Учебное пособие: Язык и деловое общение

Нормы

Риторика

Этикет

Рекомендовано Министерством образования

Российской Федерации

В качестве учебного пособия для студентов

Высших учебных заведений

Москва • Экономика • 2000

www.economica.ru

УДК 81‘256,5:65.0(075,8)

ББК 81я73

К60

ВСТУПЛЕНИЕ

Деловое общение - это самый массовый вид социального общения. Оно представляет собой сферу коммерческих и административно-пра­вовых, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Новые экономические и социальные условия побудили к ком­мерческой и организаторской деятельности широкие массы населе­ния. Это обстоятельство выдвинуло на первый план необходимость обучения языковым формам делового общения, необходимость повыше­ния лингвистической компетентности лиц, вступающих в социально-правовые отношения, руководящих действиями людей. Лингвистичес­кая компетентность становится в рыночных условиях непременным компонентом общепрофессиональной подготовки менеджеров, муни­ципальных служащих, референтов, руководителей всех уровней.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффектив­ностью совещаний, переговоров, параличом законов, которые часто со­ставлены так, что их просто нельзя исполнить.

Культура речи является экономической категорией. Высокая рече­вая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффектив­ность экономики.

Любой американец считает обучение речевым формам общения делом не только полезным, но и престижным. У нас часто можно еще услышать недоуменные вопросы обучающихся: "Зачем нам учиться? Говорить-то мы умеем".

"Говорить", вполне вероятно, да. А изъясняться, выступать, докла­дывать, парировать, комментировать, тезировать, дефинировать, резю­мировать, перефразировать? А ведь это все тоже виды речевой дея­тельности, которые в ежедневном профессиональном общении менед­жера занимают очень важное место.

Культурно-речевые курсы сегодня повсеместно вводятся в учеб­ные планы вузов по специальности "менеджмент", "управленческий аудит", "муниципальный служащий", "маркетинг".

Предлагаемое учебное пособие посвящено культуре речи делового общения, различным ее аспектам. В нем всесторонне рассматриваются особенности деловой устной и письменной речи, даны образцы прак­тически всех жанров делового общения, рекомендации, контрольные вопросы и дидактический материал.

Большое внимание уделяется особенностям устного и письменно­го делового общения, правилам перевода языковой информации с одного типа речи на другой.

Предпринятое описание особенностей языка делового общения и ре­комендации, которые даются в книге, опираются на последние достиже­ния отечественной и зарубежной лингвистики в области теории типов речевых культур, теории речевых актов, коммуникативной граммати­ки, теории текста, риторики, функциональной лингвистики.

Данное пособие написано на основе научного исследования речи менеджеров, муниципальных служащих и в результате многолетнего чтения культурно-речевых курсов в экономических вузах.

В пособии использованы материалы из книг: Лапинская И.П. Рус­ский язык для менеджеров. Воронеж: Изд-во ВГУ, 1994; Русский язык делового общения / Под ред. И.А.Стернина. Воронеж: Изд-во ВГУ; Шилова К.А. Телефонные разговоры делового человека. М., 1993; Рус­ский язык и культура общения для государственных служащих. Сара­тов: Слово, 1998.

Деловое общение и его особенности

Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере де­лового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле. Что касается менеджеров, предпринимателей, организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, то коммуникативная компетентность для представителей этих профессий представляет важнейшую часть их профессионального облика.

"Бизнес — это умение разговаривать с людьми", — говорят пред­приимчивые американцы.

Один из выдающихся менеджеров США, президент крупнейшего в мире автогиганта — компаний "Форд" и "Крайслер" Ли Якокка в своей книге "Карьера менеджера" пишет: "Управление представляет собой не что иное, как настраивание людей на труд. Единственный способ настра­ивать людей на энергичную деятельность — это общаться с ними".*

* Якокка Ли. Карьера менеджера. М., 1991. С. 68.

Специфика делового общения заключается в том, что столкнове­ние, взаимодействие экономических интересов и социальное регули­рование осуществляется в правовых рамках. Чаще всего люди вступа­ют в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодейст­вия в той или иной сфере. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отноше­ния, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

Другой специфической особенностью делового общения является его регламентированность , т.е. подчиненность установленным пра­вилам и ограничениям.

Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, кото­рые стоят перед общающимися. Эти правила определяются националь­ными культурными традициями и общественными нормами поведения.

Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социаль­ного поведения, в виде этикетных требований, ограничений времен­ных рамок общения.

В зависимости от различных признаков деловое общение делится на:

1) устное — письменное (с точки зрения формы речи);

2) диалогическое — монологическое (с точки зрения однонаправ­ленности / двунаправленности речи между говорящим и слушающим);

3) межличностное — публичное (с точки зрения количества участников);

4) непосредственное — опосредованное (с точки зрения отсутст­вия / наличия опосредующего аппарата);

5) контактное — дистантное (с точки зрения положения ком­муникантов в пространстве).

Все перечисленные факторы делового общения формируют харак­терные особенности деловой речи.

В большей степени различаются устная и письменная деловая речь: обе формы речи представляют системно различающиеся разно­видности русского литературного языка. Если деловая письменная речь представляет официально-деловой стиль речи, то устная деловая речь — различные формы гибридных стилевых образований.

Значительны языковые различия между диалогической и монологи­ческой деловой речью. Если монологическая речь в большей степени тя­готеет к книжной речи, то диалогическая - к разговорной, что отражает­ся в первую очередь на текстовой организации и синтаксических особен­ностях речи. Диалогическое общение — это по преимуществу межлич­ностное общение, а публичная речь — это монологическая речь.

Дистантное , всегда опосредованное общение (телефонный раз­говор, почтовое и факсовое отправление, пейджинговая связь и т.п.) отличается от контактного , непосредственного повышенным вни­манием к интонационному рисунку речи (устное общение), краткос­тью и регламентированностью, невозможностью использования жес­тикуляции и предметов в качестве носителей информации.

Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанро­вых разновидностей письменного и устного общения.

Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические от­ношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фик­сирующими социально-правовые отношения — контрактами (договора­ми), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов. Устная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, пред­ставлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т.п.

Совещания, собрания представляют собой особый тип протоколь­ного общения, в котором по большей части представлена монологи­ческая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и существующая сразу в двух формах — устной и письменной.

Сегодня рамки делового общения расширяются. Реклама, светское общение становятся неотъемлемой составляющей делового общения. Успех предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения предста­вить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенци­ального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо читаемой монологической речи, в практику делового общения все актив­нее входит подготовленная, но нечитаемая монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах), поздравительные письма и другие этикетные тексты.

Владение всеми перечисленными жанрами делового общения вхо­дит в профессиональную компетенцию менеджера, руководителя. (См. денотатный граф на с. 26.)

Культура речи делового общения и ее слагаемые

К какой бы области ни относилось понятие "речевая культура", оно всегда включает три основных аспекта: ортологический, коммуни­кативный и этический.

Ортология — наука о правильной речи, о языковых нормах иихизменении. В сознании говорящего и пишущего норма выступает как образец, калька, схема, шаблон, по которому строится слово, предло­жение, высказывание. Нормы формируются под влиянием литератур­ного творчества и речевой практики нации и являются непременным условием единства языка и нормального функционирования языковой системы. Они кодифицируются, т.е. описываются, закрепляются как образец в словарях, справочниках, учебниках.

Кодифицированные нормы литературного языка — это такие нормы, которым должны следовать все носители языка, причем поня­тие нормативности включает сферу использования языка. Закреплен­ность вариантов за различными сферами и формами использования языка определяется принципом коммуникативной целесообразности. То, что нормативно для письменной речи (осложнение синтаксичес­кой конструкции причастными и деепричастными оборотами), ненор­мативно для устной речи.

Нередко норма выступает в качестве двойного стандарта — обяза­тельного и допустимого вариантов. Например, в практике устного де­лового общения разговорная форма до говор — договора вытесняет книжный вариант догово р — догово ры.

Вариативность нормы является причиной ее изменения, причем темпы изменений нормы различны для разных уровней языка. Самы­ми консервативными считаются грамматические нормы. Грамматичес­кий строй русского литературного языка практически не изменился с пушкинских времен. Фонетические нормы, напротив, очень подвиж­ны. Еще недавно вошедшее в русскую речь слово "маркетинг" имеет уже варианты произношения, закрепленные в качестве допустимых: ма ркетинг и марке тинг.

Правильность речи — это базовое требование культуры речи, ее основа.

Важно ли владеть нормами русского литературного языка челове­ку, ежедневной практикой которого является деловое общение? На этот вопрос можно ответить только однозначно утвердительно. Пото­му что человеке низким уровнем речевой культуры, не умеющий ясно излагать свои мысли, допускающий ошибки в своей речи, обречен на коммуникативные неудачи, часто оказывается в неловком положении. Грамотность в широком смысле этого слова — непременное условие успешности в деловом общении.

Особенно важно для менеджера, руководителя, муниципального служащего представлять себе нормативный аспект языка документов и устной деловой речи.

Нормативный аспект культуры речи — один из важнейших, но не единственный. Можно, не нарушая норм русского литературного языка, произвести на собеседника отталкивающее впечатление. Можно при­вести большое количество различных, в том числе и деловых текстов, безупречных с точки зрения нормативности, но не слишком вразуми­тельных.

Язык располагает огромным арсеналом средств. Они должны ис­пользоваться с учетом сферы, ситуации, задач и жанра речи и быть мобилизованы на достижение коммуникативной цели. Коммуника­тивный аспект речевой культуры как раз и рассматривает эти во­просы.

То, что в современной лингвистике называется коммуникативным аспектом культуры речи, было известно еще в античности в качестве одной из почитаемых наук — риторики. Вначале риторика была нау­кой об ораторском мастерстве, об "умении увлечь души словами" (Платон). Затем риторику стали понимать как науку о хорошей речи, выделяя такие ее качества, какточность, ясность, выразитель­ность, логичность, чистоту, уместность. Все эти качества связаны между собой.Точность, достигающаяся благодаря правильности сло­воупотребления и организации речи, обеспечивает такие качества речи, какясность, доступность. Логичность речи тесно связана с точностью, которая является как бы "предварительным условием" ло­гичности. Это коммуникативное качество речи связано не столько со словоупотреблением, сколько с синтаксической организацией выска­зывания, которая должна обеспечивать последовательность в усвое­нии выражаемой мысли, ее непротиворечивость.

Чистота и уместность речи оказываются в свою очередь тесней­шим образом связаны между собою. Отбор слов сообразно с целями и условиями общения определяется требованием чистоты и уместности речи, что предполагает знание стилей литературного языка. Так, оби­лие терминов и штампов, стандартных выражений характерно для письменной деловой речи, но совершенно не характерно для разговор­ной речи. Все эти коммуникативные качества речи являются характе­ристиками речи правильной и искусной.

В наши дни современная риторика, или неориторика — это прежде всего наука об эффективной речи, об умении добиваться речевыми средствами поставленной цели. Это предполагает учет психологичес­кого и этического аспекта общения.

Этический аспект речевой культуры представлен лингвистической дисциплиной — речевым этикетом. Речевой этикет изучает специаль­ные речевые средства регулирования социальных и межличностных отношений: речевые этикетные формулы, этикетные тексты и правила их использования, а также правила речевого поведения в тех или иных условиях.

Этикетные нормы поведения носят национальный характер. То, что является знаком уважения в европейских странах (при встрече по­интересоваться здоровьем жены и близких), в странах мусульманских может быть воспринято как оскорбление.

Деловое общение очень часто не просто включает этикетное обще­ние, но с необходимостью предусматривает его. Существуют особые этикетные жанры делового общения: выражение соболезнования, бла­годарности, поздравления. Руководители, менеджеры, служащие должны хорошо знать и адекватно использовать средства речевого этикета, так как от успешного использования этих средств во многом зависит результат делового общения.

"Встречают по одежке, а провожают по уму", — гласит русская на­родная мудрость. Причем под словом "ум" подразумевается умение общаться, ладить с людьми. Вовремя и к месту сказанные слова назы­вались в народе "золотыми".

Таким образом, речевая культура — это использование средств и возможностей языка, адекватных содержанию, обстановке и цели вы­сказывания при соблюдении языковых норм.

Высокая речевая культура менеджера, руководителя проявляется в знании требований, предъявляемых к языку документов, и умении выбрать из богатейшего арсенала речевых средств деловой письмен­ной речи необходимые для составления текста, вести деловую беседу, уметь убеждать в своей правоте.

Показателем лингвистической компетентности менеджера можно считать его умение "переводить" информацию с одного типа речи на дру­гой (с языка справочных жанров на язык устной спонтанной речи), свер­тывать и развертывать ее, т.е. выполнять операции номинации*, вер­бализации*, тезирования*, перефразирования*, резюмирования*.

* Здесь и далее по тексту звездочкой обозначенылингвистические термины, толкование которых приводится в конце каждой главы.

Владение этикетными средствами, тактическими приемами ведения деловых переговоров, совещаний, жанрами публичной монологической речи также входит в число необходимых речевых навыков менеджера.

С человеком высокой речевой культуры говорить легко и приятно. Если это деловой человек, ему удаются различные контакты и перего­воры, ему удается убеждать людей в своей правоте и влиять на собе­седников, он может сам составить или отредактировать документ, на­писать благодарность, поздравительное письмо или презентационную речь. И это все важнейшие составляющие профессионального облика делового человека.

Типы речевых культур в деловом общении

В сферу коммерческих и административно-правовых отношений сегод­ня влились огромные массы самых различных по культурному, образова­тельному уровню и социальному статусу людей. Естественно, что они явля­ются носителями различных типов внутринациональных речевых культур.

О.Б. Сиротинина и В.Е. Гольдин в своих работах представили ти­пологию внутринациональных речевых культур, которые сосуществу­ют в деловом общении и непосредственно связаны с общеобразова­тельным и общекультурным уровнем говорящих и пишущих.

Самым высоким типом являетсяэлитарный тип речевой культу­ры. Речь представителя элитарной речевой культуры не только без­укоризненна с точки зрения соблюдения языковых норм, она отлича­ется богатством, выразительностью, аргументированностью, логичнос­тью, доступностью, ясностью изложения и т.п.

Не менее важно для элитарной речевой культуры строгое соблю­дение всех этических норм общения: соблюдения принципа вежливос­ти и кооперации в процессе диалога, отсутствие грубых, тем более не­цензурных выражений, отсутствие "ноток" категоричности и повы­шенного тона общения, особенно с подчиненными.

Представитель элитарной речевой культуры должен владеть всеми функциональными стилями русского литературного языка: официаль­но-деловым, научным, публицистическим, разговорным. Это значит, что деловой человек, например, может с равной легкостью написать научный доклад или статью, выступить на пресс-конференции, дать ин­тервью, написать презентационную речь, поздравление, адрес, не говоря уже о профессиональной речевой деятельности — составлении докумен­тов, проведении совещаний, переговоров, деловых встреч и т.п.

"Можно сказать, что элитарная речевая культура — это искусство пользоваться языком, всем богатством его возможностей при строгой уместности этого использования", — пишут в одной из работ О.Б. Си­ротинина и В.Е. Гольдин*.

*Гольдин В.Е., Сиротинина О.Б. Внутринациональные речевые культурыи ихвзаимодействие // Вопросы стилистики. Вып. 25. Проблемы культуры речи. Сара­тов, 1993. С. 10.

Понятно, что элитарная речевая культура характеризует лишь не­многих представителей нашего общества. В практике исследования деловой устной и письменной речи автором этой книги указанный тип речевой культуры зафиксирован не был. Но это не значит, что он от­сутствует в деловой речи и, тем более, это не значит, что к овладению им не нужно стремиться. Именно этот тип речевой культуры и со­ставляет предмет обучения.

Среднелитературная речевая культура — это тоже достаточно высокий тип речевой культуры. Он характеризуется меньшей строгос­тью соблюдения всех норм, однако ошибки в устной и письменной речи не носят системного характера.

В отличие от носителей элитарной речевой культуры, которые активно владеют всеми стилями, носители среднелитературной ре­чевой культуры обычно активно владеют лишь одним — двумя сти­лями (например, деловой и разговорный), остальными же только пас­сивно.

Среднелитературная речевая культура характеризуется отчасти смешением норм устной и письменной речи, — когда в устной речи ис­пользуются книжные штампы, причастные или деепричастные оборо­ты и когда в письменную речь, в частности в язык документов, прони­кают разговорные конструкции и жаргонизмы.

В отличие от элитарной, среднелитературная речевая культура не является эталонной, однако этот тип речевой культуры является самым массовым во всех сферах нашей общественной жизни. Этот тип речевой культуры представляет речь большинства теле- и радиожур­налистов. Отсюда тиражирование ошибок, типа "ква ртал", "ва ловый", "э ксперт", "обеспече ние", "отмечая о том", "разговор по экономике", "расчет по плитам" и т.п.

Среднелитературная речевая культура характеризуется нестрогим выполнением этикетных требований: переходом на Ты-общение при каждом удобном случае, низкой частотностью использования этикет­ных формул и этикетных лексем, причем последние представлены очень ограниченным набором ("спасибо", "здравствуйте", "до свидания", "простите"). Подобный тип речевой культуры никак не может быть предметом обучения.

Литературно-разговорная речевая культураи фамильярно-разговорная речевая культура могут быть разновидностью элитарной и среднелитературной речевой культуры, если общение протекает в неофициальной обстановке, в сфере близкородственного, близкодружественного общения.

Эти типы речевой культуры допускают использование сниженной лексики: жаргонизмов, просторечных выражений, бранных слов при общем соблюдении ортологических норм.

Эти же типы речевой культуры могут быть самостоятельными, единственными для носителя языка, если он не учитывает фактор официальности общения, употребляя, например, в условиях офици­альности слова прощания: пока, будь вместо общеупотребительных: до свидания, всего доброго, всего наилучшего. Последнее характерно для носителей фамильярно-разговорной культуры. К еще более низким типам внутринациональных речевых культур относятсяпросторечие и профессионально-ограниченная речевая культура.

Просторечие является показателем низкого образовательного и культурного уровня. Этот тип речевой культуры отличают весьма ог­раниченный запас слов, синтаксическая монотонность (неумение стро­ить сложные предложения, высказывания), высокая частотность экс­прессивных средств, ругательств, слов-паразитов, междометий, целых десемантизированных речевых фрагментов (на вроде того, ну так вооб­ще, ну там, знаешь, типа того и т.п.).

