1С-Рарус: ДОПОЛНЕНИЕ «АЛЬФА-АВТО»: АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ, РЕДАКЦИЯ 6. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ И ОПИСАНИЕ КОНФИГУРАЦИИ (2020 год)

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

НАЧАЛО РАБОТЫ

1.1. Создание подразделения

1.2. Справочник «Виды арендыͩ

1.3. Ввод автомобилей в эксплуатацию

1.4. Документ «Изменение цен арендыͩ

РАБОЧИЕ МЕСТА ДОПОЛНЕНИЯ

2.1. Управление автомобилями аренды

2.2. Планировщик аренды

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА И ВЫДАЧА АВТОМОБИЛЯ КЛИЕНТУ

3.1. Заявка на аренду

3.1.1. Заявка на аренду для платного вида аренды

3.1.2. Заявка на аренду для бесплатного вида аренды

3.1.3. Статус заявки на аренду

3.2. Заполнение документа «Договор арендыͩ

3.2.1. Документ «Договор арендыͩ

3.2.2. Печатные формы документа «Договор арендыͩ

3.3. Выставление счетов на аренду автомобиля

3.4. Выдача автомобиля

ИЗМЕНЕНИЕ ДОГОВОРА АРЕНДЫ И ПРИЕМКА АВТОМОБИЛЯ

4.1. Изменение договора аренды

4.2. Приемка автомобиля

4.3. Закрытие договора аренды

ОТЧЕТЫ ДОПОЛНЕНИЯ «АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙǽ

5.1. История аренды

5.2. Анализ парка аренды

5.3. Заявки на аренду

5.4. Прайс-лист аренды

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

ВВЕДЕНИЕ

Дополнение

«Альфа-Автоǽ: Аренда автомобилей дает пользователям

конфигурации «Альфа-Авто, редакция 6ǽ сдавать в аренду автомобили и прочую

технику, а также контролировать парк арендыǤ

Основные возможности модуля:

 предоставление автомобилей и различной техники в краткосрочную и

долгосрочную аренду клиентам компании;

 предоставление клиентам автосервиса компании возможности аренды

подменного автомобиля на время ремонта транспортного средства

клиента;

 предоставление клиентам автомобилей в длительный тест-драйв;

 гибкая настройка тарификации стоимости аренды;

 планирование сроков аренды и обслуживания автомобилей и техники;

 наличие своих специализированных договоров взаиморасчетов;

 возможность контроля выдачи и приемки автомобиля, а также

сопровождающего эти события анкетирования;

 возможность использования депозитов в том числе для погашения

штрафов;

Для полноценной работы модуля требуется конфигурация

«Альфа-Авто:

Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП, редакция 6ǽ.

Используемые в пособии сокращения:

АРМ - автоматизированное рабочее местоǤ

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

1. НАЧАЛО РАБОТЫ

1.1.

Создание подразделения

Прежде, чем приступать к непосредственной работе с дополнением «Аренда

автомобилейǽ настоятельно рекомендуется создать для работы с этим модулем

обособленное подразделение, чтобы в дальнейшем оформлять на него автомобили,

все возможные документы и договоры с клиентамиǤ

1.2.

Справочник «Виды арендыǽ

Следующим шагом после создания специализированного подразделения будет

заполнение справочника «Виды арендыǽ (Аренда автомобилей - Ценообразование -

Виды аренды) услугами, которые предоставляет компания. Этот справочник

содержит в себе большую часть доступных настроекǤ Помимо этого, также есть

право позволяющее выбрать основной вид аренды, предоставляемой компаниейǤ

Аренда может быть платной или бесплатной, в зависимости от этого заполнение

карточки разнитсяǤ В качестве примера можно привести три основных вида аренды:

краткосрочная и долгосрочная (платные виды аренды), подменный автомобиль

(бесплатная аренда).

На вкладке

«Основноеǽ

(Рисунок

1) помимо полей, связанных с

ценообразованием, заполняется график аренды (Рисунок 2). График аренды — это

вспомогательный реквизитǤ В подсистеме аренды автомобилей используется

регистр расчета, для корректной работы которого требуется наличие хотя бы

одного заполненного графикаǤ Заполнение графика производится автоматически на

десять лет вперед (Рисунок 3) после его создания и нажатия на кнопку «Заполнить

графикǽ (Рисунок 4).

