества, необходимого объема, в нужное время, с высоким уровнем сервиса и по приемлемой цене.

Основные цели:

1. Оптимальные сроки поставки материальных ресурсов и предоставления услуг. Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока материалы ложатся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения предприятия.

2. Оптимальный размер партии поставки, т.е. соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемой продукции негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении оптимального баланса.

3. Поддержание и повышение качества. Материалы или услуги должны поставляться необходимого уровня качества, иначе конечный продукт не будет соответствовать принятым стандартам, что приведет к росту логистических издержек. Затраты на доведение качества до стандартного уровня могут быть весьма значительными. Необходимо постоянно повышать качество снабжения и обеспечивать конкурентоспособность товаров и услуг на мировом уровне, что требует внимания к качеству закупаемых материалов.

4. Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат, является весьма весомой.

5. Поиск компетентных поставщиков и развитие отношений с ними. Работник, отвечающий за выбор поставщика, проводит тщательный поиск и анализ возможных поставщиков, причем анализ желательно проводится по нескольким критериям: по качеству предлагаемой продукции, возможности своевременной доставки, цене, сервису и т.д. Также важным критерием является оценка риска при осуществлении закупок.

6. Повышение конкурентоспособности компании. Основные задачи исследования рынка закупок заключаются в регулярном сборе и оценке информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок.

Основные функции отдела закупок:

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков, включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.

3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, т.к. важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.

4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.

5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка

и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.

Рис.1 Организационная структура системы управления снабжением ООО « Фабрика Окон»

ООО «Фабрика Окон» сотрудничает с множеством поставщиков. Поставки материалов и других ТМЦ осуществляются довольно часто и в довольно широком ассортименте, требующими современных технологий и высокого качества данной продукции от производителей – поставщиков. Поэтому очень важно отбирать надежных поставщиков с высоким уровнем качества поставляемой ими продукции.

В настоящее время у ООО «Фабрики Окон» недостаточно хорошо развито методическое обеспечение процесса снабжения. В данной ситуации разработка инструкций по заполнению спецификаций поможет сократить вероятность заказа не того, а следовательно сократить и издержки. Для решения проблем, существующих в ООО «Фабрика Окон» в сфере снабжения, необходимо разработать нормативно-методическую документацию процесса снабжения, которая поможет совершенствовать данный процесс. В качестве таких документов могут выступать:

- методика выбора поставщика;

- инструкция или рекомендации по заполнению спецификации закупаемой потребности;

- технология ведения переговоров.

Данные документы целесообразно составлять для наиболее значимых позиций материального и нематериального потока.

2.Научно-методическая часть

«Логистика снабжения»

2.1. Цели, задачи, функции логистики снабжения

Логистика снабжения - это подсистема, которая обеспечивает поступление материального потока в логистическую систему. Сырье, основные и вспомогательные материалы, комплектующие изделия и запасные части поступают с рынка закупок на склад предприятия непосредственно, либо через сеть промежуточных складов торгово-посреднических организаций.

Сегодня очень большой популярностью в логистике снабжения пользуется метод АВС-анализа.

Метод ABC представляет собой анализ, с помощью которого определяют степень распределения конкретных характеристик ме­жду отдельными элементами какого-либо множества. С точки зре­ния снабжения анализируется количественная и стоимостная структура приобретаемого сырья и материалов.

Идея ABC-анализа строится на основе прин­ципа Парето, который формулируется следую­щим образом: «За большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин». В настоящее время принцип широко известен как «правило 20 на 80».
Самая простая разновидность ABC-анализа - это отсортированный по убыванию список пара­метров. Если номенклатурный перечень не пре­вышает 100 наименований, такой сортировки бы­вает достаточно. Сложнее выделить значимые по­зиции, если на складе хранится несколько десят­ков тысяч наименований товара. Именно в таких случаях и используется развернутый АВС – анализ.

Данный метод анализа получил большое развитие, благодаря своей универсальности и эффективности. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат.

Проведение анализа необходимо начинать с выбора объектов, значимость которых мы хо­тим определить, и актуальных параметров объектов, по которым мы будем проводить анализ. Проведение анализа начинают с выбора объектов и определения их актуальных параметров.
Объектом может быть товар, товарная группа, поставщик, клиент, заказ и т. д.

В качестве па­раметра можно выбрать: средний или текущий товарный запас в рублях, штуках, коробках или паллетах; объем продаж за период, доходность товара, количество заказов клиентов и т. п.

Далее следует определение групп А, В и С.