Сознавая ущербность своей речевой культуры, носители про­сторечия часто включают в свою речь иностранные и книжные слова без учета их лексического значения: без консенсуса не догово­ришься; мы без вашего контингента обойдемся; конкретно сделали и т.п.

Как правило, носители просторечной культуры не подозревают о существовании словарей и справочных пособий, которые могли бы по­мочь им адекватно использовать лексику, грамотно строить словосоче­тания, предложения.

Ошибки в речи представителей низких типов речевых культур носят системный характер. Причем в устной речи преобладают акцен­тологические и лексические ошибки, а в письменной — грамматичес­кие, орфографические и пунктуационные.

В деловом общении просторечие в чистом виде встречается крайне редко, апрофессионально-ограниченная речевая культура — доста­точно часто. Ее характеризует все то, что характерно для низких типов речевых культур: системность ортологических нарушений, неразличе­ние сферы Ты- и Вы-общения, неразличение стилевых пластов лексики (жаргонизмы не осознаются как таковые), невладение монологической речью, отсутствие сознательного использования речевых средств, — ко­роче говоря, лингвистическая ограниченность и ущербность речевого сознания.

Взаимодействуют ли эти типы внутринациональных речевых культур? Несомненно, они испытывают взаимовлияние и образуют гибридные, маргинальные разновидности: среднелитературная всту­пает во взаимодействие с более низкими типами речевых культур — фамильярно-разговорной, профессионально-ограниченной, просто­речной. И такие маргинальные образования, по нашим наблюдениям, преобладают в деловой речи.

Нужно ли знать эти типы речевых культур будущему менеджеру, управленцу, муниципальному служащему? На наш взгляд, безусловно необходимо, потому что точная квалификация речевой культуры собе­седника поможет выбрать верную стратегию речевого поведения, из­бежать коммуникативного шока при столкновении носителей высоких и низких типов речевых культур.

В этой главе необходимо отметить общий процесс снижения уров­ня речевой культуры общества, который еще не остановлен. Лингвис­ты уже десять лет бьют тревогу по поводу опасных тенденций расша­тывания языковых норм. Тревогой о состоянии и судьбе русского языка пронизаны высказывания многих известных деятелей культуры и науки нашего общества. Д. С. Лихачев, А. И. Солженицын, академик Е.П.Челышев и многие другие высказывались о необходимости со­хранить в чистоте национальное достояние — русский язык, существо­вание и совершенствование которого является непременным условием существования нации.

Культура речи и принципы речевого поведения менеджера

Термин "речевое поведение" обозначает всю совокупность речевых действий и их форм, рассматриваемых прежде всего в социально-ком­муникативном аспекте. Для менеджера и управленца это речевые дей­ствия, по необходимости совершаемые им в профессиональном деловом общении. Выдающийся лингвист Т. Г. Винокур писала, что "речевое по­ведение предстает как визитная карточка человека в обществе". Приве­дем формулировку Дж.Остина, одного из разработчиков теории речевых актов — "слово как действие" — т.е. слово является действием в определенных условиях по отношению к определенному адресату.

В наибольшей степени действенность речи ощутима именно в де­ловом общении: в письменной форме оно представляет собой язык до­кументов, которые руководят действиями людей, в устной — диалоги, в процессе которых сталкиваются мнения и интересы групп людей, вырабатываются общие принципы взаимодействия и конкретные пла­ны сотрудничества, находятся выходы из конфликтных ситуаций.

По традиционному определению, менеджер — это управляющий, агент, маклер, обеспечивающий внутриструктурную деятельность предприятия, налаживающий связи с партнерами, клиентами (постав­щиками) или исследующий рынок сбыта.

Социальные роли, в которых оказываются менеджеры, определя­ются видами их контактов с другими людьми: "производитель"—"по­требитель"; "продавец"—"покупатель"; "клиент"—"заказчик"; "руково­дитель"—"подчиненный".

Так, внутриструктурная деятельность определяет распределение социальных ролей "руководитель"—"подчиненный", внешнеторговая деятельность—"продавец"—"покупатель", "клиент"—"заказчик".

Каждая из социальных ролей требует особого типа речевого пове­дения. С возникновением новых экономических отношений эти типы речевого поведения изменились кардинально. Еще десять лет тому назад можно было руководить только директивными методами, прав­да, и тогда подобный метод был малоэффективен. Сегодня это невоз­можно в принципе.Директивные речевые акты остались в деловом общении в жанрах организационно-распорядительной документации: приказах, постановлениях, распоряжениях. В остальном же деловое общение строится на принципахкооперации, учета взаимных инте­ресов, паритета и равенства в иерархических отношениях. Не ад­министрирование, а открытость для контакта и стимулирование под­чиненных, не противопоставление интересов "покупателя" и "продав­ца", "клиента" и "заказчика", а стремление к выявлению общности ин­тересов и поиску консенсусного решения — вот основа речевого поведения современного делового человека.

Центральным принципом речевого поведения в деловом общении, таким образом, является принцип кооперации, реализующийся со­гласно теории Г. П. Грайса в семи максимах (принципах поведения):

максима такта;

максима великодушия;

максима релевантности высказывания;

максима полноты информации;

максима симпатии;

максима согласия;

максима скромности.

Не все эти максимы могут быть реализованы в одном речевом акте: не всегда необходимо соглашаться с собеседником, выказывать ему симпатию, но быть тактичным, корректным, уважать право собе­седника на получение точной и полной информации и на выражение ее со своей стороны должен руководитель любого ранга.

Основной принцип современного делового общения заключается в том, что изначально общение строится исходя из определения собесед­ника как партнера, равноправного участника диалога, вне зависимости от его социальной позиции и от его коммуникативной позиции.

Не "Принесите мне документы", а "Будьте добры захватить папку с документами" — произнесет цивилизованный руководитель, обраща­ясь к подчиненному.

Формулирование распоряжений и просьб в вопросительной форме предоставляет формально право выбора подчиненному и сни­мает акцент администрирования с иерархических отношений. Готов­ность признать свою ошибку, извиниться, оказать услугу, уладить не­значительные недоразумения так же естественно для воспитанного че­ловека в деловом общении, как и в обиходно-деловом.

Замена прямых речевых актов косвенными (не "Вам необходимо решить проблему с оплатой наших услуг до 13-го ноября", а "До 13-го ноября мы хотели бы получить от Вас сведения о погашении задолжен­ности") является знаком достаточно высокой речевой культуры, кон­венциональным кодом цивилизованного общения не только на рус­ском языке, но и на других языках.

Соблюдение основного принципа кооперации является важней­шим постулатом речевого поведения делового человека и обусловли­вает выбор речевых средств в зависимости от ситуации общения.

Речевая ситуация и ее составляющие

Понятие "речевая ситуация" является базовым понятием лингвопрагматики — науки, изучающей, как человек использует язык для воздействия на адресата (воспринимающего речь) и как ведет себя в процессе речевого общения.

От чего зависят особенности речи я речевого поведения человека? Как оказалось, от многих причин и факторов. Совокупность этих фак­торов и называется речевой ситуацией. Основными компонентами ее являются внешние и внутренние условия общения, участники обще­ния, их отношения.

Общую схему речевой ситуации можно представить следующим образом.

Кроме выделенных в данной схеме основных факторов, влияющих на особенности деловой речи и речевого поведения коммуникантов, можно выделить и такие факторы, как степень знакомства, степень удаленности коммуникантов друг от друга, наличие наблюдателей и т.д. Однако эти факторы определяют качества деловой речи не в той степени, что основные факторы, или составляющие речевой ситуации.

Рассмотрим их. Официальная обстановка предполагает особую юридическую значимость делового общения. Это обусловлено тем, что конкретные люди — физические лица — не только представляют инте­ресы юридических лиц (фирм, предприятий), но и выступают от имени юридических лиц на деловых переговорах, в процессе деловых встреч.

Официальное общение протекает в служебном помещении — офисе, приемной, конференц-зале и т.д.

Официальное общение может быть и внутрикорпоративным, на­пример, протокольное деловое общение, представленное жанрами со­брания, совещания, совета руководителей.

Официальная обстановка требует соблюдения соответствующих этикетных норм речевого поведения:

• обязательного двустороннего Вы-общения по отношению к со­беседнику любой возрастной группы и любого социального положе­ния;

• строгого соблюдения этикетной рамки общения (слов приветст­вия и прощания);

• использования этикетных стандартных формул вежливости ("будьте добры", "будьте любезны", "разрешите мне ..."т.п.).

Официальная обстановка предъявляет требования к лексическому составу речи, в который не должны входить бранные, жаргонные, про­сторечные слова и диалектизмы.

Существуют требования, касающиеся произношения слов. Офи­циальная обстановка обусловливает выбор литературного типа произ­ношения, а не бормотания, не скороговорки или небрежного фонети­ческого оформления речи. Не [здрас'], а [здраствуйт'е], не [када], а [кагда].

Основной тон при строгих официальных отношениях — спокой­ный, сдержанный, при менее строгих официальных отношениях — спокойный, доброжелательный, приветливый.

В неофициальной обстановке проходят презентации, юбилеи, де­ловые встречи за стенами учреждения или офиса, например в рестора­не, в домашней обстановке, повседневное общение в трудовом коллек­тиве. В такой обстановке собеседники чувствуют себя гораздо свобод­нее в выборе речевых средств, нежели в официальной обстановке. Это значит, что говорящие руководствуются теми же правилами и норма­ми речевого поведения, что и в повседневной жизни:

• выбирается Ты- или Вы-общение в зависимости от степени зна­комства, возраста и положения собеседника;

• используются слова приветствия и прощания;

• использование этикетных формул может быть сведено к мини­муму.

Менее строгие требования лексического отбора не исключают, од­нако, нежелательности использования тех же лексических пластов, ко­торые нежелательны и в официальном общении.

То же можно сказать и в отношении произносительных норм.

Определяющим фактором в неофициальной обстановке является степень знакомства. Беседа с незнакомым или малознакомым челове­ком накладывает по сути те же требования этикетного характера, что и официальное общение. Даже присутствие "постороннего" человека (посетителя, клиента) требует от людей, находящихся с ним в одной комнате, переключиться на правила официального общения.

Исключение составляют муниципальные служащие всех рангов, работники министерств и ведомств. Для работников перечисленных специальностей официальное общение является единственным типом делового общения. Корпоративная культура представителей власти, силовых ведомств и министерств не предусматривает неофициальной обстановки делового общения в качестве рабочей обстановки. Строгость иерархических отношений не предусматривает возможности исполь­зования Ты-общения в рабочее время.

Факторадресата в деловом общении не менее важен, чем условия общения.Адресат — человек, к которому обращена (адресована) речь. От того, в какие ролевые и коммуникативные отношения вступа­ет с ним говорящий или пишущий (адресант), будет зависеть комму­никативная тактика и выбор этикетных средств.

Сферы реализации менеджмента предполагают выполнение ме­неджером различных социальных ролей, которые определяются:

• внешними производственными отношениями фирмы (органи­зации);

• административной деятельностью;

• коммерческими отношениями.

Вступая в отношения "производитель"—"потребитель", "руководи­тель"—"подчиненный", "партнер"—"партнер", менеджер, руководитель определяет для себя принципы, на которых строятся отношения, и, в зависимости от них, разрабатывает стратегию общения.

Целевые установки определяются и группируются в зависимости от того, каким избирается ведущий принцип общения в той или иной сфере (профессиональной сфере менеджмента). В настоящее время приоритетными являются принципконсенсуса в партнерских отно­шениях,отзывчивости в рыночных отношениях иравенства в кор­поративных отношениях.

Менеджер должен быть убедительным в рекламе, вежливым в переговорах с клиентом, должен уметь найти общий язык с партнера­ми и поставщиками.

Общий принцип вежливости не исключает богатства конкретных ситуаций, в которых приходится дифференцировать речевые средства. При выборе обращения, например, важнейшим критерием является социальный статус адресата.

Уважаемый Николай Степанович!

Многоуважаемый господин Кутю!

Глубокоуважаемый АлександрСергеевич!

Обозначение социального статуса адресата может быть вербаль­ным и невербальным (обозначаемым при помощи интонации).

Индексами социального статуса являются служебное положение, об­щественное положение, материальное положение, заслуги. Согласно рус­ской традиции в деловом общении половые различия не акцентируются, т.е. женщина обладает при равном социальном статусе теми же пре­имуществами, что и мужчина.

За годы советской власти сложилась традиция пиететного отноше­ния к "начальству". Высокое служебное положение обеспечивало заис­кивание и даже раболепие со стороны подчиненных или людей более низкого положения. Служебное положение и сегодня является глав­ным при определении социального статуса, однако тональность отно­шения к высокопоставленным чиновникам сегодня меняется. Безус­ловно, учитываются и личные заслуги адресата peчи.

Социальный статус и социальная роль человека могут не совпа­дать. В эпоху рыночных отношений нередко в качестве партнеров вы­ступают находящиеся в иерархических отношениях организации, на­пример материнская и дочерняя фирмы.

Социальная роль во многом определяет характер коммуникатив­ного ожидания собеседника, который нельзя не учитывать. Если вы начальник, подчиненный во время общения с вами ожидает от вас кор­ректности, вежливости, заботливости, иногда покровительства и всег­да уважения. Агрессия, желание отнести просчеты и ошибки на счет подчиненного являются нарушением нормы речевого поведения ме­неджера. Такие симптомы невладения социальной ролью руководите­ля, к сожалению, еще не изжиты до конца.

Общение "на равных" с подчиненным — необходимое условие для создания сплоченной команды, которая способна выжить в условиях конкуренции.

Коммуникативные роли, в отличие от социальных, переменчивы. Одно и то же лицо в процессе диалога (полилога) выступает в качест­ве адресанта, адресата и наблюдателя.

Адресант — инициатор диалога, говорящий, пишущий, активный коммуникант. Это, безусловно, тактически выигрышная роль. Адре­сант задает тон, темп и тематическую программу общения. Недаром во всем мире ценится речевая активность менеджеров, умение на­правлять беседу и регулировать, что особенно важно, ее временные рамки.

Инициатор речи обладает недекларируемыми правами "режиссера" общения. Как правило, он его и заканчивает. Это не означает, однако, что позиция адресата — это пассивная позиция в диалоге. Деловое об­щение предполагает не только повышенное внимание к сообщаемому, но и целый ряд обязательных речемыслительных операций в процессе восприятия речи: 1) контроль объема сообщаемого; 2) контроль пони­мания; 3) резюмирование; 4) дефинирование; 5) корректировку пози­ций. Все эти операции реализуются при помощи реактивных реплик: — Да; — Так-так; — Разумеется; — Если я правильно вас понял...; — Что вы имеете в виду?; — Иными словами, вы считаете, что...? и т.п.

При помощи этих же обязательных в диалоге реактивных реплик ад­ресат может перехватить речевую инициативу, изменив коммуникатив­ную роль на роль адресанта. Подробнее об этом — в главе IV книги.

Позиция наблюдателя — это тоже позиция активного участника общения. Даже не участвуя в диалоге, наблюдатель влияет на его ход.

Так, наличие в кабинете посетителя предполагает, что рабочие внутрикорпоративные вопросы решаются быстро, без излишней дета­лизации.

Таким образом, пассивных участников коммуникативного процес­са в деловом общении просто не существует. Слушание же, как счита­ют психолингвисты, процесс более интеллектуально интенсивный, чем говорение. Поэтому в лекционных расписаниях предусмотрены перерывы, а опытный лектор знает, что через пятнадцать минут в про­цессе самой лекции необходимо делать "разрядки", чтобы не потерять контакт с аудиторией.

Говоря о коммуникативных отношениях, нельзя не отметить важ­ность личностно-субъективного фактора. Общаясь, мы передаем не только объективную информацию, но и свое отношение к ней и собе­седнику. Эта последняя в большей мере и обусловливает реакцию со­беседника на те или иные речевые действия. Спрос на коммуникабель­ных, приятных в общении менеджеров, рекламных агентов — это эко­номическая стратегия и политика в современном бизнесе.

Факторцели связывает позиции говорящего и слушающего в еди­ном коммуникативном процессе.

В деловом общении цели могут быть срочными и перспективны­ми, реализующимися в планах перспективного сотрудничества.

Поддержание деловых контактов, информирование и воздействие на адресата с целью принятия какого-то конкретного решения — вот основные виды целей, преследуемых адресантами в сферах бизнеса и управления.

Поддерживать деловые контакты, т.е. конструктивные деловые от­ношения, можно только на основе положительных взаимных эмо­ций — доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения и т.д. С этой целью рассылаются поздравления, соболезнования, приглашения на торжества, благодарственные письма и т.п.

Информативные письма, звонки, факсовые отправления, отсылка каталогов, прайс-листов, образцов товара, отчетов реализуют второй тип целей — информировать адресата о положении дел, о возможнос­тях и условиях сделки и т.д.

Инструкции, правила, приказы, распоряжения, требования, рекла­мации, просьбы как в письменной, так и в устной форме реализуют цель воздействияна адресата и побуждения его к совершению того или иного поступка.

Нередко перечисленные цели сочетаются в пределах одного текс­та, например письма-просьбы, которое начинается с описания положе­ния дел, т.е. с информирования, а заканчивается просьбой.

Конкретных речевых ситуаций может быть бесконечное множест­во, но есть их типичные особенности, зная которые можно легко ори­ентироваться в любой из них и выбирать необходимые речевые сред­ства для достижения цели общения.

Особенности речевых ситуаций в сфере деловых отношений за­крепляются за жанрами устной речи (деловые переговоры, рабочее со­вещание, телефонные сообщения и т.п.) и за жанрами письменной речи (контракт, деловое письмо, лицензия, правила и т.п.). В каждом из жанров использование языка имеет свои особенности, но карди­нальные различия связаны со сменой формы языкового выражения, поэтому мы считаем, что информацию письменной деловой речи нужно "переводить" на устную речь.

Лингвистические термины

Речевой акт — основная единица речевого поведения,реализующая одноречевое намерение говорящего (просьба, совет, предложение).

Номинация — называние, ввод нового понятия в речь.

Вербализация — перевод информации с языка схем, цифр, символовнасловесный уровень.

Тезирование — краткое изложение сообщения, текста в видеотдельных положений.

Перефразирование — передача чужих слов своими словами с целью по­яснения и уточнения информации.

Резюмирование - краткое изложение сути написанного, сказанного;краткий вывод, заключительный итог речи, доклада и т.п.

