Основы работы PowerPoint - реферат

В настоящее время презентацией (от presentation – показ, представление) считается в основном представление нового товара, нового вида услуг, новой организации, фирмы и т. д., выполняемое с целью ознакомления с назначением и свойствами товара, возможностями получения услуг, назначением и структурой организации, фирмы. Обычно презентация представляет собой устное выступление, сопровождаемое показом иллюстрированных материалов, выполненных в виде слайдов. Кроме стандартного варианта презентация иногда организуется в виде показа демонстрационного ролика, а выступление может быть не устным, а записанным на магнитофонную плёнку или звуковой файл.

В общем случае по форме подачи материала к презентациям можно отнести:

1. представление какого-либо проекта или плана работ;

2. обзор текущего состояния проекта;

3. доклад по итогам деятельности организации;

4. защиту проекта, курсовой, дипломной работы;

5. проведение всевозможных учебных курсов;

6. чтение лекций и т. д.

От качества подготовки демонстрационных материалов ко всем мероприятиям во многом зависит их конечный итог.

В Microsoft Office для этого имеется превосходное средство — PowerPoint. С помощью этой программы мы можем подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера или проекционного экрана, можно также создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям.

PowerPoint создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму.

Кроме того, мы можем изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание.

И, наконец, если мы имеем достаточно времени и чувствуем в себе способности дизайнера, можем начать работу над презентацией “с нуля” — в PowerPoint для этого есть все средства.

Библиографический поиск:

Степанов А. Н. Информатика: Учебник для вузов. 5-е изд. – СПб.: 2007 г

Эта книга поможет решить все проблемы, связанные сPowerPoint.Она содержит ответы на наиболее часто возникающие вопросы по PowerPoint, что во многих случаях позволит вам быстро решить проблемы и вернуться к выполнению основной работы.В книге особо выделены короткие полезные советы, которые в ряде случаев позволяют быстрее, рациональнее достичь поставленных целей. Эти советы оформлены специальным образом, благодаря чему они бросаются в глаза, даже при беглом просмотре текста.

1. Основные понятия и определения.

1.1. Слайд.

Слайды имеют в своей структуре заголовок , дающий общее представление о содержании отдельного слайда, группы слайдов или всей презентации в целом. Слайд может также иметь подзаголовки , обеспечивающие нужную структуризацию излагаемого материала.

Основная часть слайда может содержать текстовые элементы, такие как нумерованные или маркированные списки, таблицы, пояснительные надписи или обычные абзацы текста. Кроме того, в основной части слайда могут находиться различные графические элементы – рисунки, фотографии, чертежи, схемы, диаграммы, геометрические фигуры и т. д.

В нижней части слайда принято размещать дату, время, нижний колонтитул, а так же его номер.

Любые элементы слайда могут быть заключены в рамки.

Набор рамок, текстовых и графических элементов, составляющих слайд, а так же геометрические параметры размещения этих элементов в его габаритах образуют макет, или заготовку, слайда. В программе PowerPoint предусмотрено довольно много заранее разработанных специалистами стандартных макетов слайдов. При желании пользователь имеет возможность разработать свой собственный макет.

Кроме текстовых и графических элементов слайды могут содержать элементы оформления. Оформление слайда образуется из общего фона и / или фонового рисунка, набора шрифтов, используемых для текстовых элементов, вида маркеров списков, геометрического расположения текстовых и графических элементов, расположения колонтитулов, номеров слайдов и т. д. Совокупность всех элементов оформления слайда образует шаблон оформления , а используемый при этом набор цветов называется цветовой схемой.

Слайды создаваемой презентации могут быть трёх видов:

1. цветные

2. черно-белые с различными оттенками серого

3. черно-белые без оттенков серого

Если демонстрацию слайда необходимо сопровождать обширным комментарием, к такому слайду можно сформировать заметку , которая содержит текст объяснения и тем самым обеспечивает докладчику возможность не заучивать его наизусть. Таким образом, совокупность заметок к различным слайдам можно рассматривать как своеобразный конспект доклада .

1.2. Презентация.

