Обеспечение сохранности документов: к постановке проблемы в электронной среде

Главная       Учебники - Компьютеры      Электронная информатизация и электронные ресурсы

 поиск по сайту     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  60  61  62  63  64  65  66  67  68  69  70  ..

 

 

6.10. Обеспечение сохранности документов: к постановке проблемы в электронной среде

Многие страны начинают пересматривать свои законы и нормативные акты, связанные с обязательным экземпляром. Например. Закон об обязательном бесплатном экземпляре документов в Великобритании (Legal Deposit Libraries Act. 2003) был модифицирован по инициативе Британской библиотеки таким образом, чтобы включить в него и другие, помимо печатных, материалы. Предполагается, что специально подобранный и утвержденный правительством Великобритании Наблюдательный совет из представителей библиотек — получателей обязательного бесплатного экземпляра документов (их 6 в Великобритании плюс Ирландия: Британская библиотека, библиотеки университетов Оксфорда. Кембриджа, Национальная библиотека Шотландии. Национальная библиотека Уэльса, библиотека Тринити колледжа в Дублине), издателей и других заинтересованных лиц, продолжит работу по модификации и адаптации к современному развитию ИКТ закона об обязательном экземпляре. В первую очередь предполагается распространить действующее законодательство, касающееся печатных публикаций, на офлайновые электронные документы (CD-ROM. DVD), затем на электронные журналы и на некоторые избранные веб-сайты. Как показывает недавно выполненное исследование, за период 2002—2005 гг. произошло пятикратное увеличение числа нетрадиционных публикаций. Указанный совет будет определять рациональность и экономичность депонирования с точки зрения публики и возможность для издательств выполнять требования по отношению к конкретным видам публикаций. Закон построен таким образом, что любые технические нововведения могут быть учтены и дополнительно прибавлены к списку депонируемых документов.

Для современного библиотечного работника очень важно понять, каково оптимальное соотношение использования бумажных и электронных ресурсов, позволяющее библиотеке гармонично развиваться и быть носителем «разумного, доброго, вечного». Библиотека должна бережно хранить то, что имеет, восполнять утраченное, пополнять свои коллекции, оперативно и полно удовлетворять потребности читателей.

Нет речи о том, что мы можем получить и сохранить все необходимые издания в традиционном печатном виде. Для этого есть ряд причин. Во-первых, упомянутая нехватка средств. Во-вторых, ограничения в площадях для хранения литературы. В-третьих, отсутствие необходимых условий для хранения литературы. В фонде имеются множественные лакуны за те годы, когда мы практически не покупали литературу. По подсчетам 1998 г. количество отсутствующих единиц иностранных журналов в фонде ГП НТБ превышало 25 тыс. Сегодня эта цифра еще внушительнее. Пополнить фонд традиционными способами в этом случае просто невозможно.

Роль и место электронных публикаций в фондах ГПНТБ России. Практически все ведущие зарубежные научные издательства и научные общества представляют свои издания в электронном виде. В первую очередь это касается научных журналов за текущие годы. Так как эта работа началась несколько лет тому назад, то и электронные коллекции в основном имеют ретроспективу за 5—7 лет. Как правило, при покупке лицензии на доступ к изданиям текущего года библиотека получает электронный журнал за все годы. Для ученого или специалиста, занимающегося изучением современного состояния науки, такой охват вполне достаточен. И нтерес к литературе более давних лет падает пропорционально ее «устареванию». Однако библиотека при формировании фонда не может учитывать только спрос, она обязана заботиться о полноте коллекции.

Оценки затрат на хранение депозитарных фондов. Границы депозитарных фондов определяются достаточно условно, с учетом специфики данной библиотеки и состава фондов, а также возможностей их размещения и спроса на конкретную тематику. Обычно они составляют 50—75% от общих фондов крупной библиотеки, в ГПНТБ России депозитарные фонды составляют
около 5 млн экз. из 8 млн экз. всего фонда. Нужда в дополнительных помещениях — постоянная забота любой библиотеки, она рано или поздно возникнет, если не заниматься списанием и передачей литературы «на сторону». Заметим, что испытанные способы компактного хранения не решают проблему в принципе, а лишь отодвигают время ее реализации. Действительно, подвижные стеллажи снижают потребность в площади лишь в 2—3 раза, но не более. Хранение микроформ, по нашим данным, дает экономию места в 15—30 раз по сравнению с обычным способом хранения. Если планировать перевод фонда на CD-ROM. то выигрыш будет еще заметнее, хранение на оптических дисках даже в формате изображения в несколько сотен раз компактнее, чем в обычном варианте. И все же неуклонное наращивание депозитарной части фонда — неизбежное свойство традиционной библиотеки. Принципиальное решение вопроса — либо вообще отказаться от ретроспективного хранения (например, библиотека Института научно-технической информации Республики Корея комплектует 20 тыс. наименований научно-технической периодики, а хранит издания только за 3 последних года), либо передать функции хранения в специализированную внешнюю организацию. В этом смысле формирование репозитарных фондов может оказаться решением вопроса.