График аренды является служебной функцией, предназначенной сугубо для

возможности осуществлять работу с дополнениемǤ

Рисунок 1

Рисунок 2

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 3

Рисунок 4

Возможность заполнения вкладки

«Тарификацияǽ

(Рисунок

5) зависит от

выбранного типа арендыǤ Если выбрана бесплатная аренда, функционал вкладки

будет неактивенǤ

Тарификация используется при расчете стоимости аренды автомобиляǤ Не

рекомендуется использовать одновременно все периоды, предпочтительнее

выбирать их в зависимости от типа арендыǤ Так, например, для краткосрочной

аренды наиболее подходящими периодами будут «Суткиǽ, «Неделяǽ и «Месяцǽ,

тогда как для долгосрочной аренды больше подойдут периоды «Месяцǽ, «Кварталǽ и

«ГодǽǤ Многие компании также используют тарификацию по минутами/часам,

поэтому такие периоды также доступныǤ

Помимо самих периодов также следует заполнить поля услуг, которые будут

использоваться при формировании документовǤ Это сделано в том числе для того,

чтобы у пользователя была возможность решать, как именно будут отражены

услугиǤ

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 5

На вкладке «Депозитǽ (Рисунок 6) можно активировать данную функцию, это

может использоваться вне зависимости от выбранного типа арендыǤ

Депозит — это некий залог, который взимается с клиента перед выдачей

автомобиля и полностью возвращается ему в том случае, если клиент вернул

автомобиль в должном видеǤ Например, клиент взял автомобиль в аренду, оплатил

депозит, а на следующий день он вернул автомобиль с повреждениямиǤ В таком

случае компания-арендатор имеет полное право вычесть часть депозита с клиента,

чтобы покрыть ущерб, нанесенный автомобилюǤ

Рисунок 6

На вкладке «Выдача и приемкаǽ (Рисунок 7) можно активировать функцию

«Контролировать выдачу и приемкуǽǤ Также дополнительно можно выбрать анкеты

для заполнения клиентом в обоих случаяхǤ Здесь модуль использует справочник

«Шаблоны анкетǽ подсистемы «АнкетированиеǽǤ

Если функция выключена, выдача и приемка никак не контролируютсяǤ Если

галочка активна, но шаблоны анкет не выбраны, то в документе «Договор арендыǽ

будет возможность отмечать соответствующей кнопкой выдачу и возврат

автомобиляǤ Если же указать шаблоны анкет, то в обоих случаях будет создаваться

документ «Дефектовочная ведомостьǽ, который будет рассмотрен позднееǤ

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 7

На последней вкладке «Дополнительные услугиǽ (Рисунок 8) можно добавить

различные услуги, такие как доставка до адреса заказчика, аренда детского кресла,

аренда багажника на крышу, креплений для велосипедов и тǤдǤ Все это тоже

оплачивается клиентомǤ Более того на данную вкладку можно добавлять различные

штрафные санкции по договору, например, перепробег свыше установленного

лимита, возврат автомобиля с пустым баком, возврат загрязненного кузова или

салона автомобиля, опоздание при возврате автомобиля.

Для бесплатного типа аренды данная вкладка недоступнаǤ

Рисунок 8

1.3.

Ввод автомобилей в эксплуатацию

Следующим шагом после заполнения справочника «Виды арендыǽ будет ввод

автомобиля в эксплуатациюǤ Подразумевается, что перед этим в справочник

«Автомобилиǽ были добавлены машины, которые компания собирается сдавать в

арендуǤ Также автомобили должны быть заведены в справочнике «Прочие активыǽ,

однако прочие активы можно создавать и во время заполнения документа «Ввод

автомобилей в эксплуатациюǽ, при выборе автомобиля в строке система предлагает

создать карточку прочего актива, что довольно удобно. Кроме того, очень важно в

карточке актива заполнить дату ввода в эксплуатацию и дату выхода из нее, иначе

автомобиль не будет отображаться в планировщике аренды (Параграф 1.6) Если все

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

это сделано, то создается документ «Ввод автомобилей в эксплуатациюǽ (Рисунок

9)Ǥ Очень важно перед заполнением документа поменять по соответствующей

кнопке хозǤ операцию: для работы с арендой следует выбрать «Перевод автомобиля

в тест-драйвǽǤ В табличную часть документа добавляются прочие активы с

указанием марки автомобиля и прочих базовых параметров.

Важной деталью также является добавленная в табличной части документа

колонка «Вид арендыǽǤ Она заполняется отдельно для каждой добавленной в

документ позицииǤ Заполнение этой колонки обязательно, в противном случае

добавленные в документ автомобили будут доступны для тест-драйва, а не арендыǤ

Если же колонка заполнена, то машины, наоборот, перейдут в блок аренды, а в блоке

тест-драйва отображаться не будутǤ Стоит также подметить, что, если автомобиль

был введен в эксплуатацию с указанием, например, краткосрочной аренды, это не

значит, что он не может быть использован и для других видов аренды тожеǤ

Желательно в таком случае установить цены на один автомобиль для нескольких

видов арендыǤ

Переведенные в эксплуатацию машины отражаются в АРМ

«Управление

автомобилями арендыǽ (Параграф 1Ǥ5).

Рисунок 9

1.4.

Документ «Изменение цен арендыǽ

Как и в любом другом блоке конфигурации для установки цен используется

соответствующий документǤ В случае с дополнением «Аренда автомобилейǽ — это

документ «Изменение цен арендыǽ (Рисунок 10).