Презентацией в программе PowerPoint называется группа логически взаимосвязанных слайдов, решающих задачу наглядного представления требуемого рекламного, демонстрационного или учебного материала. Презентация может состоять из одного слайда, но, как правило, она состоит из нескольких слайдов.

Презентация начинается с демонстрации титульного слайда, который обычно содержит вводную информацию о презентации, имя докладчика, и другие сведения общего характера. Другие (обычные) слайды презентации содержат фактический, иллюстративный или демонстрационный материал, являющийся собственно содержанием презентации. Заголовки всех входящих в презентацию слайдов, а так же строки всех списков всех слайдов образуют структуру презентации .

Готовую презентацию можно напечатать на бумаге, чтобы использовать в качестве раздаточного материала слушателям. Этот процесс называется подготовкой выдачи. Презентацию можно перенести на прозрачную плёнку или 35-миллимитровые слайды, чтобы проводить её с помощью специальных проекторов. Но самые гибкие возможности предоставляются при демонстрации презентации на экране компьютера или в Интернете. В этих случаях презентацию можно снабдить различными анимационными и мультимедийными эффектами, а так же включить в неё видеоклипы. Совокупность анимационных и мультимедийных эффектов, которые используются в процессе демонстрации презентации, образует шаблон анимации . В программе PowerPoint предусмотрено несколько стандартных шаблонов анимации, которые могут быть включены пользователем в разрабатываемую им презентацию.

В программе PowerPoint имеется несколько десятков заголовков – шаблонов презентаций на самые разные темы, от предоставления сведений о новой организации и плана продаж до учебных курсов. Шаблон презентации включает в себя подобранные специалистами и гармонически сочетающиеся друг с другом слайдов, шаблоны оформления, цветовые схемы и шаблоны анимации.

Кроме набора самых разных шаблонов для создания презентаций в программе PowerPoint можно воспользоваться «услугами» нескольких мастеров, существенно автоматизирующих процесс разработки презентации. Так, мастер автосодержания обеспечит создание детальной разработки презентации, некоторую «черновую» реализацию сценария презентации на заданную тему. Мастера слайдов, заметок и выдач автоматизируют указанные операции при создании больших презентаций.

2. Назначение и основные возможности mspowerpoint.

Основные возможности и средства программы PowerPoint:

· Создание новых презентаций с помощью мастера автосодержаний, а так же мастеров создания титульного слайда, слайдов, заметок и выдач.

· Обширный набор макетов и шаблонов оформления отдельных слайдов и презентаций в целом.

· Возможность произвольного изменения содержания и оформления слайдов и презентаций.

· Возможность создания собственных презентаций (без использования шаблонов и мастеров), а так же собственных шаблонов слайдов и презентаций.

· Набор средств по управлению показом презентации

· Возможность включения в демонстрацию презентации различных анимационных и мультимедийных эффектов.

Документы MSPowerPointзаписываются в файлы специального формата, имеющие расширения .ppt, .pot и .pps. Расширение .pptзакрепляется за файлами, содержащими разрабатываемую презентацию, расширение .pot – за файлами, содержащими шаблон презентации, и разрешение .pps– за файлами, содержащими полностью готовую презентацию.

3. Запуск и завершение работы программы ms powerpoint.

В стандартном случае запуск программы MSPowerPointвыполняется с помощью команды ВСЕ ПРОГРАММЫ – MICROSOFT POWERPOINT из основного меню Windows. При стандартной установке пакета MSOffice осуществляется автоматическое связывание файлов, имеющих расширение .pptили .pot, с программой MSPowerPoint. Завершение работы программы выполняется стандартными способами, в том числе сочетанием Alt+F4 или командой ФАЙЛ – ВЫХОД из операционного меню программы.

4. Использование электронных таблиц в MS POWERPOINT .

4.1. Использование Word-таблицы в PowerPoint

Мы можем создавать таблицы в PowerPoint. Но если мы уже создали таблицу в Word, можно, и даже нужно, использовать ее в презентации.

Мы можем связать Word-таблицу со слайдом, используя возможности магистрали с двусторонним движением, называемой OLE.