Посмотрим, во что обходится налогоплательщику технология традиционного хранения. Если пытаться строить заново даже простейшие, не отвечающие требованиям ГОСТа, помещения для хранения фонда, то для московских условий, без учета стоимости земельного участка, это сегодня обойдется в 300— 500 долларов за квадратный метр (или более).

Стоимость коммунального обслуживания подвалов (отопление, вода, уборка) составляет в среднем 200 рублей в год за I квадратный метр (± 50%); еще примерно столько же стоят транспортные расходы на доставку литературы из удаленных хранилищ, их освещение и содержание библиотечного персонала.

Плотность размещения фондов определяется стандартами хранения; но на практике обеспечение качества хранения в разных неприспособленных помещениях сильно различается в за

висимости от конкретных условий. В ГПНТБ, если по вышена­званным причинам не брать в расчет хранение микроформ, а ограничиться только печатными изданиями, фактическая сред­няя плотность хранения составляет 672 экз. на квадратный метр (разброс, в зависимости от характера помещения и формата из­даний, ± 40%).

Сводные данные по опенкам удельной стоимости содержа­ния депозитарных фондов даны в табл. 43.

Таблица 43

Усредненные фактические данные ГПНТБ России по используемым для удаленного хранения помещениям

Практическая плотность хранения

672 экз. на 1 м-

Стоимость нового строительства (минимум)

300 лолл. за 1 м-’

Эксплуатация имеющихся хранилищ

260 руб. (около 10 лолл.) за 1 м2 в гол

 


Можно считать, что удельная стоимость хранения литературы за один год обходится библиотеке и налогоплательщику ориентировочно 1200 долларов за 100 тыс. единиц хранения или более 10 тыс. долларов за фонд в I млн единиц хранения. По-настоящему революционными способами хранения являются серверы (а не схожие между собой микрофиши и CD-ROM — тот же фактор уплотнения, те же проблемы поиска, те же потребности в оборудовании для чтения). Кстати заметим, что с физико-химической точки зрения CD имеют лучшие перспективы сохранности, поскольку физической основой являются «дырки», а не химические соединения (для сравнения: клинопись и химический карандаш).

Мотивация хранения. Следующая группа вопросов касается мотивации хранения. Если речь идет о национальных библиотеках или приравненных к ним (в том числе библиотекам — получателям обязательного бесплатного экземпляра), то все вопросы, пожалуй, отпадают. Для других библиотек (в первую очередь научно-технических) достойной мотивацией (помимо общечеловеческих рассуждений об исторической роли библиотек в сохранении национального наследия) может быть заметный спрос как со стороны своих читателей, так и со стороны читателей других библиотек по линии межбиблиотечного абонемента.

В каком формате хранить — привычном печатном или электронном — этот вопрос широко дискутируется. Дополнительный стимул дискуссии придает тот факт, что какая-то часть библиотечных поступлений уже сейчас существует только в электронном виде. Кроме того, при выборе технологической схемы ретроспективной конверсии карточных каталогов также учитывается существенный фактор — интенсивность пользования депозитарной частью фонда.

Оценки спроса на издание в зависимости от интервала времени между годом публикации и настоящим моментом можно попытаться сделать на основе теоретических рассуждений. Ясно, что всегда между моментом публикации и возможным максимальным спросом существует некий промежуток времени, в течение которого проходят технологические операции — движение издания от издательства в библиотеку, внутрибиблиотечная обработка издания (инвентаризация, каталогизация, индексирование) и расстановка его на полке. Протяженность этого периода составляет несколько месяцев. Затем начинается также латентный до поры до времени период интеллектуального ознакомления читателей с изданием, маркетинг и формирование спроса на него; реклама в издательствах, работающих с научно-технической литературой, не очень агрессивна. Как показывает практика, должно пройти минимум 12—20 месяцев от момента публикации до проявления активного спроса на материал.