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 10

Тип цен, выбранный при заполнении карточки вида аренды, не влияет на цены

и их обязательно нужно назначитьǤ Одновременно можно установить цены только

для одного вида аренды. В зависимости от настроек, установленных в карточке вида

аренды, табличная часть может менятьсяǤ Так, например, на скриншоте

настраиваются цены для краткосрочной аренды (Рисунок 10), тарификация которой

делится на периоды «Суткиǽ, «Неделяǽ и «Месяцǽ, также присутствует колонка

«ДепозитǽǤ

Такое деление на периоды не только удобно при расчете, но еще и

подразумевает выгоду для клиентаǤ Например, аренда на сутки стоит тысячу рублей,

то есть семь дней аренды будет стоить семь тысяч рублейǤ Но при этом можно

установить стоимость за одну неделю аренды пять тысяч рублейǤ Таким образом

клиенту будет выгоднее взять автомобиль в аренду сразу на неделюǤ

Также цены на аренду можно изменять в зависимости от комплектации

автомобиляǤ Для этого следует указать его комплектацию в соответствующей

колонкеǤ

Документ можно заполнять вручную, а можно использовать команду

«ЗаполнениеǽǤ Здесь доступны две функции:

«По текущей стоимостиǽ и

«По

используемым в подразделении автомобилямǽǤ

В случае с бесплатной арендой установить цену можно будет только если в

карточке вида аренды включен депозитǤ

2. РАБОЧИЕ МЕСТА ДОПОЛНЕНИЯ

2.1.

Управление автомобилями аренды

Переведенные в эксплуатацию машины отображаются в АРМ «Управление

автомобилями арендыǽ (Рисунок 11).

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 11

Основные обозначения:

 Обозначение 1

Временной период, за который будет отображаться информацияǤ

 Обозначение 2

Табличная часть, содержащая отборыǤ По умолчанию отображается отбор по

подразделению, виду аренды, марке и модели автомобиля, однако можно добавить и

другие фильтры, кликнув в таблице отборов правой кнопкой мыши и выбрав пункт

«Добавить новый элементǽǤ

 Обозначение 3

Кнопки, с помощью которых можно вывести поля отбора и информации, либо

скрыть их, чтобы максимизировать табличную часть списка автомобилейǤ

 Обозначение 4

Нажатие на кнопку открывает меню выбора документов, связанных с

эксплуатацией автомобилей (Рисунок 12).

Рисунок 12

 Обозначение 5

Нажатие на кнопку открывает список документов, связанных непосредственно с

арендой (Рисунок

13). Для того, чтобы создать документ для определенного

автомобиля, следует в табличной части выделить его, затем нажать на кнопку и

выбрать нужный пункт менюǤ

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 13

 Обозначение 6

Основная табличная часть, содержащая в себе список доступных для сдачи в

аренду автомобилейǤ Отображает большое количество информации о параметрах

автомобиляǤ

 Обозначение 7

Информационное поле, отражающее сведения по конкретному автомобилюǤ

 Обозначение 8

По нажатию на кнопку будет открыт новый документ изменения цен, в который

подтянется выбранный автомобильǤ

 Обозначение 9

Список доступных информационных вкладок:

1. Тарификация - на этой вкладке отражается информация из документа

«Изменение цен арендыǽ по каждому виду аренды, на который для

выбранного автомобиля установлена ценаǤ

2. Повреждения - здесь отражаются все зафиксированные на автомобиле

поврежденияǤ Если таковые имеются, то выбрав нужное можно ввести

заявку на ремонт по соответствующей кнопкеǤ Также, если что-то было

исправлено, то указать это можно с помощью кнопки

«Отметить

исправлениеǽǤ

3. Страхование - на данной вкладке можно создать страховой полис для

автомобиля, а также увидеть существующиеǤ

4. Ремонт

- в этот раздел подтягиваются имеющиеся на автомобиль

документы ремонта, например, активная заявка на ремонтǤ

5. Хранение шин - сюда подтягиваются активные заявки на хранение шинǤ

6. Комплектация - на этой вкладке можно увидеть опции и оборудование,

установленное на машинуǤ

7. Договор аренды

- здесь отображаются все договоры аренды, где

присутствует автомобиль.

8. Водители - в этом разделе выводятся водители и их контактные данные

из текущего договора аренды из строки автомобиля.

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

2.2.

Планировщик аренды

Рисунок 14

Основные обозначения:

 Обозначение 1

С помощью стрелок на календаре (Обозначение 7) выбирается конкретный

деньǤ По нажатию на кнопку «Сегодняǽ будет выбрано сегодняшнее числоǤ

 Обозначение 2

Данная панель предназначена для выбора отображаемого периодаǤ По

умолчанию планировщик отображает текущую неделюǤ

 Обозначение 3

По нажатию на кнопку «Списокǽ классический внешний вид планировщика

преобразовывается в список всех автомобилей доступных для аренды (Рисунок 15).