Акцентологический — связанный с постановкой ударения в слове.

Контрольные вопросы

1. Какова специфика делового общения?

2. Каковы слагаемые речевой культуры?

3. Какие типы внутринациональных речевыхкультур вам известны? Какие из них преобладают в деловом общении?

4. Назовите основной принцип речевого поведения в деловом общении.

5. Дайте определение речевой ситуации. Каковыее главные составляю­щие?

6. Рассмотрите денотатный граф и назовите речевые жанры, которы­ми должен владеть менеджер-управленец, менеджер по сбыту, специалист по маркетингу.

Денотатный граф 1

(Из кн.: Лапинская И.П. Русский язык для менеджеров: Учебное пособие. Воро­неж: Изд-во ВГУ, 1994.)

Г л а в а I

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ - ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях — лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую систем­ность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип ли­тературного языка называетсяфункциональным стилем.

Официально-деловой стиль закреплен, как уже говорилось, за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законо­творчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической дея­тельности. К периферии делового стиля относят информативную рек­ламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объясни­тельные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) — вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законо­дательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представ­ляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Документ — это текст, управляющий действиями людей и обла­дающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту до­кументов. Соответствовать этому требованию может только письмен­ная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподго­товленности, спонтанности, вариативности. Помимо требованиядено­тативной точности (денотат — предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица) к языку документов предъявляется требованиекоммуникативной точности — адекватного отражения действительности, отражения мысли авторов в речевом фрагменте (предложении, тексте).

Соответствие требованию точности того и другого вида будет оз­начать безупречное реферирование действительности и безупречное выражение мысли. Легко ли достичь этого на практике? Безусловно, нет. Поэтому-то документы не пишутся, асоставляются, разрабаты­ваются специалистами. Поэтому в них сплошь используются клиши­рованные стандартные фразы:

Во исполнение приказа № ...

В соответствии с Протоколом о взаимных поставках на... год...

Договор вступает в силу со дня подписания.

Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридичес­кую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, терми­ны: При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию пла­тежного документа или известить его телеграммой. При невыполне­нии Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар.

Поэтому то, что считается недостатком всякой другой письменной речи и рассматривается как лишнее слово, в языке документов являет­ся непременной и характерной стилистической чертой синтаксичес­кой и текстовой организации. Эта же черта абсолютно не характерна для устной деловой речи: повторение одних лексем является в спон­танной диалогической речи не приемом, т.е. возникает тогда, когда го­ворящему необходимо обдумать следующую фразу в процессе говоре­ния, при каких-то колебаниях в выборесинтаксической конструк­ции.

А. — Тогда / тогда мы что сделаем / что сделаем // Мы показываем вам документ по факсу / где / по какой цене...

Подробность изложения в официально-деловом стиле сочетается с аналитизмом выражения действий, процессов в форме отглагольного существительного:

Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весь­ма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Уст­ная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, асимметрич­ной по принципу текстовой организации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановки общения. Дело­вое устное общение должно протекать на фоне положительных эмо­ций — доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты,нои все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, — реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор рекви­зитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом.

Реквизит — это обязательный информационный элемент докумен­та, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. На­именование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте — первые три в верх­ней части, а последний — в нижней части листа после подписей.

Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержа­ния документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный со­став реквизитов и порядок их расположения. К ним относятся:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Эмблема организации и предприятия.

3. Изображение правительственных наград.

4. Код предприятия, учреждения или организации по общероссий­скому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Код формы документа по общероссийскому классификатору уп­равленческой документации (ОКУД).

6. Наименование министерства или ведомства.

7. Наименование учреждения, организации или предприятия.

8. Наименование структурного подразделения.

9. Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфныйадрес,номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке.

10. Название вида документа.

11. Дата.

12. Индекс.

13. Ссылка на индекс и дату входящегодокумента.

14. Место составления и издания.

15. Гриф ограничения доступа к документу.

16. Адресат.

17. Гриф утверждения.

18. Резолюция.

19. Заголовок к тексту.

20. Отметка о контроле.

21. Текст.

22. Отметка о наличии приложения.

23. Подпись.

24. Гриф согласования.

25. Визы.

26. Печать.

27. Отметка о заверении копий.

28. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

29. Отметка об исполнении документа и направленииего в дело.

30. Отметка о переносе данных на машинныйноситель.

31. Отметка о поступлении.

Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи. К эле­ментам оформления документа относятся его реквизиты, а к элемен­там содержания — структурные части основного текста. Докладная за­писка, акт, лицензия, контракт, деловое письмо имеют только им при­сущие индивидуально разработанные ГОСТом формы.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лек­сики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной деловой диалогичес­кой речи.

История формирования делового стиля

Поскольку деловая письменная речь представляет официально-де­ловой стиль речи, совершенно необходимо рассмотреть ряд его специ­фических черт.

Официально-деловой стиль выделился прежде других письмен­ных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы госу­дарственной жизни: внешние отношения, закрепление частной собст­венности и торговлю. Необходимость письменного закрепления дого­воров, законов, записей долгов, оформления передачи наследства на­чала формировать особый "язык", который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные черты.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксирован­ными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси "Русская правда" — оригинальный памятник письменности, по­зволяющий судить о развитости системы юридической и обществен­но-политической терминологии в то время. В языке "Русской правды" уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинени­ем в сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочи­нительными союзами "а", "и", "да", "же", а также бессоюзных цепочек. Из всех видов сложноподчиненных предложений наиболее широко употребляются конструкции с придаточным условным (с союзом аще — если):

"Аще будет свободный человек убит 10 гривен серебра за голову". "Аще кто купець купцю даст в куплю куны, то купцю пред послухи кун не имати, послухи ему на надобе. Но ити ему самому роте, аще ся начнет запирати".

Перевод: "Если будет свободный человек убит, плата — 10 гривен за голо­ву". "Если же купец купцу даст деньги для торговли, то ему для возвращения долга свидетели заключения сделки не нужны, а для получения долга,еслидолжник начнет отпираться, достаточно принести клятву".

В "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствую­щие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (уби­тый), головникь (убийца), послухь (свидетель), вира (штраф), добытьк (имущество), вено вотское (выкуп за невесту), куна (деньги). Юриди­ческие термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов.

После "Русской правды" древнейшим документом считается "Гра­мота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволо­да 1130 года". Начальная формула этой грамоты "Се азъ" ... ("вот я") становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот:

"Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву мо­настырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища на ловати..." (из "Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов").

Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указы­вается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей под­писью:

"К сей даной аз Сава печать приложил. А послух (свидетель) даноймойдуховный протопоп светлого Архангела Федор Фомин. А даную писал чело­век мой Игнат Мосеев" (Данная грамота С.Д. Сюзова Нижегородскому Благо­вещенскому монастырю).

С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с XVII-XVIII вв. — обязательным реквизитом делового письма. Госу­дарственно-приказный язык XV-XVII вв. при всей лексической пе­строте — это более нормированный, эталонный язык, чем живая разго­ворная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящих­ся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, быть в опале, отдать под суд, учинить расправу и т.п.).

Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к офор­млению и обработке документов. Процесс унификации языка доку­ментов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие.

А в "Генеральном регламенте" петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. "Генеральные форму­ляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, зва­ния, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика дело­вого языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности — стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в коли­чественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определен­ный набор реквизитов.

Принятие в 1811 г. "Общего учреждения министерств" закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование имени­тельного и родительного падежей), стандартизация.

В результате реформы делопроизводства (правил оформления до­кументации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый харак­тер. Были разработаны новые правила ведения служебной документа­ции: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появ­ляются трафаретные тексты.

Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обра­ботка и компьютеризация делопроизводства.

Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из не­скольких возможных оправдано экономически, диктуется требования­ми все усложняющейся экономической и социально-политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчи­вых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала, оформления документа характерно для типовых и трафа­ретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет коди­ровать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Например, необходимость принять участие в вы­ставке товаров предполагает заполнение заявки, изготовленной выста­вочной организацией типографским способом в форме анкеты (см. об­разец на с. 41).

Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-ана­логи, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализо­ванного текста.

Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих зара­нее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. Как правило, это номинации, даты оформления, подписания документа, указания стоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т. п.

"Бланк — это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в за­полненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований"*, — справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики.

* Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990. С. 25.

Стандартизация языка документов выработала особые типы текс­товой организации: трафарет (с. 41), анкета, таблица (с. 48).

Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций ро­довидового соответствия. Таблица представляет собой еще более емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная — в ячейках таблицы.

Данные типы текстовой организации могут использоваться в раз­личных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснитель­ные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график от­пусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, де­ловые письма.

Таким образом, трафаретизация обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка — лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию — и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассужде­ние) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложе­ния утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая одно­родность речи, высокая повторяемость слов.

Типизация документов позволяет моделировать текст любой раз­новидности согласно ситуации. При этом составляющий текст опери­рует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это — пред­ставление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора).

Акционерное общество открытого типа "Аэропорт Внуково", именуе­мое в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора В. В. Бара­нова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма "Сети и системы", именуемая а дальнейшем Исполнитель, в лице директора М. В. Петрова, действующею на основании Устава, с другой стороны, за­ключили между собой договор о нижеследующем...

Между закрытым акционерным обществом "Оптовый рынок Самара", далее именуемым Арендодатель, и ТОО "Арес", далее именуемым Аренда­тор, заключается договор об аренде.

Эти модули неизменно входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле-продаже). Сам текст начального модуля до­говора практически не меняется (допускаются варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические тер­мины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон:

Все особенности официально-делового стиля, его знаковая приро­да обусловлены действием доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов.

Экономическая необходимость и развитие науки и техники обу­словливают все возрастающую унификацию и стандартизацию доку­ментов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от ус­таревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другой стороны.

Язык деловой переписки представляет собой периферию офици­ально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами се­годня все шире входят в практику делового общения нерегламентиро­ванные деловые письма, наряду с официальными — полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону.

Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование тесней­шим образом связано с формированием и развитием русского государ­ства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяй­ственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых по­степенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля:

а) высокая степень терминированности лексики:

юридические термины (собственник, закон, регистрация, собст­венность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, владение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

экономические термины (дотация, затраты, купля-продажа, бюд­жет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т.д.);

экономико-правовые термины (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат каче­ства и т.д.);

б) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие:

в высокой частотности отыменных предлогов и предложных соче­таний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, со­гласно, соответственно (чему) и т.п.;

в) развитие собственно канцелярских значений, связанное с пере­ходом причастий и класс прилагательных и местоимений:

настоящие правила — эти правила

настоящий договор — этот договор (ср.: настоящий доллар, настоя­щий парень, настоящий террор)

действующие расценки — сегодняшние расценки

надлежащие меры — адекватные меры

надлежащее обращение — бережное обращение

по соответствующей методике — по правильной методике

соответствующую компенсацию — достаточную компенсацию

с ненадлежащим качеством — с плохим качеством

в установленном порядке — в законном порядке;

г) стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появле­ние так называемой регламентированной сочетаемости:

Позиции бывают конструктивными / неконструктивными; дея­тельность — успешной; необходимость — настоятельной; скидки — значительными; разногласия — существенными / несущественными и т.д.;

д) стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосо­четания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию соци­ально-правовых отношений:

в установленном порядке; в соответствии с принятой договореннос­тью; в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения дол­говых обязательств;

Договор вступает в силу со дня подписания:

Права квартиросъемщика определяются действующим законодатель­ством;

Жалобы подаются в установленном законом порядке;

Отгрузка производится автотранспортом;

е) формально-логический принцип текстовой организации, выра­жающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и ко­торые обозначаются арабскими цифрами:

1 . Предмет договора

1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением, водоснабжением и отводу канализационных стоков.

1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;

ж) отсутствие манифестации идиолекта, отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии.

Т.Г. Винокур считает, что в деловом стиле "речевое действие одно­го лица имеет квазииндивидуальное языковое содержание" благодаря установке "говорить (писать) как все" в силу необходимости*;

* Винокур Т.Г. Говорящий и слушающий. Варианты речевого поведения. М., 1993. С.53.

з) максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболез­нование, благодарность).

Официально-деловому стилю присущи функцииволеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой импе­ративности от жанров приказа, постановления, распоряжения до про­сьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке;

функцияфиксации правовых отношений (договор, контракт);

функцияпередачи информации (информационные письма, отче­ты, справки).

Основные жанры письменной деловой речи

В своей деятельности менеджер чаще всегосталкивается с жанра­ми договора (контракта), делового письма, приказа.

Договоры (контракты)

Договор — это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридичес­ким лицом.

Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон не­пременно отражаются в соответствующих пунктах договора и состав­ляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представля­ют собой модули — текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Минимально таких моду­лей должно быть семь.

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон. Помимо перечисленных, в текст договора вводятся при необходи­мости следующие пункты:

• Спорные вопросы.

• Стоимость договора.

• Дополнительные условия(Особые условия).

• Ответственность сторон (Санкции).

• Порядок расчета (Платежи и расчеты).

• Обстоятельства непреодолимойсилы (Форс-мажор).

• Гарантии исполнения обязательств (качества товара).

• Порядок сдачи и приемки работ.

• Порядок разрешения споров (Арбитраж) и т.п.

Заголовок документа с ключевым словом "договор" (Договор о по­ставках, Договор о подряде, Договор об аренде, Договор об оказании услуг, Договор о снабжении электроэнергией) представляет собой словосоче­тание с существительным в предложном падеже с предлогом "о" ("об") или существительного "контракт" с родительным падежом зависимого слова (Контракт аренды помещения. Контракт купли-продажи).

Неправильно использование какой-либо иной падежной формы, например:

Договор на снабжение электроэнергией или

Договор купли-продажи.

Договоры составляются в письменном видепо установленной форме на специальных бланках и используются без изменения основ­ного текста или с незначительным его редактированием. Отсылать до­кумент можно посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, элек­тронной, факсимильной и иной связи.

Все приложения к контракту, договору составляют его неотъемле­мую часть: спецификации, калькуляции, заказы, ведомости, протоко­лы, опросные листы и т.п. Приложения часто бывают выполнены в форме анкет или таблиц (примеры) и содержат конкретные условия сделки.

Дополнение к контракту, договору — это коммерческий документ, представляющий собой неотъемлемую часть договора и содержащий из­менения или дополнения к ранее согласованным условиям договора.

В модулях текста договора, контракта указываются следующие сведения.

1. Представление сторон, вступающих в договорные отношения, предусматривает полное наименование организаций и должностей лиц, подписывающих документ. Кроме того, в первом модуле указы­ваются основания, на которых действуют эти лица, и условные обо­значения, которые будут заменять их в тексте документа. Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходи­мы для того, чтобы в дальнейшем тексте не повторять их название полностью.

2. Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора: товарообмен, купля-продажа, подряд, аренда, предо­ставление информации и т.д. При отсутствии отдельного модуля "сто­имость" указывается стоимость договора.

3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. С точки зре­ния коммуникативной целесообразности этот модуль должен быть особенно тщательно продуман, потому что любой просчет или речевая небрежность может привести к серьезным нежелательным последст­виям.

Иногда в этом же модуле прописываются и права сторон (Права и обязанности сторон).

4. Условия и порядок расчетов. Записываются условия опла­ты выполненных услуг, полученных товаров и т.д. и порядок расче­тов.

Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете, содержащейся в приложении к тексту договора и являющейся неотъемлемой его частью.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательст­ва. Если характер договора не требует деталировки, то запись может быть сделана в обобщенной форме: При невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим за­конодательством.

6. Срок действия договора. Указывается начало и окончаний действия договора, порядок его продления или досрочного растор­жения.

7. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются точные почтовые адреса и банковские реквизиты организаций, проставляются подписи лиц, названных в первом модуле, и печати организаций, за­ключивших договор.

Образец заявки

Образцы договоров

ДОГОВОР О ПОСТАВКАХ

Торговый Дом "Глория", в лице директора О.Е. Вайнберга, действующего на основании устава, именуемый в дальнейшем "Исполнитель", с одной сторо­ны, и 000 "КОДА", в лице директора Г.Н. Дуболазова, действующего на ос­новании устава, именуемое в дальнейшем "Заказчик", с другой стороны, за­ключили настоящий договор о встречных поставках:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА О ПОСТАВКАХ

1.Исполнитель обязуется поставить (продать) товар в установленном ко­личестве и качестве, а Заказчик — принять и оплатить товар в установленный срок. Исполнитель имеет право на досрочную поставку в любой срок с момен­та заключения договора и вступления его в силу.

1.1. Наименование: сахар-песок.

1.2. Единица измерения: кг.

1.3. Цена за единицу: тритысячи сто рублей.

1.4. Количество: десять тысяч кг.

1.5. Стоимость товара: тридцать одинмиллион рублей с учетом НДС и СН.

1.6. Качество: сертификат ЦСМС.

2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТА ЗА ТОВАР

2.1. Срок отгрузки: в течение 3 дней со дняпоступления денег на расчет­ный счет Исполнителя.

2.2. Вид транспорта и базис поставки за счетЗаказчика.

2.3. Упаковка: мешки.

2.4. Срок, порядок и форма расчетов.

2.4.1. Срок оплаты: в течение 7 календарных дней со дня получения товара.

2.4.2. Порядок оплаты: 100% суммы до 17.10.95 г.

2.4.3. Форма оплаты: безналичный расчет (платежное поручение).

2.5. При предварительной оплате Заказчик обязан и трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного до­кумента или известить его официальной (заверенной с уведомлением) теле­граммой с номером, датой и суммой банковского авизо. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении 7 дней с момента заключения договора реализовать товар.

3. ГАРАНТИИ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

3.1. За просрочку поставки товара Исполнитель уплачивает Заказчику соот­ветственно 10% стоимости непоставленного товара в безакцептном порядке.

3.2. За безосновательный отказ или уклонение от оплаты товара, в том числе при предварительной оплате, Заказчик уплачивает Исполнителю штраф в размере 10% суммы, от оплаты которой он отказался в безакцентном порядке, за просрочку оплаты — 1 % суммы сделки за каждый день просрочки.

3.3. За отказ от принятия товара в установленный срок Заказчик уплачи­вает Исполнителю неустойку в размере 10%, а также возмещает убытки в раз­мере 10% от суммы сделки в безакцептном порядке.

3.4. Торговая наценка Заказчика — не более 25%.