Еще одно теоретическое положение — корреляция года выпуска научного издания с научным стажем пользователя. За исключением классических признанных изданий, сохраняющих познавательную ценность сквозь века и десятилетия, научные интересы студента начинают проявляться где-то между 2-м и 4-м курсами (то есть в возрасте 19—20 лет) и продолжаются всю активную научную жизнь. Чтобы не отягощать вас дополнительными рассуждениями о творческом долголетии отдельных корифеев науки (не они определяют среднюю величину спроса в библиотеках), условимся, что активный интерес к изучению периодики заканчивается с наступлением пенсионного возраста. то есть к 55—60 годам. Итак, в течение примерно 40—45 лет спрос отдельно взятого человека может в основном сохраняться. поскольку справочные и познавательные интересы индивидуума меняются не быстро. В какой-то мере перекликаются с нашими теоретическими рассуждениями (и подтверждают их) данные Российского фонда фундаментальных исследований о распределении по возрастам грантополучателей РФФИ: по всем научным дисциплинам зависимость числа полученных грантов от возраста отражается колоколообразными кривыми распределения, с резким ростом при достижении возраста 21 год и более плавным спадом после 60—62 лет. Исходя изданных РФФИ, можно полагать, что 40-летний период между 20 и 60 годами может оказаться как-то отраженным и в анализе спроса отдельно взятого ученого на научную литературу. Происходит нечто вроде резонансного отклика, напомним, что грантополучатели — это одновременно и активные создатели научных документов (см. рис. 29 на с. 280).

Достаточно интересными могут оказаться данные по запросам системы межбиблиотечного абонемента. В добавление к вышеприведенным факторам существенную роль оказывает корреляция спроса с наличием какого-то издания в низовой библиотеке: на предприятии, в научном учреждении или институте.

Фактические показатели динамики спроса на литературу. Рассмотрим фактические данные по ГПНТБ России за 1997— 2001 гг. Доля спроса читателей читальных залов на депозитарную литературу (издания, опубликованные до 1990 г.) в общем спросе показана в табл. 44. Заметим, что колебания спроса от года к году (по годам) носят достаточно случайный характер, поскольку реальная выдача за определенный год определяется многими факторами: текущими запросами и интересами пользователей, тиражами в год выпуска литературы, объемом библиотечного комплектования (например, ГПНТБ России пришлось неожиданно взять в свои фонды довольно крупную коллекцию неопубликованных переводов). Оказывает свое влияние и доступность или недоступность данной части фонда

по техническим причинам, например закрытие хранилища из-за аварии.

Оценки фактической спрашиваемости литературы удален­ными пользователями в зависимости от года ее публикации мы получили также на основе данных автоматизированной систе­мы Межбиблиотечного абонемента ГПНТБ России. Динамика спроса на литературу (заказы системы МБА), выпущенную в свет в указанный десятилетний период, представлена в табл. 44 и на рис. 29.

Таблица 44

Доля спроса на депозитарную литературу, опубликованную до 1990 г.; за 100% берется общее количество запросов

Вилы изданий

Отношение к общему количеству запросов. %

1997

1998

1999

2000

2001

1. Книги, всего

19.9

17,3

18,4

18.2

18.0

В том числе:

отечественные

15.5

15.8

17.0

16.6

16.8

иностранные

4.4

1.5

1.4

1.6

1.2

2. Журналы, всего

9.3

11,5

8.1

16.2

16,3

В том числе:

отечественные

4.8

6.9

4,6

5,2

5.0

иностранные

4.5

4.6

3.5

11.0

11,3

3. Переводы

3.8

4.3

4.5

2.3

2.0

4. Авторефераты

0.3

0.6

0.7

2.4

1,3

5. Итого (сумма 1 + 2+ 3 + 4)

33.3

33,7

31.7

39.1

37,6

 


Данные наблюдений спроса пользователей отечественных библиотек за последний год и за много лет не сильно отличаются; более тщательная проработка деталей позволяет выделить следующие типовые черты:

• «инкубационный» период около 2—3 лет,

• довольно крутой рост интереса,

• максимальный интерес, относящийся к литературе 7-летней давности, и затем плавное снижение спроса.
 

Трактовка более тонких деталей спроса, относящихся к пе­риоду начала 1990-х гг. и к 1998 г.. уведет нас от научного в по­литическое рассмотрение, поэтому мы не комментируем из­вестные факты. Запросы зарубежных библиотек по линии меж­дународного абонемента демонстрируют колоколообразную зависимость от времени с условной шириной «колокола» около 40 лет.