Более того, если на автомобиль имеются документы, например, заявка на аренду

или договор аренды, они также будут отражены в этом спискеǤ Чтобы выйти из

режима списка в классический вид, нужно выбрать один из стандартных периодовǤ

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 15

 Обозначение 4

Доступные для настройки параметры планировщикаǤ На вкладке «Основныеǽ

(Рисунок

16) можно включить автообновление информации в планировщике,

выбрав, как часто оно будет происходитьǤ Также на этой вкладке можно посмотреть

«легендуǽ планировщика для лучшего понимания того, какие цвета что обозначаютǤ

Рисунок 16

На вкладке «Шаблон интервалаǽ (Рисунок 17) можно настроить отображение

документов в планировщикеǤ В правой части окна перечислены параметры

документов, которые могут быть выведены в планировщикеǤ

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 19

 Обозначение 6

Нажатие на кнопку позволяет вручную обновить страницу планировщикаǤ

 Обозначение 7

Календарь, с помощью которого удобно выбрать нужную датуǤ

 Обозначение 8

Объемный список доступных отборовǤ Можно задействовать сразу несколько

для того, чтобы найти нужный автомобильǤ

 Обозначение 9

Само рабочее пространство, в котором отображаются автомобили и

привязанные к ним документыǤ Помимо документов аренды (заявки на аренду и

договоры аренды) в планировщик также подтягиваются заявки на ремонт и заказ-

наряды по автомобилям арендыǤ Серым цветом выделяется период, когда

автомобиль был недоступен для аренды. В планировщике аренды удобно создавать

заявкиǤ Для этого в строке с интересующим автомобилем нужно выделить мышкой

требуемый период времени (Рисунок 20), затем отпустить кнопку мыши, после чего

откроется окно создания заявки на аренду, в которое подтянется выбранный

временной период и автомобильǤ

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 20

 Обозначение 10

Документы, созданные на автомобиль, отображаются в одной с ним строчке, в

соответствии с установленными в них временными рамкамиǤ Цвета всех

отображаемых интервалов можно посмотреть в разделе «НастройкиǽǤ Здесь же на

вкладке

«Шаблон интервалаǽ можно настроить информационное содержание

строчек с документамиǤ Также можно открыть нужный документ двойным кликом

левой кнопкой мышиǤ Кроме того, при нажатии правой кнопкой мыши на какой-

либо интервал откроется контекстное меню с набором доступных действийǤ Набор

действий разнится в зависимости от документаǤ Например, для заявки на аренду

можно создать договор из контекстного меню, для договора - принять или выдать

автомобиль, создать изменение договора или вызвать помощник ввода документов.

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА И ВЫДАЧА АВТОМОБИЛЯ КЛИЕНТУ

3.1.

Заявка на аренду

Заявка на аренду вводится на основании документов «Событиеǽ, «Рабочий

листǽ, «Заявка на ремонтǽ, «Сводный заказ-нарядǽǤ Также заявку на аренду можно

ввести отдельно (Аренда автомобилей - Заказы и договоры - Заявки на аренду), в

планировщике аренды и управлении автомобилямиǤ

Создание заявки не означает, что клиент действительно возьмет автомобиль в

аренду, это скорее документ предварительного бронирования авто, на основании

которого при удачном стечении обстоятельств вводится документ

«Договор

арендыǽ (Параграф 2Ǥ4), который будет рассмотрен позднееǤ

Если заявка создается как отдельный документ или на основании какого-либо

другого документа, при ее заполнении можно ввести необходимые параметры для

подбора автомобиля, например, марку и вариант комплектации, затем нажать на

кнопку

«Подбор автомобиляǽ

(Рисунок

21), после чего откроется окно

планировщика аренды со списком подходящих автомобилей (Рисунок 22). Для того,

чтобы автомобиль подтянулся в заявку, достаточно просто кликнуть по строчке с

нужной машиной левой кнопкой мышиǤ Если кликнуть на само наименование

автомобиля, то откроется его карточкаǤ

При создании заявки на аренду нужно внимательно следить за тем, какой вид

аренды выбран в документеǤ

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

если при вводе в эксплуатацию для авто был выбран вид аренды, например,

«Краткосрочнаяǽ, то при попытке подобрать эту машину для аренды вида

«Подменный автомобильǽ она не отобразится в окне подбораǤ Чтобы ее можно было

выбрать в документ, следует отключить отбор по виду арендыǤ

Очень удобно вводить заявку на аренду на основании заявки на ремонт или

сводного ремонтного заказа, так как в документ подтянется информация об

автомобиле клиента, чтобы можно было предоставить ему максимально

подходящую модель, а также период ремонта, в который клиенту будет нужен

подменный автомобильǤ

Также из данного документа, как и из других документов описываемого модуля

(Договор аренды, Изменение договора аренды) можно совершать несколько

взаимодействий, по соответствующей кнопке

(

)Ǥ Здесь доступны такие

функции, как «Написать SMSǽ, «Написать электронное письмоǽ и «Создать событиеǽǤ

Из заявки на аренду можно напечатать новую печатную форму (Рисунок 23), в

которую подтягиваются автомобили, выбранные в заявку, а также дополнительные

услуги при их наличииǤ

Рисунок 23

Заполнение заявки на аренду разнится в зависимости от выбранного типа

аренды (платный или бесплатный)Ǥ

3.1.1. Заявка на аренду для платного вида аренды

Для платного типа аренды заполняются четыре вкладки:

