Виды электронных документов по сравнению с печатными

Главная       Учебники - Компьютеры      Электронная информатизация и электронные ресурсы

 поиск по сайту  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   .. 29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  ..

 

 

4.2.2. Виды электронных документов по сравнению с печатными

Электронные и традиционные документы очень тесно связаны, зачастую на этапе раскрытия содержания электронный документ трансформируется в традиционный. Всем известный Билл Гейтс утверждает, что, если объем документа превышает несколько страниц, он, конечно, его распечатает, а не будет читать с самого современного экрана. Как всегда, образно и красиво высказывается директор компании Springer («Шпрингер») г-н Арно де Кемп (Arno de Kemp): «Компьютерный экран — не для чтения, точно так же, как аквариум не для плавания. Читатель — наименее гибкий элемент в технологической цепочке обработки электронной информации». Однако время берет свое, и постепенно количество электронных документов увеличивается. Например, библиотека университета Сент Джонс (США) имеет в настоящее время подписку (лицензии на доступ) на 12 тыс. наименований электронных журналов и на 4 тыс. наименований печатных журналов, то есть соотношение 1 печатный журнал на 3 электронных. Подобное или близкое соотношение (1:2 или 1:3) выдерживается в среднем и в других университетских или научно-технических библиотеках США. А в публичной, очень типичной для Америки, городской библиотеке им. Фергюссона города Стэмфорда, штат Коннектикут, тоже за последние несколько лет отмечается резкий рост электронных документов (журналов), а вот число электронных книг остается стабильным. «400 названий вполне достаточно для наших читателей. — утверждает президент библиотеки Эрнст Ди Маттиа, — спрос на электронные книги, в отличие от журналов, более стабилен» (из беседы при личной встрече с авторами в помещении библиотеки им. Фергюссона в марте 2004 г.). Обследование британских университетских библиотек показало, что в зависимости от типа университета от 52 до 67% наименований периодики имеется в электронном формате наряду с печатным.

В то же время существуют некоторые свойства электронных документов, отличающие их от традиционных. Можно с достаточной степенью условности выделить следующие группы:

• электронные документы, не имеющие печатных аналогов (электронная почта, домашние страницы и другие материалы веб-сайтов, дискуссионные группы в Интернете, некоторые научные и популярные журналы, базы данных, мультимедийные материалы, специфические виды рекламы, вирусы и т. п.);

• электронные документы, созданные для поддержки имеющихся печатных ресурсов, например для обеспечения сохранности или расширения и улучшения обслуживания пользователей (в частности, организация мультидоступа для спрашиваемых изданий путем предоставления в множественный доступ их электронных аналогов), и подлежащие долговременному хранению (электронные книги, цифровые версии печатных документов и т. п.);

• электронные документы, создаваемые на короткий срок в технологических целях на основе печатных ресурсов и не предназначенные для долговременного хранения или подлежащие уничтожению после однократного использования (копии материалов, используемых в системе МБА и доставки документов, электронные справки, квитанции и т. д.).
Особый интерес при анализе типологии вызывает сравнение двух групп.

Во-первых, имеется обширный класс печатных (или даже рукописных) документов, соответствующих своему определению в узком, юридическом, смысле слова. Это удостоверения личности и паспорта различного назначения, водительские права, читательские билеты, выдаваемые библиотекой, записи актов гражданского состояния. Почетные и иные грамоты, благодарности, наградные документы, свидетельства о регистрации и нотариально заверенные копии, акции, векселя и облигации, оттиски различных печатей и т. п. Это бумажные деньги и документы как основа законодательства, судопроизводства и директивного управления: законы, постановления, распоряжения, декреты, приказы и т. д.

В электронном формате это список пока значительно короче. Можно лишь с некоторой долей условности отнести к электронным такого рода документы:

• средства проверки аутентичности (логины),

• средства авторизации (пароли),

• электронные (цифровые) подписи.

Неким симбиозом печатного и электронного документа являются кредитные карты, карточки с магнитной полосой для проезда на авиа- и наземном транспорте, дисконтные карточки, некоторые технологически продвинутые виды пропусков и удостоверений личности и т. п., содержащие машиночитаемые записи.

И. во-вторых, снова придется напомнить о вирусах, спаме и других нехороших выдумках. В мире печатных (рукописных) документов также с определенной условностью к схожим средствам можно было бы отнести так называемые письма счастья, которыми некоторые наши сограждане увлекались лет двадцать — тридцать тому назад. Сама логика этих «писем счастья», настроенная на бесконечное саморазмножение («прочти и напиши 10 писем своим друзьям и знакомым, и тебе будет хорошо») споткнулась о людское недоверие, скептицизм и попросту лень. А вот аналог назойливому электронному спаму, к сожалению. имеется — это так называемые системы direct mail, а если называть веши своими именами — наглая реклама, обезобразившая многие общественные места и перегрузившая ненужной информацией почтовые ящики электронной почты.

Несмотря на все разговоры о безбумажном делопроизводстве. которые ведутся с конца 1960-х гг., потребление бумаги в офисах с начала 1980-х гг. и до наших дней удвоилось. Бумага изобретена более 2000 лет тому назад, но и до сих пор некоторые параметры писчей бумаги остаются технологически непревзойденными. Суть дела в структуре бумаги, волокна которой многократно преобразуют падающий свет таким образом, что создается эффект равномерного отражения света во всех направлениях. Этот эффект называется слабой оптической локализацией, и он обеспечивает превосходную белизну бумаги.

Как видно из сравнения, выполненного компанией «Ксерокс» (Xerox) (рис. 24). несмотря на бурный рост электронного документооборота, печатное делопроизводство также растет в абсолютных цифрах, хотя и медленнее, чем электронное. Так что говорить о вытеснении или замене одной технологии другой пока не приходится.

Еще примечательнее выглядит ситуация с обновлением сетевых страниц: по данным журнала Portals (рис. 25), из компаний. имеющих свой веб-сайт и располагающих автоматизированной системой актуализации и пополнения его содержания. 61% делают это фактически вручную!
 

В целом пока наблюдается скорее сотрудничество, а не соперничество печатных и электронных документов. Например, Интернет заметно помогает продвижению на рынок печатных книг: за рубежом до 40%. у нас до 2% книг продается через Интернет. Для библиотеки и библиотекаря это означает обеспечение готовности работать и с теми, и с другими видами документов.