Для определения принадлежности выбранного объекта к группе необходимо:

1. Рассчитать долю параметра от общей суммы параметров выбранных объектов

2. Рассчитать эту долю с накопительным итогом.

3. Присвоить значения групп выбранным объектам.

Рекомендуемое распределение:

Группа А – объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет первые 80 % от общей суммы параметров.

Группа В – следующие за группой А объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет от 80 % до 95 % от общей суммы параметров.

Группа С – оставшиеся объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет от 95 % до 100 % от общей суммы параметров.

Такой анализ используется обычно при составлении оптимального заказа с учетом спроса потребителей, помогает в решении задач относительно экстраполяции прошлых тенденций на будущее.

2.2. Методы и алгоритм выбора поставщика

Выбор поставщика является основой создания устойчивой базы снабжения любого предприятия.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее рас­пространенными и эффективными являются:

1. Конкурсные торги.

2.Письменные переговоры между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосроч­ные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потреби­тель совмещает решение проблем получения требуемого предложе­ния и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.

2. Разработка тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта. Организация конкурсных торгов — сложная и многоплановая работа. Здесь мы дадим лишь краткую ее характеристику, необходи­мую для ознакомления с этой широко используемой в развитых странах мира возможностью налаживания высокоэффективных вза­имоотношений поставщиков и потребителей.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно: инструктирует участников торгов о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров или услуг, устанавливает критерии для оценки предложений, определяет условия будущего контракта. Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

— предварительное назначение членов тендерного комитета, про­водящего оценку предложений;

— рассмотрение только тех предложений, которые отвечают тре­бованиям, изложенным в тендерной документации;

— безусловное следование объявленным в тендерной документа­ции процедурам оценки;

— отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов. Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных пред­ложений, в котором должно быть показано, как оценивались тен­дерные предложения, обоснованы причины отклонения предложе­ния и даны рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов признается участник, предста­вивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требо­ваниям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потен­циального поставщика могут быть письменные переговоры между по­ставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает офи­циальное предложение на поставку товаров от потенциального по­ставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца то­вара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны пред­ложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурс­ных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложе­ний строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара, количество и качество товара, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными). Твердая оферта направляется только одному покупателю с указа­нием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если покупатель принимает предложение, то он направляет про­давцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.

Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным парт­нерам. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств про­давца по отношению к покупателю. Она может высылаться неогра­ниченному числу потенциальных потребителей и включать как пе­речисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров меж­ду поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необ­ходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, ус­ловия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая по­явится в ответном предложении.

В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потреби­телю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с мини­мальной ценой.

2.3. Составление спецификации товара

Одной из функций логистики снабжения является анализ спецификации товара и точное и однозначное ее представление. Составление спецификации преследует цели:

· унификации потребности (под потребностью понимается некоторый необходимый товар – зап. часть, агрегат и т. д.), которая в разных отделах или филиалах компании имеет различные, отличающиеся наименования;

· разработки и утверждения стандартов, облегчающих сравнение товаров и услуг между собой;

· документально оформленного запроса на поставку требующихся товаров (разного рода материалы, комплектующие изделия);

· обеспечения возможности оценки качества продукта на различных стадиях производственного процесса.

В состав спецификации должны быть включены:

· все характеристики выбранного товара или услуги;

· существующие для данного вида товаров (услуг) стандарты;

· дополнительные требования.

К составлению спецификации необходимо подходить с особой тщательностью, поскольку, чем основательней и детальней она прописана, тем меньше сложностей возникнет при закупке. И наоборот, небрежное заполнение спецификации влечет за собой непроизводительные затраты: перерасход материалов или инструментов при закупке иного, не востребованного производством типоразмера или сорта, и денежные потери при образовании неликвидов. Чтобы избежать подобных ситуаций, специалисты по снабжению обычно разрабатывают для внутреннего пользования подробные инструкции по составлению спецификаций.

3.Проектная часть

«Логистика снабжения в ООО «Фабрика Окон»

3.1. Ведущие номенклатурные позиций в материальном и нематериальном потоке по методу АВС-анализа

Метод ABC представляет собой анализ, с помощью которого определяют степень распределения конкретных характеристик ме­жду отдельными элементами какого-либо множества. С точки зре­ния снабжения анализируется количественная и стоимостная структура приобретаемого сырья и материалов.

Такой анализ используется обычно при составлении оптимального заказа с учетом спроса потребителей, помогает в решении задач относительно экстраполяции прошлых тенденций на будущее.

Рассмотрим, проведенный АВС-анализ входного материального потока компании ООО «Фабрика Окон» в таблице 3.

Таблица 3