«Основноеǽ,

«Автомобилиǽ, «Дополнительные услугиǽ и «ТарификацияǽǤ

На вкладке «Основноеǽ (Рисунок 24) заполняется информация о заказчике и

автомобиле для подбораǤ На контрагента автоматически при создании документа

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 25

На вкладку

«Автомобилиǽ

(Рисунок

26) подтягивается подобранная по

параметрам на вкладке «Основноеǽ машинаǤ Функция подбора доступна и на этой

вкладке тожеǤ

Рисунок 26

На вкладке «Дополнительные услугиǽ (Рисунок 27) выбираются оплачиваемые

клиентом услуги, которые предоставляются вместе с арендой автомобиляǤ

Проще всего воспользоваться кнопкой «Подбор услуг по виду арендыǽ, эта

функция позволяет добавить в документ услуги, указанные в карточке вида арендыǤ

Рисунок 27

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

На вкладке

«Тарификацияǽ

(Рисунок

28) отражается тарифный план

выбранного автомобиля и период, на который машина сдается в арендуǤ Здесь

удобно смотреть, как высчитывается стоимость арендыǤ

Рисунок 28

3.1.2. Заявка на аренду для бесплатного вида аренды

Для бесплатного типа аренды доступно только две вкладки: «Основноеǽ и

«АвтомобилиǽǤ На вкладке «Основноеǽ (Рисунок 29) так же, как и в случае с платной

арендой, заполняются данные о заказчике и о нужном автомобилеǤ Главным

отличием является то, что не указывается плательщик и договор взаиморасчетовǤ

Рисунок 29

На второй вкладке (Рисунок 30) так же отображаются выбранные для аренды

машины, но нет колонок тарификацииǤ Доступна только колонка «Депозитǽ, если

депозит используется выбранным видом арендыǤ

Рисунок 30

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

3.1.3. Статус заявки на аренду

Как уже упоминалось ранее, заявка не гарантирует того, что клиент возьмет

автомобиль в аренду, поэтому вне зависимости от типа аренды на главной панели

меню документа можно выбрать статус заявки (Рисунок 31), всего таких статусов

триǤ По умолчанию заявка создается со статусом «Не указаноǽǤ

Рисунок 31

Если выбрать статус «Подтвержденоǽ, то его можно будет изменить, в случае

если клиент после подтверждения снова откажетсяǤ

Если выбирается статус «Отклоненоǽ, то откроется окно с выбором причины

отказа от аренды (Рисунок 32).

Рисунок 32

После выбора причины в документе будет отображаться статус «Отклоненоǽ с

указанием причины (Рисунок 33).

Рисунок 33

3.2.

Заполнение документа «Договор арендыǽ

3.2.1. Документ «Договор арендыǽ

Если клиент все-таки решил воспользоваться услугами аренды, то создается

документ «Договор арендыǽǤ Создавать документ можно вводом на основании

заявки на аренду, а также отдельно, без заявкиǤ Удобнее всего это делать из АРМ

«Управление автомобилями арендыǽ по кнопке «Создание документовǽǤ

В договоре помимо информации о контрагенте также можно указать

подписантов обеих сторонǤ Подписанты указываются в печатных формах документаǤ

Также на вкладке «Основноеǽ (Рисунок 34) указывается договор взаиморасчетов

с признаком

«Депозит арендыǽ

(Рисунок

35), он создается на контрагента

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

На вкладке «Водителиǽ (Рисунок 36) добавляются водители, которые могут

управлять арендуемым автомобилемǤ Водитель выбирается из справочника

«Контрагенты и контактыǽǤ Для удобства были добавлены две кнопки: «Добавить

заказчикаǽ и «Подбор контактных лицǽǤ Кнопка «Добавить заказчикаǽ работает в

том случае, если заказчик является физическим лицомǤ «Подбор контактных лицǽ

позволяет выбрать в качестве водителя контактное лицо, привязанное к

контрагентуǤ

Дополнительно для каждого водителя можно добавить паспорт и водительское

удостоверение, которые будут отображаться в некоторых печатных формах

документаǤ Эти поля не являются обязательнымиǤ Однако, указание водителей

может быть обязательным, если в карточке вида аренды включена

соответствующая функцияǤ

Рисунок 36

Вкладки «Автомобилиǽ (Рисунок 37), «Дополнительные услугиǽ (Рисунок 38) и

«Тарификацияǽ (Рисунок 39) выглядят так же, как и в документе «Заявка на арендуǽǤ