3.5. Во всем остальном, не предусмотренном настоящим договором, стороны руководствуются постановлением Президиума Верховного Совета РФ и Прави­тельства РФ от 25.05.92 г. № 2837-1 и действующим законодательством РФ.

4. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

4.1. Договор вступает в силу со дня его подписания.

4.2. Срок действия договора — до декабря.

4.3. Настоящий договор может быть изменен, расторгнут и т.п. при форс-мажоре (обстоятельства непреодолимой силы: стихийные бедствия, прави­тельственные постановления, военные действия, изменение отпускной цены производителя и т.п.),

4.4. Исполнитель не несет ответственности перед Заказчикомза отказ иприем к перевозке товара MПC (железной дорогой).

4.5. В случаях пп. 4.3,4.4 Исполнитель обязан сообщить Заказчику в 3-днев­ный срок и в 10-дневный срок вернуть средства без штрафных санкций.

4.6. Разногласия, споры, расторжение договора, согласование сроков ре­шаются путем переговоров, в противном случае — через арбитраж.

ДОГОВОР О ТЕХНИЧЕСКОМ ОБСЛУЖИВАНИИ

И РЕМОНТЕ АВТОМОБИЛЕЙ

Предприятие Научно-производственная фирма "Самара-Новотех", име­нуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице директора Кожухова Михаила Ива­новича, действующего на основании устава, с одной стороны, и ТОО "Самара ГТС", именуемое в дальнейшем "Подрядчик", в лице директора Кожухова Виктора Игнатьевича, действующего на основании устава предприятия, с дру­гой стороны, заключили нижеследующий договор на техническое обслужива­ние автомобилей:

1. Заказчик сдает, а Подрядчик принимает на себя производство работ по техническому обслуживанию автомобилей (ТО-1, ТО-2, текущий ремонт, ка­питальный ремонт) согласно утвержденным графикам и калькуляциям.

2. Подрядчик обязан выполнять все обусловленные договором работы и сдавать их в законченном виде, в установленные графиком сроки (ТО-1, ТО-2) и в полном соответствии с положением о техническом обслуживании автомо­билей.

3. Стоимость всех поручаемых Подрядчику по настоящему договору работ определяется по существующей калькуляции станции технического об­служивания автомобилей и не должна превышать их стоимость.

4. Подрядчик несет полную ответственность за хищение запасных частей и агрегатов с автомобилей, поставленных на ремонт.

5. Договор вступаетв силу с момента подписания и может быть расторг­нут по согласованиюсторон.

6. Срок действия договора — два года.

7. Спорные вопросы решаются в процессе переговоров, в противном слу­чае — через арбитраж.

РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

ДОГОВОР № 390А

Мы, нижеподписавшиеся, Самарский опытный завод "Нефтемаш", име­нуемый в дальнейшем "Заказчик", в лице технического директора ДАНИЛИ­НА Г.И., действующего на основании ______ ________ _______, и ЦСКТБ "Акустрон" ПО "Экран" г. Самара, именуемое в дальнейшем "Ис­полнитель", в лице директора ШАЛАМОВА ПЕТРА АЛЕКСАНДРОВИЧА, действующего на основании устава, заключили следующий договор:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя выполнение работ по поставке, наладке, сдаче и гарантийному обслуживанию расходоме­ров ультразвуковых в количестве 12 шт., согласно опросному листу-заказу, а также проведение метрологической первичной поверки согласно Методичес­ким указаниям Госстандарта.

1.2. Исполнитель обязуется выполнить работы по п. 1.1 в сроки, согласо­ванные с Заказчиком.

1.3. Для согласования и решения всех вопросов, которые могут возник­нуть в процессе работ, и постоянной связи с Исполнителем Заказчик выделяет своего представителя в лице Главного метролога Мишутина Александра Викто­ровича. Документы, подписанные этим представителем, обязательны для обеих сторон.

2. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ, СДАЧИ И ПРИЕМКИ РАБОТ

2.1. Исполнитель приступает к производству работ при условии готовнос­ти объектов Заказчика к выполнению работ, о чем Заказчик извещает Испол­нителя телеграммой. Готовность определяется проведением подготовительных работ Заказчиком согласно требованиям нормативно-технической документа­ции. Исполнитель обязан приступить к работе в течение 10 дней после пере­числения аванса и извещения Заказчика о готовности. Акт о готовности со­ставляется Исполнителем по прибытию на объект при участии Заказчика.

2.2. Заказчик обеспечивает Исполнителя спецодеждой, материалами, электронными измерительными приборами согласно нормативно-техничес­кой документации и с учетом условий работы, а также помещением, оборудо­ванным освещением, отоплением и имеющим места для работы представите­лей Исполнителя.

2.3. Заказчик на время работы предоставляет персоналу Исполнителя жилье или место в гостинице, в случае необходимости транспорт для доставки на объект персонала, приборов и оборудования "Исполнителя".

2.4. Заказчик отвечает за создание безопасных условий труда и обеспечи­вает персонал Исполнителя защитными средствами в зависимости от условий и характера выполняемых работ. Исполнитель должен соблюдать действую­щие правила техники безопасности и нести ответственность за несчастные случаи, произошедшие по его вине.

2.5. Заказчик обеспечивает сохранность предоставленныхдля работ ин­струментов, приборов и т.д. в нерабочее время Исполнителя.

2.6. Сварочные работы осуществляются силами Заказчика.

2.7. При выполнении работ стороны руководствуются техническими ус­ловиями, инструкцией по эксплуатации, методическими указаниями Госстан­дарта на расходомеры, а также настоящим договором.

2.8. Сдача в эксплуатацию расходомеров производится проверкойих ра­ботоспособности в течение 2 смен. Сдача расходомеров оформляется актом, который является основанием для закрытия договора и расчетов. При поэтап­ном выполнении работ акт составляется по завершении работ каждого этапа. В случае необоснованного отказа Заказчика от участия в составлении акта последний составляется Исполнителем не позднее чем в 3-дневный срок после готовности расходомеров к сдаче, о чем Исполнитель письменно уведомляет Заказчика.

3. СТОИМОСТЬ РАБОТ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. За выполненную работу по настоящему договору Заказчик перечис­ляет Исполнителю в соответствии с протоколом согласования договорной цены 744 000 руб. 00 коп. (семьсот сорок четыре тысячи рублей 00 коп.) и, кроме того, налог на добавленную стоимость в соответствии с установленным порядком его исчисления и уплаты.

3.2. При своевременном выполнении работ в согласованные сроки в соот­ветствии с утвержденным порядком премирования за ввод в действие объек­тов производственно-технического назначения устанавливается доплата к до­говорной цене в размере ________________________ рублей.

(сумма прописью)

3.3. Оплата производится согласно протоколу о взаимных услугах аван­совым платежом в размере 50 процентов суммы договора, перечисляемым в 10-дневный срок с момента подписания договора.

3.4. Расчет между Заказчиком и Исполнителем за выполненную по насто­ящему договору работу осуществляется платежным поручением Заказчика в течение 5 дней после подписания акта сдачи-приемки работ.

3.5. Изменение системы и размеров налогообложения, законодательное повышение командировочных расходов и другие изменения условий хозяйст­вования, влекущие за собой увеличение расходов Исполнителя по настояще­му договору, являются безусловным основанием для соответствующего пере­смотра первоначально согласованной договорной цены работы.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по на­стоящему договору Исполнитель и Заказчик несут имущественную ответст­венность в соответствии с действующим законодательством.

4.2. Исполнитель несет ответственность за качество работы вводимыхим в действие расходомеров в течение всего их гарантийного срока.

Обнаруженные и течение гарантийного срока недостатки в работе расходомеров оформляются техническим актом "Заказчика" с участием представи­телей Исполнителя и устраняются последним в технически возможные сроки.

4.3. Исполнитель не несет ответственности за неисправности и отказы в работе расходомеров, вызванные их неправильной эксплуатацией Заказчиком.

4.4. Исполнитель вправе отказаться от постановки приборов на гарантий­ное обслуживание, если Заказчик самостоятельно, без разрешения Исполни­теля приступил к наладке приборов, а также в случае необоснованного отказа Заказчика от выполнения работ по договору. В этом случае Заказчик возме­щает Исполнителю ущерб в размере 10 процентов стоимости договора и фак­тические затраты Исполнителя по настоящему договору.

4.5. Заказчик оплачивает Исполнителю за каждый день простоя одного представителя Исполнителя 800 руб., но в сумме не более 5000 руб.

4.6. Споры по настоящему договору решаются сторонами путем перегово­ров. При ненахождении взаимосогласованных решений споры рассматриваются органами Госарбитража.

5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

В стоимость работ по данному договору входит и изготовление специаль­ных датчиков в количестве 12 комплектов по цене 20 000 руб. 00 коп. за комплект (без учета НДС).

6. СРОКИ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН

6.1. Срок действия договора устанавливается с момента заключения дого­вора до подписания акта сдачи-приемки выполненных работ.

К договору прилагаются:

1. Опросный лист для заказа УЗР-В.

2. Протокол соглашения о договорной цене.

3. Протокол о взаимных услугах.

СМЕТНАЯ КАЛЬКУЛЯЦИЯ

ПРОТОКОЛ РАЗНОГЛАСИЙ

о взаимных услугах

ЦСКТБ "Акустрон" и Самарский завод "Нефтемаш"в рамках выполне­ния договора № 390А от 06.04.93 г. пришли к соглашению:

1. ЦСКТБ "Акустрон" выполняет Пусконаладочные работы 12 приборов УЗР-В и изготавливает специальные датчики на горячую воду и малые диа­метры на общую сумму 744 000 руб. 00 коп. (семьсот сорок четыре тысячи рублей).

2. Самарский завод "Нефтемаш" изготавливает три металлических гаража размером 4 х 6 м и высотой 2,5 м (для машин УАЗ-452) и два гаража размером 3 х 5,5 м и высотой 2,0 м. Два гаража размером 3 х 5,5 м передаются ЦСКТБ в течение 20 дней со дня подписания договора № 390А в качестве аванса за вы­полненную работу. При выполнении договора № 390А и подписании актов приемосдаточных работ по приборам УЗР-В завод "Нефтемаш" в течение 10 дней передает три оставшихся гаража в качестве оплаты яа выполненные работы по договору № 390А.

3. Пункты 2.3; 3.2; 3.4; 3.5 Договора № 390А при этом аннулируются.

Данный протокол является неотъемлемой частью договора № 390А от 06.04.93 г.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

от 14.04.93 г. к договору № 390А от 6.03.93 г.

г. Самара "Нефтехиммаш"

В связи с повышением цен с 01.04.93 г. на материалы, комплектацию, энергоносители, увеличением затрат на оплату труда рабочим, увеличением затрат на командировочные расходы, связанные с обслуживанием прибора УЗР-В, новая сметная стоимость составляет:

1) пусконаладочных работ - 1155960 руб. (с НДС) премия ___-___

2) горячих датчиков - 547200 руб. (с НДС)

ДОГОВОР № 7

Товарищество с ограниченной ответственностью производственное пред­приятие "Мастер-93", именуемое в дальнейшем "ИСПОЛНИТЕЛЬ", в лице директора Ганюшева Михаила Васильевича, действующего на основании ус­тава, с одной стороны, и ТОО "БЛОК", именуемое в дальнейшем "ЗАКАЗ­ЧИК", в лице директора Герасимова Олега Алексеевича, действующего на ос­новании устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижесле­дующем:

I. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА И ДРУГИЕ ОБЩИЕ УСЛОВИЯ

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства по изготовлению и монтажу декоративной защитной решетки в соответствии с требованием реестра № 68 ст. 3-12 в течение 25 рабочих дней со дня получе­ния оплаты на р/с Исполнителя.

II. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН

2.1. Заказчик обязуется:

— произвели оплату услуг Исполнителя всоответствии с п.3.1 настояще­го договора;

— оказывать помощь Исполнителю в выполнении им принятых на себя обязательств.

Ш. СУММА ДОГОВОРА И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ

3.1. Обща» сумма по настоящему договору составляет 34 000 000 (Трид­цать четыре миллиона) рублей.

3.2. Оплата производится предварительно 100% в 5-дневиый срок со дня подписания договора.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. При несвоевременной оплате услуг Исполнителя (в том числе при предварительной оплате) Заказчик уплачивает Исполнителю пеню в размере 0,2% от суммы договора за каждый день просрочки.

4.2. При несвоевременном выполнении Исполнителем своих обяза­тельств, он уплачивает Заказчику пеню в размере 0,2% от суммы договораза каждый день просрочки.

V. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами и действует до выполнения сторонами своих обязательств.

VI. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Все остальные условия, не предусмотренные договором, регулируются действующим законодательством.

1. Договор составлен в двух экземплярах, из которых одиннаходится у Исполнителя, второй — у Заказчика.

2. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон:

Деловые письма

Официальная корреспонденция различных типов, которая направ­лена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой де­ловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хра­нится в обеих организациях, как исходящая и входящая документа­ция. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инстру­мента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Существует несколько видов классификации деловых писем, в ос­нове их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заклю­чение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составле­ние контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъяв­ления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, ре­шают организационные вопросы, вопросы экономических и юридиче­ских отношений между корреспондентами и тоже относятся к доку­ментам.

Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исклю­чают параллельного устного сообщения на ту же тему, так как при уст­ном сообщении о важном для деловых отношений событии часто оста­ется необходимость письменного извещения (например о согласии принять условия сделки).

По функциональному признаку деловые письма делятся на тре­бующие обязательного письма-ответа:

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос,письмо- предложение, письмо-рекламация)

• письмо-просьба

• письмо-приглашение

и не требующие обязательного ответа:

• письмо-подтверждение

• письмо-извещение

• письмо-напоминание

• письмо-предупреждение

• письмо-декларация(заявление)

• письмо-распоряжение

• письмо-отказ

• сопроводительное письмо

• гарантийное письмо

• информационное письмо

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и цир­кулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организа­ций), а обычные — в один адрес.

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, те­летайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимиль­ная связь используется для решения оперативных вопросов.

По структурным признакам деловые письма делятсяна регламен­тированные инерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стан­дартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизи­тов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

на причину обращения:

По причине задержки оплаты ...

В связи с неполучением счета-фактуры ...

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренно­стям ...

Ввиду задержки получения груза...

Вследствие изменения цен на энергоносители...

Учитывая, что производственные показатели снизились...

Учитывая социальную значимость объекта ...

При данных обстоятельствах...

на ссылки:

Ссылаясь на Ваше письмо от ...

В соответствии с достигнутой договоренностью ...

Ссылаясь на Ваш запрос от...

Ссылаясь на устную договоренность ...

В соответствии с нашей договоренностью ...

На основании распоряжения о ...

Согласно постановлению правительства. ..

Согласно протоколу о взаимных поставках...

Согласно спецификации ...

на цель:

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов ...

Для наиболее полного освещения деятельностиВашей организации в СМИ...

В целях безопасности прохождения груза ...

В ответ на Ваш запрос ...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам ...

К ним же относятся этикетные фразы:

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) ...

Примите наши поздравления ...

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как прави­ло, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на ос­новании которых делаются заявления, осуществляются речевые дейст­вия, представляющие вторую, основную часть письма:

Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы ...

Просим рассмотреть наше предложение ...

Просим подтвердить получение груза ...

Предлагаем в счет взаимных поставок на... год ...

На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем...

Направляем вам протокол согласований...

Подтверждаем получение партии ТНП ...

Поскольку регламентированные письма сплошь состоятиз клиши­рованных, стандартных фраз, задачей составителя письма являетсяихадекватное, уместное использование.

"Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтак­сических конструкций, закрепленных за каждым аспектом"*, — пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов.

*Веселов П.В. Деловое письмо в промышленности. М.. 1990.

Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе*. Одна­ко процесс составления регламентированных писем нельзя все же счи­тать только механическим соединением стандартных конструкций. Стан­дартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистичес­кой подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.

*Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю, М., 1998.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку* и обязательный элемент делового пись­ма — речевое действие.

С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы (от слова to perform -- действо­вать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями, Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.

К таким речевым актам относятся:

1)этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

2)сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уве­домляем и т.п.;

3)подтверждения: подтверждаем;

4)заявления: заявляем, объявляем;

5)требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой',

6)обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

7)напоминания: напоминаем;

8)предложения: предлагаем.

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы* употребля­ются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламенти­рованные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентирован­ных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обо­роты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним отно­сятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представле­ние и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерчес­ких отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, уч­реждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представле­ния) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь се­годня массовыми видами деловой корреспонденции.

Особенностью языка этого вида корреспонденции является соче­тание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия — с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличаетсяотязыка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации за­мысла.

Общими чертами языка регламентированной и нерегламентиро­ванной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использо­вания этикетных средств.

Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма. Подробнее об этом будет сказано в главе V книги.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять — пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности вхо­дит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера.

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обо­сновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

Образцы деловой переписки

Письмо-напоминание

Письма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помо­щью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о не­обходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении приня­тых решений, договоренностей и указания мер, которые будут пред­приняты в случае их невыполнения.

Помета "вторично", помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.

Напоминаем, что в 1995 г. соглашение между Главным управлением об­разования Администрации Самарской области и Роскнигой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное уп­равление образования не будет.

Письмо-просьба

Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побужде­ние к какому-либо действию адресата в форме просьбы — самый рас­пространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.

Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб — однотипных рече­вых актов. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:

Нередко просьбе предшествует мотивация:

Поскольку оптовые цены выросли на 5%, просим Вас ...

В связи с переходом на новый график работы...

По причине отсрочки платежа ...

Ходатайство содержит просьбу воказании содействияпри реше­нии сложных или спорных вопросов.

ТОО "Аякс"

г. Самара, ул. Товарная, 18/2

Промышленное отделение

№ 8231 Сбербанка РФ

ТОО фирма "Аякс" расчетный счет № 508201/1634 в связи с тем, что основная деятельность предприятия — оптовая торговля, просит дать разрешение на использование торговой выручки на хозяйственно-операци­онные нужды, командировочные расходы и выдачу заработной платы.

Ходатайство

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САМАРЫ

РОССИЯ, 443010, г. Самара, ул. Куйбышева, 135

тел.: (846 2) 322 068 факс: (846 2) 332 635

Уважаемый Павел Борисович!