OLE является сокращением выражения object linking and embedding (связывание и внедрение объектов). Этот инструмент программы Windows позволяет нам взять файл из одной программы и аккуратно поместить взятую информацию в другой программе. Если мы внедряем подобную информацию, она передается вместе с документом, в котором хранится. Если же она связывается, мы можем хранить ее где угодно и работать с ней в родительской программе; при каждом последующем открытии нами документа, содержащего подобную связь, этот документ будет автоматически обновляться.

Создать PowerPoint-таблицу несложно: достаточно обратиться к кнопке Создать слайд и выбрать слайд с таблицей. Добавить Word-таблицу к слайду чуть сложнее. Прежде чем поместить таблицу в слайд, необходимо скопировать ее в Буфер обмена, используемой в качестве временной памяти всеми программами. Более подробно эта процедура выглядит так:

1. Выделить таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, и выбрать Таблица, Выделить таблицу.

2. Нажать Ctrl+C или выбрать Правка, Копировать. В результате выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена.

3. Запустить программу PowerPoint или переключиться в нее, если она уже выполняется. Для этого нужно щелкнуть на инструментальной панели Office на кнопке PowerPoint .

4. Переключиться в режим просмотра слайдов и найти слайд, в который мы хотим вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием кнопки Создать слайд.

5. Выбрать Правка, Специальная вставка.

6. Щелкнуть на Объект Документ Microsoft Word, затем нажать селекторную кнопку Связать. Выбрав Вставить, мы внедрим таблицу и оборвем все ее связи с исходным документом.

7. Щелкнуть на кнопке OK.

Связывание хорошо использовать в тех случаях, когда нам приходится много раз возвращаться назад и редактировать данные во вставленной таблице. Но чтобы просто скопировать Word-таблицу в презентацию нам необходимо выполнить следующее:

1. Выделить таблицу в Word.

2. Нажать Ctrl+С или выбрать Правка, Копировать.

3. Переключиться в PowerPoint.

4. Перейти к нужному нам слайду.

5. Переключиться в режим просмотра слайдов.

6. Нажать Ctrl+V или выбрать Правка, Вставить, чтобы вставить таблицу из буфера

4.2. Связь электронной таблицы Excel со слайдом

В очередной раз мы прибегнем к помощи Буфера обмена, чтобы передать данные между программами. Нужно открыть необходимую электронную таблицу Excel и выполнить следующие шаги:

1. Выделить ячейки, которые хотим скопировать, и нажать Ctrl+С, чтобы выполнить копирование в Буфер обмена.

2. Переключиться в PowerPoint.

3. В режиме сортировки слайдов перейти к слайду, в который хотим поместить электронную таблицу, или создать новый слайд.

4. Выбрать Правка, Специальная вставка.

5. Щелкнуть на Объект Лист Microsoft Excel и нажать селекторную кнопку Связать.

6. Щелкнуть на кнопке ОК .

Если нам связь не требуется, то нет проблем. Нужно повторить шаги, описанные выше, но на шаге 5 нажать кнопку Вставить, а не кнопку Связать. Еще лучше заменить шаги 4, 5 и 6 нажатием Ctrl+V , обеспечивающим быструю вставку данных из Буфера обмена.

5. Интерфейс программы MS POWERPOINT.

В окне программы находится заголовок, операционное меню и рабочая зона, в которой могут располагаться различные инструментальные панели, области разработки слайдов и презентаций, а так же строка состояния. Кроме того, в окне PowerPointможет размещаться область задач, содержащая элементы управления, которые облегчают выполнение операций создания и открытия презентаций и слайдов, а также поиска в них нужных элементов. Имеются также разделы области задач, облегчающие работу с многостраничным буфером обмена и вставку в документ графических объектов.

Центральную часть рабочей зоны программы занимает область слайда , в которой формируется его содержание и оформление. Кроме того, в этой области может отображаться в крупномасштабном виде макет слайда или слайд, готовый к показу. В находящийся в этой области слайд можно добавлять текст, вставлять рисунки, клипы, диаграммы, графические объекты, надписи, видеоклипы, звуковые эффекты и анимацию.