Рисунок 37

Рисунок 38

Рисунок 39

На вкладке «Дополнительные условияǽ (Рисунок 40) выбирается место выдачи

и приемки автомобиляǤ В качестве места можно выбрать подразделение компании,

адрес контрагента, произвольный адресǤ

Если в качестве места выдачи/приемки выбирается адрес контрагента, то из его

карточки подтянется фактический адресǤ Если фактический адрес не указан, то поле

останется пустымǤ

Если выбрать «Произвольный адресǽ, то в строке «Адресǽ можно будет ввести

его вручнуюǤ

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 40

3.2.2. Печатные формы документа «Договор арендыǽ

У данного документа несколько печатных форм: «Договор арендыǽ, «Договор

безвозмездного использованияǽ, «Акт приема-передачи транспортного средстваǽ,

«Акт возврата транспортного средстваǽ,

«Доверенность на управление

транспортным средствомǽ и «Тарификация арендыǽǤ

Печатная форма «Договор арендыǽ используется с платными видами аренды,

тогда как для бесплатной аренды печатается

«Договор безвозмездного

использованияǽǤ В дополнении установлено ограничение, которое не позволит

напечатать форму безвозмездного использования для платной аренды и наоборотǤ

Если в аренду сдается больше одной машины, то печатные формы «Акт приема-

передачи транспортного средстваǽ,

«Акт возврата транспортного средстваǽ и

«Доверенность на управление транспортным средствомǽ будут напечатаны на

нескольких листах (для каждого автомобиля печатается своя форма)Ǥ

3.3.

Выставление счетов на аренду автомобиля.

После того, как договор аренды был создан и заполнен клиенту выставляются

счетаǤ Вводить документы стоит на основании договора арендыǤ В случае с

краткосрочной арендой сначала вводятся документы «Счет на оплатуǽ и «Счет на

оплату депозитаǽ, если депозит используетсяǤ После того, как клиент вернет

автомобиль, ему также выставляют «Акт об оказании услугǽ, в который включается

стоимость аренды и дополнительных услуг, а также какие-либо изменения

договора, если таковые вносилисьǤ

Для удобства пользователя был создан специальный помощник ввода

документов аренды, который также вызывается из меню ввода на основании

(Рисунок 41).

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 41

Помощник может вводить разное количество документовǤ Самая полная версия

с тремя документами (счет на оплату, счет на оплату депозита и акт об оказании

услуг) в этом меню

- это

«Ввести документы аренды

(помощник)ǽǤ В

рассматриваемом примере нам требуется только два счета на оплату (акт об

оказании услуг вводится позже), поэтому следует выбрать пункт «Счет на оплату

(помощник)ǽ.

Помощник позволяет выбрать, что произойдет с документами после нажатия

кнопки «Продолжитьǽ: все/выбранные документы откроются для редактирования,

либо открываться не будут и просто будут записаны, также можно контролировать,

все ли документы будут созданы, или только что-то одно.

Рисунок 42

Помощник ввода документов аренды (Рисунок 43) наиболее полезен для

долгосрочной аренды, так как в этом случае счета и акт выставляются не один раз, а

ежемесячно в течение срока арендыǤ Именно для этого в помощнике реализована

возможность выбора даты, на которую будет выставлен счет на оплату и акт об

оказании услугǤ Таким образом, если клиент взял у нашей компании автомобиль в

долгосрочную аренду, например, на год, то с помощью данной функции довольно

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

удобно формировать счет на оплату в начале каждого месяца и акт об оказании

услуг в конце каждогоǤ Для этого следует просто выбрать нужный период для

документов и нажать кнопку «ПродолжитьǽǤ

Рисунок 43

Документы счетов, используемые в дополнении, являются стандартными

документами типовой конфигурации Альфа-АвтоǤ Следует обратить внимание на то,

что «Счет на оплату депозитаǽ (Рисунок 44Рисунок 44) и «Счет на оплатуǽ (Рисунок

45) это один и тот же документ, который использует разные договоры с

контрагентомǤ Именно для этого требуется наличие договоров взаиморасчетов для

каждого из двух новых признаков (Аренда и депозит аренды)Ǥ

В счет на оплату депозита подтягивается услуга, выбранная для депозита при

заполнении карточки вида аренды (Рисунок 44).

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 44

В счет на оплату аренды помимо соответствующей услуги из карточки вида

аренды, подтягиваются также все дополнительные услуги, указанные в предыдущих

документах (Рисунок 45).

Рисунок 45

3.4.

Выдача автомобиля

После того, как все документы были оформлены и оплачены, клиенту выдается

автомобильǤ Сделать это можно из документа «Договор арендыǽ: на вкладке

«Автомобилиǽ следует нажать на кнопку «Выдатьǽ (Рисунок 46).