Прошу Вас оказать содействие в получении денежного вклада на сумму 2 млн. руб. пенсионерке, вдове участника Великой Отечественной войны. Абрамовой Лидии Алексеевне, проживающей по адресу: г. Самара, ул. Советской Армии, 239-23.

На иждивении у гражданки Абрамовой Л.А. находится престарелая мать в возрасте 87 лет, сама Абрамова Л.А. является инвалидом дет­ства.

Семья Абрамовой Л.А. действительно нуждается в помощи.

Информационное письмо

К информационным письмам относятся письма-извещения, пись­ма-сообщения, письма-заявления. Информация в том или ином объе­ме обычно входит в любое почтовое отправление, однако только ин­формирование адресата является целью данного вида корреспонденции.

Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. К информационным письмам относят и рекламно-информационные письма.

Уважаемый Вячеслав Викторович!

Сообщаю, что на 1 августа 1995 года из 800 миллионов кредита (рас­поряжение Главы администрации Самарской области № 722 от 30.12.94г.)Вами возвращено 321 541 662 (триста двадцать один миллион пятьсот сорок одна тысяча шестьсот шестьдесят два) рубля. Из них на 231 019 123 (двести тридцать один миллион девятнадцать тысяч сто двадцать три) рубля отгружено литературы Главному управлению образования:

На общую сумму 90 522 539 (девяносто миллионов пятьсот двадцать две тысячи пятьсот тридцать девять) рублей.

Также сообщаю, что у Вас в производственном отделе находятся 2 ру­кописи, сданные 15 мая и 1 июня с.г., работы по которым до сих пор не на­чаты:

1. Самарская область.

2. Основы самоопределения.

Предлагаю Вам назначить дату, время и место встречи для согласова­ния путей и сроков возврата оставшегося кредита в размере 478 458 338 (четыреста семьдесят восемь миллионов четыреста пятьдесят восемь тысяч триста тридцать восемь) рублей.

Письмо-приглашение

Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых кон­тактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физи­ческого лица), представляющего ту или иную организацию. При необ­ходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Сис­тема факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения кор­респонденции.

Приглашение

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

16 апреля 1997 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института со­стоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие, в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ____________

Извещение-приглашение

Уважаемый г-н Бобылев,

Международный Аэропорт Самара совместно с канадским институ­том ИАМТИ ч при Вашем непосредственном активном участии заканчи­вает разработку генерального плана реконструкции и развития Междуна­родного Аэропорта Самара, и я с удовольствием приглашаю Вас принять участие в презентации результатов разработки.

Это важное событие для нашей организации, и мы готовы с учетом всех Ваших пожеланий и предложений представить Вам итоги нашей со­вместной деятельности, с тем чтобы сделать наш аэропорт максимально удобным и комфортабельным для клиентов и пользователей.

Презентация состоится 19 сентября в депутатском зале Междуна­родного Аэропорта Самара в 14 часов.

Просим подтвердить свой приезд письмом или по факсу 22-75-45.

Благодарственное письмо

Благодарственные письма все активнее входят в практику делово­го общения. Широкое использование этого жанра в западноевропей­ском менеджменте определяется не только стандартом поведения ме­неджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партне­ров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.

Уважаемый господин Кутю,

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного Аэропорта Самара.

Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэро­порта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинте­ресованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслужи­вания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгод­ным.

Гарантийное письмо-запрос

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения опре­деленных обещаний или условий осуществления сделки. Гарантиро­ваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, ка­чество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, опла­та полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержа­ние целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик "Рас­ход-7" для измерения расхода воды холодной питьевой.

Оплату гарантируем с нашего р/счета № 425902 в Воскресенском фи­лиале ММКБ, МФО № 211059. Код С-6.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей, на­пример, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов. Сопроводительные письма выполняют важную функ­цию контроля за прохождением документов, грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

Уважаемый АлександрФедорович,

Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор на использова­ние подъездного пути № 216д/97.

Просим Вас в срок, предусмотренный законом, рассмотреть, подпи­сать, скрепить печатью и 1 экземпляр договора и протоколы разногласий к нему, если таковые возникнут, вернуть в наш адрес. В случае несогласия с пунктами договора представитель Вашей организации может решить спорные вопросы в отделе коммерческих услуг ОАО "Международный аэро­порт Самара".

Надеемся на добрые и взаимовыгодные отношения.

Коммерческие письма представляют собой коммерческие доку­менты, которые составляются при выполнении и заключении коммер­ческой сделки.

Письмо-запрос — это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную ин­формацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Коммерческий запрос

Просим вас выслать в наш адрес предложение в 3 экземплярах на по­ставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах.

Просим также указатьотдельно стоимость упаковки и транспорти­ровки.

Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки ваше­го предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за Ваше со­общение об этом в минимальный срок обратной почтой.

При ответе просим ссылаться на наш номер.

Заранее благодарим.

Коммерческое предложение (оферта)

Предложение (оферта) — Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение о заключении сделки может быть направленои ответ на запрос покупателя на основе твердой договоренности или впорядке инициативы.

В предложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юри­дическую силу и подлежит обязательному рассмотрению.

Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение делается только одному покупателю и указывается срок, в течение ко­торого продавец считает себя связанным условиями предложения, оно считается твердым. Если срок действенности предложения отсутствует, или оно рассылается в несколько адресов, оно считается свободным.

Уважаемый господин директор!

Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор о прове­дении рекламной компании для продвижения на рынке нашей новой продук­ции: хрустальные светильники, люстры, украшения для интерьера. Сроки проведения рекламной компании — I квартал 1997 года. Условия сделки — предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости.

Наш адрес: ...

Ответ на предложение (акцепт)

В письме-ответе на предложение в случае принятия условий предло­жения адресант подтверждает его принятие, и тогда сделка считается за­ключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключе­ние контракта. Положительный ответ на коммерческое предложение назы­вается акцептом, а лицо, принимающее предложение, — акцептантом.

Если положительный ответ не исключает возражений по отдель­ным пунктам, между контрагентами завязывается переписка.

Фонд развития профессиональных связей и информации в области

страхового дела

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела под­тверждает свое намерение об организации и проведении в октябре 1997 года совместно с ВЦ "ЭКСПО-ДОМ" в г. Самаре выставки "Страхова­ние Поволжья-97".

Проведение Выставки планируется с участием Самарской инспекции страхового надзора и Союза страховщиков Поволжья.

Ориентировочное количество участников — 40 страховых компаний. Прошу направить в наш адрес проект Договора с ВЦ "ЭКСПО-ДОМ".

Рекламация

Рекламация — это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязатель­ства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества това­ров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других усло­вий контракта.

Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию.

К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товара.

Олег Алексеевич!

По контракту № 24 от 17.10.97 г. Ваше предприятие должно было по­ставить товар не позднее 01.09.97 г. Однако в нарушение п.4.1 контракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня.

На основании п.5.4 контракта наша фирма начисляет Вам пени в раз­мере ... руб.

Указанную сумму просим перевести в течение 5 банковских дней на наш расчетный счет № ... в Инкомбанке.

В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вынуж­дены обратиться в арбитраж.

Приложение: Акт приема товаров от 23.09.97 г.

Служебная телеграмма*

*Раздел написан с использованием материалов статьи: Веселов П.В., Овчин­никова Н.В. Служебная телеграмма // Рус. речь. 1990. № 3.

Как известно, служебная телеграмма в качестве официального до­кумента используется для передачи экстренной информации. Теле­грамма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фак­тами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграм­ма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише).

В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется свое­образным языком и композицией, которые получили название "теле­графный стиль".

Этот стиль сложился под влиянием двух факторов. Во-первых, вы­сокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием "тарифное слово", ко­торое не обязательно совпадает со словом грамматическим. Например, предлог "в отношении к" определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы. Стрем­ление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предло­ги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наре­чия. По возможности сокращаются глагольные формы.

Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифро­вом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются только одно­словные числительные.

В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложе­ния, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры. Информация передается простыми предложения­ми, которые часто представляют собой неполные или усеченные вы­сказывания.

Все это требует особого навыка при составлении и обработке теле­графных текстов, так как часто они производят на неподготовленного читателя впечатление бессвязного высказывания:

Ликвидации последствий землетрясения отгрузить не позднее 10 июня Джамбульская область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской второй квартал шесть штук третий квартал шестнад­цать

Второй фактор, сформировавший телеграфный стиль, — доступ­ность, понятность информации для адресата. Очевидно, что оба на­званных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста. При этом нужно учитывать:

степень осведомленности адресата о сообщаемом;

определенные трансформационные правила: использование име­нительного падежа вместо косвенных для обозначения места и време­ни (Джамбульская область, второй квартал), замена глаголов отгла­гольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие, от­грузка и т.п.);

возможности сокращения слов (сельхозспецстрой);

возможности усечения синтаксических единиц — словосочетаний (Казахской), предложений (...второй квартал шесть штук...).

При обратной трансформации приведенный выше текст будет вы­глядеть следующим образом:

С целью ликвидации последствий землетрясения приказываю отгру­зить не позднее 10 июня в Джамбульскую область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской республики: во втором кварта­ле — шесть штук, в третьем квартале — шестнадцать.

Оптимальное сочетание лаконизма и доступности информации до­стигается в стандартных бланках служебной телеграммы. Однако ис­пользование их ограничивается сферой применения — промышлен­ность (отгрузочные телеграммы).

Бланки служебных телеграмм

Дата _ отгружено станции __ вагон № _ накладная _ название изде­лий __ размер _ количество _ вес брутто-нетто __ мест _ для _ завод-поставщик __

Номер заказа __ транс __ количество мест _ вес _ вагон _ наклад­ная __ станция назначения __ номера мест __ завод-поставщик __

В других жанрах служебной телеграммы тенденция к стандартиза­ции проявляет себя в жесткой композиционной структуре текста. Иссле­дователи языка телеграмм видят в ней три обязательных компонента.

Схема текста служебной телеграммы

1. Констатируются (чрезвычайно важные) факты: Ваш завод со­рвал поставку станков... фонду девяти месяцев, Поставка колосников задерживается отсутствия колосниковой стали.

2. Высказывается отношение адресанта к изложенному факту. Для этого языком телеграмм выработались штампы (клише), описываю­щие, например, аварийные ситуации: Завод на грани остановки. Завод крайне затруднительном положении, Срывается ввод важных объек­тов, Положение угрожающее.

3. Вводится речевое действие (просьба, требование, инструкция, распоряжение): Отгрузку сообщите. Сообщайте ежедневно ходе вы­полнения поставок, Примите все меры отгрузке. Действуйте инструк­ции техники безопасности.

Тенденция к стандартизации языка телеграмм наиболее четко про­явила себя в выработке системы устойчивых выражений. К таким стандартным фразам-клише относятся: "Оплата гарантируется предъявлению счета", "Выполнение заказа гарантируется", "Получение груза ... подтверждаем", "Ждите распоряжений", "Приказ последует",

"Подробности письмом", "Ответ оплачен", "Удовлетворить просьбу не представляется возможным" и др.

Клише языка телеграмм оказывают влияние на стандартизацию языка деловых писем. Прежде всего это проявляется:

в усилении роли глагола (речевые действия): прошу отгрузить,прошу командировать;

в широком использовании отглагольных существительных: выпол­нение графика поставок угрозой, отгрузка произведена 12/10;

в увеличении числа аббревиатур (номенклатурных обозначений, текстовых сокращений и общепринятых сложносокращенных слов).

Стандартизация в построении текста служебной телеграммы гар­монично сочетается с системой словесных сокращений. Система эта находится в состоянии постоянного изменения и обновления.

Специфическими аббревиатурами для языка телеграмм являются использующиеся при необходимости вместо знаков препинания аб­бревиатуры: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки.

Международные телеграммы транслитерируются, т.е. передаются латинскими буквами. Использование латинского алфавита в междуна­родном телеграфном наборе узаконено Всемирным почтовым союзом, по решению которого официальным языком международного обще­ния является французский. Правила Госстандарта России (с ними можно ознакомиться на любом телеграфе, где принимаются междуна­родные телеграммы) упорядочивает систему транслитерации русских букв.

Что опускается и сокращается в "телеграфном стиле":

1. В предложениях, как правило, опускаются сказуемые: "Подроб­ности письмом"; "Последняя отгрузка 20 мая".

1. В текстах телеграмм опускаются предлоги, союзы и союзные слова: "Пуск линии (под) угрозой срыва"; "Сообщите (об) отгрузке обо­рудования ", (При) Затягивании отгрузки принимайте меры ".

3. Сокращаются многословные названия организаций в одно слож­носокращенное слово: Кузбаскомплектоборудавание, Промгазнефтестрой.

4. Этим же правилом руководствуются при обозначении должнос­тей: замначсахалинупрснаб; начглавупрремстрой.

Образцы

Москва Больница Боткина

Больница организует новый глазной отдел тчк просим прислать специ­алиста глазному оборудованию

Вологда, проспект Ленина, 35

Самара 000 АТЛАНТ

Подтверждаем получениесчета-фактуры 806/12 май июнь

ЗАО ЧЕРМЕТ Астахов

Организационно-распорядительная документация

Центром деловой письменности является организационно-распо­рядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.

Выполняя социальную роль, "руководитель-менеджер" использует в своей деятельности жанры приказа, докладной записки, служебной записки, заявления, распоряжения, должностной инструкции, объяс­нительной записки и т.п.

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр, как уже говори­лось, представляет собой совокупность и последовательность располо­жения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники "Система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к составлению и оформлению документов" регулярно переизда­ются.

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, как и в деловой переписке, в жанрах ОРД являются глаголы-перформативы: "Предлагаю", "Обязываю", "Приказываю", "По­становляю" и т.д. Они определяют жанр и тональность документа.

Среди перечисленных жанров распорядительных документов пред­приятия самым распространенным является приказ. В форме приказа реализуются иерархические отношения "руководитель" — "подчинен­ный". С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снаб­жения, реализации продукции и другие производственные вопросы.

Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой ор­ганизацией регламентированного письма.

Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок ("О реорганизации предприятия", "Об изменении графика работы", "Об изменении оплаты отпусков", "О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу.

Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в пер­вой части указываются основания для составления документа. Осно­ванием для приказа могут служить:

нормативные документы государственных органов (правительст­ва, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);

решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

производственная необходимость.

Помимо основания в констатирующей части излагают цели и зада­чи предписываемых действий.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейсясослова "Приказываю", указывают сначала адресата: "кому?" — конкрет­ному исполнителю, структурному подразделению. Должностноелицоможет быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом слу­чае приводят полное наименование должности исполнителя.

Далее — "что сделать?" — указывается конкретное действие, выра­женное инфинитивной конструкцией;

Далее — "до какого числа?" — указываются срокиисполнения при­каза в форме словосочетания в родительном падеже.

Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоян­ный характер.

Если поручений несколько и они включают различные по характе­ру действия, текст приказа дробитсяна пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязан­ность контролировать ход выполнения приказа и ответственностьзаего исполнение.

По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постанов­лений, распорядительная часть которых начинается словами "Поста­новляю", "Предлагаю".

Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений сплошь состоятизклишированных фраз.

В констатирующей части:

Во исполнение постановления... № ...

В соответствии с разделом II части I ГК РФ от21.10.94 г., на основа­нии представленных документов...

В связи с возникшими финансовыми трудностями...

В связи с производственной необходимостью ...

В связи с реорганизацией отдела инвестиций

В распорядительной части:

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на...

Срок исполнения до...

Образцы

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управ­ления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. Приказы по личному составу могут не иметь констатирующей части.

ПРИКАЗ

АООТ «Теплосан»

Во исполнение распоряжения Главы администрации города

от 11.12.97.

Приказываю:

1. Принять на баланс котельную санатория имени Чкалова с последую­щим обслуживанием объекта.

2. Утвердить смету и штатную единицу для обслуживания объекта.

3. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела труда и заработной платы Хвостова А.Ф.

Постановлением является заключительная часть протокола засе­дания коллегиального органа. Эти постановления включаются в про­токол или прилагаются к нему.

Распорядительная часть начинается со слова "Постановляю", "По­становляет". В каждом пункте постановления перечисляются предпи­сываемые действия, исполнители и сроки исполнения.

Датой постановления является дата заседания коллегиального ор­гана. Разновидностью постановления является решение.

ГЛАВА ГОРОДА САМАРЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

05.12.96 г. № 1668

О включении в состав муниципальной собственности

г. Самары объектов социально-культурного и

коммунально-бытового назначения

Акционерного общества "Юго-Запад

Транснефтепродукт"

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации № 8 от 10.01.93 г. "Об использовании объектов социально-культурного и комму­нально-бытового назначения приватизируемых предприятий", распоряже­ниями Государственного Комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом № 135-р от 27.01.93 г. "Об упорядочении процесса учета и разграничения прав собственности на объекты социаль­но-культурного и коммунально-бытового назначения приватизированных предприятий" и № 217-р от 5.02.93 г. "Об упорядочении процесса учета и разграничения прав собственности на нежилые помещения", ПОСТАНОВ­ЛЯЮ:

1. Утвердить перечень объектов социально-культурного и коммуналь­но-бытового назначения акционерного общества "Юго-Запад Транснефте­продукт", включаемых в состав муниципальной собственности г. Самары, согласно приложению.

2. Комитету по управлению имуществом г. Самары (Сидоренко А.В.) зарегистрировать в установленном порядке перечень в Комитете по уп­равлению государственным имуществом Самарской области.

3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на Комитет по управлению имуществом г. Самары Сидоренко А.В.

ПЕРЕЧЕНЬ

объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения

АО "Юго-Запад Транснефтепродукт", включаемых в состав

муниципальной собственности г. Самары

Распоряжение — это акт волеизъявления не администрации пред­приятия в целом, а его подразделения, поэтому оно издается (подпи­сывается) не первым руководителем предприятия, а руководителями отдельных служб, цехов, отделов и только в тех случаях, когда это предусмотрено отдельными положениями.

Распорядительная часть начинается со слова "Предлагаю".

ГЛАВА ГОРОДА САМАРЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

11.12.97 г. № 1034р

О выделении средств из городского бюджета

Предлагаю:

Выделить Управлению главного архитектора города 70,0 млн. рублей на оплату проведенной аудиторской проверки согласно Постановлению Главы города Самары № 1080 от 25.07.97 г.

Расходы произвести за счет текущего исполнения городского бюджета 1997 года.

Докладная и служебная записки используются для решения внутрикорпоративных вопросов.