Макеты слайдов обычно содержат заглушки, местодержатели или заполнители . Заглушки в макете ограничены пунктирной линией и содержат текст, рисунок или условное обозначение, которые описывают их назначение.

Во время редактирования или преобразования макетов в слайды реальных презентации пользователь должен заменить заглушки конкретными текстовыми или графическими элементами. Макеты слайдов могут содержать заглушки заголовков, маркированных или нумерованных списков, таблиц, диаграмм, рисунков, фигур и т.д. Замена заглушки может осуществляться только соответствующим ей текстовым или графическим элементом.

Для повышения удобства размещения элементов область слайда может содержать сетку и направляющие . Сетка состоит из горизонтальных и вертикальных линий, размещенных на равном расстоянии друг от друга по всей области слайда. Направляющих всего две – одна вертикальная и одна горизонтальная. Они разбивают область слайда на четыре сектора и служат для ориентации при необходимости определённым образом сгруппировать размещаемые на слайде элементы.

Сверху над областью слайда и слева от неё могут отображаться вертикальная и горизонтальная линейки, которые в программе PowerPointиграют ту же роль, что и в редакторе Word. В общем случае в рабочей зоне кроме рассмотренных выше областей слайда и задач могут находится ещё три области: заметок, слайдов и структуры. Область заметок предназначена для формирования заметок к любым слайдам презентации. Впоследствии такие заметки можно будет напечатать и использовать в процессе демонстрации презентации или же сохранить их для дальнейшего просмотра их на веб-страницах. Область слайдов служит для работы сразу со всеми слайдами презентации или с отдельными группами слайдов. И, наконец, область структуры содержит структуру всей презентации и обеспечивает возможность быстро изменять её, пробуя разные варианты взаимного расположения слайдов.

6. Создание презентации.

Необходимо понимать, что начальный этап создания презентации – этап её проектирования – не может быть проведён с помощью каких-либо программных средств.

На этапе проектирования презентации пользователь должен четко представить себе и зафиксировать цель и тему создаваемой презентации, составить её общий план, разработать общий план демонстрации, разбить его на отдельные фрагменты и определить желаемую последовательность их демонстрации.

Нужно так же подобрать к каждому фрагменту наиболее точные, краткие и выразительные заголовки, точно сформулировать текстовые пояснения, отобрать наиболее подходящие иллюстрации, диаграммы, словом спроектировать каждый слайд и всю презентацию в целом.

6.1. Создание презентации с помощью мастера автосодержания.

Создание презентации с помощью мастера автосодержания начинается с выбора из меню команды Файл – Создать . В результате её выполнения в PowerPointв рабочей зоне программы отображается область задач Создание презентации. Щелчок по гиперссылке Из мастера автосодержания запускает работу мастера, которая состоит из пяти шагов:

1. Первое окно мастера автосодержания, по сути, является рекламной заставкой. Поэтому после ознакомления с его содержимым следует нажать на кнопку Далее.

2. Во втором окне мастер предлагает выбрать одну из стандартных тем. После выбора следует щелкнуть по кнопке Далее.

3. На следующем шаге мастер автосодержания предлагает выбрать способ показа демонстрации: Презентация на экране, Презентация в Интернете, Черно-белые прозрачки, Цветные прозрачки или 35-мм слайд. Щелкните по подходящему переключателю и перейдите к следующему шагу.

4. В четвёртом окне мастер запрашивает у разработчика заголовок, который должен находиться на титульном слайде презентации, а так же объекты, которые должны размещаться на всех остальных слайдах.

5. В пятом окне мастер сообщает о том, что он получил всю необходимую информацию и что для получения результата пользователю следует нажать кнопку Готово.

6.2. Создание презентации на основе существующей.

Последние этапы создания новой презентации на основе уже существующей похожи на её создание с помощью мастера автосодержания. Но на начальном этапе вместо работы с диалоговыми окнами мастера следует открыть наиболее подходящие по содержанию существующую презентацию, а затем выполнить её первичное сохранение под другим именем и/или в другой папке. После чего старую презентацию можно редактировать, так же как и результат работы мастера автосодержания.

7. Редактирование слайдов.