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 46

В случае, когда договор заключен на несколько автомобилей, каждая машина

выдается отдельноǤ

Если в карточке вида аренды включена функция «Контролировать выдачу и

приемкуǽ и выбраны шаблоны анкет, то после нажатия на кнопку «Выдатьǽ в

договоре аренды, откроется окно создания документа «Дефектовочная ведомостьǽ,

которому специально для модуля «Аренда автомобилейǽ были добавлены две

хозяйственных операции: «Выдача в арендуǽ и «Приемка из арендыǽǤ

В документ подтягивается информация о заказчике и автомобиле,

обязательным для заполнения является поле «Текущий пробегǽǤ В табличной части

документа на вкладке «Контрольные вопросыǽ нужно выбрать ответы на вопросы

заранее созданной анкеты (Рисунок 47).

На вкладке

«Обнаруженные неисправностиǽ можно добавить какие-либо

повреждения автомобиля, а также загрузить для каждого указанного повреждения

фотографиюǤ Здесь же можно увидеть указанные ранее поврежденияǤ

Следует помнить о том, что дата осмотра должна совпадать с датой начала

арендыǤ Если выдача производится раньше или позже этой даты, достаточно просто

поменять дату осмотра на вернуюǤ

Рисунок 47

После выдачи автомобиля в документе

«Договор арендыǽ на вкладке

«Автомобилиǽ поменяется статус машиныǤ До выдачи там будет написано «На

стоянкеǽ, а поле выдачи «Выдан клиентуǽǤ Более того, если в дефектовочной

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

ведомости были указаны повреждения, то после проведения документа они

подтянутся в карточку автомобиля на закладку

«Повреждения автомобилейǽ

(Рисунок 48).

Рисунок 48

Также информация о повреждениях авто вместе с прикрепленной фотографией

отражается в АРМ «Управление автомобилями арендыǽ на вкладке «Поврежденияǽ

(Рисунок 49).

Рисунок 49

4. ИЗМЕНЕНИЕ ДОГОВОРА АРЕНДЫ И ПРИЕМКА АВТОМОБИЛЯ

4.1.

Изменение договора аренды

Когда машина уже выдана клиенту, может возникнуть ситуация, когда по какой-

либо причине нужно ввести изменения в договор арендыǤ В описываемом

дополнении этот момент также учтенǤ

Если требуется внести изменения в условия аренды, то создается документ

«Изменение договора арендыǽǤ Это можно сделать вводом на основании документа

«Договор арендыǽ или по соответствующей кнопке на вкладке «Основноеǽ в этом

документе (Рисунок 50), а также из планировщика аренды (нажать на нужный

договор правой кнопкой мыши и выбрать нужный пункт меню) (Рисунок 51).

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 50

Рисунок 51

Для того, чтобы появилась возможность вносить изменения, в документе

«Изменение договора арендыǽ на вкладке

«Основноеǽ необходимо выбрать

параметры, подлежащие исправлениюǤ После этого появится возможность

редактировать нужные поля (Рисунок 52).

Список возможных изменений:

 Изменение сроков договора

Активация этого параметра позволяет редактировать дату и время приемки

автомобиляǤ

 Изменение водителей

Эта настройка позволяет изменять существующих водителей, добавлять новых

и удалять существующихǤ

 Изменение стоимости

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

При активации становится возможным редактирование стоимости аренды на

вкладке «АвтомобилиǽǤ Также можно добавлять ручные скидкиǤ

 Изменение дополнительных услуг

Позволяет добавлять/удалять услуги, а также редактировать имеющиесяǤ

 Изменение дополнительных условий

Становится возможным изменение вкладки «Дополнительные условияǽǤ

Рисунок 52

Не стоит забывать про поле «Начиная сǽ, в котором указывается дата, начиная с

которой будут действовать примененные измененияǤ Эта дата должна находиться

между датой выдачи авто и датой приемкиǤ

В том случае, если требуется отменить внесенные изменения до проведения

документа, следует просто снять галочку с нужного пункта изменений на вкладке

«ОсновноеǽǤ

Если клиент по каким-то причинам хочет сократить срок аренды, что означает,

что ему нужно будет вернуть часть уплаченных денег, то при приемке автомобиля

необходимо будет сделать возврат денежных средствǤ

4.2.

Приемка автомобиля

Когда все нужные изменения в договор были внесены и подошел срок принятия

автомобиля от клиента, следует открыть заключенный с клиентом договор аренды,

перейти на вкладку «Автомобилиǽ и нажать кнопку «Принятьǽ (Рисунок 53).