В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом "что":

Довожу до Вашего сведения, что ...

Считаю, что ...

Служебная и докладная записки предполагают в завершение доку­мента изложение просьбы или предложений лица, подписывающего деловую бумагу.

Прошу привести в соответствие с графиком взаимных поставок ваш график поставок.

Прошу дать указание Правовому управлению о разработке проекта Положения "Об администрации района г. Самары"...

Несмотря на то что в указанных документах используется только одна — две стандартных речевых формулы, язык докладной и служеб­ной записок вполне соответствует всем параметрам официально-дело­вого стиля. Строгость в использовании лексики, информативная до­статочность при строгом расположении частей — вот основные сти­листические особенности этих жанров.

Так, в объяснительной записке о нарушении производственной дисциплины обязательными компонентами содержания являются;

1 — дата происшествия; 2 — вид подразделения предприятия, до­пустившего нарушение; 3 — вид нарушения, т.е. объем и характер не­выполненной работы; 4 — причина нарушения.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

15.07.98г.

Прошу Вас ввести в штатное расписание службы ПАСОП должность мастера газодымозащитной службы в связи с необходимостью заправки дыхательных аппаратов сжатого воздуха (АСВ-2) воздухом в соответствии с требованиями нормативных документов от приобретенного компрессора, а также профилактикой и ремонтом аппаратов АСВ-2 и ком­прессора.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Федеральная Авиационная служба России

СЛУЖБА АВИАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Открытое акционерное общество "Международный аэропорт Самара" Приволжского регионального управления Федеральной авиационной службы

Уважаемый Владимир Павлович!

Довожу до Вашего сведения, что при срабатывании пожарно-охранной сигнализации объектов РГП "Волгааэронавигация" Ваши представители не участвуют в выездах по "тревоге", о чем докладывалось дежурному инже­неру КДП:

- Никулину Ю.Н. 13.05.98 г. в 20 ч 12 мин: дозор № 7 - БПРМ-331

(КРМ-150);

- Рекретюку А.П. 12.07.98 г. в. 14 ч 32 мин: дозор № 1 - ДПРМ-151. Прошу Вас обратить внимание на нарушение пункта 3.1.4 Договора № 229/97 "О пожарно-охранной сигнализации объектов".

С уважением

Основные черты официально-делового стиля

Как следует из анализа текстовых, синтаксических и лексических особенностей рассмотренных в этой главе жанров деловой письмен­ности, все они имеют ряд отличительных характерных черт.

Лексика

Характерной чертой лексики языка документов является высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики:

номенклатура наименований: АООТ "Олимп", ИЧП "Старт", госу­дарственная приемочная комиссия, ФСБ и т.п.;

номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный ме­неджер, генеральный директор, коммерческий директор;

номенклатура товаров: ЗИЛ-130, Электропривод СП-6М, Сталь уг­ловая СТ-ЗКП, бензин А-76 и т.п.

Кроме юридических, экономических и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно боль­шое количество технических терминов: датчики, блоки питания, ис­точники ионизирующего излучения, цифровой поток, энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная техника. Среди послед­них достаточно много аббревиатур:

АСУ— автоматическая система управления;

АИС — автоматическая информационная система;

КПД — коэффициент полезного действия;

НРБ — нормы радиационной безопасности.

Кроме терминов сокращаются названия известныхправовых актов:

ГК — Гражданский кодекс;

УК — Уголовный кодекс.

Сокращаются номенклатурные знаки самого различногосвойства:

представляющие собой наименования организаций:

МВФ — Международный валютный фонд;

ЦБР — Центральный банк России;

указывающие на форму собственности предприятия, входящие в качестве классификатора в названия предприятий:

ООО — общество с ограниченной ответственностью;

ОАО — открытое акционерное общество;

ЧП — частное предприятие;

МП — муниципальное предприятие;

СП — совместное предприятие.

Сокращается номенклатура должностей:

ИО — исполняющий обязанности.

Однородность стилистической окраски лексики деловой письмен­ной речи достигается и за счет высокой частотности так называемой процедурной лексики, представляющей в тексте документа конкрет­ное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпре­тации:нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.),срыв графика поста­вок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.),нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, мате­риальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.)

Как видно из приведенных примеров, процедурная лексика -это лексика с обобщенным значением, которое в высокой степени свойст­венно и терминированной лексике:

предприятие — фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат;

товар — консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.

Процедура представления связана не только с предпочтением обобщенной семантики, предпочтением родовых лексем видовым: продукция — книги, буклеты, доски, гвозди ..., помещение — комната, квартира, зал .... постройка — сарай, дом, ларек и т.д., но и с тяготени­ем к расчлененным понятиям как действий, так и предметов:

производить расчет — рассчитываться

торговый процесс — торговля

денежные средства — деньги

Термины и процедурная лексика составляют опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющуюпо отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

Важнейшей особенностью процедурной и терминологической лек­сики является то, что слово используется в тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена те­матикой документа.

Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки...

При всей многозначности слово "стороны" прочитывается только в юридическом аспекте — "юридические лица, заключающие договор". Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой письменнойречи сочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики.

Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значением как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедур­ной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте догово­ров — термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам — номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификаци­ях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку.

В текстах документов не допускается употребление бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргониз­мов, тем не менее в язык деловой переписки попадают профессиональ­ные и жаргонные слова: неучтенка, кадровик, платежка, накидка, неза­вершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой об­щения и отвечать требованию точности она не может.

Грамматика

К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосоче­тания и словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже — "кому?", а затем "что исполнить?":

1. Начальнику технического отдела Волкову М.Ю. организовать работу отдела в субботник дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96 г.

2. Гл. бухгалтеру Словину О.Б. подготовить предложение по оплате сверхурочных дней.

При этом особенно важно учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой. Как правило, они упот­ребляются либо с родительным, либо с дательным падежом. Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога "согласно" с родительным падежом вместо дательного.

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Исходя из (чего?) имеющейся потребности, в заключение (чего?) отчета, сообразно (с чем?) с_ принятым ранее решением, согласно (чему?) принятому ранее решению, включая (что?) начисления (пени) за непогашенную задолженность, впредь (до чего?) до особого распоря­жения и тому подобные канцеляризмы, представляющие собой клишированные фразы, закреплены за одной грамматической падежной формой. Наряду с канцеляризмами-фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, принимать меры, довести до сведения и т.п.) такие словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.

Так, в клишированном предложении

Договор вступает в силу со дня подписания

трудно выделить сказуемое и второстепенные члены предложения — настолько слова слиты в единое смысловое целое. На самом деле, нельзя написать "Договор вступает" и поставить точку, тем самым мы разрываем сказуемое "вступает в силу". "Договор вступает в силу" — с правовой и лингвистической точек зрения тоже незаконченное предложение: непременно нужно указать, с какого момента. Вот и выходит, что предложение в языке документов становится неразложимым, легко воспроизводимым в определенной ситуации, знаком ситуации.

Таких предложений в тексте документа бывает немного, однако конструктивная, текстообразующая роль их велика. На это указывает тот факт, что, как правило, они начинают и завершают текст договора, приказа, распоряжения и других типов документов.

Синтаксис

В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного пред­ложения. За счет чего это достигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения.

Отдельные словосочетания могут передавать такую же информа­цию, как придаточные предложения.

По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, кото­рые являются неотъемлемой частью данного договора.

Если будет достигнуто обоюдное согласие ...

При неуплате налогов до указанного срока плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру на получение кредита.

Если налоги не будут уплачены до указанного срока ...

Как видно из примеров, словосочетание с легкостью заменяет предложение, становясь номинацией* события. Вместе с тем подобные словосочетания не просто уплотняют, конденсируют информацию, за­нимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую струк­туру высказывания, в которой один компонент зависим от другого.

В случае задержки оплаты...

Для принятия решения...

С целью скорейшего принятиярешения ...

Они мотивируют действие, являясь неразложимым и необходи­мым компонентом высказывания.

Предложение в деловой письменной речи, помимо словосочета­ний-конденсатов, часто осложняется однородными членами, причаст­ными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда — страницы, т.е. до нескольких сотен слов.

Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная за­писка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представ­ляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а ска­зуемое — переменную информацию, располагающуюся в вертикаль­ных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.

Порядок слов в предложении в официально-деловом стиле отли­чается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю рус­ского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ..); определения — по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова — по отношению к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена пред­ложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое струк­турой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непо­средственно с ним связаны.

Так, например, несогласованное определение, выраженное именем существительным в косвенном падеже, должно стоять после определя­емого слова:

Таким образом выстраиваются цепочки родительных падежей, столь характерные для языка деловой письменности.

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения.

По счету принято сто пятьдесят единиц готовой продукции.

Комиссией устанавливается ответственность и размеры компенсации за причиненный ущерб.

Фомально-логический тип текстовой организации проявляется в рубрикации простого предложения, т.е. в членении текста на состав­ные части графически. Как правило, рубрикацией разбиваются одно­родные члены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, ввод­ными словами:

Посредник своевременно предупреждает Заказчика:

о непригодности или недоброкачественности товара, полученного от Заказчика;

о том, что соблюдение указаний Заказчика в процессе выполнения работ, обусловленных договором, приведет к порче товара;

о наличии иных, не зависящих от Посредника обстоятельств, грозящих ухудшением качества товара или невозможностью выполнения условий на­стоящего договора.

Рубрикация на текстовом уровне связана с делением текста на пункты и подпункты, которые в документах обозначаются только арабскими цифрами:

В зависимости от сложности деления выбирается одно-,двух- или трехзначное обозначение пункта, подпункта.

Подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто ло­гический, аналитический характер (что свойственно для текстовой ор­ганизации контрактов, договоров, соглашений).

В качестве логических текстовых скреп в тексте документа вы­ступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают указательные местоимения и причастия, ко­торые замещают в тексте номенклатурные наименования, термины:

указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.

Подрядчик обязан приступить к выполнению работ не позднее трех­дневного срока после перечисления оплаты. Указанный срок необходим для приобретения материалов по данному заказу.

В текстах контрактов (договоров) эту же функцию выполняют ро­левые обозначения контрагентов (Заказчик — Исполнитель, Заказ­чик — Подрядчик, Арендатор — Арендодатель, Покупатель — Прода­вец, Поставщик — Покупатель и т.д.), замещающие развернутые номи­нации юридических лиц.

Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на мик­ротемы, каждая из которых рассматривается самостоятельно. При этом неизбежным оказывается использование параллельных синтак­сических конструкций.

Договор

1. Предмет договора

1.1. Поставщик обязуется ...

1.2. Покупатель обязуется ...

2. Ответственность сторон

2.1. В случае невыполнения ...

2.2. В случае отступления от условий договора...

2.3. За несвоевременную оплату ...

2.4. За нарушение обязательств ...

Особенность текстовой организации постановлений, распоряже­ний, резолюций заключается в том, что этот текст — одно развернутое предложение директивного характера с инфинитивными конструкциями в качестве однородных членов. Нанизывание этих конструкций созда­ет открытый ряд. Открытость для добавлений создает своеобразие текстовой организации ОРД.

Постановление

Для подготовки предложений по реализации актуальных экономичес­ких проблем перспективного и текущего развития города постановляю:

1. Считать утратившим силу распоряжение Главы администрации го­рода от 25.06.92 г. № 381-р.

2. Создать финансово-экономический совет при Главе города.

3. Утвердить Положение о финансово-экономическом совете при Главе города.

4.

5.

Текстовая организация деловых писем, служебных записок отли­чается большей свободой, меньшей каноничностью, однако регламен­тированные письма приближаются по степени стандартизации к текс­там ОРД.

Несмотря на своеобразие, все рассмотренные выше жанры деловой письменности объединяет высокая степень стандартизации, которая охватывает все уровни языка — лексику, морфологию, синтаксис и текстовый уровень. В итоге складывается определенный тип языка, от­личающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля ав­тора. Безличность изложения выражается в отказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакций.

Деловая речь накопила огромное количество проверенных много­летней практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать новые деловые тексты. Формула "типовая ситуа­ция — стандартизованная речевая манера" обусловливает использова­ние стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ от любой другой бумаги.

Стандартизация облегчает восприятие и обработку информации, содержащейся в документе. Таким образом, официально-деловой стиль и те жанры, которыми он представлен в деловом общении, имеют ряд характерных черт, которые предполагают достаточно высо­кий уровень лингвистической подготовки составителя документа. Со­ставитель документа должен знать:

доминанту и основные черты официально-делового стиля (т.е. требования, предъявляемые к языку документа);

арсенал устойчивых формул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи;

характеристики жанров и их привязанность к той или иной ситуа­ции делового общения.

Составитель документа должен уметь:

адекватно использовать речевые средства в тексте при соблюдении языковых норм;

грамотно составить проект документа и (или) отредактировать его.

Лингвистические термины

Номенклатура — перечень наименований товаров, должностей, учрежде­ний.

Номенклатурный знак — утвержденное обозначение товара, должности, юридического лица.

Номинация — название.

Этикетная рамка — формулы вежливости, приветствия и прощания, об­рамляющие устный или письменный текст.

Перформатив — особая форма глаголов, обозначающих речевое действие и используемых в качестве действия.

Контрольные вопросы

1. Какие сферы общественных отношений обслуживает официально-деловой стиль?

2. Что можно считать доминантой официально-делового стиля?

3. Какие два типа точности характерны для языка документов?

4. Почему устная речь не может отвечать требованиям, предъявляе­мым к языку документов?

5. Когда начал формироваться деловой стиль в русском языке?

6. Какие черты официально-делового стиля характерны уже для ран­них памятников деловой письменности?

7. Перечислите основные черты официально-делового стиля.

8. Охарактеризуйте основные жанры официально-деловогостиля, ко­торыми должен владеть менеджер.

9. Что характеризует лексический строй языка деловой письменности?

10. Опишите морфолого-грамматические особенности языка деловых бумаг.

11. Каковы синтаксические и текстовые особенности официально-де­лового стиля?

Задания

1. Найдите в текстах-образцах контрактов, постановлений и деловых писем стандартные фразы, обозначающие мотивацию действия.

2. Найдите в текстах-образцах глаголы-перформативы, обозначающие ре­чевое действие.

3. Определите состав реквизитов по образцам договоров, приказов, дело­вых писем.

4. Составьте самостоятельно текст контракта.

5. Составьте самостоятельно текст делового письма.

6. Составьте самостоятельно текст докладной или служебной записки.

Глава II

ЯЗЫКОВЫЕ НОРМЫ В ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОМ СТИЛЕ РЕЧИ

Лексические нормы

Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:

1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения;

2) слово должно употребляться с учетом его стилистической ок­раски (принадлежности);

3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетае­мости.

Казалось бы, всего три правила, ясных и понятных каждому, должны выполняться в деловой письменной речи тем более, что денотативная точность может быть обеспечена только при условии их соблюдения.

На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частот­ности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографи­ческими ошибками).

Рассмотрим некоторые из них.

"Создание нормативной базы для организации собственников жилья".

Организация — 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.

Слово "Организация" использовано в данном контексте явно без учета его лексического значения. "Нормативная база" создается не для того, чтобы собственники жилья "организовывались", а для того, чтобы они "появлялись", в данном случае уместно было бы использовать от­глагольное существительное "появление" вместо "организация".

Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях.

Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зда­ний и иных элементов недвижимости.

Элемент — компонент, составная часть чего-либо. Например, эле­мент периодической таблицы. Менделеева, элемент общества.

Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. На­рушение в данном случае оказывается двойным: во-первых, некор­ректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представ­лен; во-вторых, слово "элемент" использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости.

И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить.

Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон.

Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и рас­торгнут, а прекращаются договорные отношения.

Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.

Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым сло­варям.

Постоянное "общение" со словарями отличает культурного и гра­мотного человека. Представителю низких типов речевых культур ка­жется, что он все знает и без словаря. Отсюда "приблизительное" зна­ние значения слов, вызывающее многочисленные лексические ошибки в тексте документа.

Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для де­лового общения особенно необходимы: экономические словари, слова­ри иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь па­ронимов, словари лексической сочетаемости (см. на с. 269). Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы — на­столько активны процессы, происходящие в лексическом строе совре­менного русского языка.

В последнее десятилетие в сфере экономики, политики, инфор­мационных технологий стала активно использоваться англоязычная лексика, экспансия которой в русской речи отмечена целым рядом лингвистов. Фьючерсные кредиты, клиринг, консалтинг, экаутинг, франчайзинг, лизинг, холдинг, риэлтер, брокер, дилер, дистрибьютор, чартер, тендер, оффшор, фьючерс и многие другие термины уже вышли за границы узкопрофессионального употребления. Однако даже эти часто употребляющиеся слова, которые должны быть на слуху, не всегда используются корректно.

Сегодня часто менеджером называют рекламного или страхового агента или продавца. Между тем менеджер — это управленец или хо­зяйственный руководитель предприятия.

Точно так же размывается лексическое значение слов "презента­ция" и "бизнес-план". Слово "презентация" часто заменяет слово "от­крытие", а "бизнес-план" — план хозяйственной деятельности или план мероприятий (значение этих слов см. в словаре).

Незнание или неточное знание лексического значения слова явля­ется причиной таких ошибок, как неразличение слов-паронимов, рече­вая избыточность.

Паронимы — это близкие по звучанию, но отличающиеся по зна­чению слова: гарантийный — гарантированный, эффектный — эффек­тивный, экономный — экономичный, страховщик — страхователь и т.д.

Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:

представить — 1). предъявить, сообщить: представить список со­трудников, представить доказательства; 2) познакомить с кем-либо: представить коллективу нового работника; 3) ходатайствовать (о по­вышении, о награде): представить к очередному званию; 4) составить, обнаружить: представить значительную ценность; 5) мысленно вооб­разить: представить (себе) картину боя; 6) изобразить, показать: пред­ставить в смешном виде.

предоставить — 1) отдать в чье-то распоряжение, пользование: предоставить транспортные средства; 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо: предоставить отпуск, предоста­вить слово; 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе; предоставить дело слу­чаю.

Плеоназмом (от гр. pleonasmos — переизбыток) называют вид ре­чевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением зна­чений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество — совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант — справочник, спи­сок цен на продукцию), при обоюдном взаимном согласии (обоюдное — это и значит взаимное), свободная вакансия.

Другой вид речевой избыточности — тавтология (от гр. tautologia от tauto — то же самое + logos — слово) — неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложе­нии или речевом фрагменте.

Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки: Для наиболее быстрого оформления формальностей (здесь еще нарушена лексическая сочетаемость — оформляются документы).

Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка подготовки и выдачи членам ТСЖ правоустанавливающих документов на земельный участок (здесь соседствуют оба вида речевой избыточнос­ти). Тавтология и плеоназм легко устраняются путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре подготовки и выдачи членам ТСЖ документов на право владения земельным участком.

Это облегчает восприятие фразы, позволяя новому тексту соответ­ствовать требованию точности, конкретности и ясности, которымнеотвечал неотредактированный текст. Кроме того, выражение "правоустанавливающие документы" вообще лишено смысла, так как документ не может не быть правоустанавливающим. Закрепление правовых от­ношений — основная функция документа.

Особенно часто в качестве лишнего слова выступает местоимение: наш с Вами проект, наше с Вами сотрудничество.

Примите мое приглашение, и я надеюсь, что Вы найдете время для участия во встрече, во время которой мы сможем определить с Вами кон­кретные пути развития нашего сотрудничества.

Переизбыток местоимений загромождает фразу, создавая помехи на пути ее восприятия.

Говоря об особенностях текстовой организации документов, мы уже говорили как об отличительной черте о повторении одних и тех же лексем. Однако следует различать оправданность и неоправданность такого повторения. Рассмотрим следующую фразу из текста договора.

2. Порядок расчета

2.1. Расчет за тепловую энергию производится по счетам-фактурам Исполнителя в следующем порядке:

2.1.1. промежуточные расчеты 14 числа расчетного месяца о размере 80% от общей суммы;

2.1.2. окончательный расчет 10 числа месяца, следующего за расчетным, за весь расчетный период по показаниям приборов учета или по установленной мощности, за исключением суммы промежуточных платежей.

Второй подпункт приведенного здесь модуля договора нуждается в редактировании, поскольку тавтология лишает его предъявляемых к тексту документа качеств — точности и ясности изложения. Надо:

2.1.2. окончательный расчет за весь отопительный период произво­дится пользователем 10 числа последующего месяца по показателям при­боров...

В тексте документа не бывает мелочей, и иногда лексическая ошибка оборачивается миллионными убытками. Вот почему нужно обращать­ся к толковым словарям в случае затрудненияили колебания.

Упражнения

Упражнение 1. Найдите случаи нарушения лексической сочетаемости в устойчивых словосочетаниях и исправьте их:

Играть роль, играть значение; решить проблему, разре­шить ситуацию, разрешить вопрос, решить задачу; пред­ставлять интересы, представлять фирму, представлять итоги; рассмотреть вопрос, рассмотреть дело, рассмот­реть случай; погашать кредит, погашать задолженность, погашать ссуду; внести предложение, внести вопрос, внести резолюцию; соблюдать правила, соблюдать бюд­жет, соблюдать законы; возместить ущерб, возместить кредит, возместить предмет аренды.

Упражнение 2. Поясните разницу в лексическом значении синонимов, пользуясь толковыми словарями.

Меценат, спонсор, покровитель; комиссионер, посредник, брокер, маклер; договор, соглашение, контракт; реестр, список, опись, перечень; концерн, холдинг, корпорация;

менеджер, управленец, хозяйственный руководитель; реализатор, распространитель, дистрибьютор; вексель, чек, облигация, акция.

Упражнение 3. Раскройте скобки и выберите правильное слово из паро­нимов.

1. Вы уже знакомы с качеством услуг, которые мы (пред­ставляем — предоставляем). 2. Прошу (оплатить — за­платить) мне расходы по командировке. 3. Фирма строит печи с (гарантийной — гарантированной) теплоотдачей. 4. (Командированные — командировочные) должны заре­гистрировать свои документы. 5. Совет директоров по­требовал (гарантийных — гарантированных) обязательств от клиентов-неплательщиков. 6. Необходимо вести хозяй­ствование (экономными — экономичными — экономичес­кими) методами.

Упражнение 4. Найдите в предложениях лексические ошибки, исправьте их и запишите предложения в отредактированном виде.

1. Предприятие оплачивает Автоцентру стоимость запас­ных частей по действующим прейскурантам.

2. Выделить дотацию на автобусные поездки для льгот­ной категории граждан на дачный период (с 10 мая по 12 сентября 1997 г.).

3. Показателем, характеризующим квалификацию служа­щего, является способность адаптироваться к новой си­туации и принимать новые подходы к решению возникаю­щих проблем.

4. Прошу вас выслать нам для ознакомления действую­щие расценки на приобретение оборудования ЭАТС "Квант" емкостью 240 и 480 номеров и ориентировочную стоимость рабочей версии программного обеспечения для приведенных выше емкостей.

5. Наша цель — создание экономической базы для по­вышения уровня эксплуатации и ремонта жилищного фонда города.

6. Цены на товары договорные в соответствии с действу­ющим прейскурантом цен.

7. Договор на охрану ВС подразумевает персональную охрану ВС независимо от места расположения самолета на территории аэродрома.

Упражнение 5. Отредактируйте предложения, устранив речевую избы­точность.

1. Мы интересуемся, можете ли Вы назвать нам адрес другого поставщика, или, в случае невозможности, смо­жете ли Вы проинформировать о Вашей возможности по­ставить нам напрямую. 2. Надеемся на дальнейшее со­вместное сотрудничество с Вашей фирмой. 3. Для приня­тия жизненно важного решения для наших с Вами работ­ников предлагаем организовать встречу на уровне руководителей. 4. Оптовые торговцы должны создавать хорошие деловые отношения с руководством рынка, чтобы обеспечить успешную работу рынка оптовой тор­говли. 5. Решили: произвести поэтапное оформление зе­мельных отводов с оформлением права собственности. 6. Если в Вашем регионе спрос на Вашу продукцию удов­летворен и Вы ищете новые возможности на новых рын­ках, то мы готовы Вам помочь организовать сбыт Вашей продукции в нашей сбытовой сети.

Упражнение 6. Воспроизведите устойчивые словосочетания по главному члену — глаголу: например, вносить (что?) предложение, вопрос, кандидатуру.

решать — ..., оказать — ...,

разрешать —..., рассмотреть —...,

предъявлять —..., удостоить —...,

достигать —..., выставить — ...,

предоставлять —..., заключить…,

представлять — ..., достичь ...,

погашать — ..., принять —...,

оплатить —..., расторгнуть — ...,

возложить —....

Стилистическая окраска слова и лексические нормы делового стиля

В языке документов слово должно употребляться с учетом его сти­листической окраски (принадлежности к тому или иному стилю). По­нятие стилистической окраски обычно связывается с закрепленностью слова за той или иной сферой использования языка, за тем или иным функциональным стилем.

Образно говоря, каждое слово в языке имеет свой "паспорт", в ко­тором указано, как и где оно используется, какова сфера его употреб­ления. Яркую стилистическую окраску имеют канцеляризмы и проце­дурная лексика: надлежащий, данный, настоящим, указанный, испол­нитель, ходатайство и т.п. Эта сугубо книжная лексика в устной речи практически не используется: мы хорошо ощущаем ее книжно-пись­менную окраску. А разговорная лексика, как уже было отмечено, про­никает в тексты документов именно потому, что разговорные обороты и профессионализмы не осознаются как таковые.

Профессионализмами называются слова, выражения, ограниченные в сфере использования границами какой-то отрасли, профессии.

Специфические профессионализмы — разговорные наименования того или иного явления нужно отличать от книжно-письменной лек­сики:

Профессионализмы — это слова с усеченной основой, образован­ные чаще всего при помощи суффиксов -к/-ка, -ик.

Подобная лексика, уместная в неофициальной обстановке делово­го общения, абсолютно неуместна в языке документов.

Упражнение 7. Подвергните предложения стилистической правке, заме­нив разговорно-жаргонную лексику книжной.

1. Приемка продукции по качеству и количеству осущест­вляется на основании Инструкций Госарбитража. 2. Пере­вести переоборудование заправщиков для транспорти­ровки ГСМ на вновь создаваемые станции. 3. Налоги с каждой автомашины взимаются с учетом суммы растаможки. 4. За несвоевременную выплату неустойки сторо­ны уплачивают штрафные санкции в размере 1% от невозвращенной суммы за каждый день просрочки. 5. Спе­циалист обязуется произвести работы по наладке и под­гонке оборудования. 6. Покупатель уплачивает Продавцу штраф за растяжку платежей в размере 2% от стоимости товара за каждый день. 7. Сообщаем, что оплачивать торговую накидку в размере 25% мы не будем, так как договор с Роскнигой подписан нами не был.

Для справки: заправщик (проф.) — передвижная заправочная станция.

Упражнение 8. Найдите термины — эквиваленты приведенным ниже сло­вам с разговорной стилистической окраской и составьте с ними предложения.

Неучтенка, страховка, расброска (товара), нал, безнал, накрутка, бегунок.

Упражнение 9. Указать стилистическую принадлежностьслов, входящих в приведенные ниже отрывки.

Договор №23

I. Научно-техническое предприятие "Глория", именуемое в дальнейшем "Поставщик", в лице директора Синопалъникова Всеволода Дмитриевича, дей­ствующего на основании устава, с одной стороны, и Открытое акционерное об­щество "Восток", именуемое в дальнейшем "Покупатель", в лице директора Зем­ства Геннадия Андреевича, действующего на основании устава, с другой сторо­ны, заключили настоящий договор.

1. Предмет договора

1.1. Поставщик обязуется поставить продукцию, именуемую в дальнейшем "Продукция", а Покупатель принять и оплатить поставляемую Продукцию.

1.2. Объем партии Продукции, ее цена. сроки и условия поставки и оплаты оговариваются дополнительно в листах согласования, прилагаемых к настояще­му договору и являющихся его неотъемлемой частью.

II. Деловое письмо.

Уважаемый Александр Васильевич!

В целях выполнения распоряжения главы администрации Самарской облас­ти от 30.12.94 г. № 722 "О зачете международному акционерному обществу "Производственное объединение "Самвен" задолженности по кредитам из об­ластного бюджета " Управление образования передало список учебников, необхо­димых для школ области, с просьбой в случае невозможности передачи указан­ных учебников сообщить перечень учебно-методической литературы и учебни­ков, которыми располагает "Самвен" для погашения задолженности.

Грамматические нормы

Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них — грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупот­ребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно-письменных стилях речи, другие — в разго­ворно-бытовой речи. В официально-деловом стиле и шире — в офици­альном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

Нарушения грамматических норм литературного языка относятся к грубым речевым ошибкам и, к сожалению, к самым частотным в письменной деловой речи (по нашим наблюдениям, около 60% всех нарушений языковых норм).

Они многообразны: неправильный выбор формы слова, наруше­ния в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых рас­пространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а/-я вместо норматив­ных на -ы/-и:

Особо нужно сказать о форме "дóговор — договорá". В таблицеонанеслучайно приведена с формой единственного числа существитель­ного. Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разго­ворном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм "договóр" — и "договорá", что противоречит всякой логике.

При наличии колебаний (инспекторы — инспектора ) форм на -а -я, -ы, -и, первые сохраняют разговорный или даже просторечный ха­рактер (торты — торта ).

Не следует смешивать со стилистически маркированными форма­ми использование окончаний -ы -и , -а -я для различения смысла в сло­вах: корпусá (здания, войсковые соединения) — кóрпусы (туловища, штифты); лагеря (исправительные) — лáгери (общественно-полити­ческие); прóпуски (букв) — пропуска (на предприятии).

Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов / килограмм.

Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следую­щая группа существительных:

1) названия парных предметов — ботинок, сапог, чулок (но носков);

2) названия национальностей, территориальной принадлежности:

армян , башкир , англичан , болгар , южан , киевлян ;

3) названия воинских групп: солдат, кадет, партизан;

4) названия единиц измерения: ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов , килограммов .

Достаточно часто и деловых текстах встречаются ошибки в выбо­ре падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные со­четания:

Предложные сочетания с временным значением — "после чего-ни­будь" (род. п.) — пишутся на конце с и : по окончании школы, по истече­нии срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из коман­дировки, — если в их состав входит предлог "по".

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога "до" имеют на конце -я (род. п.): до истечения пятиднев­ного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструк­ции.

Упражнение 10 . Образуйте форму именительного падежа множественного числа.

Директор, архитектор, компрессор, сорт, рапорт, слесарь, отпуск, ордер, сектор, штемпель, вектор, диспетчер, до­пуск, редактор, табель, цех, корм, квартал, отгул, шофер, месяц, инструктор, бухгалтер, брокер, дилер, ректор, про­фессор, порт.

Упражнение 11. Раскройте скобки и поставьте слова в нужном падеже.

1. Согласно (наша договоренность) товары должны быть отгружены не позднее 2 сентября сего года. 2. Прошу оп­латить услуги согласно (договор). 3. Согласно (приложе­ние к лицензии) разрешены следующие виды работ. 4. В соответствии с (принятая ранее договоренность) прошу выслать в наш адрес образцы товара и упаковки. 5. Соот­ветственно (принятые обстоятельства) отправляем в Ваш адрес образцы нашей продукции. 6. Согласно (прилагае­мый список) наградить работников ЗАГСа денежной пре­мией в размере месячной зарплаты. 7. Согласно (настоя­щий контракт) Исполнитель оплачивает работу Агентства в сумме восемьсот тысяч рублей. 8. Просим сообщить до­полнительные сведения относительно (изменения в фи­нансировании) нашего предприятия.

Упражнение 12. Перепишите предложения, вставляя вместо точек пред­логи благодаря, ввиду, вследствие с учетом их лексического значения.

1. ... ожидаемых заморозков принять меры предосторож­ности и провести профилактику оборудования. 2. ... ре­монта железнодорожного полотна пассажирский поезд пришел с опозданием. 3. ... мужеству и самообладанию водителя авария была предотвращена ... затопления части набережной ремонтные работы приостановить. 4.... боль­шого наплыва посетителей время работы выставки уве­личено с 10 до 19 часов. 5. ... повышения цен на энерго­носители решение об изменении оптовых и розничных цен на товары и услуги будут согласовываться с членами комиссии. 6. ... активной деятельности экологических служб города экологическая обстановка в городе и его окрестностях начала улучшаться.

Упражнение 13. Перепишите словосочетания, раскрывая скобки.

I. Приехать по (окончание института); возвратиться по (завершение строительства); приступить к обязанностям по (истечение срока стажировки); расписаться по (озна­комление с решением); принять решение по (рассмотре­ние вопроса); навести справки по (прибытие на место); написать отчет по (окончание работ).

II. Действовать вопреки (совет); уезжать согласно (пред­писание); совершенствовать формы ведения хозяйства по мере (развитие демократии и рыночных отношений); отложить решение впредь до (выяснение обстоятельств дела); корректировать план в сторону (уменьшение объе­ма работы); дать директивы по линии (профсоюз); меро­приятия в целях (увеличения товарооборота); интересное предложение со стороны (фирма-заказчик).

Нередко вызывает затруднения склонение сложных слов, которые все активнее проникают в деловую речь.

1. Склоняются обе части слова, если они обозначают рабочие про­фессии: токарь-карусельщик, токаря-карусельщика; летчик-испыта­тель, летчика-испытателя.

2. В других случаях склоняются обе части слова, если они выраже­ны склоняемыми частями: по счету -фактуре ; из письма -запроса ;отфирмы -партнера по телексу -предложению .

Склоняется только вторая часть сложных слов, если первая часть сложного слова — неизменяемое слово: по соло-векселю ; жиро-чека .

Склоняется только вторая часть сложных слов, если первая часть сложного слова — иностранное слово, недавно вошедшее в состав рус­ской лексики: из шоп-тура, по тайм-шиту, о бизнес-центре.

Упражнение 14. Перепишите предложения, раскрывая скобки.

1. По высланному Вами (счет-фактура) были оплачены только двенадцать путевок из шестнадцати. 2. Наши от­ношения с (фабрика-поставщик) на сегодняшний день зашли в тупик ?. Инновации в области (бизнес-образова­ние) стали предметом обсуждения на семинаре. 4. (Банк-гарант) в этой сделке выступает "Прима-банк". 5. В каче­стве (инструктор-испытатель) я привлекался для работы с новейшими марками самолетов. 6. В (тайм-шит) указан расчет погрузочно-разгрузочного времени судна во всех портах. 7. В качестве (фирма-агент) будет выступать наше предприятие. 8. Руководство рассмотрело представлен­ный Вами предварительный вариант (бизнес-план).

Упражнение 15. Составьте с приведенными ниже словами предложения (так, чтобы эти слова были использованы в форме косвенных падежей.

Тайм-чартер, соло-вексель, банк-ипотека, кредит-нота, кросс-чек, письмо-запрос, бизнес-круиз, холдинг-компа­ния.

Род несклоняемых существительных и сложносокращенных слов и согласованиеих с определяемыми словами также вызывает иногда затруднения.

При определении рода несклоняемых существительных нужно по­мнить, что

к среднему роду относятся существительные, обозначающие не­одушевленные предметы и субстантивированные* несклоняемые слова (совместное коммюнике, шелковое кашне, строгое жюри, наше завтра);

к мужскому роду относятся существительные, обозначающие лиц мужского пола (расторопный портье, новый атташе, строгий рефери) и животных (крикливый какаду, кенгуру скрылся);

к женскому роду относятся существительные, обозначающие лиц женского пола (леди, мадам).

Род сложносокращенных слов, аббревиатур, образованных посред­ством соединения начальных букв слов, определяется по роду опорно­го слова: МГУ (Московский государственный университет — муж. род) открыл курсы, крупная ТЭЦ (электростанция — жен. род), КРУ (управ­ление — ср. род) объявило.

Упражнение 16. Образуйте с несклоняемыми существительными словосо­четания "прилагательное + существительное".

Сальдо, жюри, интервью, резюме, кофе, фиаско, досье, пресс-атташе, авизо, бюро, реноме, импрессарио, лобби, рантье, факсимиле, ревю, кенгуру, кафе, буржуа, пани, эмбарго.

Упражнение 17. Употребите аббревиатуры с глаголами в форме прошед­шего времени, например:

ТАСС заявил.

ООН, ОРТ, СНГ, НДС, ОПЕК, РИО, ГРЭС, РЭУ, ФАО, ФИДЕ, ФСБ, АИС, ММВБ, ЕЭС, МВФ, ФПГ, ЧИФ.