Изменять содержание или оформление слайда можно на любом этапе его разработки. Если слайд создавался на основе макета, в нём могут быть заглушки, которые следует заменить конкретным текстовым или графическим элементом.

В любом случае на слайде можно разместить объекты, для которых в макете или в изменяемом слайде заглушки не были предусмотрены. Положение любого включенного в слайд объекта может быть изменено, так же как могут быть изменены и его геометрические размеры и оформление. Все эти действия считаются редактированием слайда .

7.1. Работа с заглушками.

Замена заглушек элементов слайда различного типа выполняется по-разному. Проще всего выполняется замена текстовых заглушек. Для замены такой заглушки по ней следует щелкнуть, и после появления поля ввода с текстовым курсором внутри ввести нужный текст. Нажатие клавиши Enterприводит к появлению нового абзаца. Если текст, который нужно ввести в отведённую размерами заглушки область, не помещается, происходит автоматическое увеличение её размеров.

Замена заглушек, соответствующих маркированным и нумерованным спискам, проводится примерно по той же самой схеме – выполняется щелчок по заглушке, а затем вводится конкретное содержимое элементов списка. Каждое нажатие на клавишу Enter приводит к образованию следующего элемента списка. Изменение элементов списка и их удаление осуществляется точно так же, как и в редакторе Word.

7.2. Изменение размеров и положения элементов слайда.

Размеры и положение заглушки, так же как и любого другого текстового или графического элемента слайда, можно изменить вручную. Для изменения размеров нужно совместить курсор мыши с одним из маркеров на границе заглушки или объекта и после того как курсор примет форму двунаправленной стрелки выполнить перетаскивание границы в нужном направлении. А для изменения положения объекта следуют совместить курсор мыши с любой из границ объекта и после того как курсор примет крестообразную форму перетащить объект или заглушку в нужное конечное положение.

Не следует путать границу заглушки или элемента слайда с рамкой, которая может быть размещена вокруг любого элемента. Граница в демонстрационном режиме не видна, а обрамление – видно.

8. Рисунки из библиотеки ClipArt

Для оформления своей презентации мы можем воспользоваться библиотекой Microsoft ClipArt , которая содержит сотни рисунков. Самый быстрый способ получения доступа к библиотеке ClipArt — нажатие кнопки Вставить графику на панели инструментов.

Если в списке Разделы мы выберем элемент Все разделы , то сможем просмотреть все рисунки библиотеки, расположенные в алфавитном порядке. Чтобы увидеть все рисунки на определенную тему, необходимо выбрать ее из списка Разделы . Для вставки рисунка в слайд надлежит выполнить на нем двойной щелчок. После того как рисунок появится на слайде, мы можем изменить его размер и местоположение на экране.

Помимо рисунков PowerPoint позволяет также добавлять к презентациям аудио- и видеоклипы, которые позволяют нам идти в ногу со временем и ставят нас в один ряд с ведущими производителями мультимедиа! Чтобы познакомиться с этими возможностями, необходима специальная аппаратура (дорогие видео и аудио карты, хороший дисплей и высококачественная акустическая система), а также аудио и видео файлы. Аудио- и видеоданные вставляются с помощью меню Вставка точно так же, как любые фрагменты из библиотеки иллюстративных вставок.

9. Достоинства и недостатки PowerPoint

С помощью MicrosoftPowerPoint можно не только создавать презентацию; в этой программе есть все необходимые средства и инструменты для усовершенствования слайдов презентации и команды для изменения расположения слайдов. Создавать привлекательные презентации можно быстро и легко, если использовать следующие средства.

· Мастер автосодержания проведет по всем этапам создания новой презентации; в документах приведен условный текст, который легко заменить необходимой нам информацией.

· Такие режимы, как Структура и Сортировщик слайдов, упрощают логическое упорядочение слайдов презентации.

· С помощью шаблонов оформления к слайдам в презентации можно добавить цвет, образцы фона и специальные шрифты.

· Схемы анимации используются для добавления эффектов перехода от слайда к слайду, что сделает презентацию визуально более привлекательной.

· К слайдам можно добавлять графические элементы, что делает их интереснее. Библиотека графических элементов содержит также клипы и звуки.