 

Таблица 45

Динамика спроса на литературу (выполненные в 2002 г. заказы системы МБА), выпущенную в свет в указанный десятилетний период

Период

Число заказов

1930-1939

6

1940-1949

7

1950-1959

26

1960-1969

87

Период

Число заказов

1970-1979

173

1980-1989

292

1990-1999

379

 

Полученные результаты нам представляются достаточно значимыми, поэтому мы провели анализ спроса в системе отечественного и международного М БА за более длительный период наблюдения (наблюдения с охватом за 5 лет, с 1997 по 2001 г. включительно, спрос на литературу, изданную начиная с 1900 г.). Результаты показаны на рис. 30 и соответственно табл. 45 (обращения отечественных библиотек), рис. 31 (обращения зарубежных библиотек).

Можно обратиться к хорошо известному в библиотечных кругах правилу Парето (80% спроса обеспечивается 20% публикаций, находящихся в фонде библиотеки); применение этого правила к нашим фактическим данным показывает, что и для обслуживания в читальных залах, и для обслуживания по системам отечественного и международного МБА 80% спроса обеспечивается литературой, изданной в промежутке, занимающем примерно 25—30 лет. Этот промежуток сдвинут на 5—6 лет назад от момента наблюдения.

Итак, хранение и предоставление в обслуживание депозитарных фондов необходимо, но стоит недешево. И все же наиболее уязвимыми моментами традиционного способа хранения в удаленных и неприспособленных хранилищах являются: гибель книг и журналов по причине частых аварий и недопустимо большие сроки выполнения заказа на литературу. Гибель периодического издания отвратительна не только сама по себе, но и потому, что нарушается целостность всей коллекции данного наименования журнала. Срок в 2 дня, которые требуются для доставки заказа в удаленное хранилище и его выполнения, неприемлем.

Проект Backfiles for the Future. Непосредственное отношение к теме архивирования электронных ресурсов имеют проекты репозитария РФ и Backfiles for the Future.

 

Проект компании Elsevier «Архивы для будущего» (Backfiles to the Future), разработанный в рамках программы Science Direct, может оказаться очень интересным с практической точки зрения. Он предполагает оцифровку в формате .pdf полных текстов ретроспективных выпусков всех 1200 наименований научных журналов, издаваемых и изданных ранее Elsevier. Ретроспекция простирается вплоть до первого выпуска первого тома, то есть до ста лет давности. Всего в проекте будет оцифровано свыше 40 млн страниц. Первая тематическая группа включает такие дисциплины, как органическая химия, неорганическая химия, химическое машиностроение, физическая и аналитическая химия. Во вторую группу включены журналы по математике, экономике, эконометрике и финансам, менеджменту и бухгалтерскому делу, психологии, общественным наукам, наукам о Земле, физике и астрономии. Третья группа — оцифрованные журналы по компьютерным наукам, медицине, сельскому хозяйству и биологии, экологии, материаловедению и энергетике. Доступ предполагается предоставлять при наличии одноразовой лицензии, дающей неограниченные во времени права поиска. просмотра и выгрузки электронных материалов. С учетом незначительного спроса на архивные копии научных журналов и трудностей в обеспечении их физической сохранности возможность получения цифровых копий материалов из такого рода источника весьма перспективна.

Видно, что спрос на литературу за последние 30—40 лет остается достаточно устойчивым и пренебрегать им никак нельзя. При этом спрос в читальных залах индивидуальных пользователей на литературу 10-летней (и более) давности составляет, как мы уже отмечали, около 35%, а в структуре спроса по системе МБА не новой, «выдержанной» десять и более лет литературе принадлежит значительно существенная доля, около 60%. Это наблюдение легко объяснимо из самой сути МБА — обращаются за помощью в том случае, когда своих сил не хватает, а в новых научно-технических библиотеках откуда же взяться старым публикациям? Спрос на литературу десятилетней и более давности составляет около 35% общего спроса, причем половина этого спроса падает на книги, в особенности отечественные. Это наблюдение легко поддается теоретическому обоснованию: книги действительно являются существенно инерционным источником информации: они неспешно «вызревают», поскольку именно в книгах аккумулируется устоявшееся, обобщенное знание, но зато по той же причине они проявляют наибольшее «творческое долголетие».

Работа с электронными документами и электронными публикациями показывает все многообразие современных технологий и методов. Вместе с тем множество этих документов, как известно, создает коллекции и фонды в библиотеках и других хранилищах информации, и эту тему мы рассмотрим далее.