Для справок: ФАО — продовольственная сельскохозяйственная организа­ция ООН; АИС — автоматическая информационная система; ЕЭС — Европей­ское экономическое сообщество; МВФ — Международный валютный фонд; ФПГ — финансово-промышленная группа; ЧИФ — чековый инвестиционный фонд.

Словосочетание

Самыми распространенными грамматическими ошибками в текс­тах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления.

Особенно болезненно реагируют на нарушения грамматической структуры клишированные словосочетания, среди которых много си­нонимичных:

свойственный (кому?) —характерный (для кого?); отказаться (от чего?) — отвергать (что?).

Как видно из примеров, они часто используют различные падежи управления, т.е. имеют различные модели управления. Смешение этих моделей называется контаминацией. Причиной ее является механи­ческий перенос синтаксических сочетаемостных свойств на близкие по значению или однокоренные слова:

Очень часто даже однокоренные слова имеют разное управление:

плата за проезд (В.п.), но оплата проезда (Р.п.)

вера в победу (В.п.), но уверенность в победе (П.п.)

заслужить награду (В.п.), но заслуживать награды (Р.п.)

обрадоваться известию (Д.п.), но обрадован известием (Тв.п.)

Учитывать нужно и ту особенность, что русские глаголы могут иметь вариативные конструкции управления:

бороться, сражаться (против кого?) и (с кем?)

смириться (с чем?) и (перед чем?)

В случае затруднения в выборе падежной формы управляемого слова нужно обращаться к известному словарю-справочнику Д. Э. Розенталя "Управление в русском языке"*. В нем даны не только грамма­тические модели словосочетаний, но и примеры их использования в письменной речи.

* Розентаяь Д.Э. Управление в русском языке: Словарь-справочник. М., 1986.

Помимо одновалентных*, в русском языке огромное количество двух- и трехвалентных глаголов, которые также вступают в синонимические отношения при индивидуальных моделях управления:

Базировать свои выводы на расчетах.

Обосновывать свои выводы расчетами.

Удостоить Кравцова Н.П. звания Заслуженного деятеля науки.

Наградить Ветерана труда П.И.Селезнева ценным подарком.

В письменной деловой речи подобные глаголы встречаются доста­точно часто. При использовании их нужно учитывать ту особенность, что они в языке документов реализуют все валентности, создавая трех- и четырехкомпонентные словосочетания:

Указать службе подстанций на недостатки в работе.

Неполнота выражения особо нетерпима в официально-деловой и научной речи. Поэтому некорректно составленными будут словосоче­тания, в которых не реализована хотя бы одна валентность глагола, на­пример:

Просим выразить благодарность и наградить денежной премией кол­лектив филиала Агробанка в связи с предстоящим 10-летним юбилеем.

Требование полноты выражения предполагает использование сло­восочетаний в полном виде:

Просим выразить благодарность коллективу филиала Агробанка за ус­пешную работу и наградить сотрудников денежной премией в связи с пред­стоящим 10-летним юбилеем деятельности филиала.

Упражнение 18. Составьте словосочетания с глаголами и существитель­ными, близкими по значению, по предложенным моделям.

Основываться (на чем-либо), опираться (на что-либо); оп­латить (что-либо), платить (за что-либо); превосходство (над чем-либо), преимущество (перед чем-либо); обра­щать внимание (на что-либо), уделять внимание (чему-либо); отчитаться (в чем-либо), сделать отчет (о чем-либо); доминировать (над чем-либо), превышать (что-либо); сослаться (на что), исходить (из чего); отразиться (на чем), повлиять (на что); информировать (о чем), сооб­щить (что, о чем).

Упражнение 19. Составьте максимальное количество словосочетаний из следующихкомпонентов.

Упражнение 20. Составьтепредложения, используя в нихсловосочетанияпо следующим моделям:

1. Согласие (с чем), соглашение (о чем). 2. Идентичный (чему), сходный (с чем). 3. Соответственно (чему), в соот­ветствии (с чем). 4. Располагать (чем), иметь (что).

Упражнение 21. Составьте словосочетания, используя в качестве зависи­мого компонента различные падежные формы одного слова. Например:

решить вопрос — решение вопроса

изготовить образец — изготовление...

рассчитать проектную смету — расчет...

погасить задолженность — погашение...

оценивать работу — давать оценку ...

уточнять стоимость — вносить уточнения...

примириться с неизбежностью — смириться ...

обрадоваться успеху — обрадован ...

заслуживать одобрения — заслужить ...

Особого упоминания заслуживает расширительное употребление дательного падежа с предлогом "по". Все чаще в письменных деловых текстах он вытесняет родительный падеж, хотя такая замена возможна далеко не во всех случаях. Она допускается в таких словосочетаниях, в которых и первое, и второе существительные обозначают целенаправ­ленные действия или их результаты. Например, в словосочетаниях:

и первое и второе слово обозначают результаты человеческой деятель­ности, поэтому замена на предложное сочетание с "по" возможна. Име­ются варианты:

правила перевозки грузов и правила по перевозке грузов.

рабочая смета строительства и рабочая смета по строительству.

Однако очень часто конструкции с предлогом "по" нарушают грам­матическую структуру словосочетания при передаче отношений при­надлежности.

Второй причиной подобных ошибок является неразличение пред­ложных конструкций с предложным падежом и конструкций с датель­ным падежом:

Третьей причиной указанных грамматических ошибок является использование формы несогласованного определения вместо согласо­ванного:

Иногда предлог "по" заменяет предложное сочетание: расчет по установленной мощности вместо "расчет исходя из установленной мощности".

Нередки в деловой письменной речи конструкции с двойным дательным падежом, которые можно отнести и к стилистическим недочетам:

договора по предоставлению услуг по отоплению; ... обеспечение под­рядчиков по обслуживанию жилищного фонда по Самарскому району; веде­ние делопроизводства по личному составу Департамента по промышлен­ности.

Следует избегать скопления одинаковых падежных форм, так как, помимо неблагозвучия, оно создает дополнительные трудности в вос­приятии текста.

Для официально-деловой письменности характерны цепочки форм родительного падежа: Исходя из необходимости разграничения балансовой принадлежности эксплуатационной ответственности сто­рон подряда...

Однако гипертрофируясь, превышая по количеству компонентов оптимальную длину (4-5 слов), такие цепочки затрудняют воспри­ятие текста. Поскольку непременной составляющей таких цепочек яв­ляются отглагольные существительные с суффиксом -ния-, легко за­меняемые глаголом, предложения достаточно просто подвергаются стилистической правке:

Исходя из необходимости разграничить балансовую принадлежность эксплуатационной ответственности сторон...

Помимо расширительного употребления предлога "по" с дательным падежом для официально-деловой письменности характерно расширительное использование предлога "на" с винительным паде­жом:

запрос на скидки; сведения на сто сорок семь фирм; выплаты на покры­тие коммунальных услуг.

Очень часто неразличение форм винительного и родительного па­дежей связано с влиянием разговорных сокращений — стяжений: рас­ходомеры на эти диаметры — расходомеры (рассчитанные) на эти диаметры; квитанции на счета — квитанции (выписанные на получе­ние денег по счетам).

С другой стороны, клишированное словосочетание отнести на счет (предприятия) часто встречается с ошибочно употребленным предло­гом "за":

отнести за счет предприятия (по аналогии с

выполнить за счет экономии средств).

Некоторые словосочетания с одним и темже предлогом могут вступать в синонимичные отношения:

поступать сообразно (чему) правилам, требованиям

и поступать сообразно (с чем) с правилами, с требованиями;

действовать согласно (чему) закону, приказу

и действовать согласно (с чем) с законом, с приказом

При использовании тех или иных грамматических форм нельзя забывать о важнейшем принципе их использования — принципе це­лесообразности и уместности, т.е. при наличии дублетных форм (инспекторы — инспектора) разграничивать сферуих употребле­ния.

При составлении словосочетаний с предлогами "по" и "на" нужно помнить, что предлог "по" традиционно используется в словосочета­ниях со значением:

1. Названия лица по профессии, деятельности: менеджер по прода­жам, мастер по резьбе, специалист по радиотехнике;

2. Названия разного рода бумаг, документов, учреждений, пред­приятий: комиссия по ликвидации последствий землетрясения, агент­ство по продаже недвижимости, решение по перестройке работы, пункты по выдаче приватизационных чеков, группы по сбору подписей, Комитет по правам и обращениям граждан, расходы по транспор­тировке товара, план по реорганизации предприятия.

3. Названия какого-либо вида деятельности: действия по недопу­щению срыва графика работ; работа по укреплению производственной дисциплины.

Однако важно отличать допустимые варианты предложных кон­струкций от ошибочных, имея в виду правило, сформулированное выше. В случаях сомнения или колебания следует обращаться к грам­матическим справочникам и словарям.

Неверно:

Налоговая инспекция по Ленинскому району,

Департамент по промышленности.

К номенклатурным знакам это относится в первую очередь. Допускать грамматическую ошибку в номенклатурном знаке — значит тиражировать ее многократно и внедрять как образец в сознание людей.

Упражнение 22 . Укажите ошибки в употреблении предложных конструкций и запишите их в исправленном виде.

Департамент по строительству, работа по ремонту по ши­феру, реклама по России, договор по реализации продук­ции, решение по зарплате, сведения по тоннажу судна, дилер по Самаре, ведение делопроизводства по личному составу, предоставление услуг по отоплению, сведения на 147 фирм нашего города, база данных по клиентам, опись на изделия из алюминиевого профиля.

Упражнение 23. Отредактируйте предложения.

1. Прошу вас выслать нам для ознакомления расценки на приобретение оборудования. 2. Расходы произвести за счет средств, предусмотренных бюджетом. 3. При необ­ходимости проверка продукции должна проводиться в соответствии с техническими условиями на продукцию. 4. Перед сдачей объекта под охрану проверять, закрыты ли окна, форточки и двери. 5, Покупатель обязуется при­нять продукцию по количеству и по качеству в соответ­ствии с требованиями инструкций. 6. При этом транспорт­ные расходы по централизованной доставке относятся на предприятие. 7. Арендатор обязуется заключить все не­обходимые договора на страхование. 8. Разработать про­грамму учета потребляемых средств на объектах здра­воохранения, народного образования и на объектах куль­туры.

Синтаксические нормы

Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в доку­ментах играет четкость синтаксической организации текстов. Наруше­ния синтаксических норм русского литературного языка не столь час­тотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в зна­чительной степени затрудняют восприятие текста.

Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуе­мым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с упот­реблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структу­ры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не от­вечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, — требованию точности, не допускающей инотолкования.

Разрешить акционерному обществу открытого типа "Санаторий им. Чкалова" котельную и трансформаторную подстанцию на поляне им. Фрунзе со всеми видами инженерных сетей в объеме проекта ввести в экс­плуатацию.

Разрыв словосочетания, нарушение порядка слов затемняют смысл высказывания. Восстановив порядок слов в предложении, мы облегчаем его восприятие:

Акционерному обществу открытого типа "Санаторий им. Чкалова" разрешить ввести в эксплуатацию котельную и трансформаторную под­станцию на поляне им. Фрунзе со всеми видами инженерных сетей в объеме проекта.

Нередко следствием нарушения порядка слов в предложении яв­ляется разрыв причастного оборота или отрыв его от определяемого слова. Чаще всего это вызывает ошибки в согласовании причастий.

Ответственное лицо за радиационную безопасность в ОАО "MAC" на­значается из числа сотрудников, имеющих высшее образование и стаж ра­боты не менее трех лет, прошедшие подготовку по специальной программе, имеющего , соответствующий документ.

В связи с повышением цен на материалы, комплектацию, энергоносите­ли, увеличением цен на оплату труда рабочих, увеличения затрат на ко мандировочные расходы , связанных с обслуживанием прибора ...

Оплата за оборудование по настоящему контракту, поставляемого в указанный срок, осуществляется простым платежом.

Причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотруд­ники, прошедшие подготовку. Нарушением синтаксической нормы яв­ляется отрыв причастного оборота от определяемого слова. Следстви­ем такого отрыва является рассогласование причастия с определяе­мым словом в форме падежа, реже — числа.

Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, не­однозначность прочтения. Например:

Установление стандарта социальных норм площади жилья в соответ­ствии с постановлением Правительства РФ от 26.05.97 г. № 621 и решением городской думы, в пределах которых осуществляется предоставление компенсаций (субсидий) по оплате жилья коммунальных услуг в размерах ... (в пределах чего?)

При составлении текстов документов нужно помнить, что не реко­мендуется разъединять:

составные и фразеологизированные сказуемые следует внести яс­ность, разрешается ввести в эксплуатацию, произвести реконструк­цию, несет ответственность, принимает на себя обязательства.

клишированные и устойчивые словосочетания погашать задол­женность, найти возможность решения проблемы, приступить к вы­полнению работ, внести дополнения (уточнения) в установленном по­рядке, по причине срыва графика поставок и т.п. за исключением слу­чаев расширения их терминологизированными определениями внести полную ясность, предоставить долгосрочный кредит, в установленном законом порядке, внести существенные дополнения;

клишированные предложения:

Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторо­нами.

За нарушение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Предложения и дополнения принимаются в установленном законом по­рядке.

Контроль за выполнением данного постановления возложить на...;

причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственноезарадиационную безопасность, но не ответственное лицо за радиацион­ную безопасность; выступая с инициативой, о чем говорилось выше, от лица дирекции фирмы, предлагаем ... вместо выступая с инициативой от лица дирекции фирмы, о чем говорилось выше, предлагаем...)

Нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слова, которое оно распространяет.

Упражнение 24. Отредактируйте предложения, устранив ошибки в поряд­ке слов предложения.

1. При невыполнении данного пункта договора заказчик обязуется выплатить в размере 0,1% стоимости готовой продукции неустойку за хранение продукции. 2. В связи с передачей объекта в ведение МП "Волгопроммаш" и предоставленных расчетов прошу выделить 200 млн. руб­лей. 3. В свою очередь Подрядчик несет материальную ответственность за повреждения энергосистемы, находя­щейся в ведении Заказчика в полном объеме. 4. Во время работы специалистов исполнителя заказчик обес­печивает рабочими местами в помещениях АТС и изме­рительными приборами. 5. Датой передачи собственнос­ти считается дата зачисления денежных средств за всю партию на расчетный счет поставщика. 6. Срок гарантии нормальной работы продукции устанавливается с даты подписания акта о приемке сторонами законченных работ в полном объеме. 7. Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив не менее чем за 20 рабочих дней другую сторону в письменном виде.

Употребление деепричастных оборотов

Деепричастные обороты являются характерной стилистической чертой книжной письменной речи. В устной разговорной речи они употребляются крайне редко. Поэтому навык употребления деепри­частных оборотов у людей малочитающих остается неустойчивым. Чаще всего в деловых письменных текстах нарушается основное тре­бование использования деепричастий. Оно заключается в том, чтобы деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначали дейст­вияодного лица. Нарушение этого правила приводит к алогизму и аб­сурдности высказывания. Вспомним знаменитую строчку из "Жалоб­ной книги" А. П. Чехова: "Подъезжая к сей станции и глядя на приро­ду в окно, у меня слетела шляпа". При такой структуре предложения получается, что в поезде ехала и любовалась природой шляпа. Подоб­ный алогизм высказывания, вызванный нарушением правил употреб­ления деепричастных оборотов, встречается и в наши дни.

К следствиям основного принципа употребления деепричастных оборотов относятся следующие:

1. Невозможно употребление деепричастного оборота в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций), т.е. к нарушениям грамматико-синтаксической нормы относятся конструкции типа: Со­глашаясь с Вами, у меня нет возражений, Решая этот вопрос, нами было установлено ...

2. Невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как субъект действия пассивной конструкции не мо­жет совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием. Нель­зя сказать: Объединив наши усилия, к нам вернется уверенность в успехе.

Нужно отметить, что норма не нарушается, если в составе сказуе­мого безличного предложения есть неопределенная форма глагола: Го­воря о просчетах в подготовке предвыборной кампании, нужно выде­лить ряд причин объективного характера.

Деепричастные обороты легко заменяются в структуре предложе­ния придаточными предложениями (как правило, условия или време­ни) или устойчивыми канцелярскими оборотами. Например:

Учитывая общий размер уставного капитала, мы оставляемза собой право корректировки взноса.

Мы оставляем за собой право корректировать взнос в зависимости от общих размеров уставного капитала.

Учитывая социальную значимость предприятия "Красноглинские бани", администрация обращается к Вам с просьбой о выделении дотации в размере 200 000 (двухсот тысяч) рублей на покрытие предприятием коммунальных услуг.

Поскольку предприятие "Красноглинские бани" представляет собой со­циально значимый объект, администрация обращается к Вам с просьбой о выделении дотации в размере 200 000 (двухсот тысяч) рублей на покры­тие коммунальных услуг.

Упражнение 25. Отредактируйте предложения с деепричастными оборотами, где нужно заменяя их придаточными предложениями или устойчивыми оборотами.

1. Ссылаясь на нашу договоренность, платеж будет про­изведен через инкассо. 2. Отвечая на Ваше письмо отно­сительно финансового положения компании, нами была собрана следующая информация. 3.Принимая во внима­ние наше длительное сотрудничество, товар будет по­ставлен Вам со скидкой 5%. 4. Подписывая договора, оп­лата гарантируется. 5. Направляя на рассмотрение дан­ный вопрос, нам необходимо увеличение годового фонда минимум на сорок тонн. 6. Однажды одевшись в "Рибок", вам не захочется покупать спортивную одежду других фирм. 7. Записываясь на прием в городскую администра­цию, гражданам выдаются пропуска.

Упражнение 26. Придумайте предложения со следующими деепричастны­ми оборотами:

1. Отправляясь в загранкомандировку, ... 2. Рассчитывая на свои силы, ... 3. Принимая во внимание Ваше мнение по данному вопросу,... 4. Приступая к рассмотрению сле­дующего вопроса,... 5. Отмечая отдельные недостатки, ... 6. Подчеркивая значимость проекта,... 7. Отвечая на Ваш запрос от 17.07.98 г.,... 8, Рассмотрев Ваше предложение о сокращении срока поставок, ...

Конструкции с однородными членами

Одними из самых частых ошибок в деловых текстах являются ошибки, связанные с логической несочетаемостью однородных членов предложения.

1. В качестве однородных членов предложения не должны высту­пать слова, обозначающие родовые и видовые понятия. Например: Магазину требуются продавцы овощей и картофеля.