Хотя MicrosoftPowerPoint содержит много сложных средств, она достаточно проста для изучения. Возможности этой программы позволяют создавать презентации, которые можно представить на экране компьютера, распечатать или просмотреть в WorldWideWeb.

Недостатками Power Point является:

· Презентации, имеющие пароль, не открываются.

· Редактирование и сохранение может привести к потере нескольких образцов.

· Анимационные эффекты либо преобразуются в соответствующие эффекты Microsoft PowerPoint 2000, либо объект появляется на странице без анимации.

· Метафайлы Microsoft Windows не отображаются с поворотом.
Для повернутых растровых изображений выбирается ближайшее значение поворота на 90 градусов.

· Прозрачность при сплошной заливке отображается менее четко.

· Заливка становится непрозрачной.

· Строка отображается непрозрачной.

· Настройки на отображение не влияют.

· Заливки отображаются без вращения.

· Сглаживание не поддерживается, текст и графика отображаются менее гладкими.

· Примечания не отображаются.

· Диаграммы преобразуются в группы фигур.

10. Добавление фигурного текста с помощью объектов WordArt

Многие ошибочно считают, что слова можно только читать, но не любоваться ими. И Word и PowerPoint представляют пользователю доступ к увлекательнейшему приложению, которое называется WordArt. Оно способно заметно украсить ваш текст, как видно из следующего рисунка.

Если вы ощущаете неопределимое желание включить нечто подобное в слайд, то сделать это очень просто. Даже не придется беспокоиться о позиционировании, поскольку объекты WordArt можно перемещать и масштабировать после их создания.

Создание специальных эффектов при помощи программы WordArt (запускаемой с панели инструментов Рисование) происходит так:

1. Отобразите нужный слайд в режиме слайдов, а затем щелкните на кнопке Добавить объект WordArtна панели инструментов Рисование. Открывается следующее диалоговое окно.

2. Щелкните на нужном эффекте WordArt.

3. Щелкните на кнопке ОК.

4. Введите в диалоговом окне Изменение текста WordArt любой нужный текст. При желании можно выбрать другой шрифт и размер символов.

5. Завершите вставку объекта WordArt кнопкой ОК, перетащите его в нужное место и измените его размер при помощи маркеров размера.

WordArt достаточно прост в обращении, так что для его использования вряд ли понадобиться более сложные действия, нежели описанные выше. При возникновении конкретных вопросов не забывайте о меню Справка, всегда доступном при работе в приложении PowerPoint.

Заключение.

Проведя работу по данной теме, мы разобрались с азами работы PowerPointи в основных понятиях данной программы, таких как слайд и презентация.

Слайдом в программе PowerPointназывается совокупность текстовых и/или графических элементов, которые одновременно отображаются на экране дисплея или презентационного зала.

Презентацией в программе PowerPoint называется группа логически взаимосвязанных слайдов, решающих задачу наглядного представления требуемого рекламного, демонстрационного или учебного материала.

Так же мы познакомились с основными возможностями программы PowerPoint:

1. использование электронных таблиц

2. создание презентации с помощью автосодержания

3. создание презентации на основе существующей

4. библиотека рисунков CLIPART

5. вставка фигурного текста WORDART

И, конечно же, уделили внимание плюсам и минусам работы в PowerPoint.

Некоторые плюсы:

· Такие режимы, как Структура и Сортировщик слайдов, упрощают логическое упорядочение слайдов презентации.

К минусам относится:

· Презентации, имеющие пароль, не открываются.

· Редактирование и сохранение может привести к потере нескольких образцов.

Таким образом, рассмотрев данную тему со всех сторон, можно прийти к выводу, что использовать программу PowerPointудобно и легко, как в повседневной жизни, так и в офисе, на работе.

Список литературы:

1. Степанов А. Н. Информатика: Учебник для вузов. 5-е изд. – СПб.: 2007 г

2. http :// ref . a . org . ua / index . php ? id =279342

3. http://referatcollection.ru

4. http :// powerlexis . ru / klub _ powerpoint / literatura / rabota _ v _ powerpoint /-

5. http :// www .5 ballov . ru / referats . php ? ref _ id =70343& do = referat _ info