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 53

По нажатии на кнопку, так же, как и в случае с выдачей автомобиля, откроется

окно создания документа «Дефектовочная ведомостьǽ с хозяйственной операцией

«Приемка из арендыǽǤ В документе так же, как и при выдаче обязательно нужно

будет указать пробег автомобиля, а также ответить на вопросы анкетыǤ Можно

ввести информацию о наличии новых повреждений автомобиля на вкладке

«Обнаруженные неисправностиǽǤ Приемка, так же, как и выдача, должна

производиться той же датой, что указана как дата возврата автомобиля в договоре

арендыǤ Если это происходит раньше или позже, то достаточно просто поменять

дату осмотра в дефектовочной ведомостиǤ

Далее следует ввести на основании договора аренды документ «Акт об оказании

услугǽ (Рисунок 54)Ǥ В этот документ подтягивается услуга из карточки вида аренды

и все имеющиеся в договоре аренды дополнительные услугиǤ Здесь можно при

необходимости добавить дополнительные услуги, например, если клиент поцарапал

автомобиль и нам нужно часть депозита клиента распределить на ремонтные

работыǤ В рассматриваемом примере при приемке автомобиля обнаружилась свежая

царапина, поэтому в акт об оказании услуг включается также ремонт автомобиляǤ

Рисунок 54

4.3.

Закрытие договора аренды

После формирования акта можно переходить непосредственно к закрытию

договора арендыǤ Делается это через документ «Договор арендыǽ: на панели

главного меню следует нажать кнопку «Закрытие договораǽ (Рисунок 55).

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 55

По нажатию откроется окно помощника закрытия договора аренды (Рисунок

56)Ǥ Здесь производится распределение и возврат депозита, который клиент внес

перед выдачей автомобиляǤ В верхней части окна отражается общая сумма депозита

и часть, которая еще не была распределенаǤ

На вкладке

«Распределение депозитаǽ

(Рисунок

56) депозит можно

распределить на задолженности, которые есть у клиентаǤ В том числе, здесь

указывается номенклатура из акта оказания услуг, которую не покрывает

сделанный клиентом перед выдачей автомобиля платежǤ Это касается, например,

ремонтных работ, которые нужно провести из-за того, что клиент повредил

автомобильǤ

Таким образом, если во время аренды автомобилю был нанесен ущерб, его

можно покрыть депозитом при закрытии арендыǤ

Рисунок 56

Оставшуюся часть депозита можно вернуть клиенту на вкладке «Возврат

депозитаǽǤ Здесь можно выбрать, каким именно способом это будет сделаноǤ

Например, если оплату от клиента принимали приходным кассовым ордером, то

возвращать депозит стоит выдачей наличных из кассы организации (расходный

кассовый ордер), если клиент производил оплату через банк, то возвращать депозит

следует через пункт «Вернуть средства на расчетный счетǽǤ Если же клиенту

выставлялся чек на оплату, то средства следует возвращать через «Возврат по

платежной картеǽǤ

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 58

После закрытия договора аренды в документе автоматически устанавливается

статус «ЗакрытǽǤ У документа большое количество возможных статусов (Рисунок

59), но автоматически устанавливаются только два: «Подготовкаǽ - когда договор

только создается, и «Закрытǽ - после закрытия договораǤ Все промежуточные

состояния устанавливаются вручную, они носят сугубо информативный характерǤ

Рисунок 59

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

5. ОТЧЕТЫ ДОПОЛНЕНИЯ «АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙǽ

Дополнение

«Аренда автомобилейǽ имеет несколько специализированных

отчетов: «Анализ парка арендыǽ, «История арендыǽ, «Заявка на арендуǽ и «Прайс-

лист арендыǽǤ Их можно найти по пути «Аренда автомобилейǽ - «ОтчетыǽǤ

5.1.

История аренды

Отчет «История арендыǽ имеет две вариации: «История аренды автомобиляǽ и

«История аренды клиентаǽǤ

Этот отчет отражает в последовательности все документы аренды, которые

были оформлены на автомобиль (Рисунок 60, Рисунок 61)Ǥ Более того, здесь также

отражена основная информация, которая указана в этих документахǤ Удобнее всего

использовать отчет с привязкой к конкретному автомобилю или клиенту: его можно

сформировать из карточки клиента, для того чтобы посмотреть какие автомобили

он ранее брал в аренду, а также из карточки автомобиля, чтобы увидеть договоры и

заявки аренды, оформленные на машинуǤ Еще данный отчет доступен из заявки на

аренду и договора аренды.

Все документы в отчете сгруппированы по заявке на аренду или договору

аренды, а том случае, если заявка на аренду отсутствуетǤ

Рисунок 60

1С-РАРУС АЛЬФА-АВТО

АРЕНДА АВТОМОБИЛЕЙ

РЕЛИЗ 6.0.21.01

Рисунок 61

5.2.

Анализ парка аренды

Данный отчет позволяет отслеживать состояние парка аренды автомобилей

(Рисунок

62)Ǥ Здесь отображается информация по количеству дней аренды и

эксплуатации, проценту использования автомобиля, а также информация по

стоимости для каждой машиныǤ

Рисунок 62

5.3.

Заявки на аренду

Здесь можно просмотреть имеющиеся заявки на аренду и их состояние, а также

стоимость аренды и размер депозита (Рисунок 63).